Quy định và thực trạng về hóa đơn cho lô thực phẩm

Trong bối cảnh thị trường thực phẩm ngày càng đa dạng và phức tạp, hoá đơn cho lô thực phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo minh bạch, truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, nhiều tổ chức, cá nhân kinh doanh vẫn chưa nhận thức đầy đủ về nghĩa vụ lập và lưu giữ hoá đơn, dẫn đến các rủi ro pháp lý không đáng có. Dưới đây, NPLAW sẽ đồng hành cùng quý khách để tìm hiểu quy định hiện hành lẫn thực trạng của hóa đơn cho lô thực phẩm.

I. Thực trạng hiện nay của hoá đơn cho lô thực phẩm

Hiện nay, không ít cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm chưa tuân thủ nghiêm túc quy định về hoá đơn, đặc biệt là với các lô hàng nhỏ lẻ hoặc hàng lưu thông nội địa. Việc không xuất hoá đơn hoặc ghi chép sai lệch thông tin có thể dẫn đến khó khăn trong truy xuất nguồn gốc khi xảy ra vi phạm an toàn thực phẩm, gây thiệt hại cho người tiêu dùng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

II. Hoá đơn cho lô thực phẩm là gì?

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn là là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và được thực hiện dưới hình thức điện tử hoặc giấy do cơ quan thuế đặt in.

Do đó, hoá đơn cho lô thực phẩm là chứng từ kế toán thể hiện giao dịch mua bán hàng hóa, ghi rõ nguồn gốc, số lượng, chất lượng, giá trị và các thông tin liên quan đến lô hàng thực phẩm được sản xuất hoặc phân phối.

1. Tầm quan trọng của hoá đơn cho lô thực phẩm

Hóa đơn cho lô thực phẩm có vai trò vô cùng quan trọng bởi:

• Là căn cứ pháp lý chứng minh nguồn gốc sản phẩm, giúp kiểm tra tính hợp pháp trong lưu thông;
• Giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng xác minh, truy xuất khi xảy ra vi phạm về chất lượng thực phẩm;
• Bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp thương mại.

2. Những điều cần lưu ý về hoá đơn cho lô thực phẩm

Tổ chức, cá nhân kinh doanh thực phẩm phải tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 115/2018/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) khi lập hoá đơn:

• Dùng hoá đơn điện tử theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, trừ trường hợp được phép dùng hóa đơn giấy.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm giao hàng theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Ghi đầy đủ nội dung như tên hàng, số lô, đơn giá, thuế suất theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Sai sót hóa đơn phải điều chỉnh hoặc hủy theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Mọi khâu trong chuỗi cung ứng đều phải có hóa đơn hợp pháp theo Điều 20 Luật An toàn thực phẩm 2010.

III. Quy định pháp luật liên quan đến hoá đơn cho lô thực phẩm

Để đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thực phẩm, pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng về việc lập, quản lý và xử lý vi phạm liên quan đến hoá đơn cho lô thực phẩm.

1. Quy định cần lưu ý liên quan đến hoá đơn cho lô thực phẩm

Tổ chức, cá nhân kinh doanh thực phẩm cần đảm bảo:

• Có hoá đơn điện tử hợp lệ, ghi rõ thông tin về hàng hóa, nguồn gốc, số lượng, ngày xuất - nhập và thông tin của các bên liên quan;
• Lưu trữ hoá đơn và đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn (theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra;
• Lập hoá đơn ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm, dù thu tiền hay chưa (Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
• Đối với thực phẩm nhập khẩu, ngoài hoá đơn thương mại, còn phải có chứng từ kiểm nghiệm, giấy chứng nhận kiểm dịch, công bố sản phẩm để đảm bảo tính hợp pháp của lô hàng;

• Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, khách sạn…) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế (Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

2. Những vi phạm liên quan đến hoá đơn cho lô thực phẩm

Một số hành vi vi phạm thường gặp trong hoạt động kinh doanh thực phẩm liên quan đến hoá đơn bao gồm:

• Không lập hoá đơn khi bán hàng hóa hoặc lập hoá đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc;
• Lập hoá đơn khống, hoá đơn giả, hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức khác để hợp thức hóa nguồn gốc sản phẩm;
• Khai sai, tẩy xoá hoá đơn làm sai lệch thông tin về số lượng, giá trị lô thực phẩm;

• Không lưu giữ hoá đơn, chứng từ dẫn đến không thể chứng minh nguồn gốc khi có yêu cầu kiểm tra.

IV. Giải đáp các thắc mắc về hoá đơn cho lô thực phẩm

Các tình huống liên quan đến việc phát hành, sử dụng và xử lý hoá đơn cho lô thực phẩm thường phát sinh nhiều tranh chấp pháp lý trong thực tiễn kinh doanh.

1. Ai chịu trách nhiệm phát hành hoá đơn cho lô thực phẩm trong giao dịch mua bán quốc tế?

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bên bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ (trong nước hoặc xuất khẩu) có nghĩa vụ lập hoá đơn điện tử khi giao hàng. Trong trường hợp nhập khẩu, nhà nhập khẩu tại Việt Nam phải lưu giữ chứng từ hải quan, hóa đơn thương mại và các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của lô hàng.

2. Không xuất hoá đơn cho lô thực phẩm có thể bị xử phạt như thế nào?

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi không lập hoá đơn cho lô thực phẩm có thể bị phạt cảnh cáo đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Nếu hành vi không lập hóa đơn cho lô thực phẩm mà gây hậu quả nghiêm trọng hoặc có dấu hiệu trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị xử lý hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).

3. Nếu hoá đơn cho lô thực phẩm không khớp với hợp đồng, xử lý ra sao?

Trường hợp hóa đơn cho lô thực phẩm không khớp với hợp đồng, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và phát hành hoá đơn điều chỉnh theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

4. Có được viết tay hoá đơn cho lô thực phẩm trong trường hợp đặc biệt không?

Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể giải thích khái niệm hóa đơn viết tay là gì. Loại hóa đơn này thường không có nhiều giá trị pháp lý và cũng không thuộc phạm vi quản lý của cơ quan thuế. Do đó, khi lập hóa đơn cho lô thực phẩm người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo nguyên tắc lập hóa đơn, bên cạnh đó, cũng phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5. Nếu bên mua từ chối thanh toán, hoá đơn cho lô thực phẩm ảnh hưởng thế nào đến nghĩa vụ thuế?

Nếu bên mua từ chối thanh toán, hóa đơn vẫn có hiệu lực pháp lý và bên bán không cần điều chỉnh nghĩa vụ thuế ngay lập tức, nhưng cần xử lý theo quy định để ghi nhận chi phí và doanh thu hợp lý. Bên bán cần thực hiện các thủ tục cần thiết, như lập văn bản ghi nhận, khi bên mua đã từ chối thanh toán để tránh bị ảnh hưởng bởi nghĩa vụ thuế liên quan đến việc chưa nhận được thanh toán.

V. Bạn đang cần một chuyên gia pháp lý hỗ trợ trong việc hoá đơn cho lô thực phẩm?

Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến hóa cho lô thực phẩm sẽ hỗ trợ quý khách hàng về:

• Tư vấn quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy và các nghĩa vụ thuế đi kèm.
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp trong giao dịch mua bán thực phẩm.
• Hỗ trợ xử lý vi phạm khi có sai sót trong việc lập hoặc xuất hóa đơn, giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính.
• Tư vấn, soạn thảo hợp đồng và chứng từ liên quan để đảm bảo hóa đơn phù hợp với nội dung giao dịch.
• Đại diện làm việc với cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý nhà nước, nếu xảy ra tranh chấp, khiếu nại hay thanh tra thuế.

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay nhu cầu tư vấn về hóa đơn cho thực phẩm, vui lòng liên hệ cho NPLAW để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.