Quy định về định danh điện tử cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, định danh điện tử đang dần trở thành một yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, định danh điện tử còn góp phần nâng cao tính bảo mật và minh bạch trong các giao dịch. Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu quy định về định danh điện tử cho doanh nghiệp.

I. Nhu cầu định danh điện tử cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, việc xác thực danh tính doanh nghiệp qua môi trường điện tử giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch, tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao độ an toàn pháp lý. Đặc biệt trong các lĩnh vực như ngân hàng, thương mại điện tử, logistics, bảo hiểm, việc định danh điện tử không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường mà còn đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật về bảo mật thông tin và phòng chống gian lận. Khi các giao dịch không còn phụ thuộc vào gặp gỡ trực tiếp, định danh điện tử trở thành cầu nối tin cậy giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín, tạo niềm tin đối với đối tác, khách hàng trong nước và quốc tế.

II. Quy định pháp luật về định danh điện tử cho doanh nghiệp tại Việt Nam

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện định danh điện tử không?

Hiện nay chưa có quy định về việc doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký định danh điện tử. Tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP: “Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025”. 

Như vậy, từ 01/7/2025, những tài khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng trên Cổng dịch vụ công Quốc gia và các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh sẽ không còn giá trị sử dụng và sẽ chuyển sang sử dụng tài khoản định danh điện tử.

Do đó, để đảm bảo khả năng kết nối với các thông tin cần thiết và duy trì hoạt động kinh doanh thông suốt, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử trước thời hạn này.

Tìm hiểu về định danh điện tử cho doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp có thể thực hiện định danh điện tử theo những hình thức nào?

Theo khoản 1 Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP về trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với tổ chức, có thể thực hiện thủ tục định danh điện tử theo hình thức sau: 

1. Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia, cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có).

Trường hợp nộp trực tiếp, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định này, nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước nơi thuận tiện”.

Như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện định danh điện tử theo hình thức online hoặc trực tiếp theo quy định trên.

3. Các ngành nghề có yêu cầu đặc biệt về định danh điện tử cho doanh nghiệp

Hiện nay, một số ngành nghề có yêu cầu đặc biệt đối với việc định danh điện tử. Điển hình như ngân hàng và tài chính đòi hỏi xác thực nghiêm ngặt cho giao dịch trực tuyến, thương mại điện tử cần đảm bảo uy tín và minh bạch cho người bán, hay các dịch vụ công trực tuyến yêu cầu định danh để thực hiện thủ tục hành chính. Các yêu cầu này thường xuất phát từ nhu cầu bảo mật cao, tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi người dùng. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định chuyên ngành để đảm bảo tuân thủ.

III. Giải đáp một số câu hỏi về quy định định danh điện tử cho doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có thể sử dụng định danh điện tử để ký hợp đồng không?

Theo khoản 6 Điều 9 Nghị định 69/2024/NĐ-CP về sử dụng tài khoản định danh điện tử: “Thông tin về danh tính điện tử và thông tin tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử có giá trị chứng minh, tương đương với việc cung cấp thông tin hoặc sử dụng, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứa thông tin đó trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác.”.

Như vậy việc sử dụng tài khoản định danh điện tử trong các hoạt động, giao dịch điện tử thì có giá trị tương đương việc xuất trình giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trong tài khoản định danh điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử trong các giao dịch ký kết hợp đồng.

Quy định về định danh điện tử cho doanh nghiệp

2. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp định danh điện tử cho doanh nghiệp?

Theo Điều 16 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, thẩm quyền cấp, khóa, mở khóa tài khoản định danh điện tử đối với công dân Việt Nam, người nước ngoài, cơ quan, tổ chức như sau: “Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an có thẩm quyền cấp, khóa, mở khóa tài khoản định danh điện tử đối với công dân Việt Nam, người nước ngoài, cơ quan, tổ chức”.

Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp định danh điện tử là Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an theo quy định trên.

3. Điều kiện để doanh nghiệp được cấp định danh điện tử?

Để được cấp định danh điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam theo quy định.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết theo quy định.
• Thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký cấp định danh điện tử.

Trên đây là những điều kiện cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện thủ tục cấp định danh điện tử theo quy định pháp luật.

4. Định danh điện tử cho doanh nghiệp có thời hạn bao lâu?

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, thời hạn giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử đối với tổ chức như sau:

• Không quá 03 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;
• Không quá 15 ngày với trường hợp thông tin cần xác minh về tổ chức không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Như vậy, thời hạn cấp định danh điện tử cho doanh nghiệp là không quá 03 ngày hoặc không quá 15 ngày tùy theo từng trường hợp cụ thể theo quy định trên. 

5. Doanh nghiệp có thể sử dụng định danh điện tử để thực hiện giao dịch quốc tế không?

Theo khoản 6 Điều 4 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, nguyên tắc định danh và xác thực điện tử gồm việc “Bảo đảm phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên”.

Ngoài ra, khoản 4 Điều 14 Nghị định 69/2024/NĐ-CP cũng quy định: “Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thực hiện kết nối, chia sẻ, xác thực dữ liệu để chủ thể danh tính điện tử sử dụng tài khoản định danh điện tử ở các quốc gia khác theo điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết”.

Việc sử dụng định danh điện tử của Việt Nam cho các giao dịch quốc tế phụ thuộc vào điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, sự công nhận lẫn nhau giữa Việt Nam và các quốc gia khác, cũng như các tiêu chuẩn quốc tế về định danh điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về các quy định và tiêu chuẩn quốc tế liên quan để đảm bảo giao dịch được thực hiện thành công.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về định danh điện tử cho doanh nghiệp

Trên đây là bài viết của NPLaw về định danh điện tử cho doanh nghiệp hiện nay. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.