Hợp pháp hóa lãnh sự là một quy trình mà trong đó các tài liệu hoặc giấy tờ được xác nhận về tính hợp pháp và tính chính xác của chúng để có thể sử dụng ở nước ngoài. Quy trình này thường được thực hiện bởi cơ quan lãnh sự hoặc đại sứ quán của quốc gia
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính phức tạp do có liên quan đến nhiều yêu cầu của Chính phủ Việt Nam và nước ngoài. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu vấn đề này.
I. Tìm hiểu về dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
II. Quy định pháp luật về dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự
1. Thế nào là dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự là một quy trình mà trong đó các tài liệu hoặc giấy tờ được xác nhận về tính hợp pháp và tính chính xác của chúng để có thể sử dụng ở nước ngoài. Quy trình này thường được thực hiện bởi cơ quan lãnh sự hoặc đại sứ quán của quốc gia .
Cần nêu thêm ý:
2. Những giấy tờ cần thiết để thực hiện dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự
- Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
- Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG về , hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
3. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự?
Theo điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:
Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
III. Một số thắc mắc về dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự
1. Những giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
2. Giấy tờ tùy thân của người đại diện Chi nhánh thương nhân nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được quy định tại Điều 12 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài gồm những tài liệu được quy định tại khoản 1 Điều 12
Trong đó có bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh.
Và giấy tờ tùy thân của người đại diện Chi nhánh của thương nhân nước ngoài nêu trên không bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Tài liệu nào trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự?
Căn cứ khoản 3 Điều 5 Thông tư 28/2012/TT-BCT quy định các giấy tờ quy định tại các điểm b, c, d, đ, e khoản 2 Điều này phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trường hợp văn bản quy định tại điểm g khoản 2 Điều này bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch sang tiếng Việt có công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể:
- Bản chính Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài nơi thương nhân đăng ký thành lập về việc thương nhân không hiện diện không bị tước quyền hoạt động thương mại hoặc đang chịu các hình phạt liên quan đến hoạt động thương mại theo quy định của pháp luật nước ngoài nơi thương nhân nước ngoài thành lập;
- Bản chính Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài nơi thương nhân đăng ký thành lập về việc thương nhân không hiện diện không có tiền án, không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự đối với thương nhân không hiện diện là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật đối với thương nhân không hiện diện là tổ chức kinh tế;
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương đối với thương nhân là tổ chức kinh tế; bản sao có chứng thực giấy chứng minh thư, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thương nhân là cá nhân;
- Bản sao có chứng thực báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất theo quy định của pháp luật nước đó;
- Bản chính văn bản xác nhận vốn kinh doanh, số tài khoản tại ngân hàng nơi thương nhân nước ngoài thành lập
Trên đây là những thông tin xoay quanh đề tài hợp pháp hoá lãnh sự. Để có thể được hỗ trợ cũng như tìm hiểu thông tin, quy định của pháp luật về hợp pháp hoá lãnh sự, Quý khách có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm.
