Quy định pháp luật ra sao khi nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng

Tình trạng nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng không phải là hiếm, đặc biệt trong bối cảnh biến động nguồn cung và áp lực tiến độ. Tuy nhiên, hành vi này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, dự án mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho cả chủ đầu tư và nhà thầu. Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các khía cạnh pháp lý, thực tiễn và những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

I. Sự ảnh hưởng của nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng

Việc nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng không chỉ là sai lệch kỹ thuật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, công năng và tuổi thọ của công trình, đặc biệt với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao. Nếu hàng hóa thay thế không đảm bảo tương đương, chủ đầu tư có thể đối mặt với rủi ro vận hành, phát sinh chi phí sửa chữa và thiệt hại về tài sản.

Hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng còn làm mất đi tính minh bạch, công bằng trong đấu thầu, khi các tiêu chí về chủng loại, xuất xứ và thông số kỹ thuật ban đầu bị thay đổi. Điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả lựa chọn nhà thầu và quyền lợi của các bên liên quan. Việc thay đổi này còn gây khó khăn cho công tác nghiệm thu, thanh toán và quyết toán, làm kéo dài thời gian thực hiện dự án và dễ phát sinh tranh chấp.

II. Tìm hiểu về nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng

Nội dung dưới đây sẽ phân tích khái niệm, dấu hiệu nhận biết, sự khác biệt với trường hợp hàng hóa tương đương cũng như cách phân định lỗi trong từng tình huống cụ thể nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng.

1. Thế nào là hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng?

Hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng được hiểu là việc nhà thầu thay thế, điều chỉnh các yếu tố của hàng hóa đã nêu trong hợp đồng, bao gồm chủng loại, xuất xứ, thương hiệu, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng hoặc model sản phẩm.

Việc thay đổi này có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức như: giao hàng khác model đã chào thầu, thay đổi xuất xứ (CO), sử dụng vật tư có tiêu chuẩn thấp hơn hoặc thay thế bằng sản phẩm “tương đương”.

Nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng là hành vi làm sai lệch đối tượng cung cấp đã được thỏa thuận ban đầu.

2. Việc nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng có được coi là vi phạm nghĩa vụ bàn giao vật tư không?

Việc nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng có thể không được coi là vi phạm nghĩa vụ bàn giao vật tư. Căn cứ vào khoản 27 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP xử lý tình huống đấu thầu qua mạng và không gian mạng, trường hợp nhà thầu có đề nghị thay đổi các hàng hóa có phiên bản sản xuất, năm sản xuất mới hơn so với hàng hóa ghi trong hợp đồng thì căn cứ nhu cầu sử dụng, chủ đầu tư được chấp thuận đề xuất của nhà thầu.

Như vậy, nếu nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng thuộc trường hợp nêu trên sẽ không được coi là vi phạm nghĩa vụ bàn giao vật tư. Nếu không thuộc trường hợp trên có thể coi là vi phạm nghĩa vụ bàn giao vật tư, hàng hóa không phù hợp với hợp đồng.

3. "Hàng hóa tương đương" là gì và nó khác thế nào với việc tự ý nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng?

“Hàng hóa tương đương” được hiểu là hàng hóa không trùng hoàn toàn về tên gọi, model hoặc xuất xứ nhưng đáp ứng tương đương về thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng và công năng sử dụng so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng. Trong hoạt động đấu thầu, cách hiểu này xuất phát từ nguyên tắc quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Đấu thầu 2023 (được sửa đổi bởi khoản 15 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025), theo đó hồ sơ mời thầu không được nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể nhằm hạn chế cạnh tranh, trừ trường hợp cần thiết và phải kèm theo cụm từ “hoặc tương đương”. Đồng thời, việc đánh giá tính tương đương phải căn cứ vào tiêu chí kỹ thuật đã công bố trong hồ sơ mời thầu.

Tự ý nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng. Khi hợp đồng đã được ký kết, nghĩa vụ giao hàng phải tuân thủ đúng nội dung đã thỏa thuận, nếu muốn thay thế, nhà thầu phải được chấp thuận. Điều này phù hợp với quy định sửa đổi hợp đồng chỉ có hiệu lực khi có sự thỏa thuận đồng ý của các bên khoản 1 Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015.

Vì vậy, “hàng hóa tương đương” chỉ hợp pháp khi được cho phép ngay từ hồ sơ mời thầu hoặc được chủ đầu tư chấp thuận trong quá trình thực hiện hợp đồng. Ngược lại, nếu nhà thầu tự ý thay thế mà không đáp ứng tiêu chí tương đương hoặc không có sự đồng ý hợp lệ, thì vẫn bị coi là nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng trái quy định.

4. "Lỗi vô ý" và "Lỗi cố ý" được phân định thế nào trong trường hợp nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng?

Việc phân định “lỗi vô ý” và “lỗi cố ý” khi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng chủ yếu dựa trên mức độ nhận thức và ý chí của nhà thầu tại thời điểm thực hiện hành vi. Theo Điều 364 Bộ luật Dân sự 2015:

• “Lỗi cố ý” là trường hợp nhà thầu nhận thức rõ việc thay đổi hàng hóa là trái với nội dung hợp đồng nhưng vẫn thực hiện, thường nhằm mục đích giảm chi phí, thay thế bằng hàng kém hơn hoặc vì lợi ích riêng. Trong trường hợp này, hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng thường bị đánh giá là nghiêm trọng, bởi nhà thầu không chỉ vi phạm nghĩa vụ mà còn có yếu tố chủ đích, từ đó có thể phải chịu các chế tài nghiêm khắc hơn.
• “Lỗi vô ý” là khi nhà thầu không nhận thức được hoặc không lường trước được hậu quả của việc thay đổi, dù trong điều kiện bình thường họ phải biết hoặc có thể biết nếu thận trọng hơn. Ví dụ như sai sót trong quá trình đặt hàng, nhầm lẫn kỹ thuật hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp. Tuy nhiên, theo khoản 3 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, bên vi phạm vẫn phải chịu trách nhiệm nếu không chứng minh được mình không có lỗi, nên trong trường hợp vô ý, nhà thầu vẫn phải khắc phục hậu quả và bồi thường thiệt hại tương ứng.

Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở yếu tố nhận thức và mục đích: Lỗi cố ý mang tính chủ đích và thường bị xử lý nghiêm khắc hơn, trong khi lỗi vô ý xuất phát từ thiếu cẩn trọng nhưng vẫn có thể làm phát sinh trách nhiệm đối với hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng

Cần xem xét các quy định pháp luật điều chỉnh trực tiếp hành vi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng, từ quyền của chủ đầu tư đến trách nhiệm và nghĩa vụ của nhà thầu trong từng tình huống cụ thể.

1. Theo Luật Thương mại, chủ đầu tư có quyền từ chối nhận hàng ngay khi thấy nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng hay không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 39 Luật Thương mại 2005, chủ đầu tư (bên mua) có quyền từ chối nhận hàng nếu phát hiện nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng mà làm cho hàng hóa không phù hợp với thỏa thuận. Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng về chủng loại, chất lượng và các đặc tính đã cam kết. Khi nhà thầu giao hàng khác nội dung này, nghĩa vụ hợp đồng đã không được thực hiện đúng.

Khi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng mà không được chấp thuận, chủ đầu tư hoàn toàn có thể từ chối nhận ngay tại thời điểm kiểm tra, nghiệm thu. Tuy nhiên, nếu sự thay đổi là không đáng kể hoặc đã được chủ đầu tư chấp thuận trước đó (ví dụ thông qua văn bản hoặc phụ lục hợp đồng), thì việc từ chối nhận hàng có thể không còn phù hợp.

2. Cơ sở pháp lý nào yêu cầu nhà thầu phải chứng minh tính tương đương nếu muốn nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng?

Việc yêu cầu nhà thầu phải chứng minh tính tương đương khi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng xuất phát từ nguyên tắc bảo đảm cạnh tranh và tuân thủ nội dung đã cam kết. Theo khoản 2 Điều 24 Luật Đấu thầu 2023, trường hợp hồ sơ mời thầu nêu nhãn hiệu, xuất xứ thì phải kèm theo cụm từ “hoặc tương đương. Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 34 Luật Thương mại 2005, bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng thỏa thuận. Tại điểm c khoản 1 Điều 39 Luật Thương mại 2005 có quy định không bảo đảm chất lượng như chất lượng của mẫu hàng hoá mà bên bán đã giao cho bên mua là hàng hóa không phù hợp với hợp đồng. Điều này dẫn đến yêu cầu nhà thầu phải chứng minh tính tương đương nếu muốn thay đổi hàng hóa so với hợp đồng.

Nghĩa vụ chứng minh tính tương đương nhằm đảm bảo không làm sai lệch chất lượng và nội dung đã thỏa thuận ban đầu.

3. Xử lý nhà thầu cố tình nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng như thế nào theo quy định pháp luật?

Khi nhà thầu cố tình thay đổi hàng hoá so với hợp đồng, hành vi này được xác định là vi phạm nghĩa vụ hợp đồng. Trước hết, do không giao đúng hàng hóa đã cam kết theo khoản 2 Điều 39 Luật Thương mại 2005, chủ đầu tư có quyền từ chối nhận hàng. Nếu hành vi vi phạm hợp đồng gây ra những tổn thất cho bên bị vi phạm thì nhà thầu phải bồi thường hoặc có thỏa thuận thì còn phải chịu phạt vi phạm theo khoản 1 Điều 302 và Điều 300 Luật này.

Khi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng một cách cố ý có thể được xem là hành vi gian lận, cố ý cung cấp thông tin, tài liệu không trung thực, không khách quan trong hồ sơ thầu làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu theo điểm b khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu 2023. Nhà thầu sẽ bị cấm tham gia đấu thầu từ 3 đến 5 năm căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 133 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

4. Quy định về việc điều chỉnh giá trị hợp đồng khi nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng bằng loại rẻ tiền hơn là gì?

Nhà thầu có thể thay đổi hàng hóa so với hợp đồng nếu thuộc trường hợp tại khoản 27 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Theo đó, tại điểm đ khoản này có quy định đơn giá của hàng hóa không vượt đơn giá ghi trong hợp đồng. Khi chủ đầu tư chấp thuận thay đổi hàng hóa so với hợp đồng bằng loại rẻ tiền hơn các bên phải thực hiện sửa đổi hợp đồng theo quy định tại điểm h khoản 2 Điều 114 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

Nhà thầu chỉ được thay đổi hàng hóa so với hợp đồng khi đáp ứng điều kiện pháp luật và được chủ đầu tư chấp thuận; đồng thời phải thực hiện sửa đổi hợp đồng để làm cơ sở điều chỉnh giá trị thanh toán.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng

Để giúp chủ đầu tư và các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng hơn trong thực tiễn áp dụng, dưới đây là các thắc mắc thường gặp.

1. Nếu hàng hóa cũ đã ngừng sản xuất, có được mặc nhiên chấp nhận việc nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng sang mẫu mới?

Nếu hàng hóa cũ đã ngừng sản xuất, không mặc nhiên chấp nhận việc nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng sang mẫu mới. Bởi theo khoản 1 Điều 69 Luật Đấu thầu 2023 quy định các bên ký hợp đồng có trách nhiệm thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Việc điều chỉnh hợp đồng chỉ được thực hiện khi có căn cứ hợp pháp và phải được các bên thống nhất.

Như vậy, việc thay thế bằng mẫu mới chỉ hợp pháp khi có chấp thuận của chủ đầu tư và được thể hiện bằng việc sửa đổi hợp đồng.

2. Lỡ ký nghiệm thu nhưng sau đó mới phát hiện nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng, thì có đòi lại tiền được không?

Vẫn có thể đòi lại tiền, nhưng phụ thuộc vào việc chứng minh vi phạm và điều khoản hợp đồng cụ thể. Trước hết, theo khoản 1 Điều 69 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu phải thực hiện đúng nội dung hợp đồng. Việc tự ý thay đổi hàng hóa là hành vi vi phạm, nên dù đã nghiệm thu, bản chất vi phạm vẫn tồn tại và không bị “hợp thức hóa” hoàn toàn bởi việc ký biên bản nghiệm thu. Tuy nhiên, cần lưu ý nếu việc nghiệm thu đã được thực hiện đầy đủ, có xác nhận rõ ràng về chủng loại và không có gian dối, thì việc đòi lại tiền có thể gặp khó khăn và phải chứng minh được lỗi của nhà thầu.

Việc đã ký nghiệm thu không làm mất quyền đòi lại tiền. Nếu chứng minh được nhà thầu thay đổi hàng hóa trái hợp đồng, bên giao thầu vẫn có quyền yêu cầu hoàn trả.

3. Việc nhà thầu thay đổi xuất xứ (CO) nhưng giữ nguyên thương hiệu có bị coi là nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng trái phép?

Hoàn toàn có thể bị coi là thay đổi hàng hóa trái phép, nếu việc thay đổi xuất xứ (CO) làm sai lệch nội dung đã cam kết trong hợp đồng.

- Theo khoản 1 Điều 69 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu phải thực hiện đúng các yêu cầu của hợp đồng, trong đó thông tin về xuất xứ hàng hóa (CO) thường là một tiêu chí quan trọng gắn với chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc điều kiện hồ sơ mời thầu. Vì vậy, dù giữ nguyên thương hiệu, việc thay đổi CO vẫn có thể làm thay đổi bản chất hàng hóa.

- Điểm a khoản 1 Điều 70 Luật Đấu thầu 2023 (được hướng dẫn tại khoản 1 Điều 114  Nghị định 214/2025/NĐ-CP về sửa đổi hợp đồng, mọi thay đổi liên quan đến nội dung hàng hóa đều phải được chủ đầu tư chấp thuận và sửa đổi hợp đồng. Nếu nhà thầu tự ý thay đổi xuất xứ mà không có sự đồng ý thì bị xem là vi phạm.

Trong thực tiễn, việc thay đổi CO có thể không bị coi là vi phạm nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện nếu hợp đồng không ràng buộc cụ thể về xuất xứ, hàng hóa thay thế có tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng tương đương hoặc tốt hơn và đã được chủ đầu tư chấp thuận hợp lệ.

Tóm lại, yếu tố quyết định không nằm ở thương hiệu mà ở việc xuất xứ có phải là nội dung cam kết hay tiêu chí bắt buộc hay không. Nếu có mà bị tự ý thay đổi, thì vẫn bị coi là vi phạm hợp đồng.

4. Có được giữ lại tiền thanh toán nếu phát hiện một phần nhỏ trong nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng không đúng chủng loại?

Có thể có trường hợp giữ lại tiền thanh toán nếu phát hiện một phần nhỏ trong nhà thầu thay đổi hàng hóa so với hợp đồng không đúng chủng loại. Thông thường việc thanh toán căn cứ vào khối lượng đã nghiệm thu. Chẳng hạn đối với loại hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm thì giá trị thanh toán được xác định trên cơ sở tỷ lệ phần trăm ghi trong hợp đồng nhân với giá trị công trình được nghiệm thu và phù hợp với thời hạn bảo hiểm công trình ghi trong hợp đồng (khoản 5 Điều 120 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Cho nên nếu hàng hóa cung cấp không đúng chủng loại, bên mời thầu có quyền từ chối nghiệm thu phần vi phạm, kéo theo việc không thanh toán đối với phần đó.

Do đó có thể có quyền giữ lại tiền, nhưng về bản chất pháp lý là không thanh toán phần chưa được nghiệm thu hợp lệ, chứ không phải giữ tùy ý, phạm vi chỉ giới hạn ở phần vi phạm.

5. Nhà thầu đổ lỗi cho chuỗi cung ứng đứt gãy để biện minh cho việc nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng, nên ứng xử ra sao?

Nhà thầu viện dẫn lý do “đứt gãy chuỗi cung ứng” không đương nhiên làm hợp pháp hóa việc thay đổi hàng hoá, mà cần được xem xét dưới góc độ sự kiện bất khả kháng và điều kiện hợp đồng cụ thể. Theo khoản 1 Điều 69 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu vẫn có nghĩa vụ thực hiện đúng hợp đồng.

Chỉ trong trường hợp “đứt gãy chuỗi cung ứng” được chứng minh là sự kiện bất khả kháng theo quy định của khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015 (xảy ra khách quan, không thể lường trước và không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết), nhà thầu mới có thể được xem xét miễn hoặc giảm trách nhiệm. Tuy nhiên, kể cả khi đó, nhà thầu vẫn phải thông báo kịp thời, đề xuất phương án thay thế và chờ chủ đầu tư chấp thuận cũng như đồng thời thực hiện sửa đổi hợp đồng.

“Đứt gãy chuỗi cung ứng” chỉ là yếu tố cần xem xét, không phải căn cứ đương nhiên;. Việc thay đổi hàng hóa chỉ hợp pháp khi được chứng minh hợp lý, được chấp thuận và được điều chỉnh hợp đồng đúng quy định.

V. Bạn đang tìm công ty luật uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng?

Khi phát sinh tranh chấp do nhà thầu thay đổi hàng hóa không đúng hợp đồng, việc tìm đến một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu là cần thiết để bảo vệ quyền lợi và xử lý đúng quy định. NPLaw là một trong những hãng luật cung cấp dịch vụ tư vấn hợp đồng và giải quyết tranh chấp thương mại, với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều tình huống pháp lý phức tạp.

Việc nhà thầu thay đổi hàng hoá so với hợp đồng là vấn đề không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn kéo theo nhiều hệ quả pháp lý quan trọng, đòi hỏi các bên phải đặc biệt thận trọng trong quá trình thực hiện và kiểm soát hợp đồng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ ranh giới giữa thay thế hợp pháp và vi phạm nghĩa vụ để có hướng xử lý phù hợp, tránh phát sinh tranh chấp không đáng có. Trong mọi trường hợp, việc thay đổi chỉ được chấp nhận khi đáp ứng điều kiện pháp luật và có sự chấp thuận hợp lệ của chủ đầu tư.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.