Quy định pháp luật về soạn thảo hợp đồng lao động

Soạn thảo hợp đồng lao động là bước quan trọng nhằm xác lập quan hệ lao động rõ ràng, minh bạch giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một bản hợp đồng chặt chẽ giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên theo quy định pháp luật. Vì vậy, việc soạn thảo hợp đồng cần được thực hiện cẩn trọng, đúng trình tự và nội dung theo quy định hiện hành. Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng NPLaw tìm hiểu các vấn đề pháp lý liên quan đến soạn thảo hợp đồng lao động.

I. Nhu cầu về soạn thảo hợp đồng lao động

Hiện nay, nhu cầu soạn thảo hợp đồng lao động ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu trong các doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động phát triển nhanh và đa dạng. Việc xây dựng một hợp đồng lao động rõ ràng, chặt chẽ không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả người lao động và người sử dụng lao động mà còn góp phần hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng ngày càng quan tâm đến việc chuẩn hóa hợp đồng để phù hợp với quy định pháp luật mới, đặc biệt là Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn. Điều này tạo ra nhu cầu lớn đối với các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ pháp lý, hoặc sử dụng phần mềm, công cụ tự động để soạn thảo hợp đồng nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.

II. Quy định pháp luật về soạn thảo hợp đồng lao động

1. Nguyên tắc pháp lý khi soạn thảo hợp đồng lao động?

Căn cứ tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, nguyên tắc pháp lý khi soạn thảo hợp đồng lao động bao gồm:

Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động phải đảm bảo:

Tự nguyện: Các bên tham gia ký kết hợp đồng phải hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc hay cưỡng bức.
Bình đẳng: Các bên có quyền và nghĩa vụ ngang nhau, không có sự áp đặt hay chênh lệch quyền lực trong việc thương lượng và ký kết hợp đồng.
Thiện chí: Hai bên phải có ý định hợp tác, hướng tới lợi ích chung trong quan hệ lao động.
Hợp tác: Các bên phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.
Trung thực: Thông tin, cam kết trong hợp đồng phải được thể hiện một cách trung thực, không gian dối hay che giấu sự thật.

Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái:

Pháp luật hiện hành: Không được đưa vào hợp đồng những điều khoản vi phạm quy định pháp luật.
Thỏa ước lao động tập thể: Không được mâu thuẫn với các nội dung đã được thỏa thuận trong thỏa ước lao động tập thể nếu có.
Đạo đức xã hội: Hợp đồng phải phù hợp với các chuẩn mực đạo đức, thuần phong mỹ tục, không gây tổn hại đến lợi ích chung và nhân phẩm con người.

2. Trình tự, thủ tục cần tuân thủ khi soạn thảo hợp đồng lao động?

Theo quy định tại Điều 16, Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, trình tự, thủ tục cần tuân thủ khi soạn thảo hợp đồng lao động được thực hiện như sau:

Bước 1. Chuẩn bị thông tin cần thiết

Trước khi soạn hợp đồng, cần thu thập đầy đủ thông tin của hai bên:

Người sử dụng lao động: Tên doanh nghiệp, người đại diện pháp luật, địa chỉ, thông tin liên hệ.
Người lao động: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD/hộ chiếu, địa chỉ cư trú, thông tin liên hệ.
Vị trí công việc: Chức danh, bộ phận làm việc, địa điểm làm việc.
Mức lương: Mức lương chính, phụ cấp, các khoản bổ sung khác, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương.
Chế độ làm việc: Giờ làm việc, nghỉ ngơi, ngày nghỉ, tăng ca...
Bảo hiểm, đào tạo, thử việc (nếu có).

Bước 2. Soạn thảo hợp đồng lao động

Căn cứ Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu sau:

Tên và địa chỉ của người sử dụng lao động và người lao động;
Công việc và địa điểm làm việc;
Thời hạn của hợp đồng;
Mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương, thời hạn trả lương;
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi;
Trang bị bảo hộ lao động (nếu có);
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp (nếu có).

Bước 3. Kiểm tra, rà soát nội dung hợp đồng

Đảm bảo không có điều khoản trái pháp luật.
Kiểm tra tính rõ ràng, minh bạch và đầy đủ các thông tin.

Bước 4. Ký kết hợp đồng

Căn cứ Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng phải được lập thành văn bản, trừ một số trường hợp đặc biệt (hợp đồng dưới 1 tháng có thể bằng lời nói).
Mỗi bên giữ 01 bản gốc có chữ ký của cả hai bên.

3. Trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình soạn thảo hợp đồng lao động?

Căn cứ tại Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình soạn thảo hợp đồng lao động được quy định như sau:

Đối với người sử dụng lao động: Phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về các nội dung liên quan đến hợp đồng lao động như:

Công việc và địa điểm làm việc;
Điều kiện làm việc;
Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;
An toàn và vệ sinh lao động;
Tiền lương, hình thức trả lương;
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
Quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
Các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng mà người lao động yêu cầu.

Đối với người lao động: Phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về các nội dung:

Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú;
Trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề;
Xác nhận tình trạng sức khỏe;
Các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

III. Giải đáp một số câu hỏi thắc mắc về soạn thảo hợp đồng lao động

1. Những điểm pháp lý cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động?

Các điểm pháp lý cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động gồm:

Thông tin các bên: Ghi rõ tên, địa chỉ người sử dụng lao động; họ tên, chức danh người ký hợp đồng; họ tên, ngày sinh, CCCD/CMND, địa chỉ của người lao động.

Nội dung công việc, địa điểm làm việc: Mô tả cụ thể công việc phải làm và nơi làm việc chính thức.
Thời hạn hợp đồng: Xác định loại hợp đồng (xác định/không xác định thời hạn, theo vụ việc), ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc (nếu có).
Tiền lương, phụ cấp: Ghi mức lương, hình thức và thời hạn trả, các khoản phụ cấp, thưởng.
Nâng lương, nâng bậc: Nêu rõ chế độ xét tăng lương, thời điểm, điều kiện.
Giờ làm việc, nghỉ ngơi: Quy định rõ thời gian làm việc, ngày nghỉ, nghỉ phép.
Bảo hộ lao động: Nêu trách nhiệm cung cấp trang thiết bị bảo hộ (nếu có).
Bảo hiểm: Ghi rõ quyền lợi người lao động được tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Đào tạo: Nếu có đào tạo, cần quy định rõ chi phí, cam kết làm việc sau đào tạo.
Bảo mật (nếu có): Thỏa thuận riêng nếu người lao động liên quan đến bí mật kinh doanh/công nghệ.

2. Nội dung quan trọng bắt buộc phải có khi soạn thảo hợp đồng lao động?

Theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trong hợp đồng lao động gồm:

Thông tin các bên ký kết.
Nội dung công việc và địa điểm làm việc.
Loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn hoặc theo mùa vụ/công việc nhất định).
Mức lương, hình thức và thời hạn trả lương.
Chế độ nâng lương, nâng bậc.
Thời giờ làm việc – nghỉ ngơi.
Trang bị bảo hộ lao động.
Chế độ bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề.
Thỏa thuận về bảo mật thông tin (nếu công việc liên quan đến bí mật kinh doanh, công nghệ).

3. Khi xảy ra tranh chấp liên quan đến nội dung trong soạn thảo hợp đồng lao động thì giải quyết thế nào?

Theo quy định tại Điều 188, Điều 192, Điều 196, khi xảy ra tranh chấp liên quan đến nội dung trong soạn thảo hợp đồng lao động thì giải quyết như sau:

Phải thực hiện thủ tục hòa giải trước tại hòa giải viên lao động. Trừ các trường hợp đặc biệt không cần hòa giải như: sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại khi chấm dứt hợp đồng, tranh chấp về bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp,....
Nếu hòa giải không thành, các bên có quyền yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động giải quyết hoặc Tòa án nhân dân giải quyết.

4. Có thể uỷ quyền cho bên thứ ba thực hiện việc soạn thảo hợp đồng lao động không?

Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định chung về việc ủy quyền như sau: Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.
Như vậy, một cá nhân hoặc tổ chức hoàn toàn có thể ủy quyền cho bên thứ ba soạn thảo hợp đồng lao động nhân danh mình.

5. Soạn thảo hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo khoản 16, Điều 3 và Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Căn cứ khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản. Điều này có nghĩa là nếu hai bên (người lao động và người sử dụng lao động) giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử và có đủ các nội dung bắt buộc, thì hợp đồng đó được pháp luật công nhận, như thể nó được ký và in ra trên giấy.

Do đó, hợp đồng lao động điện tử hoàn toàn hợp pháp và có giá trị tương đương hợp đồng bằng giấy.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về soạn thảo hợp đồng lao động

Trên đây là bài viết của NPLaw về soạn thảo hợp đồng lao động, với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ Quý khách hàng các vấn đề pháp lý liên quan đến soạn thảo hợp đồng lao động. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, hãy liên hệ ngay với NPLaw.