Quy định pháp luật về tư vấn đấu thầu

Tư vấn về đấu thầu là một hoạt động chuyên môn quan trọng nhằm hỗ trợ các bên thực hiện đúng quy định pháp luật trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Hoạt động này góp phần bảo đảm tính minh bạch, công bằng và hiệu quả cho các gói thầu. Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng NPLaw tìm hiểu các vấn đề pháp lý liên quan đến tư vấn về đấu thầu.

I. Tại sao cần tư vấn về đấu thầu

Tư vấn về đấu thầu đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư được thực hiện đúng quy định pháp luật, minh bạch, hiệu quả và hạn chế rủi ro. Quá trình đấu thầu thường liên quan đến nhiều bước pháp lý phức tạp như lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ, lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp và ký kết hợp đồng. Nếu không nắm rõ quy định, các bên có thể dễ dàng mắc sai sót, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị khiếu nại, hủy thầu, xử phạt hoặc thiệt hại tài chính.

Bên cạnh đó, tư vấn chuyên nghiệp giúp chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu tiết kiệm thời gian, kiểm soát rủi ro pháp lý và nâng cao khả năng trúng thầu hoặc tổ chức đấu thầu thành công. Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ tư vấn đấu thầu là rất cần thiết, đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước hoặc dự án đầu tư công có quy mô lớn và yêu cầu cao về tính pháp lý.

II. Quy định pháp luật về tư vấn đấu thầu

1. Các vấn đề pháp lý trọng tâm về đấu thầu

Theo quy định tại khoản 8, Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hoặc thực hiện dự án đầu tư kinh doanh. 

Theo quy định tại Điều 37 Luật Đấu thầu 2023, kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

• Lập cho toàn bộ dự án hoặc từng gói thầu nếu chưa đủ điều kiện tổng thể.
• Kế hoạch phải xác định rõ số lượng, nội dung từng gói thầu.
• Đối với gói thầu dài hơn 1 năm, phải nêu rõ thời gian và giá gói thầu toàn phần.
• Việc phê duyệt kế hoạch phải đảm bảo phù hợp với kế hoạch tổng thể và trình tự thực hiện của dự án.
• Kế hoạch có thể lập trước, trong hoặc sau khi phê duyệt dự án, tùy từng trường hợp cụ thể.

Theo quy định tại Điều 38 Luật Đấu thầu 2023, căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

Đối với dự án:

• Quyết định phê duyệt dự án và tài liệu liên quan.
• Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (nếu có).
• Kế hoạch đầu tư công trung hạn (nếu thuộc đầu tư công).
• Nguồn vốn/bố trí vốn thực hiện dự án.
• Điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận vay (nếu có vốn ODA).
• Văn bản pháp lý liên quan.

Đối với dự toán mua sắm:

• Tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công (nếu có).
• Dự toán mua sắm đã được duyệt.
• Các văn bản pháp lý có liên quan.

2. Quy trình về đấu thầu

Quy trình tự thực hiện trong đấu thầu được quy định tại Điều 81 Nghị định 24/2024/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Chuẩn bị phương án tự thực hiện và dự thảo thỏa thuận giao việc, văn bản giao việc

Nội dung phương án tự thực hiện bao gồm:

• Phạm vi, nội dung công việc;
• Giá trị, thời gian thực hiện;
• Chất lượng công việc yêu cầu;
• Điều kiện nghiệm thu, thanh toán;
• Dự thảo thỏa thuận/văn bản giao việc với đơn vị được giao thực hiện (đơn vị phụ thuộc hoặc thuộc chủ đầu tư).

Chi phí: Chủ đầu tư và đơn vị được giao sẽ tự thỏa thuận về lương, phụ cấp, chi phí quản lý và các chi phí khác.

Bước 2: Hoàn thiện phương án tự thực hiện

Hai bên (chủ đầu tư và đơn vị thực hiện) sẽ thương thảo, làm rõ, bổ sung hoặc chỉnh sửa các nội dung trong:

• Phương án tự thực hiện;
• Dự thảo thỏa thuận giao việc;
• Văn bản giao việc;
• Các nội dung cần thiết khác để đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, phù hợp.

Bước 3: Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

• Chủ đầu tư phê duyệt phương án tự thực hiện và thực hiện công khai kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật.

Bước 4: Ký kết thỏa thuận giao việc, quản lý thực hiện gói thầu

• Ký kết hợp đồng/thỏa thuận hoặc ban hành văn bản giao việc giữa tổ chức trực tiếp quản lý và đơn vị thực hiện.
• Giám sát thực hiện nếu pháp luật yêu cầu thì phải thuê tư vấn giám sát độc lập (độc lập về pháp lý và tài chính). Nếu không yêu cầu hoặc không tìm được tư vấn giám sát độc lập (ví dụ do điều kiện khó khăn, gói thầu dưới 1 tỷ đồng): Tổ chức trực tiếp phải tự tổ chức giám sát.

3. Rủi ro pháp lý và biện pháp phòng ngừa nếu được tư vấn về đấu thầu

Những rủi ro pháp lý có thể xảy ra khi thực hiện tư vấn về đấu thầu:

• Thiếu khách quan, vi phạm tính độc lập: Đây là rủi ro phổ biến nhất. Nếu đơn vị tư vấn đồng thời tham gia vào nhiều vai trò (ví dụ: lập hồ sơ, giám sát, đánh giá thầu...), có thể vi phạm quy định về tính độc lập theo Luật Đấu thầu. Điều này dễ dẫn đến khiếu nại, hủy kết quả đấu thầu hoặc bị xử phạt.
• Lập hồ sơ sai quy định: Tư vấn có thể mắc sai sót trong việc xây dựng hồ sơ mời thầu, tiêu chí đánh giá, mẫu biểu không đúng quy định hoặc nội dung mang tính định hướng. Điều này làm tăng nguy cơ bị cơ quan chức năng yêu cầu sửa đổi, hủy thầu hoặc gây thiệt hại cho chủ đầu tư.
• Tư vấn hình thức lựa chọn nhà thầu sai: Tư vấn không xác định đúng điều kiện áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, chỉ định thầu...) có thể khiến chủ đầu tư vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến hiệu quả dự án và dễ bị khiếu kiện.
• Không lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Việc không lưu giữ các tài liệu, hồ sơ tư vấn đúng quy định có thể khiến đơn vị tư vấn gặp khó khăn khi bị thanh tra, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp.
• Bị liên đới trách nhiệm pháp lý: Nếu tư vấn có sai phạm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc dự án, có thể bị yêu cầu chịu trách nhiệm liên đới hoặc bị cấm hành nghề, phạt hành chính theo quy định.

Biện pháp phòng ngừa nếu được tư vấn về đấu thầu gồm:

• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành: Cập nhật thường xuyên Luật Đấu thầu, Nghị định, Thông tư mới nhất. Thực hiện đúng quy trình tư vấn, sử dụng đúng mẫu biểu và tiêu chí theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Đảm bảo tính độc lập, khách quan trong mọi khâu: Tuyệt đối tránh việc đồng thời thực hiện các vai trò có xung đột lợi ích (như vừa lập hồ sơ, vừa đánh giá, giám sát...). Nếu phát hiện mâu thuẫn lợi ích, nên từ chối gói tư vấn để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu nội bộ: Thiết lập hệ thống mẫu hồ sơ tư vấn, biểu mẫu đánh giá chuẩn, có quy trình kiểm tra nội bộ để hạn chế sai sót. Mỗi sản phẩm tư vấn cần được rà soát pháp lý trước khi trình chủ đầu tư.
• Ký hợp đồng tư vấn rõ ràng, đầy đủ: Hợp đồng cần quy định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm pháp lý, điều khoản xử lý vi phạm và giới hạn trách nhiệm. Đây là cơ sở bảo vệ quyền lợi của đơn vị tư vấn nếu có tranh chấp.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, đúng thời hạn pháp lý: Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản cứng theo đúng quy định (thường từ 5 đến 10 năm). Điều này giúp bảo vệ tư vấn trước các yêu cầu thanh tra, khiếu nại hoặc khởi kiện.
• Xem xét mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Đối với các dự án lớn, phức tạp, việc mua bảo hiểm trách nhiệm tư vấn là biện pháp cần thiết để phòng ngừa rủi ro tài chính khi xảy ra tranh chấp.

III. Giải đáp một số câu hỏi tư vấn về đấu thầu

1. Điểm khác biệt cơ bản giữa đấu thầu lựa chọn nhà thầu và đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư là gì? Hãy nêu một ví dụ cụ thể cho mỗi loại

2. Những rủi ro pháp lý nào là phổ biến nhất mà các bên (Chủ đầu tư/Bên mời thầu và Nhà thầu) có thể gặp phải trong quá trình đấu thầu?

Những rủi ro pháp lý phổ biến nhất trong quá trình đấu thầu mà các bên (Chủ đầu tư/Bên mời thầu và Nhà thầu) có thể gặp phải gồm:

• Vi phạm nguyên tắc công khai, minh bạch: Một trong những rủi ro lớn nhất là thiếu minh bạch trong việc xây dựng hồ sơ mời thầu, định hướng tiêu chí để loại bỏ hoặc tạo lợi thế cho nhà thầu cụ thể. Việc tiết lộ thông tin gói thầu trước thời điểm theo quy định cũng có thể dẫn đến khiếu nại, khiếu kiện hoặc hủy kết quả thầu.
• Áp dụng sai hình thức lựa chọn nhà thầu: Một số chủ đầu tư lựa chọn hình thức chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rộng rãi mà không đáp ứng điều kiện theo luật. Việc lựa chọn sai hình thức có thể khiến gói thầu bị vô hiệu, các cá nhân liên quan bị xử lý kỷ luật hoặc vi phạm pháp luật.
• Lập hồ sơ mời thầu sai quy định: Việc xây dựng hồ sơ mời thầu không đúng mẫu, thiếu tiêu chí rõ ràng hoặc mang tính loại trừ không hợp lý sẽ dẫn đến việc bị khiếu nại hoặc yêu cầu sửa đổi. Nếu không khắc phục kịp thời có thể phải hủy thầu, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
• Đánh giá sai hồ sơ dự thầu: Khi tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu đánh giá không chính xác, thiếu khách quan hoặc áp dụng sai tiêu chí so với hồ sơ mời thầu, sẽ dễ bị nhà thầu khiếu kiện. Rủi ro này có thể dẫn đến việc bị cơ quan thẩm quyền yêu cầu chấm lại hoặc hủy kết quả.
• Ký và thực hiện hợp đồng sai quy trình: Trường hợp ký hợp đồng khi chưa có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc thực hiện không đúng nội dung hợp đồng sẽ bị coi là vi phạm pháp luật đấu thầu. Điều này có thể dẫn tới thanh tra, kiểm tra và xử phạt hành chính.

3. Khi phát sinh kiến nghị hoặc tranh chấp trong đấu thầu, các bên có thể lựa chọn những phương thức giải quyết nào? Vai trò của luật sư trong việc hỗ trợ giải quyết kiến nghị là gì?

Theo Điều 89 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu, nhà đầu tư hoặc các tổ chức, cơ quan có quyền gửi kiến nghị đến:

• Chủ đầu tư, bên mời thầu: Khi phát hiện sai sót trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
• Người có thẩm quyền: Nếu không đồng ý với cách xử lý của chủ đầu tư/bên mời thầu, hoặc khi kiến nghị trước đó không được giải quyết thỏa đáng.

Việc giải quyết kiến nghị chỉ được thực hiện khi chưa có khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện ra tòa. Nếu đồng thời gửi đơn khởi kiện hoặc khiếu nại, quá trình giải quyết kiến nghị sẽ bị chấm dứt ngay.

Ngoài ra, theo Điều 94 Luật Đấu thầu 2023 các bên có quyền khởi kiện vụ án dân sự tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, theo quy định của Luật Tố tụng dân sự. Trong quá trình khởi kiện, bên khởi kiện có thể yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời như:

• Tạm dừng đóng thầu;
• Tạm dừng phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Ngăn chặn việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng…

Vai trò của luật sư trong việc hỗ trợ giải quyết kiến nghị, tranh chấp

• Tư vấn pháp lý và đánh giá tính hợp pháp của hồ sơ: Luật sư đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích các tài liệu đấu thầu, đánh giá xem quyền lợi của khách hàng có bị ảnh hưởng hay không và từ đó đưa ra phương án xử lý phù hợp.
• Soạn thảo đơn kiến nghị, đơn khởi kiện, yêu cầu biện pháp khẩn cấp: Luật sư giúp khách hàng soạn thảo đơn kiến nghị đúng quy định, tránh bị bác bỏ vì hình thức hoặc nội dung sai. Trong trường hợp khởi kiện, luật sư sẽ soạn đơn khởi kiện và đề nghị Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời để bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
• Đại diện pháp lý trong quá trình giải quyết Luật sư có thể đại diện khách hàng làm việc với bên mời thầu, chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền, đại diện trong các phiên xét xử tại Tòa án, tham gia thương lượng, hòa giải (nếu có).

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về đấu thầu

Trên đây là bài viết của NPLaw về tư vấn về đấu thầu, với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ Quý khách hàng các vấn đề pháp lý liên quan đến tư vấn về đấu thầu. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, hãy liên hệ ngay với NPLaw.