Quy định pháp luật liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế

Bài viết sẽ phân tích thực trạng, quy định pháp luật liên quan đến việc điều chỉnh hồ sơ thuế, đồng thời giải đáp một số thắc mắc thường gặp.

Bài viết sẽ phân tích thực trạng, quy định pháp luật liên quan đến việc điều chỉnh hồ sơ thuế, đồng thời giải đáp một số thắc mắc thường gặp.

I. Thực trạng liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế

Tình hình phát sinh nhu cầu điều chỉnh hồ sơ thuế

Trong thực tế, việc lập và nộp hồ sơ thuế thường xuyên xuất hiện sai sót như kê khai thiếu, nhầm lẫn chỉ tiêu, sai số liệu kế toán hoặc áp dụng chưa đúng chính sách thuế mới.
Các trường hợp phải điều chỉnh thường tập trung ở: thuế giá trị gia tăng (khấu trừ, hoàn thuế), thuế thu nhập doanh nghiệp (chi phí hợp lý, lỗ lũy kế), và thuế thu nhập cá nhân (tính sai thu nhập chịu thuế hoặc số người phụ thuộc).
Sự thay đổi thường xuyên của chính sách, văn bản hướng dẫn cũng khiến doanh nghiệp và cá nhân gặp khó khăn trong việc thực hiện đúng ngay từ đầu.

Tác động đến doanh nghiệp và người nộp thuế

Khi phát hiện sai sót, người nộp thuế phải lập hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh, điều này làm tăng chi phí thời gian và thủ tục hành chính.
Nếu không kịp thời điều chỉnh, người nộp thuế có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp hoặc xử phạt hành chính.
Một số doanh nghiệp cố tình không điều chỉnh hoặc khai bổ sung sai lệch, dẫn tới rủi ro pháp lý nghiêm trọng, thậm chí bị xử lý hình sự trong các trường hợp gian lận thuế.

Những khó khăn, hạn chế

Quy trình điều chỉnh hồ sơ thuế tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn còn phức tạp đối với doanh nghiệp nhỏ và cá nhân.
Thiếu sự hỗ trợ kịp thời, chi tiết từ cơ quan thuế dẫn đến việc người nộp thuế chậm trễ hoặc sai sót trong điều chỉnh.
Tỷ lệ doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung chủ động còn thấp, phần lớn chỉ điều chỉnh khi bị cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra phát hiện.

II. Quy định của pháp luật liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế

Trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót hoặc thiếu sót cần phải điều chỉnh. Pháp luật đã có quy định cụ thể để đảm bảo việc điều chỉnh hồ sơ thuế được minh bạch, đúng thủ tục và tránh rủi ro pháp lý.

1. Điều chỉnh hồ sơ thuế là gì?

Việc điều chỉnh hồ sơ thuế là hành vi pháp lý nhằm sửa đổi, bổ sung các thông tin chưa chính xác hoặc thiếu sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp, để bảo đảm số liệu kê khai phù hợp với tình hình sản xuất – kinh doanh và quy định pháp luật.

Đây là quyền đồng thời cũng là trách nhiệm của người nộp thuế nhằm bảo đảm tính chính xác, trung thực của hồ sơ, tránh các rủi ro pháp lý do kê khai sai.

2. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hồ sơ thuế?

Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế năm 2019, được sửa đổi năm 2025, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hồ sơ thuế trong trường hợp:

Trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;
Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế nêu tại quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.
Đối với những nội dung thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra, người nộp thuế được bổ sung hồ sơ giải trình theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về thanh tra và các trường hợp thực hiện theo kết luận, quy định của cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế.

3. Quy trình điều chỉnh hồ sơ thuế được pháp luật quy định như thế nào?

Theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 thì hồ sơ điều chỉnh hồ sơ khai thuế bao gồm:

Tờ khai bổ sung theo Mẫu 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC;
Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan theo mẫu số 01-1/KHBS tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Quy trình điều chỉnh hồ sơ thuế được hướng dẫn tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.

Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm; riêng trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.

Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).

Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế giá trị gia tăng đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

III. Giải đáp các thắc mắc về điều chỉnh hồ sơ thuế

Trong thực tế, khi thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp và cá nhân thường gặp nhiều vướng mắc liên quan đến việc điều chỉnh hồ sơ thuế. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến:

1. Có thể ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện điều chỉnh hồ sơ thuế không?

Người nộp thuế được quyền ủy quyền cho tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế (doanh nghiệp dịch vụ tư vấn thuế, đại lý thuế) hoặc cá nhân có đủ điều kiện hành nghề dịch vụ thuế thực hiện việc kê khai, nộp và điều chỉnh hồ sơ thuế thay.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, có xác nhận của các bên, và bên nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi được ủy quyền.

2. Thời hạn tối đa để điều chỉnh hồ sơ thuế là bao lâu kể từ ngày phát hiện sai sót?

Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế năm 2019, được sửa đổi năm 2025, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót trong trường hợp sau đây:

Trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;
Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế nêu tại quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

Như vậy, thời hạn tối đa để điều chỉnh hồ sơ thuế là trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.

3. Có thể điều chỉnh hồ sơ thuế nhiều lần cho cùng một kỳ tính thuế không?

Pháp luật không hạn chế số lần khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ thuế. Người nộp thuế có thể điều chỉnh nhiều lần nếu tiếp tục phát hiện sai sót mới. Tuy nhiên, hồ sơ khai bổ sung sau cùng sẽ là căn cứ cuối cùng để xác định nghĩa vụ thuế cho kỳ tính thuế đó.

4. Trường hợp điều chỉnh hồ sơ thuế làm giảm số thuế đã nộp, có được hoàn thuế không?

Nếu hồ sơ khai bổ sung chứng minh số thuế phải nộp thấp hơn so với số đã nộp, người nộp thuế có thể lựa chọn: Bù trừ vào nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo; hoặc đề nghị hoàn thuế theo thủ tục quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Tuy nhiên, trường hợp này cơ quan thuế thường sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng trước khi chấp thuận hoàn thuế.

5. Điều chỉnh hồ sơ thuế có áp dụng đối với cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không?

Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót trong trường hợp theo Khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế năm 2019. Theo Điều 2 Luật Quản lý thuế năm 2019, người nộp thuế không chỉ bao gồm tổ chức mà còn bao gồm cả cá nhân.

Như vậy, không chỉ doanh nghiệp, cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân cũng có quyền khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi phát hiện sai sót (ví dụ: kê khai sai người phụ thuộc, số tiền đã khấu trừ, khoản giảm trừ…).

Quy trình khai bổ sung đối với cá nhân được thực hiện theo mẫu tờ khai bổ sung của thuế TNCN và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế

Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế gồm:

Tư vấn căn cứ pháp lý và hướng dẫn thủ tục khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ thuế.
Xem xét, phát hiện sai sót trong hồ sơ thuế của doanh nghiệp và cá nhân.
Đại diện hoặc hỗ trợ người nộp thuế làm việc với cơ quan thuế trong trường hợp có vướng mắc.
Tư vấn phương án xử lý khi hồ sơ khai bổ sung làm phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung, truy thu, hoặc đề nghị hoàn thuế.

Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến điều chỉnh hồ sơ thuế hoặc các vấn đề pháp lý khác thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.