Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, hoạt động thẩm định giá tại Việt Nam cũng đang từng bước chuyển sang hình thức điện tử hóa, trong đó hồ sơ thẩm định giá điện tử là một nội dung trọng yếu. Sự ra đời của hồ sơ thẩm định giá điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch. Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của NPLaw về hồ sơ thẩm định giá điện tử hiện nay.
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, hoạt động thẩm định giá tại Việt Nam cũng đang từng bước chuyển sang hình thức điện tử hóa, trong đó hồ sơ thẩm định giá điện tử là một nội dung trọng yếu. Sự ra đời của hồ sơ thẩm định giá điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch. Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của NPLaw về hồ sơ thẩm định giá điện tử hiện nay.
I. Tìm hiểu về hồ sơ thẩm định giá điện tử
Hiện nay, hồ sơ thẩm định giá điện tử đang dần thay thế phương thức truyền thống, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp thẩm định giá và khách hàng. Đây không chỉ là việc số hóa các tài liệu giấy mà còn là một quy trình toàn diện nhằm đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khả năng truy xuất của thông tin thẩm định giá. Việc chuyển đổi sang hồ sơ điện tử giúp giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển. Hơn nữa, nó cho phép các bên liên quan dễ dàng truy cập thông tin, hỗ trợ việc tìm kiếm, phân tích dữ liệu hiệu quả hơn, tạo nền tảng cho các công cụ định giá thông minh và tự động hóa.
II. Quy định của pháp luật liên quan đến hồ sơ thẩm định giá điện tử
1. Hồ sơ thẩm định giá điện tử là gì?
Theo khoản 2 Điều 11 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC: “Hồ sơ thẩm định giá bao gồm toàn bộ những thông tin, tài liệu cần thiết, phục vụ cho quá trình thẩm định giá tài sản để hình thành kết quả thẩm định giá cuối cùng....”.
Hồ sơ thẩm định giá có thể hiểu là các thông tin, tài liệu cần thiết, phục vụ cho quá trình thẩm định giá tài sản để hình thành kết quả thẩm định giá cuối cùng. Hồ sơ thẩm định giá điện tử là phiên bản số hóa của hồ sơ giấy, có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
2. Hồ sơ thẩm định giá điện tử gồm những gì?
Khoản 2 Điều 11 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC quy định về hồ sơ thẩm định giá như sau: “...Thành phần của từng hồ sơ thẩm định giá có thể khác biệt căn cứ vào mục đích thẩm định giá và loại tài sản cần thẩm định giá”.
Khoản 2 Điều 12 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC quy định hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ cần có:
- Bản gốc báo cáo thẩm định giá;
- Bản gốc chứng thư thẩm định giá;
- Bản gốc hoặc sao y bản chính hợp đồng thẩm định giá và biên bản thanh lý hợp đồng thẩm định giá (nếu có), hoặc bản gốc văn bản đề nghị/yêu cầu thẩm định giá (nếu có);
- Thông tin, tài liệu về tài sản thẩm định giá (hoặc doanh nghiệp cần thẩm định giá khi xác định giá trị doanh nghiệp), các tài sản so sánh (nếu sử dụng tài sản so sánh);
- Báo cáo của chuyên gia được mời cung cấp ý kiến chuyên môn (nếu có);
- Biên bản khảo sát, thông tin thu thập được để hình thành kết quả thẩm định giá; ảnh chụp, các tài liệu, thông tin cần thiết khác (nếu có);
- Những tài liệu phân tích, đánh giá của thẩm định viên (nếu có).
Như vậy, thành phần của từng hồ sơ thẩm định giá có thể khác biệt căn cứ vào mục đích thẩm định giá và loại tài sản cần thẩm định giá, tuy nhiên khi lưu trữ cần có các tài liệu theo quy định nêu trên.
3. Việc lập hồ sơ thẩm định giá có ý nghĩa và mục đích gì trong hoạt động thẩm định giá?
Việc lập hồ sơ thẩm định giá, dù dưới dạng giấy hay điện tử, đều có ý nghĩa và mục đích cực kỳ quan trọng, phục vụ việc kiểm tra, giám sát hoạt động chuyên môn, giúp doanh nghiệp thẩm định giá thực hiện kiểm soát chất lượng nội bộ, rà soát lại các bước, phát hiện sai sót (nếu có) và cải thiện quy trình làm việc. Đồng thời đây là bằng chứng chứng minh quá trình thực hiện dịch vụ thẩm định giá của các bên, làm căn cứ bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi xảy ra tranh chấp. Với hồ sơ điện tử, mục tiêu còn là nâng cao khả năng truy xuất, tiết kiệm không gian lưu trữ và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Tóm lại, việc lập hồ sơ thẩm định giá không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ thiết yếu để đảm bảo tính chuyên nghiệp, minh bạch, chất lượng và giá trị pháp lý cho hoạt động thẩm định giá.
III. Giải đáp các thắc mắc về hồ sơ thẩm định giá điện tử
1. Thời gian lưu trữ hồ sơ thẩm định giá điện là bao lâu?
Theo khoản 1 Điều 12 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC: “Hồ sơ thẩm định giá được đưa vào lưu trữ bằng giấy và/hoặc dữ liệu điện tử, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 (mười) năm kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá tại doanh nghiệp thẩm định giá hoặc chi nhánh doanh nghiệp thẩm định giá phát hành chứng thư thẩm định giá”.
Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ thẩm định giá điện tử tối thiểu là 10 (mười) năm kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá theo quy định trên.
2. Hồ sơ thẩm định giá điện tử có thể được sử dụng thay thế hoàn toàn hồ sơ bản giấy trong các giao dịch không?
Theo Khoản 2 Điều 11 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC: “... Tài liệu trong hồ sơ thẩm định giá phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự và được thể hiện trên giấy, phim ảnh hay những vật mang tin khác theo quy định của pháp luật hiện hành...”
Khoản 1 Điều 12 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC về lưu trữ hồ sơ thẩm định giá: “Hồ sơ thẩm định giá được đưa vào lưu trữ bằng giấy và/hoặc dữ liệu điện tử,...”
Như vậy, hồ sơ thẩm định giá có thể được thể hiện trên giấy hoặc dữ liệu điện tử. Do đó, hồ sơ thẩm định giá có thể lập bằng hình thức điện tử thay thế cho hồ sơ bản giấy theo quy định nêu trên.
3. Khi lập hồ sơ thẩm định giá điện tử, tổ chức thẩm định cần đảm bảo những yếu tố pháp lý nào để hồ sơ có giá trị?
Để hồ sơ thẩm định giá điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý và được công nhận trong các giao dịch, tổ chức thẩm định giá cần đảm bảo các yếu tố như sau:
- Thực hiện theo đúng các Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam.
- Lưu trữ hồ sơ thẩm định giá theo quy định.
- Có biện pháp để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ.
- Tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử trong quá trình tạo lập, lưu trữ hồ sơ thẩm định giá theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (tính xác thực, toàn vẹn, bí mật thông tin, khả năng truy cập và sử dụng ...).
4. Doanh nghiệp thẩm định giá có nghĩa vụ pháp lý trong việc lưu trữ hồ sơ thẩm định giá hay không?
Theo khoản 3 Điều 12 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về hồ sơ thẩm định giá kèm theo Thông tư 30/2024/TT-BTC về lưu trữ hồ sơ thẩm định giá: “Doanh nghiệp thẩm định giá phải có biện pháp để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ. Đối với hồ sơ thẩm định giá đã hết thời hạn lưu trữ, được tiêu hủy theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, doanh nghiệp thẩm định giá có nghĩa vụ có biện pháp đảm bảo để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ; tiêu hủy hồ sơ thẩm định giá đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định.
5. Mức xử phạt đối với doanh nghiệp thẩm định giá không thực hiện lưu trữ hồ sơ thẩm định giá đúng thời hạn quy định là bao nhiêu?
Theo Điều 21 Nghị định 87/2024/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về lưu trữ, bảo quản và khai thác hồ sơ thẩm định giá bị xử phạt hành chính với các mức như sau:
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi:
- Lưu trữ hồ sơ thẩm định giá không đầy đủ theo quy định của pháp luật;
- Không tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo quản, khai thác hồ sơ thẩm định giá.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi:
- Sửa chữa, thay đổi nội dung hồ sơ thẩm định giá đã được lưu trữ.
- Không có hồ sơ thẩm định giá do không lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, người vi phạm còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc lưu trữ, bảo quản và khai thác hồ sơ thẩm định giá.
Các mức phạt nêu trên được áp dụng với cá nhân vi phạm, mức phạt tiền của tổ chức vi phạm gấp 2 lần mức phạt tiền của cá nhân (khoản 4 Điều 3 Nghị định 87/2024/NĐ-CP).
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về hồ sơ thẩm định giá điện tử
Trong quá trình lập, lưu trữ và sử dụng hồ sơ thẩm định giá điện tử, việc đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ thẩm định giá điện tử theo quy định là rất quan trọng.
Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.
