Quy định pháp luật về tổ chức giao dịch nội bộ

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các giao dịch nội bộ đóng vai trò then chốt trong hoạt động của các tập đoàn, tổng công ty. Tuy nhiên, việc tổ chức và quản lý các giao dịch này luôn tiềm ẩn nhiều thách thức pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định từ luật doanh nghiệp, luật thuế, cho đến các quy định chuyên ngành khác. Bài viết này của NPLaw sẽ đi sâu phân tích các quy định pháp luật hiện hành về tổ chức giao dịch nội bộ, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng đắn, hiệu quả các hoạt động quan trọng này.

I. Tìm hiểu về tổ chức giao dịch nội bộ

Các giao dịch nội bộ trong doanh nghiệp được tổ chức bởi người giữ vị trí quan trọng trong bộ máy quản trị, điều hành của doanh nghiệp. Việc tổ chức và thông qua các giao dịch trong nội bộ công ty cần phải đảm bảo tuân theo quy định pháp luật. Vậy pháp luật hiện hành quy định thể nào về tổ chức giao dịch nội bộ? Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây nhé!

II. Quy định pháp luật về tổ chức giao dịch nội bộ

1. Nguyên tắc tổ chức giao dịch nội bộ và phê duyệt giao dịch nội bộ

Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể về giao dịch nội bộ trong doanh nghiệp mà quy định xen kẽ trong các văn bản pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hợp tác xã 2023, giao dịch nội bộ là việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả dịch vụ tạo việc làm và hoạt động cho vay nội bộ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã cho thành viên chính thức theo thỏa thuận bằng văn bản.

Theo khoản 45 Điều 4 Luật Chứng khoán 2019 có quy định người nội bộ là người giữ vị trí quan trọng trong bộ máy quản trị, điều hành của doanh nghiệp, quỹ đại chúng, công ty đầu tư chứng khoán đại chúng, bao gồm:

• Người nội bộ của doanh nghiệp là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật, Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc), Giám đốc tài chính, Kế toán trưởng và các chức danh quản lý tương đương do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm; Trưởng Ban kiểm soát và thành viên Ban kiểm soát (Kiểm soát viên), thành viên Ban kiểm toán nội bộ; thư ký công ty, người phụ trách quản trị công ty, người được ủy quyền công bố thông tin;
• Người nội bộ của quỹ đại chúng hoặc công ty đầu tư chứng khoán đại chúng là thành viên Ban đại diện quỹ đại chúng, thành viên Hội đồng quản trị công ty đầu tư chứng khoán đại chúng, người điều hành quỹ đại chúng, người điều hành công ty đầu tư chứng khoán đại chúng, người nội bộ của công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán.

Đồng thời tại khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, người có liên quan là cá nhân, tổ chức có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

• Công ty mẹ, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ;
• Công ty con, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty con;
• Cá nhân, tổ chức hoặc nhóm cá nhân, tổ chức có khả năng chi phối hoạt động của doanh nghiệp đó thông qua sở hữu, thâu tóm cổ phần, phần vốn góp hoặc thông qua việc ra quyết định của công ty;
• Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên;
• Vợ, chồng, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, con đẻ, con nuôi, con rể, con dâu, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của người quản lý công ty, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên, thành viên và cổ đông sở hữu phần vốn góp hay cổ phần chi phối;
• Cá nhân là người đại diện theo ủy quyền của công ty, tổ chức quy định tại các điểm a, b và c khoản này;
• Doanh nghiệp trong đó cá nhân, công ty, tổ chức quy định trên có sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của công ty.

Do đó có thể hiểu giao dịch nội bộ là những giao dịch phát sinh giữa các chủ thể trên trong doanh nghiệp. Nguyên tắc tổ chức và phê duyệt giao dịch nội bộ sẽ được quy định cụ thể tương ứng với loại hình công ty.

Đối với công ty cổ phần, theo Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan sau:

a) Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và người có liên quan của họ;

b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;

c) Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai theo quy định.

Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch trên và có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. Hội đồng quản trị quyết định việc chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết.

Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch khác ngoài hợp đồng, giao dịch của Hội đồng quản trị quyết định như trên;

b) Hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, theo Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020, hợp đồng, giao dịch giữa công ty với đối tượng sau đây phải được Hội đồng thành viên chấp thuận:

• Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty và người có liên quan;
• Người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ và người có liên quan.

2. Quy trình tổ chức giao dịch nội bộ theo quy định của pháp luật

Quy trình tổ chức giao dịch nội bộ theo quy định của pháp luật như sau:

Đối với công ty cổ phần, theo quy định tại Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020, trường hợp giao dịch do Hội đồng quản trị chấp thuận thì:

• Người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. 
• Hội đồng quản trị quyết định việc chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết.

Trường hợp giao dịch do Đại hội đồng cổ đông chấp thuận thì:

• Người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên về đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc thông báo nội dung chủ yếu của giao dịch. 
• Hội đồng quản trị trình dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, tại Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:

• Người nhân danh công ty ký kết hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan và lợi ích có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch dự định tiến hành. 
• Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác thì Hội đồng thành viên phải quyết định chấp thuận hoặc không chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo và thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 59 của Luật này như sau:
• Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.

Thành viên Hội đồng thành viên có liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không được tính vào việc biểu quyết.

3. Cơ chế kiểm soát và giám sát việc tổ chức giao dịch nội bộ

Cơ chế kiểm soát và giám sát việc tổ chức giao dịch nội bộ sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình, lĩnh vực doanh nghiệp hoạt động.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Căn cứ tại Điều 54 và điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước phải thành lập Ban kiểm soát. Nghĩa là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ thì phải thành lập Ban kiểm soát.

Căn cứ theo quy định tại Điều 104 Luật Doanh nghiệp 2020 Ban kiểm soát trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên có nghĩa vụ phải giám sát các hợp đồng, giao dịch của công ty đối với các bên liên quan.

Đối với Công ty cổ phần: Căn cứ Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần được lựa chọn tổ chức và quản lý theo hai mô hình sau:

Mô hình 1: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

Mô hình 2: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Trường hợp công ty cổ phần tổ chức theo mô hình 1 thì công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát

Trong trường hợp này công ty cổ phần có 4 cổ đông, mỗi cổ đông có 25% vốn cổ phần. Trong đó 2 thành viên góp vốn dưới tên công ty, tức là số cổ đông là tổ chức sở hữu từ 50% tổng số cổ phần của công ty vì vậy phải có Ban kiểm soát.

Căn cứ tại Điều 168, 170 Luật Doanh nghiệp 2020 ban kiểm soát có nghĩa vụ sau:

• Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
• Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
• Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
• Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
• Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

4. Biện pháp xử lý vi phạm trong quá trình tổ chức giao dịch nội bộ

Theo khoản 8 Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020, khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Theo đó, Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác vi phạm quy định liên quan đến trách nhiệm của người quản lý trong nội bộ đối với các giao dịch thì phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới đền bù lợi ích bị mất, trả lại lợi ích đã nhận và bồi thường toàn bộ thiệt hại cho công ty và bên thứ ba.

III. Giải đáp một số câu hỏi về tổ chức giao dịch nội bộ

1. Sự khác biệt giữa tổ chức giao dịch nội bộ và giao dịch với đối tác bên ngoài là gì? Vì sao cần có quy định riêng?

Pháp luật hiện hành không có quy định phân biệt về giao dịch nội bộ với giao dịch với đối tác bên ngoài, như đã phân tích ở trên giao dịch nội bộ là những giao dịch phát sinh giữa các chủ thể giữ vị trí quan trọng trong bộ máy quản trị, điều hành của doanh nghiệp. Do đó, có thể hiểu giao dịch với đối tác bên ngoài là giao dịch không thuộc nội bộ trong doanh nghiệp. Chính vì vẫn chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể về vấn đề này mà việc quy định tổ chức kiểm soát quản lý các giao dịch nói chung và giao dịch nội bộ nói riêng rất khó phân biệt, nên luật cần có quy định riêng về các loại giao dịch này nhằm đảm bảo việc kiểm soát thực hiện được hiệu quả hơn.

2. Hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên có vai trò gì trong việc tổ chức giao dịch nội bộ?

Theo Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Có quyền thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Theo Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Hội đồng thành viên có quyền thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản và hợp đồng khác do Điều lệ công ty quy định có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty.

3. Cơ quan quản lý nhà nước nào giám sát việc tổ chức giao dịch nội bộ và xử lý vi phạm ra sao?

Pháp luật không có quy định cơ quan cụ thể giám sát việc tổ chức giao dịch nội bộ của Doanh nghiệp, việc quản lý sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Theo Điều 17 Nghị định 01/2021/NĐ-CP việc quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp, sẽ do Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Tài chính; Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cùng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đảm bảo thực hiện.

4. Tổ chức giao dịch nội bộ có bắt buộc phải công khai thông tin cho cổ đông không?

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 33 Thông tư 96/2020/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 4 Thông tư 68/2024/TT-BTC) như sau:

Trước ngày dự kiến thực hiện giao dịch tối thiểu 03 ngày làm việc, người nội bộ và người có liên quan phải công bố thông tin về việc dự kiến giao dịch theo mẫu quy định tại Phụ lục XIII hoặc Phụ lục XIV ban hành kèm theo Thông tư 96/2020/TT-BTC, ngoại trừ trường hợp công ty chứng khoán là người có liên quan của người nội bộ của tổ chức niêm yết, tổ chức đăng ký giao dịch khi thực hiện giao dịch theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9a Thông tư 120/2020/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 68/2024/TT-BTC).

Miễn công bố thông tin trong các trường hợp đặc biệt sau đây:

• Công ty chứng khoán là người có liên quan của người nội bộ khi nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức không thanh toán đủ tiền cho giao dịch mua cổ phiếu và chuyển nghĩa vụ nghĩa vụ thanh toán giao dịch thiếu tiền cho công ty chứng khoán nơi nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức đặt lệnh thông qua tài khoản tự doanh (theo khoản 2 Điều 9a Thông tư 120/2020/TT-BTC).
• Công ty chứng khoán chuyển quyền sở hữu ngoài hệ thống giao dịch chứng khoán (theo khoản 3 Điều 9a Thông tư số 120/2020/TT-BTC).
• Khi bán cổ phiếu trên hệ thống giao dịch chứng khoán đối với số cổ phiếu đã chuyển về tài khoản tự doanh trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngày cổ phiếu về tài khoản tự doanh của công ty chứng khoán.

Theo đó, các giao dịch của người nội bộ và người liên quan phải được công bố thông tin trước ngày dự kiến thực hiện giao dịch tối thiểu 03 ngày làm việc, trừ trường hợp miễn công bó nêu trên.

5. Những rủi ro pháp lý thường gặp khi không tuân thủ quy trình tổ chức giao dịch nội bộ là gì?

Rủi ro nội bộ doanh nghiệp thường gặp: tranh chấp cổ đông, cổ phần, lợi ích giữa các nhà đầu tư; tranh chấp giữa nhà đầu tư/chủ sở hữu với cán bộ lãnh đạo; và tranh chấp lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.

Khi xảy ra tranh chấp, kiện tụng về quan hệ nội bộ sẽ kéo theo những hệ lụy tiêu cực cho doanh nghiệp như cổ đông kiện cán bộ điều hành, cán bộ quản lý kiện nhau và người lao động kiện doanh nghiệp. Nhiều công ty đã thua lỗ, giải thể, phá sản không phải vì kinh doanh kém mà vì những cuộc nội chiến nội bộ trong doanh nghiệp.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về tổ chức giao dịch nội bộ

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về tổ chức giao dịch nội bộ mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ ngay với NPLaw.