Quy định pháp luật về quản lý an toàn lao động

I. Thực trạng quản lý an toàn lao động hiện nay

Hiện nay, thực trạng quản lý an toàn lao động tại nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhiều bất cập. Không ít đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc xây dựng hệ thống quản lý an toàn, thiếu hồ sơ đầy đủ hoặc chỉ thực hiện mang tính hình thức. Việc huấn luyện, trang bị bảo hộ lao động còn hạn chế, đặc biệt trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tai nạn lao động vẫn xảy ra thường xuyên do chủ quan, thiếu giám sát và chưa thực hiện đúng quy định pháp luật. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tăng cường quản lý an toàn lao động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

II. Quy định pháp luật về quản lý an toàn lao động

1. Trách nhiệm quản lý an toàn lao động thuộc về ai?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 1 Quyết định 120/QĐ-BNV năm 2025 có quy định như sau:

Vị trí và chức năng

1. Cục Việc làm là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chính sách việc làm; chính sách phát triển thị trường lao động; tuyển dụng và quản lý lao động; hệ thống thông tin thị trường lao động; dịch vụ việc làm; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn, vệ sinh lao động; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; chất lượng sản phẩm, hàng hoá theo lĩnh vực được phân công; quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực việc làm và an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật.

2. Cục Việc làm có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở đặt tại thành phố Hà Nội.

3. Cục Việc làm có tên giao dịch quốc tế là Department of Employment, viết tắt là DOE.

Theo đó, Cục Việc làm – đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ, là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về an toàn, vệ sinh lao động, cùng với các lĩnh vực như chính sách việc làm, thị trường lao động, bảo hiểm thất nghiệp, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, theo Quyết định 120/QĐ-BNV năm 2025.

 2. Hồ sơ quản lý an toàn lao động bao gồm những gì?

Theo quy định tại Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Nghị định 44/2016/NĐ-CP, hồ sơ quản lý an toàn lao động tại doanh nghiệp bao gồm các thành phần sau:

- Hồ sơ pháp lý và tổ chức thực hiện

• Quyết định thành lập Hội đồng an toàn, vệ sinh lao động (nếu có).
• Kế hoạch an toàn, vệ sinh lao động hàng năm, được xây dựng và triển khai theo quy định tại Điều 76 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.
• Nội quy, quy trình, biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.
• Quyết định phân công cán bộ phụ trách công tác an toàn lao động.

- Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động

• Danh sách người lao động đã được huấn luyện.
• Tài liệu, giáo trình huấn luyện.
• Giấy chứng nhận huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động.

- Hồ sơ kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì thiết bị

• Sổ theo dõi tình trạng thiết bị, máy móc, đặc biệt là thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn.
• Biên bản kiểm định kỹ thuật an toàn.

- Hồ sơ quản lý trang bị bảo hộ lao động

• Danh sách người được cấp phát bảo hộ.
• Hồ sơ nghiệm thu, mua sắm trang bị bảo hộ.

- Hồ sơ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

• Biên bản điều tra tai nạn lao động.
• Hồ sơ giám định bệnh nghề nghiệp (nếu có).
• Biên bản giải quyết quyền lợi liên quan cho người lao động bị tai nạn.

Việc xây dựng đầy đủ hồ sơ quản lý an toàn lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro, bảo vệ sức khỏe và tính mạng người lao động. Nếu bạn cần mẫu cụ thể hoặc hỗ trợ xây dựng hồ sơ, mình có thể giúp.

3. Thời điểm lập hồ sơ quản lý an toàn lao động theo quy định pháp luật

Thời điểm lập hồ sơ quản lý an toàn lao động được quy định trong Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành như Nghị định 44/2016/NĐ-CP và Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH. Cụ thể, thời điểm lập hồ sơ quản lý an toàn lao động là:

- Ngay khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh: Doanh nghiệp phải xây dựng hồ sơ quản lý an toàn lao động ngay từ khi bắt đầu hoạt động để đảm bảo điều kiện lao động an toàn, phù hợp với quy mô và ngành nghề (Căn cứ: Điều 76, Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015).

- Trước khi đưa máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn vào sử dụng: Hồ sơ quản lý thiết bị phải đầy đủ các tài liệu như biên bản kiểm định, kế hoạch sử dụng, huấn luyện người vận hành, quy trình an toàn (Điều 7 Nghị định 44/2016/NĐ-CP).

- Trước khi người lao động bắt đầu làm việc: Doanh nghiệp cần lập hồ sơ huấn luyện an toàn lao động, cấp phát bảo hộ lao động, đánh giá nguy cơ rủi ro trước khi người lao động thực hiện công việc (Điều 17 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH).

- Định kỳ cập nhật và bổ sung khi có thay đổi: Khi có thay đổi về máy móc, quy trình công nghệ, tổ chức nhân sự, nội dung công việc, doanh nghiệp phải bổ sung, điều chỉnh hồ sơ quản lý an toàn lao động cho phù hợp.

Như vậy, hồ sơ quản lý an toàn lao động phải được lập ngay từ đầu, duy trì và liên tục cập nhật trong suốt quá trình hoạt động để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ người lao động.

III. Giải đáp thắc mắc liên quan đến quản lý an toàn lao động

1. Hồ sơ quản lý an toàn lao động có thể lập bằng phương thức nào?

Hồ sơ quản lý an toàn lao động có thể lập bằng các phương thức sau:

- Bằng phương thức giấy: Đây là phương thức truyền thống, trong đó các tài liệu và số liệu liên quan đến an toàn lao động được ghi chép và lưu trữ trên giấy tờ. Hồ sơ có thể bao gồm các biên bản kiểm tra, báo cáo, sổ thống kê, hợp đồng lao động, bảng chấm công, các chứng chỉ an toàn lao động, và các tài liệu khác liên quan.

- Bằng phương thức điện tử: Với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm quản lý hoặc hệ thống thông tin điện tử để lưu trữ và quản lý hồ sơ an toàn lao động. Các báo cáo, biên bản, và tài liệu có thể được số hóa và lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống điện toán đám mây. Phương thức này giúp thuận tiện trong việc truy xuất và bảo mật thông tin.

Theo quy định của pháp luật, người sử dụng lao động có thể lựa chọn phương thức phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, miễn sao đảm bảo đầy đủ, chính xác và dễ dàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

2. Quản lý an toàn lao động bao gồm những nội dung gì?

Căn cứ tại Điều 82 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định nội dung quản lý về an toàn lao động bao gồm:

- Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng, ban hành hoặc công bố tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn, vệ sinh lao động, quy chuẩn kỹ thuật địa phương về an toàn, vệ sinh lao động theo thẩm quyền được phân công quản lý.

- Tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

- Theo dõi, thống kê, cung cấp thông tin về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; xây dựng chương trình, hồ sơ quốc gia an toàn, vệ sinh lao động.

- Quản lý tổ chức và hoạt động của tổ chức dịch vụ trong lĩnh vực an toàn, vệ sinh lao động.

- Tổ chức và tiến hành nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ về an toàn, vệ sinh lao động.

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

- Bồi dưỡng, huấn luyện về an toàn vệ sinh lao động.

- Hợp tác quốc tế về an toàn vệ sinh lao động.

3. Không lập hồ sơ quản lý an toàn lao động có bị xử phạt không?

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ không đúng quy định. Đối với các hành vi vi phạm của tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt có thể gấp đôi mức phạt đối với cá nhân, tức là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Như vậy, việc lập hồ sơ quản lý lao động, bao gồm quản lý an toàn lao động, là yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Việc không tuân thủ sẽ dẫn đến những hình thức xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và pháp lý của doanh nghiệp.

4. Quản lý an toàn lao động có bắt buộc đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa không?

Quản lý an toàn lao động là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, căn cứ Điều 14 Thông tư 19/2016/TT-BYT quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động bao gồm  các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp bảo vệ an toàn và sức khỏe cho người lao động tại nơi làm việc.

Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể được áp dụng một số quy định linh hoạt hơn tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề, tuy nhiên, họ vẫn phải thực hiện các trách nhiệm cơ bản về an toàn lao động, bao gồm:

- Xây dựng nội quy lao động đảm bảo an toàn lao động.

- Đào tạo, huấn luyện về an toàn lao động cho người lao động.

- Lập và lưu trữ hồ sơ an toàn lao động.

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ sức khỏe cho người lao động, đặc biệt trong các môi trường làm việc nguy hiểm, độc hại.

Do đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa không được miễn trừ trách nhiệm này và cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về quản lý an toàn lao động.

5. Quản lý an toàn lao động trong môi trường làm việc độc hại cần tuân thủ những quy định gì?

Quản lý an toàn lao động trong môi trường làm việc độc hại phải tuân thủ các quy định chặt chẽ để bảo vệ sức khỏe và tính mạng của người lao động. Các yêu cầu cơ bản theo quy định của pháp luật như sau:

- Đảm bảo điều kiện làm việc an toàn: Người sử dụng lao động phải thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, hạn chế tác động có hại từ các yếu tố độc hại trong môi trường làm việc (Nghị định 39/2016/NĐ-CP về an toàn lao động, vệ sinh lao động, Điều 3).

- Cung cấp trang thiết bị bảo vệ cá nhân: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ trang thiết bị bảo hộ lao động như mặt nạ phòng độc, áo bảo vệ, găng tay, ủng, kính bảo vệ, vv... để người lao động có thể bảo vệ sức khỏe khi làm việc trong môi trường độc hại (Điều 7 Nghị định 39/2016/NĐ-CP).

- Kiểm tra sức khỏe định kỳ: Người lao động làm việc trong môi trường độc hại phải được khám sức khỏe định kỳ, bao gồm các xét nghiệm và kiểm tra liên quan đến các yếu tố độc hại có thể ảnh hưởng đến sức khỏe (Điều 8 Nghị định 39/2016/NĐ-CP).

- Đảm bảo vệ sinh lao động: Doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp vệ sinh lao động như thông gió, kiểm soát bụi, tiếng ồn, ánh sáng và các yếu tố khác có thể gây hại cho sức khỏe người lao động (Điều 3, Nghị định 39/2016/NĐ-CP).

- Báo cáo và thống kê tình hình an toàn lao động: Các doanh nghiệp cần thực hiện việc báo cáo và thống kê tình hình an toàn lao động tại nơi làm việc, đặc biệt là khi xảy ra tai nạn lao động hoặc sự cố liên quan đến sức khỏe người lao động (Điều 10, Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH).

- Kiểm tra và giám sát liên tục: Doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc kiểm tra, giám sát định kỳ về điều kiện làm việc, môi trường lao động, và áp dụng các biện pháp khắc phục kịp thời nếu phát hiện các yếu tố nguy hại (Điều 10, Nghị định 39/2016/NĐ-CP).

Như vậy, đối với các môi trường lao động độc hại, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp phòng ngừa, bảo vệ sức khỏe cho người lao động và phải tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn lao động.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến quản lý an toàn lao động

Dịch vụ tư vấn pháp lý về quản lý an toàn lao động của NP Law hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật trong việc xây dựng, tổ chức và duy trì hệ thống an toàn lao động. Chúng tôi tư vấn về trách nhiệm pháp lý, lập hồ sơ quản lý an toàn lao động, phương án phòng ngừa rủi ro và xử lý sự cố, đảm bảo doanh nghiệp giảm thiểu tai nạn lao động, tránh vi phạm và xử phạt hành chính, đồng thời tạo môi trường làm việc an toàn, bền vững.