Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò trung tâm trong việc tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tiến hành giải thể – đặc biệt là trong các tình huống giải thể bắt buộc hoặc giải thể do quyết định của chủ sở hữu – người đại diện theo pháp luật tiếp tục là người có trách nhiệm thực hiện nhiều nghĩa vụ pháp lý quan trọng liên quan đến việc chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây NPLAW sẽ phân tích một cách toàn diện các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến người đại diện theo pháp luật trong quá trình giải thể doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò trung tâm trong việc tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tiến hành giải thể – đặc biệt là trong các tình huống giải thể bắt buộc hoặc giải thể do quyết định của chủ sở hữu – người đại diện theo pháp luật tiếp tục là người có trách nhiệm thực hiện nhiều nghĩa vụ pháp lý quan trọng liên quan đến việc chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây NPLAW sẽ phân tích một cách toàn diện các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến người đại diện theo pháp luật trong quá trình giải thể doanh nghiệp.
I. Khái niệm về người đại diện theo pháp luật khi giải thể
Theo khoản 1 điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”. Theo đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhân và đại diện cho doanh nghiệp về quyền, nghĩa vụ cũng như tư cách pháp lý trước Tòa án, Trọng tài.
Từ phân tích ở trên, có thể rút ra khái niệm về người đại diện theo pháp luật khi giải thể như sau: Người đại diện theo pháp luật khi giải thể là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong suốt quá trình giải thể, bao gồm tổ chức, điều hành, ký kết và thực hiện các thủ tục pháp lý, thanh toán nghĩa vụ tài chính, xử lý tài sản, đại diện trước cơ quan nhà nước, Tòa án, Trọng tài và các chủ thể liên quan, nhằm đảm bảo việc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Trong giai đoạn giải thể, người đại diện theo pháp luật tiếp tục đóng vai trò chủ chốt, bởi họ là người:
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các thủ tục giải thể theo quy định pháp luật;
- Đại diện cho doanh nghiệp trong mối quan hệ với cơ quan nhà nước, người lao động, chủ nợ và các bên liên quan khác;
- Ký kết các văn bản, hồ sơ cần thiết trong quá trình thanh lý tài sản, thanh toán nghĩa vụ tài chính, nộp hồ sơ giải thể;
- Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác trong quá trình kê khai tài chính và thông tin doanh nghiệp khi giải thể.
Tại sao cần có người đại diện theo pháp luật khi giải thể
Việc giải thể một doanh nghiệp là quá trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, minh bạch và có trách nhiệm. Do đó, việc có người đại diện theo pháp luật khi giải thể là điều bắt buộc và cần thiết vì các lý do sau:
- Đảm bảo tính pháp lý của các thủ tục giải thể: Chỉ người đại diện theo pháp luật mới có đủ thẩm quyền để ký tên, đóng dấu vào các tài liệu, văn bản chính thức nộp cho cơ quan nhà nước khi giải thể (như thông báo giải thể, hồ sơ thanh lý, đề nghị khóa mã số thuế...).
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm với bên liên quan: Người đại diện theo pháp luật là đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thanh toán nợ, trả lương cho người lao động, hoàn tất nghĩa vụ thuế và các khoản nợ với chủ nợ, qua đó đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan được xử lý công bằng và đúng luật.
- Tránh tình trạng doanh nghiệp “biến mất” không người chịu trách nhiệm: Trong thực tế, có nhiều doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh, không còn hoạt động, nhưng không làm thủ tục giải thể. Pháp luật buộc người đại diện theo pháp luật phải có trách nhiệm xử lý những vấn đề còn tồn đọng, giúp ngăn ngừa tình trạng doanh nghiệp "ma", gây thiệt hại cho nhà nước và xã hội.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm: Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục giải thể hoặc trốn tránh nghĩa vụ tài chính, người đại diện theo pháp luật có thể bị xử lý hành chính, bị cấm thành lập doanh nghiệp mới, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong các trường hợp nghiêm trọng.
III. Quy định pháp luật liên quan đến người đại diện theo pháp luật khi giải thể
1. Quy định cần lưu ý liên quan đến người đại diện theo pháp luật khi giải thể
Người đại diện theo pháp luật khi giải thể được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau, trong đó quan trọng nhất là Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi bổ sung năm 2025 cụ thể:
- Điều 207: Quy định các trường hợp giải thể doanh nghiệp, trong đó có trường hợp: Theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Điều 208: Trình tự, thủ tục giải thể doanh nghiệp, trong đó người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi hồ sơ giải thể doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp.
- Điều 210: Hồ sơ giải thể doanh nghiệp, trong đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ giải thể doanh nghiệp.
- Điều 211 về các hành vi cấm: Kể từ khi có quyết định giải thể doanh nghiệp, doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp bị nghiêm cấm thực hiện các hoạt động sau đây: Cất giấu, tẩu tán tài sản; Từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ; Chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp;...
Ngoài ra, quy định liên quan đến giải thể công ty còn được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cụ thể Điều 64, Điều 65 có hướng dẫn về đăng ký giải thể doanh nghiệp trong trường hợp cụ thể.
2. Các biện pháp xử lý vi phạm liên quan người đại diện theo pháp luật khi giải thể
Điều 58 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, biện pháp xử lý hành chính về vi phạm liên quan giải thể công ty như sau:
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- (1) Không thực hiện thủ tục giải thể khi kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;
- (2) Không thực hiện thủ tục giải thể khi công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
- (3) Không thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trước khi nộp hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
Buộc thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm (1), (2);
Buộc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm (3).
Trách nhiệm dân sự:
Nếu người đại diện theo pháp luật khi giải thể có hành vi: cất giấu, tẩu tán tài sản; Từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ; Chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp;... .có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường thiệt hại theo Khoản 2 Điều 211 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Trách nhiệm hình sự (theo Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017):
Nếu trong quá trình giải thể, người đại diện theo pháp luật có hành vi vi phạm pháp luật, ngoài xử phạt hành chính, họ còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội Trốn thuế (Điều 200), Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản (Điều 174)… có thể bị truy cứu hình sự.
IV. Giải đáp các thắc mắc liên quan người đại diện theo pháp luật khi giải thể
1. Quyền hạn của người đại diện theo pháp luật khi giải thể được quy định như thế nào trong luật pháp?
Theo khoản 1 điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, quyền hạn của người đại diện theo pháp luật khi giải thể bao gồm:
- Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý giải thể: nộp thông báo giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh; thực hiện thủ tục khóa mã số thuế, thông báo thanh lý tài sản, công bố thông tin giải thể.
- Tổ chức thanh lý tài sản, thanh toán nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà nước, người lao động và các chủ nợ.
- Ký kết văn bản, giấy tờ trong toàn bộ quy trình giải thể.
- Công bố thông tin giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Quy trình nào mà người đại diện theo pháp luật phải thực hiện khi công ty quyết định giải thể?
Theo Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020, khi công ty quyết định giải thể, người đại diện theo pháp luật phải thực hiện trình tự các bước sau:
- Thông qua quyết định giải thể của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông (nếu là công ty TNHH hoặc cổ phần).
- Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị trực tiếp tổ chức thanh lý tài sản doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng;
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua, nghị quyết, quyết định giải thể và biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp ngay sau khi nhận được nghị quyết, quyết định giải thể của doanh nghiệp;
- Sau khi đã thanh toán chi phí giải thể doanh nghiệp và các khoản nợ, phần còn lại chia cho chủ doanh nghiệp tư nhân, các thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu công ty theo tỷ lệ sở hữu phần vốn góp, cổ phần;
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi hồ sơ giải thể doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp;
- Sau thời hạn 180 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết, quyết định giải thể theo quy định mà không nhận được ý kiến về việc giải thể từ doanh nghiệp hoặc phản đối của bên có liên quan bằng văn bản hoặc trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Làm thế nào để đảm bảo rằng người đại diện theo pháp luật thực hiện đúng các nghĩa vụ khi giải thể?
Để đảm bảo người đại diện theo pháp luật thực hiện đúng nghĩa vụ khi giải thể, cần áp dụng các biện pháp sau:
- Kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Cơ cấu công ty nên có ban kiểm soát, kế toán trưởng hoặc đơn vị kiểm toán độc lập tham gia giám sát quá trình giải thể.
- Yêu cầu công khai minh bạch thông tin giải thể: Đảm bảo các thông báo, quyết toán, thanh lý tài sản được minh bạch và có văn bản chứng từ rõ ràng.
- Theo dõi việc nộp hồ sơ giải thể đúng thời hạn tại Sở KH&ĐT và cơ quan thuế.
- Thực hiện công bố thông tin giải thể đúng quy định để đảm bảo các chủ thể liên quan biết và có thể phản hồi nếu có quyền lợi bị ảnh hưởng.
- Trách nhiệm cá nhân trước pháp luật: Nếu có vi phạm, người đại diện theo pháp luật có thể bị xử phạt hành chính, dân sự hoặc hình sự. Đây là cơ chế răn đe hữu hiệu để đảm bảo tuân thủ.
4. Những rủi ro pháp lý nào có thể xảy ra đối với người đại diện theo pháp luật trong quá trình giải thể?
Người đại diện theo pháp luật có thể gặp nhiều rủi ro pháp lý trong quá trình giải thể nếu vi phạm quy định, cụ thể:
Xử phạt hành chính
Điều 58 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- (1) Không thực hiện thủ tục giải thể khi kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;
- (2) Không thực hiện thủ tục giải thể khi công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
- (3) Không thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trước khi nộp hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp.
Trách nhiệm dân sự:
Nếu gây thiệt hại cho người lao động, cổ đông, chủ nợ… thông qua hành vi gian dối, che giấu thông tin, người đại diện có thể bị khởi kiện bồi thường thiệt hại.
Trách nhiệm hình sự (theo Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017):
Có thể bị truy cứu hình sự về tội Trốn thuế (Điều 200), lừa đảo chiếm đoạt tài sản (Điều 174)… có thể bị truy cứu hình sự.
Do đó, người đại diện cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, tuân thủ đúng quy định để tránh hậu quả pháp lý.
5. Người đại diện theo pháp luật có thể ngăn chặn một quyết định giải thể không nếu có sự phản đối từ cổ đông không?
Người đại diện theo pháp luật không có quyền tự mình quyết định hoặc ngăn chặn việc giải thể công ty nếu đó là quyết định hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền trong công ty, như:
- Chủ sở hữu công ty (với công ty TNHH một thành viên);
- Hội đồng thành viên (với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
- Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần).
Tuy nhiên, nếu có sự phản đối của cổ đông hoặc thành viên góp vốn mà quyết định giải thể có dấu hiệu trái luật, không đúng thủ tục, không bảo vệ quyền lợi của các bên, thì người đại diện theo pháp luật có thể:
- Đề nghị trì hoãn việc thực hiện để rà soát lại tính hợp pháp;
- Kiến nghị tổ chức lại cuộc họp thông qua quyết định giải thể;
- Tư vấn cho cổ đông hoặc người góp vốn thực hiện thủ tục khiếu nại, khởi kiện nếu phát hiện sai phạm trong việc ra quyết định giải thể.
Tóm lại, người đại diện không thể "ngăn chặn" việc giải thể nếu đã được thông qua đúng luật, nhưng có thể tham gia kiểm soát tính hợp pháp của quá trình ban hành quyết định và thực hiện thủ tục.
V. Có nên tìm luật sư tư vấn để được hỗ trợ hiệu quả trong tư vấn về người đại diện theo pháp luật khi giải thể không?
Việc tìm luật sư tư vấn khi giải thể giúp người đại diện theo pháp luật hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và tránh sai sót trong thủ tục pháp lý, đặc biệt trong các tình huống tranh chấp, nợ thuế, hay trách nhiệm cá nhân. Luật sư sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, xử lý các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp cũng như người đại diện trước cơ quan nhà nước.
Quý Khách hàng có nhu cầu tư vấn về người đại diện theo pháp luật khi giải thể, vui lòng liên hệ cho NPLAW để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
