Quy định pháp luật về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều tỉnh, thành phố hoặc quốc gia khác, việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phổ biến nhằm quảng bá thương hiệu, tiếp cận khách hàng và thúc đẩy hợp tác. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động hợp pháp, việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của NPLaw để tìm hiểu thêm quy định pháp luật về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện hiện nay.

I. Giới thiệu về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện trong giai đoạn hiện nay

1. Khái niệm về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp”.

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.

Theo đó, Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện là văn bản pháp lý do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, cho phép đơn vị phụ thuộc đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp được phép thành lập và hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam theo quy định trên.

2. Ví dụ về vấn đề liên quan đến giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện thực tế

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại các tỉnh khác nhưng không xin giấy phép hoạt động, dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc bị buộc ngừng hoạt động. Chẳng hạn, một công ty tại TP.HCM mở văn phòng đại diện tại Đà Nẵng. Tuy nhiên, khi chưa hoàn tất thủ tục cấp giấy phép tại cơ quan đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện đã hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng với khách hàng. Hành vi này là trái quy định và khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện sẽ bị xử phạt theo quy định.

3. Tại sao cần thực hiện giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện...”. Theo đó, khi mở văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Cơ quan đăng ký doanh nghiệp có thẩm quyền.

Như vậy, việc thực hiện xin giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhằm bảo đảm hoạt động của văn phòng đại diện được công nhận và bảo vệ trong khuôn khổ pháp lý.

III. Quy định pháp luật liên quan đến giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

1. Quy định cần lưu ý liên quan đến giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Khi xin và duy trì giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau:

• Thực hiện đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền (khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
• Chức năng, quyền hạn của văn phòng đại diện theo quy định (Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Nghĩa vụ cần thực hiện khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (nếu có) (khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Nắm rõ những quy định này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động văn phòng đại diện và tránh các rủi ro pháp lý.

2. Điều kiện để được áp dụng giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Để được cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Chủ thể: Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
• Hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)

Trình tự, thủ tục: thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định khoản 3, 4 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

3. Các biện pháp xử lý vi phạm liên quan giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

Hiện nay, có nhiều biện pháp xử lý vi phạm liên quan đến giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện tùy thuộc vào hành vi vi phạm như:

• Trường hợp vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì bị xử phạt theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt cao nhất đến 30.000.000 đồng.
• Trường hợp vi phạm về việc chấm dứt hoạt động hoặc chuyển trụ sở văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng theo khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
• Hành vi vi phạm về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (bao gồm về giấy phép thành lập) bị xử phạt hành chính theo Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Mức phạt cao nhất đến 50.000.000 đồng.

IV. Giải đáp các thắc mắc liên quan giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện

1. Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam trong nước (là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam), hiện không có quy định về thời hạn của giấy phép hoạt động văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung 2025).

Đối với văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn theo khoản 5 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP như sau: “Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong trường hợp pháp luật của nước mà tổ chức đó thành lập có quy định thời hạn giấy phép thành lập”.

2. Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện có thể bị thu hồi trong những trường hợp nào?

Theo khoản 1 Điều 71 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo một trong các trường hợp sau đây:

• Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động hoặc hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là giả mạo;
• Ngừng hoạt động trên 12 tháng mà không thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế;
• Theo quyết định của Tòa án;
• Theo đề nghị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của luật.

Đối với tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam, văn phòng đại diện của tổ chức này bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo khoản 2 Điều 33 Nghị định 28/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định 14/2024/NĐ-CP trong trường hợp:

• Không chính thức đi vào hoạt động trong thời gian 06 tháng kể từ ngày được cấp Giấy phép;
• Ngừng hoạt động 06 tháng liên tục mà không thông báo với cơ quan cấp Giấy phép thành lập;
• Không hoạt động đúng chức năng của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế liên quan mà Việt Nam là thành viên;
• Có bằng chứng cho thấy Văn phòng đại diện tổ chức thực hiện hoặc tham gia hoặc tài trợ cho các hoạt động gây phương hại đến an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội và trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam;
• Cơ quan cấp Giấy phép nhận được thông báo chính thức từ các cơ quan có thẩm quyền về việc vi phạm pháp luật về lao động của Việt Nam đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, Văn phòng đại diện;
• Cơ quan cấp Giấy phép nhận được thông báo chính thức từ các cơ quan có thẩm quyền về việc tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thuộc danh sách bị áp dụng các biện pháp trừng phạt theo các Nghị quyết của Hội đồng bảo an Liên hợp quốc.

3. Có khác biệt gì giữa giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và giấy phép hoạt động cho công ty không?

Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Về bản chất, văn phòng đại diện này là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong khi đó, giấy phép hoạt động của công ty, hay còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và là cơ sở pháp lý để công ty thực hiện các hoạt động kinh doanh. Công ty là pháp nhân có quyền và nghĩa vụ độc lập.

4. Nếu không có giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện sẽ gặp phải rủi ro gì?

Việc một văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam mà không có giấy phép hoạt động hợp lệ sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Khi đó, doanh nghiệp có thể bị coi là hoạt động bất hợp pháp và bị xử phạt hành chính; về kinh tế thì doanh nghiệp mất cơ hội hợp tác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và cơ hội kinh doanh tương lai.

Vì vậy, việc đảm bảo có giấy phép hoạt động là yêu cầu bắt buộc và tối quan trọng để văn phòng đại diện có thể hoạt động an toàn và hiệu quả tại Việt Nam.

5. Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện có thể chuyển nhượng cho tổ chức khác không?

Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện được cấp riêng cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Hành vi chuyển nhượng được xem là trái quy định pháp luật, thậm chí có thể bị xử phạt vi phạm. Do đó, giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện không được phép chuyển nhượng cho tổ chức, cá nhân khác.

V. Có nên tìm luật sư tư vấn để được hỗ trợ hiệu quả trong tư vấn về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện không?

Trên đây là bài viết của NPLaw về giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện theo quy định hiện nay. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.