Quy định pháp luật liên quan hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp

Hợp đồng phức tạp thường chứa nhiều điều khoản chuyên môn, pháp lý và kỹ thuật, đòi hỏi sự hỗ trợ từ các chuyên gia am hiểu. Trong thực tiễn, việc hỗ trợ ký kết hợp đồng phức tạp giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo quyền lợi các bên. Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng NPLaw tìm hiểu các vấn đề pháp lý liên quan đến hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp.

I. Nhu cầu hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp

Nhu cầu hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp ngày càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh hoạt động kinh doanh – thương mại phát triển mạnh mẽ, các giao dịch mang tính chất xuyên biên giới, đa ngành nghề và có giá trị lớn ngày càng phổ biến. Các hợp đồng phức tạp thường bao gồm nhiều điều khoản kỹ thuật, pháp lý và tài chính đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu để đảm bảo tính pháp lý và hạn chế rủi ro cho các bên tham gia.

Do đó, doanh nghiệp và tổ chức có xu hướng tìm đến các chuyên gia, luật sư và bộ phận pháp chế để được hỗ trợ soạn thảo, rà soát, đàm phán và tổ chức thực hiện hợp đồng một cách bài bản. Việc này không chỉ giúp đảm bảo hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật, mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên trong suốt quá trình thực hiện và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này.

II. Quy định pháp luật liên quan hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp

1. Hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp là gì?

Hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp là quá trình cung cấp các dịch vụ tư vấn, soạn thảo, đàm phán, rà soát pháp lý, đánh giá rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật nhằm giúp các bên đạt được sự thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng có tính chất phức tạp về nội dung, giá trị, kỹ thuật hoặc pháp lý.

2. Ai có thể hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp?

Những chủ thể có thể hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp theo quy định tại Điều 137 và Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015:

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân: Đây là người có thẩm quyền đương nhiên đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp để ký kết hợp đồng, bao gồm:

• Người được chỉ định theo điều lệ công ty (thường là giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch...).
• Người có thẩm quyền theo quy định pháp luật (ví dụ: người đứng đầu cơ quan Nhà nước, hiệu trưởng, giám đốc bệnh viện công lập…).
• Người do Tòa án chỉ định trong các vụ việc tố tụng liên quan đến pháp nhân (trường hợp pháp nhân không thể tự đại diện).

Người đại diện theo ủy quyền: Các bên (cá nhân, pháp nhân) có thể ủy quyền cho người khác ký kết hợp đồng thay mình:

• Ủy quyền giữa cá nhân – cá nhân, cá nhân – pháp nhân, hoặc pháp nhân – pháp nhân.
• Các tổ chức không có tư cách pháp nhân (hộ gia đình, tổ hợp tác...) có thể cử người đại diện để ký kết hợp đồng liên quan đến tài sản chung.
• Người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền nếu pháp luật không yêu cầu phải từ đủ 18 tuổi trở lên (ví dụ: ký hợp đồng lao động giản đơn).

Thực tế trong hợp đồng phức tạp: Đối với các hợp đồng có nội dung pháp lý – tài chính – kỹ thuật phức tạp như hợp đồng bất động sản, hợp tác đầu tư, hợp đồng BOT, PPP… thì người ký kết thường là:

• Lãnh đạo doanh nghiệp (người đại diện theo pháp luật);
• Luật sư, chuyên gia tư vấn được ủy quyền hợp pháp;
• Đại diện bên liên doanh, liên kết, hợp danh theo thỏa thuận cụ thể bằng văn bản.

3. Trách nhiệm của chủ thể trong việc hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp?

Căn cứ theo Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015, trách nhiệm của chủ thể trong việc hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp, khi chủ thể đó là bên được ủy quyền:

• Thực hiện đúng nội dung, phạm vi và thời hạn được ủy quyền; không làm sai hoặc vượt quá thẩm quyền;
• Phải thông tin rõ ràng cho bên thứ ba (đối tác ký hợp đồng) về phạm vi, thời hạn và thay đổi ủy quyền (nếu có);
• Có trách nhiệm bảo vệ các hồ sơ, phương tiện, tài liệu được giao để phục vụ cho việc ký kết;
• Không được tiết lộ thông tin về giao dịch hoặc bí mật kinh doanh mà mình biết trong quá trình đại diện;
• Nếu có nhận tài sản hoặc lợi ích từ việc đại diện ký hợp đồng thì phải hoàn trả cho bên ủy quyền theo thỏa thuận;
• Nếu vi phạm nghĩa vụ, gây thiệt hại thì phải chịu trách nhiệm bồi thường.

4. Quy trình hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp thường bao gồm những bước nào?

Để hỗ trợ ký kết hợp đồng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, quy trình thực hiện thường gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và xác định mục tiêu hợp đồng

Thu thập thông tin về giao dịch, các bên liên quan, loại hợp đồng và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến để xác định phạm vi hỗ trợ.

Bước 2: Đánh giá sơ bộ và phân tích rủi ro

Chủ thể hỗ trợ sẽ rà soát các yếu tố pháp lý, kỹ thuật và thương mại liên quan đến giao dịch; nhận diện các điểm cần lưu ý để phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu.

Bước 3: Soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng

Dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng hoặc thẩm định lại dự thảo của đối tác, đảm bảo nội dung rõ ràng, chặt chẽ và hợp pháp.

Bước 4: Hỗ trợ đàm phán và chỉnh sửa hợp đồng

Tham gia quá trình thương lượng, làm rõ và điều chỉnh các điều khoản chưa phù hợp, đảm bảo cân bằng quyền lợi giữa các bên và tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.

Bước 5: Phê duyệt nội bộ và ký kết

Hợp đồng sau khi hoàn thiện sẽ được trình ban lãnh đạo xem xét, thông qua theo quy trình nội bộ. Khi được duyệt, tiến hành ký kết theo đúng thẩm quyền và hình thức pháp luật yêu cầu.

Bước 6: Theo dõi sau ký kết

Tiếp tục hỗ trợ lưu trữ hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và xử lý các phát sinh (nếu có), đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ, điều khoản đã cam kết.

III. Giải đáp một số câu hỏi thắc mắc về hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp

1. Những điểm cần lưu ý khi hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp?

Khi hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp cần lưu ý những điểm sau:

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi của hợp đồng: hiểu rõ mục đích, đối tượng và phạm vi công việc để không bỏ sót điều khoản quan trọng.
• Kiểm tra năng lực pháp lý của các bên: bảo đảm người ký hợp đồng có thẩm quyền, tránh hợp đồng vô hiệu.
• Rà soát kỹ nội dung hợp đồng: tránh điều khoản bất lợi, mâu thuẫn nội dung, thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng.
• Lường trước và đánh giá rủi ro: về pháp lý, tài chính, kỹ thuật, thực hiện; cần có phương án xử lý khi xảy ra sự cố.
• Tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

2. Có thể hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp bằng phương thức nào?

Có thể hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp bằng phương thức sau:

• Trực tiếp: gặp gỡ, đàm phán, chỉnh sửa hợp đồng và ký kết bằng chữ ký tay.
• Trực tuyến: họp, trao đổi qua email, phần mềm hội nghị (Zoom, Teams), gửi bản hợp đồng điện tử.
• Ký số và nền tảng điện tử: sử dụng chữ ký số qua VNPT-CA, FPT-CA, Viettel-CA, hoặc nền tảng DocuSign, eSign.
• Ủy quyền cho bên thứ ba: luật sư, chuyên gia hợp đồng có thể đại diện theo uỷ quyền hợp pháp để đàm phán, ký kết.

3. Những yếu tố pháp lý nào cần xem xét khi hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp?

Khi hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp, cần xem xét những yếu tố pháp lý sau:

• Hiệu lực của hợp đồng: đáp ứng điều kiện về chủ thể, nội dung, hình thức và ý chí tự nguyện (theo Bộ luật Dân sự 2015).
• Quy định điều chỉnh hợp đồng: xác định rõ luật áp dụng (trong nước hay nước ngoài), nhất là hợp đồng quốc tế.
• Thẩm quyền ký kết: đảm bảo người ký đại diện hợp pháp (giám đốc, người được ủy quyền có văn bản).
• Điều khoản bảo đảm thực hiện hợp đồng: đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh…
• Giải quyết tranh chấp: quy định rõ cơ quan giải quyết (trọng tài hay tòa án, trong nước hay quốc tế).

4. Hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp cần chú ý đến các điều khoản nào để giảm thiểu rủi ro?

Khi hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp, để giảm thiểu rủi ro, cần đặc biệt chú ý đến các điều khoản sau:

• Điều khoản về giá và thanh toán: quy định rõ phương thức, thời gian, đồng tiền, điều kiện thanh toán.
• Điều khoản về trách nhiệm và nghĩa vụ: phân định rõ trách nhiệm từng bên, trách nhiệm khi chậm trễ hoặc vi phạm.
• Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: mức phạt cần cụ thể, có căn cứ rõ ràng.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng: khi nào được đơn phương chấm dứt, hệ quả pháp lý.
• Điều khoản về bất khả kháng: quy định rõ thế nào là bất khả kháng và cách xử lý.
• Giải quyết tranh chấp: chọn cơ chế phù hợp (trọng tài, tòa án), địa điểm và luật áp dụng.

5. Có những công cụ nào giúp hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp hiệu quả hơn?

Trong bối cảnh ngày càng nhiều hợp đồng có tính chất phức tạp về nội dung, quy mô và yếu tố pháp lý, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Một số công cụ nổi bật bao gồm:

• Phần mềm quản lý hợp đồng (Contract Management Software): Các phần mềm như DocuSign CLM, Agiloft, ContractWorks hay PandaDoc giúp tạo lập, theo dõi, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng, đặc biệt hữu ích với các hợp đồng có nhiều điều khoản và bên liên quan.
• Công cụ ký điện tử (E-signature tools): Các nền tảng như DocuSign, Adobe Sign, SignNow hỗ trợ ký kết hợp đồng từ xa, hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử Việt Nam và các tiêu chuẩn quốc tế.
• Công cụ soạn thảo và rà soát hợp đồng: Microsoft Word kết hợp với add-ins pháp lý như Grammarly Legal hay LegalSifter có thể giúp rà soát lỗi kỹ thuật, cấu trúc câu từ và ngôn ngữ pháp lý.
• Kho dữ liệu mẫu hợp đồng và thư viện pháp lý: Việc sử dụng kho mẫu hợp đồng của công ty luật, tổ chức nghề nghiệp hoặc các nền tảng pháp lý trực tuyến giúp đối chiếu và chuẩn hóa nội dung.

6. Nhân sự nào trong doanh nghiệp nên tham gia vào quá trình hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp?

Đối với các hợp đồng phức tạp, việc tổ chức nhân sự tham gia vào quá trình hỗ trợ ký kết cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo đủ chuyên môn và quyền hạn cần thiết. Thông thường, các bộ phận sau nên được huy động:

• Phòng pháp chế hoặc chuyên viên pháp lý nội bộ: Đây là lực lượng chủ đạo, có vai trò kiểm tra tính pháp lý, soạn thảo và rà soát hợp đồng, đánh giá rủi ro, đề xuất chỉnh sửa điều khoản và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Phòng tài chính – kế toán: Tham gia để đánh giá các điều khoản liên quan đến giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, nghĩa vụ tài chính, thuế và các chi phí phát sinh.
• Phòng kinh doanh hoặc phòng dự án: Là bộ phận hiểu rõ nhu cầu thực tế, mục tiêu của hợp đồng và cam kết về tiến độ, nội dung thực hiện. Họ cung cấp thông tin kỹ thuật và kế hoạch thực hiện.
• Ban giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật: Là người có quyền ký kết cuối cùng. Trong các hợp đồng quan trọng, ban lãnh đạo có vai trò quyết định chiến lược và phê duyệt nội dung cuối.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp

Trên đây là bài viết của NPLaw về hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp, với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ Quý khách hàng các vấn đề pháp lý liên quan đến hỗ trợ thực hiện ký kết hợp đồng phức tạp. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, hãy liên hệ ngay với NPLaw.