Quy định pháp luật về đăng ký thêm tên tiếng anh

I. Tổng quan về đăng ký thêm tên tiếng Anh

Đăng ký thêm tên tiếng Anh không thay đổi tên chính thức mà chỉ bổ sung để thuận tiện khi sử dụng trong giao dịch quốc tế. Tại Việt Nam, có thể thêm tên tiếng Anh vào hộ chiếu, bằng cấp hoặc tài khoản ngân hàng tùy theo quy định của từng cơ quan. Việc này giúp tránh nhầm lẫn khi làm việc, du học hoặc định cư nước ngoài. Tuy nhiên, tên tiếng Anh cần nhất quán với giấy tờ pháp lý để đảm bảo hợp lệ.

II. Quy định pháp luật về đăng ký thêm tên tiếng Anh

1. Thế nào là đăng ký thêm tên tiếng Anh?

Đăng ký thêm tên tiếng Anh là việc doanh nghiệp bổ sung một tên gọi bằng tiếng Anh bên cạnh tên chính thức bằng tiếng Việt. Tên này giúp doanh nghiệp giao dịch quốc tế thuận lợi hơn, nâng cao nhận diện thương hiệu và mở rộng thị trường. Tên tiếng Anh có thể xuất hiện trên giấy phép kinh doanh, website, hợp đồng hoặc tài liệu tiếp thị. Việc đăng ký được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư khi thành lập hoặc trong quá trình hoạt động.

2. Điều kiện để đăng ký thêm tên tiếng Anh

Để đăng ký tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, việc đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Tên bằng tiếng nước ngoài: Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng.

- Viết tắt của tên doanh nghiệp: Tên viết tắt của doanh nghiệp có thể được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

- Nguyên tắc đặt tên: Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên toàn quốc.

- Cấm sử dụng: Tên doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Ngoài ra, theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tên dự kiến để đảm bảo không vi phạm các quy định về đặt tên, tránh việc bị từ chối hoặc yêu cầu thay đổi sau khi đăng ký.

Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý và xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

3. Thủ tục để đăng ký thêm tên tiếng Anh

Việc đăng ký thêm tên tiếng Anh cho doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (ghi rõ bổ sung tên tiếng Anh).

+ Quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông thông qua việc bổ sung tên tiếng Anh.

+ Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Cập nhật thông tin sau thay đổi

Sau khi đăng ký bổ sung tên tiếng Anh, doanh nghiệp cần:

 + Cập nhật biển hiệu, hóa đơn, hợp đồng, website, con dấu doanh nghiệp (nếu có tên doanh nghiệp trên con dấu).

+ Thông báo tới đối tác, khách hàng và cơ quan liên quan về thay đổi này.

Việc thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp sử dụng hợp pháp tên tiếng Anh trong các giao dịch thương mại và pháp lý.

III. Một số thắc mắc thường gặp về đăng ký thêm tên tiếng Anh

1. Làm thế nào để đăng ký thêm tên tiếng Anh cho doanh nghiệp?

Để đăng ký bổ sung tên tiếng Anh cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp:

+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

+ Quyết định và biên bản họp: Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ phải bao gồm quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên doanh nghiệp.

+ Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

- Nộp hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp:

+ Địa điểm nộp: Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

+ Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Xử lý hồ sơ và nhận kết quả:

+ Thời hạn giải quyết: Theo Khoản 5 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

+ Nhận kết quả: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên tiếng Anh đã được bổ sung.

- Cập nhật thông tin sau khi thay đổi tên:

+ Con dấu doanh nghiệp: Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nếu con dấu có chứa tên doanh nghiệp, cần khắc lại con dấu với tên mới.

+ Thông báo với cơ quan thuế: Sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

+ Cập nhật thông tin trên các giấy tờ giao dịch: Theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. Do đó, cần cập nhật tên mới trên hóa đơn, hợp đồng, website và các tài liệu khác.

Lưu ý: Tên tiếng Anh của doanh nghiệp phải được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng.

2. Có bắt buộc phải đăng ký thêm tên tiếng Anh trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký tên tiếng Anh trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền sử dụng tên bằng tiếng Anh nhưng không có quy định yêu cầu phải đăng ký chính thức. Việc đăng ký hay không tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

Trường hợp cần đăng ký:

• Khi doanh nghiệp muốn tên tiếng Anh có giá trị pháp lý, được công nhận trong các giấy tờ chính thức như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ kế toán.
• Khi tham gia giao dịch quốc tế, hợp tác với đối tác nước ngoài, cần sử dụng tên tiếng Anh một cách thống nhất.
• Khi muốn bảo vệ quyền sở hữu tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh, tránh tranh chấp thương hiệu.

Trường hợp không cần đăng ký:

• Khi doanh nghiệp chỉ sử dụng tên tiếng Anh cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, hiển thị trên website, danh thiếp, biển hiệu mà không có yêu cầu pháp lý.
• Khi không có nhu cầu sử dụng tên tiếng Anh trong các hoạt động giao dịch chính thức hoặc các thủ tục pháp lý.

Mặc dù không bắt buộc, việc đăng ký tên tiếng Anh có thể giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp, thuận tiện hơn trong giao dịch quốc tế và bảo vệ thương hiệu tốt hơn.

3. Đăng ký thêm tên tiếng Anh có ảnh hưởng gì đến quyền lợi của doanh nghiệp không?

Việc đăng ký thêm tên tiếng Anh có thể tác động đến quyền lợi của doanh nghiệp theo nhiều khía cạnh.

Về mặt tích cực, doanh nghiệp có thể nâng cao tính nhận diện thương hiệu, thuận lợi hơn trong giao dịch quốc tế và tăng tính chuyên nghiệp. Đồng thời, việc đăng ký cũng giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý, tránh tranh chấp liên quan đến tên thương mại.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể gặp một số vấn đề như phải điều chỉnh các giấy tờ liên quan, phát sinh chi phí, hoặc cần đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật khi sử dụng tên tiếng Anh.

Tùy vào nhu cầu và định hướng hoạt động, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc đăng ký sao cho phù hợp.

4. Các thủ tục cần thiết khi đăng ký thêm tên tiếng Anh cho doanh nghiệp là gì?

- Chuẩn bị hồ sơ: Gồm Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu có) và giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Nộp hồ sơ: Trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Điều 31, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

- Xử lý hồ sơ: Trong 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, cấp giấy chứng nhận mới nếu hợp lệ, hoặc yêu cầu bổ sung nếu cần (Điều 33, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

- Cập nhật thông tin: Doanh nghiệp sử dụng tên tiếng Anh trên các tài liệu, giao dịch nếu cần, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật (Điều 38, Luật Doanh nghiệp 2020).

5. Khi đã đăng ký thêm tên tiếng Anh có thể thay đổi không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh tên tiếng Anh đã đăng ký, bao gồm việc thay đổi hoặc hủy bỏ nếu không còn nhu cầu sử dụng.

- Hủy tên tiếng Anh: Doanh nghiệp có thể yêu cầu xóa tên này khỏi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bằng cách nộp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Khoản 1 Điều 38, Luật Doanh nghiệp 2020).

- Thay đổi tên tiếng Anh: Nếu muốn sử dụng tên khác, doanh nghiệp có thể đăng ký lại, miễn là không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn (Điều 18, Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Hồ sơ gồm Thông báo thay đổi tên, thời gian xử lý khoảng 03 ngày làm việc (Điều 33, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Sau khi thay đổi hoặc hủy, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ liên quan để đảm bảo tính thống nhất.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến đăng ký thêm tên tiếng Anh

NP Law hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký thêm tên tiếng Anh, từ tư vấn pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan nhà nước. Chúng tôi đảm bảo thủ tục nhanh chóng, hợp pháp, giúp doanh nghiệp nâng cao nhận diện thương hiệu và mở rộng hoạt động kinh doanh quốc tế.