Quy định pháp luật về mã định danh doanh nghiệp

Mã định danh doanh nghiệp là mã số duy nhất được cấp cho mỗi doanh nghiệp, dùng để xác định và quản lý doanh nghiệp trong các giao dịch, nghĩa vụ thuế và các thủ tục hành chính. Đây là công cụ quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý doanh nghiệp, đồng thời là yêu cầu pháp lý bắt buộc trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sau đây, kính mời quý độc giả cùng NPLaw tìm hiểu các vấn đề pháp lý liên quan đến mã định danh doanh nghiệp.

I. Tầm quan trọng của mã định danh doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh

Mã định danh doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là mã số duy nhất giúp xác định danh tính của doanh nghiệp trong hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế. Mã định danh doanh nghiệp không chỉ là công cụ để thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn là điều kiện để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hợp pháp với các tổ chức, cá nhân khác, bao gồm việc ký kết hợp đồng, thanh toán, và mở tài khoản ngân hàng.

Hơn nữa, mã định danh doanh nghiệp còn giúp quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tạo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp được cấp các giấy phép kinh doanh, tham gia đấu thầu, và thực hiện các thủ tục hành chính khác. Do đó, mã định danh doanh nghiệp không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo sự phát triển bền vững và hợp pháp của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh.

II. Quy định pháp luật về mã định danh doanh nghiệp tại Việt Nam

1. Mã định danh doanh nghiệp là gì và có bắt buộc không?

Mã định danh doanh nghiệp là một mã số duy nhất được cấp cho doanh nghiệp để xác định danh tính của doanh nghiệp trong hệ thống định danh và xác thực điện tử. Mã này giúp cơ quan chức năng và các tổ chức liên quan nhận diện và theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác và dễ dàng.

2. Các hình thức cấp mã định danh doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Theo Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, các hình thức cấp mã định danh doanh nghiệp bao gồm:

• Đăng ký qua ứng dụng định danh quốc gia (VNeID);
• Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước.

Như vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nêu trên để cấp mã định danh doanh nghiệp.

3. Ngành nghề bị hạn chế hoặc cấm cấp mã định danh doanh nghiệp

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không trực tiếp cấm cấp mã định danh doanh nghiệp đối với các ngành nghề. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được cấp mã khi hoạt động trong các ngành nghề hợp pháp và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về đăng ký và điều kiện kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đăng ký hoạt động trong ngành nghề cấm, họ sẽ không thể hoàn tất thủ tục đăng ký và không được cấp mã số thuế.

Tóm lại, việc cấp mã định danh doanh nghiệp chỉ thực hiện khi doanh nghiệp đăng ký và hoạt động trong các ngành nghề hợp pháp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý liên quan.

III. Giải đáp một số câu hỏi về mã định danh doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có thể thay đổi mã định danh doanh nghiệp không?

Theo Điều 5 Quyết định 20/2020/QĐ-TTg, mã định danh điện tử là chuỗi ký tự biểu diễn tương ứng với mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã, mã số hộ kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành.

Theo Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định mã số doanh nghiệp (mã số định danh doanh nghiệp) là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Do đó, doanh nghiệp không thể thay đổi mã định danh doanh nghiệp trong suốt thời gian hoạt động. 

2. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp mã định danh doanh nghiệp?

Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử quy định Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Bộ Công an có thẩm quyền cấp mã định danh điện tử cho doanh nghiệp.

Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp mã định danh điện tử cho doanh nghiệp là Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Bộ Công an.

3. Điều kiện để được cấp mã định danh doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020, mã số doanh nghiệp là một dãy số được tạo ra bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đó được thành lập và được ghi rõ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mã số duy nhất, không được cấp lại cho doanh nghiệp khác. Mã số doanh nghiệp không chỉ có vai trò nhận diện doanh nghiệp mà còn được sử dụng trong các thủ tục hành chính, thuế và các nghĩa vụ pháp lý khác.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và từ đó được cấp mã số doanh nghiệp (mã số định danh doanh nghiệp), doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định của pháp luật;
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp duy nhất để sử dụng trong các thủ tục hành chính, thuế và các nghĩa vụ pháp lý khác.

4. Mã định danh doanh nghiệp có thể sử dụng thay thế mã số thuế không?

Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Khoản 3 Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định:

Mã số doanh nghiệp là một mã số duy nhất được cấp cho mỗi doanh nghiệp khi thành lập và mã số này cũng là mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp không chỉ dùng để thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn là mã số dùng cho các thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) và được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số này được cấp tự động qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin đăng ký thuế, giúp đơn giản hóa quy trình và đồng nhất trong việc quản lý thông tin của doanh nghiệp.

Tóm lại, mã số doanh nghiệp (mã định danh doanh nghiệp) và mã số thuế là một và mã số này cũng đồng thời là mã số tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không cần phải có mã số thuế riêng biệt ngoài mã số doanh nghiệp.

5. Trường hợp nào doanh nghiệp bị thu hồi mã định danh doanh nghiệp?

Theo Khoản 2, Điều 15 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, doanh nghiệp bị thu hồi mã định danh doanh nghiệp trong trường hợp sau:

• Doanh nghiệp (chủ thể danh tính điện tử) chủ động yêu cầu khóa tài khoản định danh của mình thông qua ứng dụng VNeID;
• Doanh nghiệp vi phạm điều khoản sử dụng ứng dụng VNeID;
• Doanh nghiệp bị giải thể hoặc ngừng hoạt động theo quy định pháp luật;
• Cơ quan tố tụng, cơ quan có thẩm quyền hoặc bên sử dụng dịch vụ có thể yêu cầu khóa tài khoản định danh; yêu cầu này được gửi tới cơ quan Công an để xem xét.

Như vậy, doanh nghiệp có thể bị thu hồi mã định danh khi tự yêu cầu, vi phạm quy định sử dụng, giải thể, ngừng hoạt động hoặc theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về mã định danh doanh nghiệp

Trên đây là bài viết của NPLaw về mã định danh doanh nghiệp, với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ Quý khách hàng các vấn đề pháp lý liên quan đến mã định danh doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với NPLaw theo thông tin sau: