Quy định về hồ sơ yêu cầu

 Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là một trong số những tài liệu quan trọng và không thể thiếu khi thực hiện áp dụng hình thức chỉ định thầu trong đấu thầu. Vậy hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì? Những trường hợp nào được áp dụng hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu?

I. Tìm hiểu về hồ sơ yêu cầu

Hồ sơ yêu cầu là một phần quan trọng trong các quy trình đấu thầu và mua sắm công. Đây là tài liệu chính thức mà bên mời thầu gửi đến các nhà thầu để yêu cầu họ cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết để tham gia vào một dự án hoặc hợp đồng.

II. Quy định pháp luật về hồ sơ yêu cầu

1. Thế nào là hồ sơ yêu cầu

Căn cứ tại khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 thì:

Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

2. Khi nào lập hồ sơ yêu cầu

Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư (khoản 30 Điều 4 Luật Đấu thầu).

Theo đó, hồ sơ yêu cầu sử dụng cho:

- Hình thức chỉ định thầu (áp dụng đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ công; không quá 01 tỷ đồng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, mua thuốc, vật tư y tế, sản phẩm công không quá 500 triệu đồng hoặc gói thầu thuộc dự toán mua sắm thường xuyên không quá 100 triệu đồng)

- Hình thức mua sắm trực tiếp (áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm hoặc thuộc dự án, dự toán mua sắm khác)

- Hình thức chào hàng cạnh tranh (áp dụng đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản; mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng; xây lắp công trình đơn giản đã có thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt có giá trị không quá 05 tỷ đồng).

Việc lập hồ sơ yêu cầu phải căn cứ theo:

- Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu liên quan. Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư;

- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;

- Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp; yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có);

- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;

- Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

Nội dung hồ sơ yêu cầu bao gồm các thông tin tóm tắt về dự án, gói thầu; chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất; tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá chỉ định thầu. Sử dụng tiêu chí đạt, không đạt để đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và đánh giá về kỹ thuật

3. Việc lập hồ sơ yêu cầu do cơ quan nào phụ trách

Căn cứ tại Điều 29 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 quy định trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan  trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan bao gồm:

- Trách nhiệm của Bộ trưởng

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị

- Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động

- Trách nhiệm của Văn thư Bộ.

III. Một số thắc mắc về hồ sơ yêu cầu

1. Hồ sơ yêu cầu được sử dụng với hình thức đấu thầu nào

Hồ sơ yêu cầu được quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023:  Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

Đồng thời, căn cứ khoản 1 Điều 20 Luật Đấu thầu 2023 quy định về các hình thức lựa chọn nhà thầu thì hồ sơ yêu cầu được sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

2. Chi phí lập hồ sơ yêu cầu hiện nay là bao nhiêu

Chi phí lập hồ sơ yêu cầu trong lựa chọn nhà thầu được quy định tại Điều 12 Nghị định 24/2024/NĐ-CP chi phí lập hồ sơ yêu được tính bằng 0,2% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 3.000.000 đồng và tối đa là 60.000.000 đồng.

Lưu ý: Đối với các gói thầu có nội dung tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm của cùng chủ đầu tư hoặc các gói thầu phải tổ chức lại việc lựa chọn nhà thầu thì chi phí lập, thẩm định hồ sơ yêu cầu được tính tối đa bằng 50% mức chi phí quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 24/2024/NĐ-CP

Trường hợp phải tổ chức đấu thầu lại một phần của gói thầu (đối với gói thầu chia phần) thì chi phí được tính tối đa bằng 50% mức chi phí theo giá trị ước tính của phần tổ chức đấu thầu lại.

Trường hợp tổ chức lại việc lựa chọn nhà thầu thì phải tính toán, bổ sung chi phí lựa chọn nhà thầu vào dự án, dự toán mua sắm phù hợp với thực tế của gói thầu. Trường hợp đấu thầu quốc tế, chi phí dịch tài liệu được tính phù hợp với giá thị trường, bảo đảm hiệu quả của gói thầu.

3. Chỉ định thầu rút gọn có phải lập hồ sơ yêu cầu và thực hiện thẩm định, phê duyệt hồ sơ yêu cầu này không?

Căn cứ Điều 78 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định quy trình chỉ định thầu rút gọn đối với gói thầu mua thuốc, thiết bị y tế để triển khai công tác phòng, chống dịch bệnh trong trường hợp cấp bách được thực hiện theo quy định nêu trên, không cần lập hồ sơ yêu cầu và thẩm định, phê duyệt hồ sơ yêu cầu này.

4. Trách nhiệm của tổ chuyên gia khi lập hồ sơ yêu cầu?

Căn cứ theo Điều 76 Luật Đấu thầu 2013 quy định về trách nhiệm của tổ chuyên gia như sau:

- Trung thực, khách quan, công bằng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

- Đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo đúng yêu cầu.

- Báo cáo bên mời thầu về kết quả đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và danh sách xếp hạng nhà thầu, nhà đầu tư.

- Bảo mật các tài liệu liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

- Bảo lưu ý kiến của mình.

- Bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật cho các bên liên quan nếu thiệt hại đó do lỗi của mình gây ra.

- Cung cấp thông tin, tài liệu liên quan và giải trình việc thực hiện các quy định tại Điều này theo yêu cầu của người có thẩm quyền, chủ đầu tư, bên mời thầu, cơ quan thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu.

Trên đây là những thông tin xoay quanh đề tài hồ sơ yêu cầu. Để có thể được hỗ trợ cũng như tìm hiểu thông tin, quy định của pháp luật về hồ sơ yêu cầu, Quý khách có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm.