Quy định về chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản

Chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản là bước quan trọng nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của thỏa thuận giữa các bên. Việc chứng thực giúp xác nhận nội dung, chủ thể hợp pháp, và phòng ngừa rủi ro tranh chấp. Trong nhiều trường hợp, chứng thực còn là điều kiện bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực thi hành, đặc biệt với tài sản có giá trị lớn hoặc liên quan đến bất động sản.

I. Vai trò của việc chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản

Chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của thỏa thuận giữa các bên. Việc này giúp xác minh chủ thể ký kết, nội dung cam kết, ngăn ngừa gian lận, tranh chấp và bảo vệ quyền lợi các bên. Đặc biệt, với những tài sản có giá trị lớn hoặc liên quan đến bất động sản, chứng thực là cơ sở để hợp đồng được pháp luật công nhận, làm căn cứ khi xảy ra tranh chấp hoặc yêu cầu thi hành hợp đồng tại tòa án hay cơ quan có thẩm quyền.

II. Giải đáp một số câu hỏi về chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản

1. Chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản là gì?

Chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản là việc cơ quan có thẩm quyền (thường là UBND cấp xã hoặc Phòng công chứng) xác nhận tính xác thực của chữ ký, nội dung thỏa thuận và năng lực pháp lý của các bên tham gia hợp đồng bàn giao tài sản. Hoạt động này nhằm đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý, hạn chế tranh chấp và làm căn cứ pháp lý rõ ràng nếu có khiếu kiện phát sinh sau này.

2. Hợp đồng bàn giao tài sản có cần phải công chứng, chứng thực không?

Việc hợp đồng bàn giao tài sản có cần công chứng, chứng thực hay không phụ thuộc vào loại tài sản và quy định pháp luật liên quan.

* Trường hợp bắt buộc công chứng, chứng thực

Theo quy định tại Điều 455 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng trao đổi tài sản phải được lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, nếu pháp luật có quy định.

Cụ thể, các hợp đồng liên quan đến bất động sản như chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất và nhà ở, thế chấp tài sản gắn liền với đất bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024 và khoản 1 Điều 164 Luật Nhà ở năm 2023.

* Trường hợp không bắt buộc nhưng nên thực hiện

Đối với các loại tài sản thông thường như thiết bị, hàng hóa, giấy tờ, pháp luật không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng bàn giao. Tuy nhiên, việc thực hiện công chứng hoặc chứng thực trong các trường hợp này được khuyến khích để đảm bảo tính pháp lý, phòng ngừa tranh chấp và làm bằng chứng khi cần thiết.

Như vậy, tùy vào loại tài sản và quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng bàn giao tài sản có thể bắt buộc hoặc không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý, các bên nên xem xét thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng bàn giao tài sản.

3. Hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực khi nào?

Theo quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng bàn giao tài sản bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực trong các trường hợp sau:

Khi tài sản bàn giao là bất động sản

Theo điểm a và điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024, các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất như: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn... phải được công chứng hoặc chứng thực. Việc này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và có giá trị thi hành trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Khi tài sản bàn giao là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Theo quy định tại Điều 459 Bộ luật Dân sự 2015, với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu như ô tô, tàu thủy, tàu bay..., việc chuyển giao tài sản thông qua hợp đồng mua bán, tặng cho hoặc góp vốn cần được công chứng hoặc chứng thực để làm cơ sở cho việc sang tên sở hữu.

Khi có ủy quyền thực hiện bàn giao tài sản thuộc diện đăng ký

Căn cứ Điều 55 Luật Công chứng 2014, hợp đồng ủy quyền để thay mặt thực hiện việc bàn giao tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu (như bất động sản, xe ô tô...) phải được công chứng để có giá trị pháp lý.

Khi pháp luật chuyên ngành có quy định riêng

Trong một số trường hợp, pháp luật chuyên ngành có thể quy định rõ việc bắt buộc công chứng, chứng thực đối với hợp đồng bàn giao tài sản. Ví dụ, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế có tài sản phải đăng ký quyền sở hữu cũng cần được công chứng theo Điều 57 Luật Công chứng 2014.

Theo đó, hợp đồng bàn giao tài sản không phải lúc nào cũng bắt buộc công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, nếu liên quan đến bất động sản, tài sản có đăng ký sở hữu, hoặc được thực hiện thông qua ủy quyền, thì việc công chứng, chứng thực là bắt buộc theo quy định pháp luật. Trường hợp không thực hiện đúng quy trình có thể làm cho hợp đồng không có hiệu lực pháp lý hoặc không thể hoàn tất thủ tục sang tên tài sản.

III. Giải đáp một số câu hỏi về chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản

1. Có cần người làm chứng để làm chứng cho việc thỏa thuận hợp đồng bàn giao tài sản không?

Việc có cần người làm chứng trong thỏa thuận hợp đồng bàn giao tài sản không bắt buộc theo quy định pháp luật, trừ khi:

• Pháp luật quy định bắt buộc phải có người làm chứng trong trường hợp cụ thể (ví dụ: người ký không biết chữ, không thể ký hoặc điểm chỉ được). Theo Điều 48 Luật Công chứng 2014, trong trường hợp này, phải có ít nhất hai người làm chứng có đủ năng lực hành vi dân sự, không có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng.
• Các bên có thỏa thuận yêu cầu người làm chứng. Trong thực tiễn, nhiều hợp đồng dân sự được các bên tự nguyện mời người làm chứng để tăng tính khách quan, minh bạch và thuận lợi khi xảy ra tranh chấp, nhưng đây không phải là điều kiện bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực.

Hợp đồng bàn giao tài sản không bắt buộc phải có người làm chứng, trừ trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật hoặc khi các bên có thỏa thuận riêng. Tuy nhiên, việc có người làm chứng vẫn được khuyến khích trong các giao dịch có giá trị lớn hoặc có nguy cơ tranh chấp để đảm bảo an toàn pháp lý.

2. Mẫu hợp đồng bàn giao tài sản

Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể về mẫu biên bản bàn giao tài sản nói chung.

Dưới đây là mẫu hợp đồng bàn giao tài sản tham khảo, phù hợp cho các giao dịch giữa các bên trong doanh nghiệp và có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy theo mục đích và loại tài sản bàn giao.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

Hôm nay, ngày.../...../....., tại.......................................................................

Chúng tôi gồm:

I. Bên giao:

Ông/Bà: ………………………………………………………………………….

Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………...

II. Bên nhận:

Ông/Bà: ………………………………………………………………………….

Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………...

III. Nội dung bàn giao

Vì lý do ………………… nên bên …………. đã tiến hành bàn giao tài sản cho bên ……………… tại: ………………………………………… theo bảng thống kê chi tiết sau:

Bên giao cam đoan rằng toàn bộ tài sản đã được bàn giao đầy đủ, đúng số lượng, chất lượng. Kể từ ngày ………………… số tài sản trên sẽ do bên ………………………. chịu trách nhiệm quản lý..

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản./

Lưu ý:

• Trường hợp bàn giao tài sản có giá trị lớn hoặc liên quan đến quyền sở hữu, nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý.
• Nếu có thỏa thuận hoặc yêu cầu từ pháp luật, nên tiến hành công chứng, chứng thực hợp đồng để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

3. Bàn giao tài sản không lập hợp đồng có được không?

Việc bàn giao tài sản không lập hợp đồng về mặt pháp lý vẫn được chấp nhận, tuy nhiên không được khuyến khích. Bởi khi không có hợp đồng hoặc biên bản bàn giao cụ thể, các bên sẽ thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng để xác định quyền và nghĩa vụ của mình. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp và khó khăn trong việc giải quyết khi có phát sinh mâu thuẫn.

Vì vậy, để bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro, các bên nên lập hợp đồng hoặc biên bản bàn giao tài sản một cách rõ ràng, đầy đủ.

4. Những loại hợp đồng nào liên quan đến bàn giao tài sản cần được chứng thực?

Theo quy định hiện hành, những loại hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản cần được công chứng hoặc chứng thực bao gồm:

• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (theo Luật Đất đai 2024, Luật Nhà ở 2023).
• Hợp đồng mua bán, thuê, cho thuê tài sản có giá trị lớn hoặc thời hạn thuê từ 06 tháng trở lên (theo Bộ luật Dân sự 2015).
• Các hợp đồng khác mà pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực nhằm bảo đảm tính pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

Việc công chứng, chứng thực hợp đồng bàn giao tài sản giúp xác nhận tính hợp pháp, bảo vệ quyền lợi các bên và làm cơ sở giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

5. Chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản cần làm ở đâu?

Dựa trên quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nơi thực hiện chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản phụ thuộc vào tính chất của tài sản được bàn giao như sau:

• Nếu tài sản là động sản (ví dụ: máy móc, thiết bị, xe cộ...): Có thể thực hiện chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện/quận hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã. Không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
• Nếu hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc nhà ở: Phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc nơi có nhà.
• Nếu người yêu cầu đang ở nước ngoài: Có thể thực hiện chứng thực tại Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Ngoài ra, hợp đồng cũng có thể được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng), không phụ thuộc vào nơi cư trú.

Như vậy, người dân có thể linh hoạt lựa chọn nơi chứng thực phù hợp với loại tài sản và điều kiện thực tế, miễn là đúng thẩm quyền được quy định trong pháp luật.

6. Không chứng thực hợp đồng bàn giao tài sản có bị vô hiệu không?

Việc một hợp đồng bàn giao tài sản có bị vô hiệu hay không khi không được chứng thực sẽ phụ thuộc vào loại tài sản và quy định pháp luật bắt buộc về hình thức hợp đồng đối với từng trường hợp cụ thể.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chỉ bị vô hiệu do vi phạm hình thức khi pháp luật quy định bắt buộc phải lập thành văn bản có công chứng, chứng thực mà các bên không tuân thủ. Cụ thể:

• Nếu hợp đồng liên quan đến bàn giao quyền sử dụng đất, nhà ở, hoặc các loại tài sản khác mà pháp luật yêu cầu phải công chứng/chứng thực (ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng đất, tặng cho nhà...), thì việc không chứng thực có thể làm hợp đồng vô hiệu theo Điều 129 BLDS 2015.
• Đối với các hợp đồng bàn giao động sản thông thường (xe, thiết bị, máy móc…) không thuộc diện bắt buộc phải chứng thực thì việc không chứng thực không làm cho hợp đồng vô hiệu, miễn là các bên có sự thỏa thuận rõ ràng và chứng minh được việc thực hiện hợp đồng.

Như vậy, chỉ khi pháp luật bắt buộc phải chứng thực mà các bên không thực hiện thì hợp đồng mới có nguy cơ bị vô hiệu về hình thức. Trong các trường hợp khác, hợp đồng vẫn có hiệu lực pháp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và mục đích hợp pháp.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản

NP Law cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về chứng thực hợp đồng liên quan đến bàn giao tài sản, hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành. NP Law hướng dẫn cụ thể về điều kiện, trình tự, thủ tục chứng thực, cơ quan có thẩm quyền thực hiện, đồng thời rà soát nội dung hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý và phòng tránh rủi ro.