Hành vi nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty không chỉ là vi phạm kỷ luật lao động mà còn tiềm ẩn dấu hiệu chiếm đoạt tài sản và sử dụng chứng từ trái pháp luật, gây rủi ro nghiêm trọng về tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp.

I. Thực trạng liên quan đến nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty

Trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp, hành vi nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty là một dạng gian lận nội bộ tương đối phổ biến, đặc biệt tại những đơn vị có cơ chế kiểm soát chưa chặt chẽ hoặc phân công nhiệm vụ thiếu tách bạch giữa khâu đề xuất, phê duyệt và thanh toán. Thực tế cho thấy hành vi này thường được thực hiện thông qua việc lập hóa đơn cho các dịch vụ không phát sinh trên thực tế, nâng khống giá trị thanh toán so với giá thị trường hoặc sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp không hoạt động thực chất nhằm hợp thức hóa hồ sơ chi phí để rút tiền từ công ty.

Nguyên nhân của tình trạng này chủ yếu xuất phát từ lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, sự thiếu minh bạch trong quy trình nghiệm thu và thanh toán, cũng như tâm lý chủ quan của người quản lý khi quá tin tưởng vào cá nhân phụ trách tài chính hoặc mua sắm. Bên cạnh đó, động cơ vụ lợi cá nhân và nhận thức sai lệch rằng hành vi khó bị phát hiện cũng là yếu tố thúc đẩy vi phạm xảy ra.

Hậu quả mà doanh nghiệp phải đối mặt không chỉ dừng lại ở thiệt hại tài chính trực tiếp mà còn kéo theo rủi ro về thuế, kế toán và trách nhiệm pháp lý nếu hóa đơn bị xác định là không hợp pháp. Đối với người lao động vi phạm, ngoài việc bị xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động 2019, trong trường hợp giá trị chiếm đoạt lớn hoặc có yếu tố cấu thành tội phạm, còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015.

Nhìn chung, thực trạng này phản ánh những bất cập trong quản trị tài chính doanh nghiệp và cho thấy yêu cầu cấp thiết phải tăng cường cơ chế kiểm soát nội bộ, kiểm toán và minh bạch hóa quy trình thanh toán nhằm hạn chế rủi ro gian lận phát sinh.

II. Khái niệm về nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty

Trong bối cảnh quản trị tài chính doanh nghiệp hiện nay, việc nhận diện đúng bản chất pháp lý của hành vi nhân viên tạo hóa đơn giả là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm bồi thường và thậm chí là trách nhiệm hình sự. Do đó, cần làm rõ khái niệm, dấu hiệu nhận diện và yếu tố lỗi của hành vi này dưới góc độ pháp lý.

1. Nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty là gì?

Nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty có thể được hiểu là hành vi của người lao động cố ý lập, sử dụng hoặc hợp thức hóa hóa đơn không phản ánh giao dịch kinh tế có thật nhằm rút tiền hoặc chiếm đoạt tiền từ doanh nghiệp thông qua quy trình thanh toán nội bộ.

Dưới góc độ pháp luật thuế, hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không đáp ứng điều kiện về tính xác thực của giao dịch theo quy định. Nếu hành vi nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản, tùy giá trị thiệt hại có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

2. Dấu hiệu pháp lý để nhận diện một hóa đơn giả là gì?

Một hóa đơn được coi là giả hoặc không hợp pháp khi có các dấu hiệu pháp lý sau:

  • Thứ nhất, không có giao dịch kinh tế thực tế phát sinh. Hóa đơn được lập cho dịch vụ hoặc hàng hóa không tồn tại trên thực tế, không có biên bản nghiệm thu, không có sản phẩm bàn giao, hoặc không có chứng cứ chứng minh giao dịch đã xảy ra.
  • Thứ hai, thông tin trên hóa đơn không đúng sự thật. Ví dụ: sai tên doanh nghiệp, sai mã số thuế, địa chỉ không tồn tại, chữ ký giả mạo hoặc con dấu không hợp lệ.
  • Thứ ba, hóa đơn được phát hành bởi doanh nghiệp không hoạt động thực chất. Trường hợp nhà cung cấp là doanh nghiệp “ma”, không có hoạt động sản xuất – kinh doanh tương ứng với nội dung hóa đơn.
  • Thứ tư, chứng từ thanh toán không phù hợp. Dòng tiền không chuyển đến đúng chủ thể cung cấp dịch vụ hoặc có dấu hiệu quay vòng lại cho cá nhân liên quan.

Các dấu hiệu này là cơ sở để cơ quan thuế hoặc cơ quan điều tra đánh giá tính hợp pháp của hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn và chứng từ.

3. Có cần yếu tố cố ý thì mới cấu thành hành vi tạo hóa đơn giả không?

Về nguyên tắc pháp lý, để cấu thành hành vi vi phạm có tính chất gian lận hoặc tội phạm chiếm đoạt tài sản, phải có yếu tố lỗi cố ý.

Điều này có nghĩa là:

  • Người thực hiện phải nhận thức được hành vi tạo lập hoặc sử dụng hóa đơn là trái pháp luật;
  • Đồng thời mong muốn hoặc bỏ mặc hậu quả xảy ra (tức là mong muốn nhận tiền trái phép).
  • Nếu nhân viên chỉ mắc sai sót nghiệp vụ, nhầm lẫn về thủ tục, không có mục đích chiếm đoạt và không biết hóa đơn là giả thì thường chỉ bị xem xét dưới góc độ vi phạm kỷ luật hoặc trách nhiệm dân sự, chưa đủ yếu tố cấu thành hành vi gian lận có tính chất hình sự.

Các tội như lừa đảo chiếm đoạt tài sản (Điều 174) hoặc tham ô tài sản (Điều 353) tại Bộ luật Hình sự 2015, hành vi chiếm đoạt tài sản hoặc sử dụng trái phép hóa đơn chỉ bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi có lỗi cố ý. Trường hợp không chứng minh được yếu tố cố ý, việc xử lý sẽ dừng lại ở phạm vi nội bộ hoặc xử phạt hành chính nếu có căn cứ.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty

Hành vi nhân viên lập hóa đơn giả nhằm nhận tiền thanh toán từ công ty không chỉ là vi phạm kỷ luật nội bộ mà còn chịu sự điều chỉnh trực tiếp của pháp luật về thuế, kế toán, xử phạt vi phạm hành chính và hình sự. Để đánh giá đầy đủ trách nhiệm pháp lý, cần đối chiếu với các quy định cụ thể hiện hành.

1. Quy định về lập, quản lý và sử dụng hóa đơn

Pháp luật Việt Nam quy định chặt chẽ về việc lập và sử dụng hóa đơn nhằm bảo đảm tính trung thực, minh bạch của giao dịch kinh tế. Theo đó, Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định về lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau: 

  • Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. 
  • Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này.
  • Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. 
  • Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh[15] trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này.
  • Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.
  • Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
  • Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. 
  • …

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam đặt ra cơ chế quản lý hóa đơn chặt chẽ, xuyên suốt từ khâu đăng ký, phát hành, lập, sử dụng đến báo cáo và lưu trữ dữ liệu, nhằm bảo đảm hóa đơn phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế phát sinh.

2. Thiệt hại do hành vi lập hóa đơn giả thường được xác định trên cơ sở nào?

Thiệt hại do hành vi lập hóa đơn giả thường được xác định dựa trên các căn cứ:

  • Thứ nhất, số tiền doanh nghiệp đã thanh toán trái thực tế. Đây là khoản thiệt hại trực tiếp và là căn cứ quan trọng khi xác định trách nhiệm bồi thường hoặc trách nhiệm hình sự.
  • Thứ hai, khoản thuế bị truy thu hoặc xử phạt. Nếu hóa đơn giả được hạch toán chi phí và kê khai thuế, cơ quan thuế có thể loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Khoản truy thu và tiền phạt cũng được xem là thiệt hại thực tế của doanh nghiệp.
  • Thứ ba, chi phí phát sinh để khắc phục hậu quả. Ví dụ: chi phí kiểm toán, điều tra nội bộ, xử lý tranh chấp.

Trong trường hợp xử lý kỷ luật lao động, căn cứ bồi thường được xác định theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, theo đó người lao động làm thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động phải bồi thường theo mức độ lỗi và giá trị thiệt hại thực tế.

3. Hành vi lập hóa đơn giả có thể bị truy cứu theo tội danh nào trong Bộ luật Hình sự 2015?

Tùy tính chất và mục đích hành vi, người vi phạm có thể bị truy cứu theo một trong các tội danh được quy định tại Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi năm 2017: 

  • Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn (Điều 203): Theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, hành vi in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn với số lượng hoặc giá trị nhất định có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
  • Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản (Điều 174): Nếu nhân viên dùng hóa đơn giả làm thủ đoạn gian dối để công ty tin tưởng và chuyển tiền, thì có thể cấu thành tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản theo Điều 174 Bộ luật Hình sự 2015, khi đủ yếu tố về giá trị tài sản và lỗi cố ý chiếm đoạt.
  • Tội tham ô tài sản (Điều 353): Trường hợp người lập hóa đơn giả là người có chức vụ, quyền hạn trong doanh nghiệp nhà nước và chiếm đoạt tài sản được giao quản lý thì có thể bị xử lý theo Điều 353.

Như vậy, việc xác định tội danh phụ thuộc vào mục đích chiếm đoạt, vai trò của người thực hiện và giá trị tài sản liên quan.

4. Lập hoá đơn giả bị xử phạt vi phạm hành chính như thế nào?

Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì hành vi sử dụng hóa đơn giả sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải hủy hóa đơn đã sử dụng.

Tuy nhiên, mức phạt trên không áp dụng các trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn cử:

Trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

+ Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định

+ Biện pháp khắc phục hậu quả: 

(i) Buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước. Trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử phạt nhưng người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

(ii) Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có).

Như vậy, hành vi lập hoặc sử dụng hóa đơn giả có thể dẫn đến mức phạt tiền đáng kể và nghĩa vụ truy thu thuế kèm tiền chậm nộp. Tùy từng trường hợp cụ thể, mức xử phạt sẽ được áp dụng khác nhau, đặc biệt khi người mua chứng minh được lỗi không thuộc về mình.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty

Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, hành vi nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty không chỉ đặt ra vấn đề trách nhiệm hình sự mà còn kéo theo nhiều hệ quả về thuế, kế toán và quan hệ lao động. Dưới đây là các tình huống pháp lý thường gặp và hướng xử lý theo quy định hiện hành.

1. Trường hợp hóa đơn giả đã kê khai thuế thì nghĩa vụ khai bổ sung được thực hiện ra sao?

Khi hóa đơn giả đã được doanh nghiệp kê khai thuế (ví dụ: kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN), doanh nghiệp bắt buộc phải:

(i) Thực hiện khai bổ sung hồ sơ thuế

Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế khi phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót phải khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Việc khai bổ sung bao gồm:

  • Lập tờ khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Điều chỉnh lại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Tính tiền chậm nộp (nếu phát sinh nghĩa vụ tăng thuế phải nộp).

(ii) Tự nguyện khắc phục trước khi bị thanh tra

Nếu doanh nghiệp chủ động khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu trước khi bị thanh tra, mức xử phạt sẽ nhẹ hơn đáng kể so với trường hợp bị cơ quan thuế phát hiện.

Lưu ý dù hóa đơn giả do nhân viên thực hiện, doanh nghiệp vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp chứng minh được mình là bên bị hại và đã kịp thời khắc phục.

2. Nếu nhân viên chỉ tạo chứng từ thanh toán giả nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhận tiền thì có được xem là hành vi vi phạm không?

Nếu nhân viên chỉ tạo chứng từ thanh toán giả nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhận tiền thì có thể được xem là hành vi vi phạm. 

Cần phân biệt:

  • Giai đoạn chuẩn bị: soạn thảo, lập chứng từ, tạo hóa đơn khống.
  • Giai đoạn thực hiện: hoàn tất hồ sơ, đề nghị thanh toán, ký duyệt.
  • Giai đoạn chiếm đoạt: nhận tiền thực tế.

Ngay cả khi chưa nhận được tiền, việc lập chứng từ giả đã vi phạm nghĩa vụ trung thực của người lao động; xâm phạm tài sản và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;... thì có thể cấu thành hành vi “chuẩn bị phạm tội” hoặc “phạm tội chưa đạt” nếu đủ yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật hình sự.

Về kỷ luật lao động, chỉ cần có hành vi gian dối nhằm chiếm đoạt tài sản, doanh nghiệp đã có căn cứ xử lý kỷ luật (kể cả sa thải) nếu nội quy lao động có quy định rõ.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải tạm đình chỉ công việc của nhân viên ngay khi phát hiện dấu hiệu lập hóa đơn giả không?

Theo khoản 1 Điều 128 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên.

Như vậy, Như vậy, doanh nghiệp không bắt buộc phải tạm đình chỉ công việc của nhân viên ngay khi phát hiện dấu hiệu lập hóa đơn giả, mà đây là quyền của người sử dụng lao động trong những trường hợp thực sự cần thiết.

4. Có cần trưng cầu giám định chữ ký hoặc dữ liệu điện tử để làm căn cứ xử lý khi nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty không?

Trong nhiều trường hợp, việc giám định là cần thiết.

Đặc biệt khi:

  • Nhân viên phủ nhận chữ ký trên chứng từ;
  • Hóa đơn điện tử có dấu hiệu bị giả mạo tài khoản truy cập;
  • Có tranh chấp về thời điểm, IP đăng nhập, dữ liệu chỉnh sửa.

Việc giám định có thể bao gồm:

  • Giám định chữ ký.
  • Giám định dữ liệu điện tử, chữ ký số.
  • Trích xuất log hệ thống phần mềm kế toán.

Việc giám định giúp củng cố hồ sơ kỷ luật, làm căn cứ yêu cầu bồi thường và cũng là chứng cứ trong tố tụng hình sự nếu chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra. Nếu chứng cứ đã rõ ràng (email nội bộ, camera, lời thừa nhận…), doanh nghiệp có thể không cần giám định. Tuy nhiên, trong các vụ việc giá trị lớn, việc này giúp hạn chế rủi ro tranh chấp sau này.

5. Nếu nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ thì việc xử lý kỷ luật có bị hạn chế không?

Theo điểm d khoản 4 Điều 122 Bộ luật lao động 2019, không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi. 

Do đó, nếu nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi thì không được xử lý kỷ luật lao động.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty

Khi phát sinh vấn đề nhân viên tạo ra hóa đơn giả để nhận tiền thanh toán từ công ty, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với rủi ro kỷ luật lao động mà còn có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc thậm chí liên quan đến trách nhiệm hình sự. Việc tìm luật sư tư vấn tại NPLaw giúp doanh nghiệp được đánh giá toàn diện rủi ro, hướng dẫn xử lý đúng trình tự theo pháp luật hiện hành, đồng thời hỗ trợ xây dựng hồ sơ chứng cứ chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi, hạn chế tranh chấp và tránh sai sót thủ tục có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.