Tìm hiểu quy định pháp luật về xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý, nguyên tắc thực hiện và giải đáp các vướng mắc thường gặp trong doanh nghiệp.
Xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng hiểu đúng và áp dụng chuẩn. Bài viết này của NPLaw phân tích chi tiết quy định pháp luật, nguyên tắc xây dựng và các rủi ro thường gặp để giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và tối ưu chi phí.
I. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý trên thực tế không đơn thuần là thiết lập mức lương mà còn liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý và quản trị nội bộ phức tạp.
Trước hết, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc xác định đúng địa vị pháp lý của cấp quản lý. Theo quy định hiện hành, không phải mọi quản lý đều là người lao động theo nghĩa thông thường. Ví dụ, Giám đốc có thể vừa là người quản lý doanh nghiệp vừa là người lao động tùy theo loại hợp đồng và cách trả lương. Việc xác định sai dẫn đến áp dụng sai chế độ lương, bảo hiểm xã hội và thuế.
Thứ hai, doanh nghiệp lúng túng trong việc thiết kế cơ cấu lương phù hợp giữa lương cố định và lương theo hiệu quả công việc. Pháp luật lao động cho phép linh hoạt, nhưng nếu không quy định rõ trong hợp đồng lao động theo Điều 21 của Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp dễ phát sinh tranh chấp về thưởng, KPI hoặc quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương mang tính hình thức, không phản ánh đúng thu nhập thực tế, dẫn đến rủi ro khi cơ quan thanh tra yêu cầu đối chiếu theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 về nghĩa vụ xây dựng và công khai thang bảng lương.
Tóm lại, khó khăn lớn nhất nằm ở việc vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa tối ưu hóa chính sách lương cho cấp quản lý một cách linh hoạt và hiệu quả.
II. Khái niệm về xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Để áp dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất pháp lý của việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý.
1. Xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương là hệ thống do người sử dụng lao động xây dựng nhằm làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động. Đối với cấp quản lý, việc xây dựng thang bảng lương là quá trình thiết lập hệ thống mức lương theo chức danh, cấp bậc quản lý, gắn với trách nhiệm, quyền hạn và hiệu quả công việc.
Như vậy, xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý là việc người sử dụng lao động thiết lập hệ thống các mức bậc lương, ngạch lương dành riêng cho các vị trí lãnh đạo, điều hành trong tổ chức. Đây là cơ sở pháp lý để thực hiện việc trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ đãi ngộ khác gắn liền với trách nhiệm và chức danh quản lý.
2. Cấp quản lý được hiểu bao gồm những vị trí nào trong doanh nghiệp?
Căn cứ vào quy định tại khoản 24 Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020 về người quản lý doanh nghiệp, bao gồm: Chủ tịch, Giám đốc, Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty. Ngoài ra, theo thực tiễn lao động, cấp quản lý còn bao gồm: Trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản lý cấp trung, các vị trí có quyền quản lý, điều hành và giám sát nhân sự.
Theo đó, có thể hiểu cấp quản lý (hay người quản lý doanh nghiệp) bao gồm những người giữ chức danh quản lý có thẩm quyền nhân danh công ty để ký kết, thực hiện các giao dịch và điều hành hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Tùy vào loại hình doanh nghiệp (tư nhân, nhà nước hay hợp tác xã), danh mục các vị trí này sẽ có sự khác biệt cụ thể.
3. Mục đích của việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý nhằm đáp ứng nhiều mục tiêu pháp lý và quản trị.
Thứ nhất, đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ pháp luật theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 về việc doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương.
Thứ hai, tạo cơ sở minh bạch trong việc trả lương, tránh tranh chấp lao động liên quan đến quyền lợi của cấp quản lý.
Thứ ba, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự, đồng thời thiết kế chính sách đãi ngộ cạnh tranh để giữ chân nhân sự cấp cao.
Do đó, thang bảng lương không chỉ mang tính pháp lý mà còn là công cụ chiến lược trong quản trị doanh nghiệp.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc và thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương
Căn cứ Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng thang bảng lương thì doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Doanh nghiệp phải tự xây dựng thang bảng lương.
- Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
- Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Đối với cấp quản lý, nguyên tắc này càng cần được thể hiện rõ thông qua khoảng cách lương hợp lý giữa các cấp bậc quản lý.
Như vậy, thang bảng lương phải vừa tuân thủ pháp luật vừa phản ánh đúng giá trị công việc của cấp quản lý.
2. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc xây dựng thang bảng lương?
Theo quy định pháp luật hiện hành việc xây dựng thang bảng lương phải đảm bảo:
- Mức lương thấp nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước nhưng phải thực hiện đúng quy trình nội bộ:
+ Phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn) trước khi ban hành theo Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
+ Thang bảng lương phải được niêm yết công khai tại nơi làm việc để người lao động được biết trước khi thực hiện theo Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
- Doanh nghiệp được tự quyết định khoảng cách này nhưng phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ. Đồng thời, đảm bảo nguyên tắc trả lương bình đẳng đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau, không phân biệt giới tính theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019.
Tóm lại, việc xây dựng thang bảng lương hiện nay đề cao quyền tự chủ của doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo các tiêu chuẩn tối thiểu về mức lương, tính công bằng, sự tham gia của người lao động và tính công khai minh bạch.
3. Việc sửa đổi thang bảng lương cho cấp quản lý phải thực hiện theo thủ tục nào?
Căn cứ vào Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 việc sửa đổi thang bảng lương cho cấp quản lý phải thực hiện theo thủ tục sau:
- Xây dựng dự thảo sửa đổi: Bộ phận nhân sự hoặc Hội đồng thành viên lập dự thảo thay đổi các mức lương, bậc lương cho các chức danh quản lý.
- Tham khảo ý kiến Công đoàn: Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Ban hành và công khai: Quyết định sửa đổi phải được công bố công khai tại nơi làm việc để người lao động và cấp quản lý được biết.
Đồng thời, nếu việc sửa đổi ảnh hưởng đến mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi hợp đồng theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 về sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.
Việc sửa đổi thang bảng lương cho cấp quản lý phải tuân thủ quy trình nội bộ tương tự như khi xây dựng mới, bao gồm: lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, ban hành quyết định sửa đổi và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
4. Việc không xây dựng thang bảng lương có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
Việc không xây dựng thang bảng lương sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
- Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
- Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn có thể bị cơ quan thanh tra lao động yêu cầu thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Như vậy việc không xây dựng thang lương, bảng lương là hành vi vi phạm pháp luật lao động và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều câu hỏi liên quan đến tính bắt buộc và phạm vi áp dụng của thang bảng lương.
1. Có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương riêng cho cấp quản lý không?
Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương cho tất cả các công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể gộp chung cấp quản lý và nhân viên vào một bảng lương chung nhưng chia thành nhiều ngạch, bậc khác nhau. Hoặc doanh nghiệp có thể chủ động tách riêng một bảng lương dành riêng cho cấp quản lý để thuận tiện cho việc bảo mật và quản trị nhân sự. Dù xây dựng chung hay riêng, thang bảng lương cho cấp quản lý vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc về xây dựng thang lương, bảng lương.
Pháp luật không bắt buộc phải xây dựng một hệ thống thang bảng lương tách biệt hoàn toàn cho cấp quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tất cả các chức danh quản lý đều được xếp vào hệ thống thang lương, bảng lương chung của đơn vị để làm căn cứ trả lương và đóng bảo hiểm xã hội.
2. Thang bảng lương có phải được ban hành bằng văn bản không?
Thang lương, bảng lương bắt buộc phải được ban hành bằng văn bản chính thức của doanh nghiệp để làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội và để thực hiện nghĩa vụ công bố công khai tại nơi làm việc. Do đó, thang lương, bảng lương bắt buộc phải được ban hành bằng văn bản chính thức của doanh nghiệp để làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội và để thực hiện nghĩa vụ công bố công khai tại nơi làm việc. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
3. Có thể áp dụng lương thỏa thuận riêng thay cho thang bảng lương đối với cấp quản lý không?
Doanh nghiệp không được phép áp dụng lương thỏa thuận riêng để thay thế hoàn toàn cho thang lương, bảng lương. Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật lao động 2019, thang lương và bảng lương là cơ sở pháp lý bắt buộc để tuyển dụng và sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động, trả lương cho người lao động. Vì vậy, dù doanh nghiệp thỏa thuận mức lương cụ thể với cấp quản lý là bao nhiêu, mức lương đó vẫn phải tương ứng với một bậc lương hoặc nằm trong khung lương của một chức danh quản lý đã được quy định trong bảng lương của công ty.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý không?
Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ, đều bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương cho tất cả các vị trí công việc, bao gồm cả cấp quản lý. Do đó, dù doanh nghiệp chỉ có một vài nhân sự quản lý, bạn vẫn phải lập văn bản thang bảng lương để đảm bảo tính pháp lý.
5. Có cần sửa đổi hợp đồng lao động khi thay đổi thang bảng lương cho cấp quản lý không?
Khi thay đổi thang bảng lương dẫn đến thay đổi mức lương thực tế của cấp quản lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động thông qua việc ký kết Phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết Hợp đồng lao động mới theo quy định tại Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý
Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng chặt chẽ, việc xây dựng thang bảng lương cho cấp quản lý nếu không được thực hiện đúng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế, bảo hiểm và tranh chấp lao động. Với kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực lao động – doanh nghiệp, NPLaw cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến xây dựng thang lương, bảng lương.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
