Người đại diện chi nhánh là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền để quản lý, điều hành và thực hiện các giao dịch nhân danh chi nhánh. Vai trò của họ không chỉ giới hạn ở việc ký kết văn bản hay hợp đồng mà còn bao gồm trách nhiệm tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong phạm vi hoạt động được giao.
Người đại diện chi nhánh là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền để quản lý, điều hành và thực hiện các giao dịch nhân danh chi nhánh. Vai trò của họ không chỉ giới hạn ở việc ký kết văn bản hay hợp đồng mà còn bao gồm trách nhiệm tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong phạm vi hoạt động được giao.
I. Vai trò của người đại diện chi nhánh
Người đại diện chi nhánh giữ vai trò trung tâm trong việc bảo đảm hoạt động của chi nhánh diễn ra hiệu quả và hợp pháp. Họ là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền để thay mặt chi nhánh thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức, cá nhân khác, đồng thời đóng vai trò là “bộ mặt” pháp lý của chi nhánh.
Bên cạnh chức năng đại diện, người đại diện chi nhánh còn trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động hàng ngày, từ tổ chức công việc, quản lý nhân sự, tài sản đến sử dụng nguồn lực, nhằm bảo đảm hoạt động đúng định hướng của công ty.
Quan trọng hơn, họ phải chịu trách nhiệm bảo đảm mọi hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy chế nội bộ, hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Trong trường hợp xảy ra sai phạm, người đại diện chi nhánh có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới cùng doanh nghiệp, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm.
II. Quy định của pháp luật liên quan đến người đại diện chi nhánh
Để bảo đảm việc bổ nhiệm và hoạt động của người đại diện chi nhánh diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật điều chỉnh vấn đề này
1. Người đại diện chi nhánh là gì?
Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể người đứng đầu chi nhánh công ty là ai. Tuy nhiên, căn cứ theo khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 có nêu rõ người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân
...
5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
...
Như vậy, có thể hiểu rằng người đứng đầu chi nhánh chính công ty là người đại diện theo ủy quyền của chi nhánh đó.
Người đứng đầu chi nhánh không phải là người đại diện theo pháp luật của chi nhánh, mà chỉ đại diện theo ủy quyền thực hiện những việc trong phạm vi đã được người đại diện theo pháp luật của công ty ủy quyền thực hiện công việc.
2. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện chi nhánh
Căn cứ theo khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người đứng đầu chi nhánh sẽ thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Như vậy, có thể thấy hiện tại, pháp luật doanh nghiệp không quy định cụ thể về những nội dung liên quan đến người đứng đầu chi nhánh/người đại diện chi nhánh như (chức danh, vai trò, quyền và nghĩa vụ).
Về chức danh, trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh không quy định rõ chức danh mà chỉ ghi là người đứng đầu chi nhánh.
Tuy nhiên, trên thực tế người đứng đầu chi nhánh/người đại diện chi nhánh thường được gọi là giám đốc chi nhánh. Giám đốc chi nhánh không cần bắt buộc phải là thành viên của công ty.
Về vai trò, quyền hạn, tại khoản 5 Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015, giám đốc chi nhánh đại diện/người đại diện chi nhánh thực hiện nhiệm vụ của công ty theo uỷ quyền.
3. Người đại diện chi nhánh có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty không?
Người đại diện chi nhánh hoàn toàn có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty, miễn là điều lệ công ty và các văn bản nội bộ không có quy định hạn chế. Pháp luật doanh nghiệp hiện hành (theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020) không cấm một cá nhân giữ đồng thời hai vị trí này.
Tuy nhiên, trong trường hợp kiêm nhiệm, người đảm nhận cần chú ý:
- Phạm vi quyền hạn và trách nhiệm: Người đại diện theo pháp luật của công ty có quyền đại diện toàn bộ doanh nghiệp, trong khi người đại diện chi nhánh chỉ thực hiện quyền trong phạm vi được ủy quyền cho chi nhánh.
- Tránh xung đột lợi ích: Cần bảo đảm các quyết định đưa ra vừa phù hợp lợi ích chung của công ty, vừa không gây bất lợi cho hoạt động của chi nhánh.
- Quản lý khối lượng công việc: Kiêm nhiệm hai chức vụ dễ dẫn đến áp lực về thời gian và trách nhiệm, đặc biệt nếu công ty và chi nhánh ở các địa điểm khác nhau.
III. Giải đáp các thắc mắc liên quan đến người đại diện chi nhánh
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp và cá nhân thường gặp nhiều câu hỏi xoay quanh người đại diện chi nhánh, từ điều kiện bổ nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ cho đến các vấn đề kiêm nhiệm và trách nhiệm pháp lý, cần được giải đáp rõ ràng để tránh rủi ro.
1. Ai có thẩm quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm người đại diện chi nhánh?
Thẩm quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm người đại diện chi nhánh sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 cũng như Điều lệ công ty.
Thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện chi nhánh thường thuộc về người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc có thể được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Thường thì, Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn - TNHH) sẽ là cơ quan có thẩm quyền này, hoặc có thể ủy quyền cho Giám đốc/Tổng giám đốc thực hiện.
2. Trường hợp người đại diện chi nhánh gây thiệt hại cho bên thứ ba, trách nhiệm bồi thường thuộc về ai?
Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm trên.
Theo đó, trách nhiệm bồi thường khi người đại diện chi nhánh gây thiệt hại cho bên thứ ba được quy định dựa trên phạm vi thẩm quyền và hành vi của người đại diện đó. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh không có tư cách pháp nhân, do đó mọi hoạt động của chi nhánh đều thuộc về doanh nghiệp mẹ. Nếu người đại diện chi nhánh gây thiệt hại trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao, doanh nghiệp mẹ sẽ chịu trách nhiệm bồi thường đối với bên thứ ba.
Ngược lại, nếu người đại diện chi nhánh thực hiện hành vi vượt quá thẩm quyền hoặc trái pháp luật, cá nhân đó sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp đối với phần thiệt hại phát sinh.
Trong trường hợp doanh nghiệp mẹ đã bồi thường cho bên thứ ba nhưng thiệt hại xuất phát từ lỗi của người đại diện chi nhánh, doanh nghiệp có quyền truy đòi, yêu cầu người này hoàn trả phần thiệt hại theo hợp đồng lao động, hợp đồng ủy quyền hoặc quy định pháp luật.
3. Có thể bổ nhiệm người đại diện chi nhánh là người nước ngoài không?
Căn cứ tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đồng thời, theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 về nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Theo hai quy định nêu trên, có thể thấy rằng một trong nội dung bắt buộc phải thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là quốc tịch của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên hiện nay pháp luật không quy định cụ thể người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải mang quốc tịch nào, do đó người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể mang quốc tịch nước ngoài.
4. Người đại diện chi nhánh có quyền quyết định tuyển dụng nhân sự tại chi nhánh không?
Tại Điều 19 Luật Thương mại 2005 có quy định về quyền của chi nhánh như sau:
Điều 19. Quyền của Chi nhánh
1. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Chi nhánh.
2. Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Giao kết hợp đồng tại Việt Nam phù hợp với nội dung hoạt động được quy định trong giấy phép thành lập Chi nhánh và theo quy định của Luật này.
4. Mở tài khoản bằng đồng Việt Nam, bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.
5. Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.
6. Có con dấu mang tên Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
7. Thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phù hợp với giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
8. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Đồng thời, theo khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 có nêu rõ người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Theo đó, có thể thấy chi nhánh của doanh nghiệp chỉ được quyền tuyển dụng người nước ngoài để làm việc tại chính chi nhánh đó theo quy định của pháp luật Việt Nam, còn việc tuyển dụng người nước ngoài để làm việc tại doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp thực hiện hoặc doanh nghiệp chỉ định chi nhánh thực hiện đúng theo quy định của pháp luật
5. Pháp luật có giới hạn quyền hạn của người đại diện chi nhánh trong lĩnh vực tài chính không?
Pháp luật Việt Nam có quy định giới hạn quyền hạn của người đại diện chi nhánh trong lĩnh vực tài chính nhằm bảo đảm hoạt động của chi nhánh không vượt quá phạm vi cho phép và hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp mẹ.
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015, người đại diện chi nhánh chỉ được thực hiện các giao dịch tài chính trong phạm vi quyền hạn được doanh nghiệp mẹ ủy quyền.
Các giao dịch quan trọng như mở tài khoản ngân hàng, vay vốn, ký hợp đồng tín dụng hoặc phát hành giấy tờ có giá trị phải được sự phê duyệt của doanh nghiệp mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty.
Việc giới hạn này nhằm bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mẹ, đảm bảo chi nhánh hoạt động minh bạch, tuân thủ các quy định về kế toán, thuế và quản lý tài chính, đồng thời tránh phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với doanh nghiệp mẹ nếu người đại diện chi nhánh hành động vượt quá thẩm quyền.
