Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH cần được xây dựng đúng quy định để hạn chế rủi ro pháp lý.
Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ, tiền lương và trách nhiệm của giám đốc với doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định pháp luật, những điều khoản cần lưu ý và giải đáp các vướng mắc thường gặp khi giao kết loại hợp đồng này.
I. Vì sao hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH cần được xây dựng chặt chẽ?
Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH cần được xây dựng chặt chẽ vì đây là căn cứ pháp lý xác định rõ quyền, nghĩa vụ, tiền lương, trách nhiệm quản lý và phạm vi thẩm quyền của giám đốc trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Hợp đồng được soạn thảo đầy đủ sẽ giúp các bên thống nhất quyền lợi và hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp.
Việc xây dựng hợp đồng đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và giám đốc mà còn tạo cơ sở pháp lý thuận lợi cho việc quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi phí và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
II. Khái niệm về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH
Để xác định việc ký kết hợp đồng lao động với giám đốc công ty TNHH có cần thiết hay không, trước hết cần làm rõ khái niệm và trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện việc ký kết hợp đồng này.
1. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH là gì?
Theo Điều 13 Bộ luật lao động 2019 (sau đây gọi tắt là BLLĐ 2019) quy định: Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động sẽ được lập thành văn bản.
Như vậy, hợp đồng lao động cho giám đốc công ty được hiểu là sự thỏa thuận giữa người lao động được tuyển dụng giữ chức vụ giám đốc công ty TNHH và người sử dụng lao động với các thỏa thuận nêu trên.
2. Khi nào doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH?
Nếu giám đốc trực tiếp làm việc cho công ty, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của công ty thì quan hệ giữa các bên được xác định là hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 13 BLLĐ 2019. Khi đó, trước khi nhận giám đốc vào làm việc, doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động theo khoản 2 Điều 13 Bộ luật này. Trên thực tế, doanh nghiệp thường phải ký hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:
- Thuê người bên ngoài làm giám đốc (giám đốc thuê): Người được thuê không phải là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn chi phối, làm việc theo sự phân công của công ty và hưởng tiền lương. Đây là trường hợp bắt buộc phải ký hợp đồng lao động trước khi người đó bắt đầu làm việc.
- Thành viên góp vốn hoặc người đại diện theo pháp luật đồng thời làm giám đốc nhưng vẫn có quan hệ lao động với công ty: Nếu ngoài tư cách quản lý doanh nghiệp, cá nhân này còn trực tiếp làm việc, hưởng lương và đáp ứng đầy đủ các dấu hiệu của quan hệ lao động thì doanh nghiệp vẫn có thể phải giao kết hợp đồng lao động để ghi nhận quyền, nghĩa vụ của các bên. Việc xác định cần căn cứ vào bản chất của quan hệ lao động, không chỉ dựa vào chức danh quản lý.
Ngược lại, không phải mọi giám đốc công ty TNHH đều bắt buộc ký hợp đồng lao động. Trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên hoặc thành viên góp vốn được bổ nhiệm làm giám đốc chỉ để thực hiện quyền quản lý doanh nghiệp, không phát sinh quan hệ lao động độc lập thì có thể chỉ cần quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử giữ chức vụ mà không cần hợp đồng lao động. Việc này cần xem xét trên cơ sở thực tế về tiền lương, sự quản lý và các quyền, nghĩa vụ của các bên.
3. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp và người giữ chức vụ giám đốc?
Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không chỉ là căn cứ xác lập quan hệ lao động mà còn giúp doanh nghiệp và người giữ chức vụ giám đốc xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình điều hành công ty.
Đối với doanh nghiệp, hợp đồng lao động là cơ sở để:
- Quy định rõ phạm vi công việc, quyền điều hành, chỉ tiêu công việc (KPI), mức lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ của giám đốc;
- Thiết lập các điều khoản về bảo mật thông tin, bảo vệ bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và điều kiện chấm dứt hợp đồng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý;
- Là căn cứ thực hiện các nghĩa vụ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
Đối với người giữ chức vụ giám đốc, hợp đồng lao động giúp:
- Được pháp luật bảo vệ các quyền lợi về tiền lương, thưởng, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu thuộc đối tượng tham gia) và các chế độ khác theo quy định;
- Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm quản lý, tiêu chí đánh giá kết quả công việc cũng như các trường hợp bị xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng;
- Có căn cứ pháp lý để yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng các cam kết về chế độ, quyền lợi và bồi thường khi quyền lợi hợp pháp bị xâm phạm.
Như vậy, việc ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH giúp minh bạch hóa quan hệ giữa doanh nghiệp và giám đốc, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động quản trị doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện và khi chấm dứt quan hệ lao động.
III. Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH
Cần nắm rõ các quy định của pháp luật về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH để có thể vận dụng trong thực tiễn.
1. Khi nào hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH được công nhận có hiệu lực?
Theo quy định tại Điều 23 BLLĐ 2019 thì hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên giao kết, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Cho nên, trường hợp công ty tiến hành ký kết hợp đồng lao động với giám đốc công ty TNHH thì sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký.
Tuy nhiên, để có hiệu lực thì hợp đồng cần phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động theo quy định của BLLĐ 2019 như:
- Đúng chủ thể, đúng thẩm quyền ký kết: Người giao kết hợp đồng bên phía người sử dụng lao động phải thuộc một trong các chủ thể quy định tại khoản 3 Điều 18. Đối với công ty TNHH, việc ký hợp đồng với giám đốc còn phải phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 và Điều lệ công ty. Người được ủy quyền chỉ được ký trong phạm vi được ủy quyền và không được ủy quyền lại;
- Việc giao kết phải tuân thủ nguyên tắc của pháp luật lao động: Theo Điều 15, việc giao kết hợp đồng phải bảo đảm nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Các bên được tự do giao kết nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội;
- Nội dung hợp đồng phải đầy đủ và hợp pháp: Theo Điều 21 BLLĐ 2019 thì hợp đồng cần có các nội dung chủ yếu theo khoản 1 Điều này được hướng dẫn tại Chương II Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH;
- Đúng hình thức theo quy định: Theo khoản 1 Điều 14, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản hoặc giao kết dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản;
Hợp đồng lao động sẽ có hiệu lực kể từ ngày các bên ký kết trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Đồng hợp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, nguyên tắc giao kết, nội dung và hình thức
2. Có thể vừa bổ nhiệm vừa ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH hay không?
Doanh nghiệp có thể đồng thời ban hành quyết định bổ nhiệm và ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH nếu giữa công ty và người giữ chức vụ giám đốc vừa tồn tại quan hệ quản lý doanh nghiệp vừa tồn tại quan hệ lao động.
Về mặt pháp lý, quyết định bổ nhiệm là căn cứ xác lập chức danh, quyền hạn và trách nhiệm quản lý của giám đốc theo điểm d khoản 2 Điều 55 và khoản 1 Điều 64 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2025 (sau đây gọi tắt là LDN 2020 sửa đổi, bổ sung 2025). Trong khi đó, hợp đồng lao động là căn cứ xác lập quan hệ lao động theo khoản 1 Điều 13 BLLĐ 2019, khi các bên có thỏa thuận về việc làm được trả lương và người lao động chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.
Trên thực tế, việc vừa bổ nhiệm vừa ký hợp đồng lao động thường áp dụng đối với giám đốc được doanh nghiệp thuê hoặc thành viên góp vốn trực tiếp điều hành doanh nghiệp và đồng thời có quan hệ lao động với công ty. Ngược lại, nếu chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên trực tiếp làm giám đốc chỉ để thực hiện quyền của chủ sở hữu mà không phát sinh quan hệ lao động theo khoản 1 Điều 13 BLLĐ 2019 thì thông thường chỉ cần quyết định bổ nhiệm, không bắt buộc ký hợp đồng lao động.
Pháp luật hiện hành không cấm doanh nghiệp vừa bổ nhiệm vừa ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH. Việc áp dụng đồng thời hai loại văn bản này phụ thuộc vào việc giữa công ty và giám đốc có đồng thời tồn tại quan hệ quản lý doanh nghiệp và quan hệ lao động hay không.
3. Tiền lương theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH có được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp không?
Đối với trường hợp giám đốc công ty TNHH được công ty thuê và làm việc theo hợp đồng lao động thì tiền lương trả theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH là khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 tiền lương theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH sẽ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Tiền lương theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH có được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp nếu giám đốc được công ty TNHH thuê.
4. Những điều khoản nào giúp hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH hạn chế rủi ro tranh chấp?
Để hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH hạn chế rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp nên quy định đầy các nội dung chủ yếu theo khoản 1 Điều 21 BLLĐ 2019. Đặc biệt, các điều khoản chi tiết về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và cơ chế xử lý khi phát sinh vi phạm. Một số điều khoản quan trọng như:
- Về công việc và quyền hạn của giám đốc: Hợp đồng lao động cần quy định rõ chức danh, nhiệm vụ, phạm vi quyền hạn, trách nhiệm quản lý và giới hạn thẩm quyền của giám đốc. Việc xác định cụ thể các nội dung này giúp hạn chế tranh chấp về trách nhiệm thực hiện công việc hoặc việc vượt quá thẩm quyền (điểm c khoản 1 Điều 21).
- Về tiền lương, thưởng và KPI: Hợp đồng nên quy định rõ mức lương, phụ cấp, điều kiện hưởng thưởng, tiêu chí đánh giá KPI và phương thức đánh giá kết quả công việc. Doanh nghiệp không được dùng việc không đạt KPI để xử phạt hoặc cắt lương trái pháp luật (điểm đ khoản 1 Điều 21, khoản 1 Điều 104 và Điều 127).
- Quản lý tài sản và trách nhiệm bồi thường: Nên quy định rõ trách nhiệm quản lý tài sản, hồ sơ, con dấu, dữ liệu của công ty và nghĩa vụ bồi thường nếu gây thiệt hại theo quy định của pháp luật (khoản 2 Điều 129).
- Bảo mật thông tin: Hợp đồng nên quy định phạm vi thông tin cần bảo mật, thời hạn bảo mật và trách nhiệm khi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 21).
- Chấm dứt hợp đồng và bàn giao: Hợp đồng cần quy định rõ trường hợp chấm dứt hợp đồng, thời hạn báo trước và trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ, dữ liệu khi nghỉ việc (Điều 34 và Điều 48).
- Về giải quyết tranh chấp: Nên quy định trình tự thương lượng, hòa giải và cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp nhằm tạo cơ sở xử lý khi phát sinh mâu thuẫn (Điều 179 và Điều 188)
Bên cạnh các quy định trên, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025 nhằm xây dựng các điều khoản phù hợp, hạn chế rủi ro tranh chấp với giám đốc công ty TNHH, cụ thể:
- Về không cạnh tranh và xung đột lợi ích: Các bên có thể thỏa thuận nghĩa vụ không cạnh tranh, không lôi kéo khách hàng hoặc nhân sự và yêu cầu giám đốc không sử dụng vị trí để trục lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác (khoản 1 Điều 165);
- Về mối quan hệ giữa quyết định bổ nhiệm và hợp đồng lao động: Đối với giám đốc vừa được bổ nhiệm vừa ký hợp đồng lao động, cần làm rõ quyết định bổ nhiệm điều chỉnh tư cách quản lý doanh nghiệp, còn hợp đồng lao động điều chỉnh quan hệ lao động về tiền lương, quyền và nghĩa vụ của các bên (Điều 63, Điều 64 và Điều 165).
Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, thống nhất với Điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro pháp lý, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả doanh nghiệp và giám đốc.
IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH
Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều vướng mắc liên. Dưới đây là giải đáp đối với những câu hỏi thường gặp theo quy định của pháp luật hiện hành.
1. Chủ tịch công ty có được ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không?
Chủ tịch công ty có thể ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH nếu thuộc chủ thể có thẩm quyền ký kết. Theo điểm a khoản 3 Điều 18 BLLĐ 2019, người giao kết hợp đồng bên phía người sử dụng lao động là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật. Khoản 3 Điều 54 LDN 2020 sửa đổi bổ sung 2025 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý công ty, công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Cho nên, Chủ tịch công ty có thể ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH nếu Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật và theo Điều lệ công ty quy định có thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động. Hoặc trường hợp Chủ tịch công ty được ủy quyền theo quy định pháp luật.
2. Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên có cần ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không?
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân hoặc tổ chức sử dụng giám đốc thuê thì phải ký hợp đồng lao động. Chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên có thể bổ nhiệm hoặc thuê Giám đốc theo nhiệm kỳ không quá 5 năm theo khoản 1 Điều 82 LDN 2020 sửa đổi bổ sung 2025. Khi đó, giữa công ty TNHH một thành viên (người sử dụng lao động)và giám đốc công ty TNHH được thuê (người lao động) có sự thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Theo đó thì, khi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên thực hiện thuê một giám đốc ngoài cho công ty thì phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động.
3. Có bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không?
Giám đốc công ty TNHH làm việc theo hợp đồng lao động thuộc loại bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội. Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Đồng thời, điểm h khoản 1 Điều 2 Luật này cũng có quy định người quản lý doanh nghiệp được hưởng tiền lương cũng thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Vì vậy, giám đốc công ty TNHH bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội theo hợp đồng lao động.
4. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?
Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực để có hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt. Theo khoản 1 Điều 14 BLLĐ 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản (trừ một số trường hợp được phép giao kết bằng lời nói hoặc thông điệp dữ liệu) và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc giao kết hợp đồng tại Điều 15 Luật này. Bộ luật này cũng không quy định hợp đồng lao động phải được công chứng hoặc chứng thực.
Chỉ cần hợp đồng lao động được giao kết đúng thẩm quyền, đúng hình thức và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực theo quy định thì hợp đồng có giá trị pháp lý mà không cần thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực.
5. Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật thì hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH có phải ký lại không?
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH không làm phát sinh nghĩa vụ phải ký lại hợp đồng lao động với giám đốc, nếu các nội dung của hợp đồng vẫn còn hiệu lực và không có thay đổi. Theo khoản 3 Điều 18 BLLĐ 2019, người đại diện theo pháp luật chỉ là chủ thể có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động cho người sử dụng lao động. Sau khi hợp đồng được ký kết hợp pháp và có hiệu lực, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm chấm dứt hoặc làm mất hiệu lực của hợp đồng. Song đó, pháp luật cũng không có quy định việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là căn cứ phải thực hiện ký kết lại hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp không phải ký lại hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH chỉ vì thay đổi người đại diện theo pháp luật, trừ trường hợp các bên có nhu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng theo Điều 33 Bộ luật này.
V. Có nên tìm luật sư tư vấn và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH tại NPLaw không?
Việc sử dụng dịch vụ tư vấn và soạn thảo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH tại NPLaw sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hợp đồng chặt chẽ, phù hợp với mô hình quản lý và nhu cầu thực tế. Đội ngũ luật sư của NPLaw có thể hỗ trợ rà soát các điều khoản về quyền hạn, tiền lương, bảo mật, trách nhiệm quản lý, chấm dứt hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh, từ đó góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp trong quá trình hoạt động.
Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty TNHH không chỉ là căn cứ xác lập quan hệ lao động mà còn là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp quản lý, phân định quyền và trách nhiệm của giám đốc, đồng thời phòng ngừa các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng hợp đồng đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp với thực tế sẽ giúp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và tạo nền tảng cho hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
