Quy định pháp luật về trích sao văn bản hành chính

Trích sao văn bản hành chính là một công việc không thể thiếu trong hệ thống quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức. Trích sao văn bản hành chính mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin bao gồm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc truyền đạt và lưu trữ văn bản. Nó cũng giúp tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả công việc và hỗ trợ quá trình kiểm tra, giám sát. Bằng cách tạo ra các bản sao hợp pháp, trích sao văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và duy trì sự liên tục trong công tác quản lý.

I. Tìm hiểu về trích sao văn bản hành chính

Trích sao văn bản hành chính là một hình thức sao chép chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính của văn bản. Quá trình này phải tuân thủ đầy đủ các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày để đảm bảo rằng phần nội dung trích xuất vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các hình thức bản sao văn bản hành chính bao gồm sao y, sao lục và trích sao. Trong đó, bản trích sao chỉ sao chép một phần nội dung của văn bản gốc, không phải toàn bộ văn bản.

Việc trích sao văn bản hành chính thường được thực hiện khi cần cung cấp một phần thông tin cụ thể từ văn bản gốc mà không cần phải sao chép toàn bộ nội dung. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin được trích sao.

II. Quy định pháp luật về trích sao văn bản hành chính

1. Trích sao văn bản hành chính là gì?

Căn cứ khoản 12 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Như vậy, trích sao văn bản hành chính là một hình thức sao chép chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính của văn bản.

2. Hình thức trích sao văn bản hành chính?

Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP,  trích sao văn bản hành chính gồm các hình thức như sau:

• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, 
• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, 
• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, 
• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

3. Thẩm quyền trích sao văn bản hành chính?

Căn cứ khoản 1 Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Như vậy, theo quy định trên, người đứng đầu cơ quan, chức có thẩm quyền trích sao văn bản hành chính.

III. Một số thắc mắc về trích sao văn bản hành chính

1. Bản trích sao văn bản hành chính có giá trị như bản chính hay không?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Tóm lại, bản trích sao văn bản hành chính có giá trị như bản chính.

2. Bản trích sao văn bản hành chính có phải tạo lập đầy đủ thể thức, nội dung không?

Tại điểm b khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

3. Trường hợp nào không được trích sao văn bản hành chính?

Trích sao văn bản hành chính là một quy trình quan trọng và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Tuy nhiên, có một số trường hợp không được phép trích sao văn bản hành chính, bao gồm:

• Văn bản có nội dung bí mật nhà nước: Các văn bản chứa thông tin bí mật quốc gia, an ninh, quốc phòng hoặc các thông tin nhạy cảm khác không được phép trích sao.
• Văn bản có nội dung liên quan đến quyền riêng tư cá nhân: Các văn bản chứa thông tin cá nhân, quyền riêng tư của cá nhân hoặc tổ chức mà không có sự đồng ý của họ.
• Văn bản có nội dung bị cấm sao chép theo quy định pháp luật: Các văn bản mà pháp luật quy định rõ ràng không được phép sao chép hoặc trích sao.

4. Bản trích sao có công chứng được không?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng; tại khoản 12 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Như vậy, theo quy định nêu trên, việc công chứng chỉ giới hạn ở các văn bản là hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Trong khi đó, bản trích sao lại là văn bản đã được sao chép chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính của văn bản hành chính.

Do đó, cơ quan có thẩm quyền công chứng không được thực hiện công chứng đối với bản trích sao.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến trích sao văn bản hành chính

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về thanh toán hợp đồng thi công xây dựng công trình mà công ty NPLAW gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến chủ đề cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLAW theo thông tin liên hệ sau: