Quy định pháp luật rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào

Rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào là hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp để tránh bị xử phạt. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

I. Thực trạng liên quan đến rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào

Thực trạng rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào tại các doanh nghiệp hiện nay đang chịu áp lực rất lớn do cơ quan quản lý tăng cường việc kiểm soát bằng công nghệ, nâng cao khung hình phạt vi phạm hóa đơn và hạ ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt xuống mức thấp hơn. Do tình trạng mua bán và sử dụng hóa đơn trái phép vẫn diễn biến tinh vi, buộc cơ quan thuế phải siết chặt quản lý và yêu cầu doanh nghiệp giải trình khi có vi phạm. Điều này buộc các doanh nghiệp phải chủ động quản lý, rà soát hóa đơn đầu vào nhằm tránh bị truy thu thuế và xử lý hình sự.

II. Khái niệm về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào

Để hiểu rõ hơn các quy định pháp luật về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Vậy, rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào là quá trình kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn nhận từ nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức để đảm bảo giao dịch thực tế có diễn ra và hóa đơn tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

2. Vì sao doanh nghiệp cần rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào?

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn do nhà cung cấp phát hành khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào vì:

• Đảm bảo an toàn pháp lý: Ngăn ngừa nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý tài chính minh bạch và có thể giải trình trước các đợt kiểm tra của cơ quan Thuế.
• Tối ưu và bảo vệ lợi ích tài chính: Đảm bảo số thuế giá trị gia tăng đầu vào được chấp nhận để khấu trừ với thuế đầu ra, giảm số tiền thuế phải nộp. Và giúp khoản chi mua hàng được công nhận là chi phí hợp lý, từ đó giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Tránh bị phạt tiền: Không bị cơ quan thuế xử phạt hành chính hoặc truy thu tiền chậm nộp thuế do sai sót trong việc rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào.

Theo đó, doanh nghiệp cần rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào để bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp pháp của chi phí được trừ khi tính thuế hoặc khấu trừ thuế.

3. Những sai sót phổ biến nào thường được phát hiện khi rà soát hóa đơn đầu vào?

Khi rà soát hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp thường phát hiện các sai sót phổ biến liên quan đến tính pháp lý, thông tin hiển thị, thuế suất và thời điểm lập. Dưới đây là các sai sót thường gặp khi rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào:

• Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai.
• Sai sót đối với hóa đơn viết sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng,...
• Hóa đơn lập sai thời điểm: Thời điểm xuất hóa đơn không trùng khớp với thời điểm giao nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc thời điểm nghiệm thu hoàn thành.
• Không khớp với hợp đồng hoặc văn bản giao dịch: Tên hàng hóa, số lượng hoặc đơn giá xuất trên hóa đơn không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hoặc biên bản nghiệm thu thực tế.

Có thể thấy, những sai sót phổ biến trên thường được phát hiện khi doanh nghiệp rà soát hóa đơn đầu vào.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào

Tìm hiểu các quy định về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Những văn bản pháp luật nào điều chỉnh việc quản lý và sử dụng hóa đơn đầu vào?

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn đầu vào chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau đây:

- Luật quản lý thuế 2025 (có hiệu lực 1/7/2026): Quy định việc quản lý các loại thuế, bao gồm hóa đơn chứng từ các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.

Cụ thể theo khoản 4 Điều 8 Luật này quy định một trong các hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý thuế là Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn theo quy định của pháp luật; sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật. Tạo lập hóa đơn, chứng từ điện tử trái phép hoặc phục vụ hành vi vi phạm trong lĩnh vực quản lý thuế.

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định toàn diện về hóa đơn, chứng từ, bao gồm các tiêu chí để xác định hóa đơn đầu vào hợp pháp, hợp lệ và nguyên tắc lập, lưu trữ hóa đơn.

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định này quy định hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn.

- Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định về hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thẩm quyền xử phạt, thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính và một số thủ tục xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Chẳng hạn như tại Điều 4 Nghị định này có quy định cụ thể các hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Nhìn chung, những văn bản pháp luật trên điều chỉnh việc quản lý và sử dụng hóa đơn đầu vào.

2. Điều kiện để hóa đơn đầu vào được coi là hợp pháp theo quy định hiện hành

- Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

- Hóa đơn phải đảm bảo đúng và đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Hóa đơn phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành: Theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.

- Không thuộc các trường hợp bị cấm: Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật theo điểm a khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Có thể thấy, để hóa đơn đầu vào được coi là hợp pháp theo quy định hiện hành cần đáp ứng các điều kiện trên.

3. Quy định về nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn đầu vào

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn đầu vào gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (Khoản này được hướng dẫn bởi điểm c khoản 2 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC).
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
• Nội dung khác trên hóa đơn.

Vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn đầu vào theo quy định pháp luật.

4. Trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp sẽ bị xử lý như thế nào?

- Theo Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

a) Hóa đơn, chứng từ giả;

b) Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

c) Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

d) Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

đ) Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

e) Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

g) Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

- Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.

- Trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

• Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.
• Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm.

Vậy, trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp sẽ bị xử lý như quy định nêu trên.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào

Để hiểu rõ hơn các quy định về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện việc rà soát hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp?

- Theo khoản 4 Điều 8 Luật doanh nghiệp 2020 được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ tổ chức công tác kế toán, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

- Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua.

- Theo khoản 1 Điều 20 Luật kế toán 2015 được hướng dẫn bởi Chương II Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Theo khoản 3 Điều 51 Luật kế toán 2015 quy định người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

Theo các căn cứ pháp lý trên, người chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào là người làm kế toán và người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng và phê duyệt là Kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật (Tổng giám đốc/Giám đốc) trong doanh nghiệp.

2. Việc rà soát hóa đơn đầu vào được thực hiện vào thời điểm nào?

- Căn cứ theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 được hướng dẫn bởi Mục 1, Mục 2 Chương III Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

• Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng, quý nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng, quý đó. Số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết trong tháng, quý thì được khấu trừ vào tháng, quý tiếp theo.
• Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót thì được khai thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế như sau:
• Người nộp thuế thực hiện khai bổ sung vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót nếu việc khai thuế vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn; người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc bị thu hồi số tiền thuế đã được hoàn tương ứng và nộp tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có). 
• Người nộp thuế thực hiện khai vào tháng, quý phát hiện sai, sót nếu việc khai thuế vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển sang tháng, quý sau.

- Mặt khác, tại khoản 5 Điều 12 Luật quản lý thuế 2025 có quy định người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác của kỳ tính thuế có sai, sót đối với các trường hợp sau:

• Trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;
• Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế, khoản thu khác nêu tại quyết định thanh tra, kiểm tra;
• Hồ sơ không thuộc trường hợp cơ quan điều tra yêu cầu không được khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác để phục vụ điều tra vụ án;
• Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp còn sai, sót liên quan đến phạm vi, thời kỳ đã thanh tra, kiểm tra dẫn đến phát sinh tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế đã được miễn, giảm, hoàn, giảm số thuế được khấu trừ, giảm số thuế đã nộp thừa thì người nộp thuế được bổ sung hồ sơ giải trình với cơ quan thuế. 
• Các trường hợp thực hiện theo kết luận, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế. Trường hợp người nộp thuế khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn thì bị xử lý theo quy định như đối với trường hợp cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra phát hiện.

Theo đó, việc rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào nên được thực hiện thường xuyên, cụ thể khi nhận hóa đơn từ người bán, cần kiểm tra thông tin để phát hiện sai sót, yêu cầu hủy hoặc điều chỉnh kịp thời, trước mỗi kỳ kê khai thuế, trước khi hạch toán vào sổ sách và trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

3. Có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ rà soát hóa đơn đầu vào không?

Theo khoản 2 Điều 6 Luật quản lý thuế 2025 quy định người nộp thuế có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của luật thuế và quy định của pháp luật. Người nộp thuế tự xác định nghĩa vụ thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước phải nộp, tự kê khai thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước và tự nộp thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước vào ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về quản lý thuế và các quy định khác của pháp luật có liên quan, trừ trường hợp do cơ quan quản lý thuế tính thuế, khoản thu khác, thông báo thuế, khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm để tự động hóa việc rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào, đây là giải pháp được khuyến khích để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và phòng ngừa rủi ro pháp lý về thuế.

4. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bên thứ ba rà soát hóa đơn đầu vào không?

Theo khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.

Theo quy định này, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bên thứ ba rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào.

5. Khi phát hiện hóa đơn đầu vào có sai sót, doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn đầu vào có sai sót như sau:

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

• Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
• Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

• Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Kết luận lại, khi phát hiện hóa đơn đầu vào có sai sót, doanh nghiệp (bên mua) không thể tự chỉnh sửa mà phải liên hệ ngay với bên bán để yêu cầu thực hiện xử lý sai sót theo quy định pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về rà soát tính hợp pháp của các hóa đơn đầu vào mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.