Quy định về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kê khai nộp thuế của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp

Khi thực hiện sáp nhập doanh nghiệp, các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử cần được xử lý cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và kế thừa quyền lợi, nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp nhận sáp nhập chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho các giao dịch mới, trong khi các hóa đơn cũ nếu có sai sót cần được điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định pháp luật để tránh bị xử phạt vi phạm.

II. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp là gì và khác gì so với hóa đơn giấy?

Theo khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực ngày 1/7/2026) quy định hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Theo đó, hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp là chứng từ điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế mà được cập nhật thông tin mới sau khi doanh nghiệp bị sáp nhập hoàn tất thủ tục pháp lý.

- Sự khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khi sáp nhập doanh nghiệp cụ thể như sau:

Thủ tục thông báo:

• Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp thực hiện online qua Hệ thống điện tử của cơ quan Thuế và được cập nhật nhanh chóng.
• Hóa đơn giấy: Phải làm văn bản gửi cơ quan Thuế, chờ xác nhận và làm thủ tục hủy/đóng dấu đổi tên thủ công.

Tính kế thừa:

• Hóa đơn điện tử: Dễ dàng tra cứu, đối soát dữ liệu cũ của công ty bị sáp nhập trên hệ thống lưu trữ tập trung.
• Hóa đơn giấy: Phải bàn giao toàn bộ kho lưu trữ hóa đơn giấy, rất cồng kềnh và dễ thất lạc khi di chuyển.

Điều chỉnh sai sót:

• Hóa đơn điện tử: Công ty nhận sáp nhập dùng chữ ký số mới để lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn cũ nhanh chóng. Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ trên server, tránh rủi ro cháy, hỏng trong quá trình bàn giao sáp nhập.
• Hóa đơn giấy: Phải thu hồi hóa đơn giấy cũ, lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới, quy trình phức tạp hơn. Dễ bị mất mát, hư hỏng trong quá trình kiểm kê và chuyển giao giữa hai doanh nghiệp.

Như vậy, hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp có sự khác biệt nhất định so với hóa đơn giấy.

2. Hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp gồm những thông tin bắt buộc nào?

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp gồm những thông tin bắt buộc dưới đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp nhận sáp nhập)
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo những nội dung trên. Tuy nhiên trong một số trường hợp theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP không cần đảm bảo tất cả nội dung trên.

Theo đó, hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp gồm những thông tin bắt buộc nêu trên.

3. Ai trong doanh nghiệp có thẩm quyền lập và ký hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp?

- Theo điểm b khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định đối với hóa đơn điện tử:

• Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
• Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.

- Theo khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

- Đồng thời tại khoản 1 Điều 138 Bộ luật dân sự 2015 cũng quy định cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Dựa trên các quy định vừa nêu thì người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp nhận sáp nhập (như kế toán trưởng, nhân viên được giao trách nhiệm) có thẩm quyền lập và ký số hóa đơn điện tử. Hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, chính xác về nội dung, được ký bằng chữ ký số hợp lệ và gửi cho người mua.

4. Lợi ích chính khi dùng hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp so với hóa đơn truyền thống là gì?

Khi một doanh nghiệp thực hiện sáp nhập, việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống, đặc biệt là trong khâu hợp nhất dữ liệu và chuyển đổi thông tin pháp lý. Dưới đây là các lợi ích chính:

• Đồng bộ hóa và cập nhật thông tin pháp lý nhanh chóng: Sau khi sáp nhập, doanh nghiệp thường phải thay đổi địa chỉ hoặc tên đơn vị theo pháp nhân mới. Với hóa đơn điện tử, việc cập nhật thông tin trên hệ thống diễn ra nhanh chóng, cho phép xuất hóa đơn theo địa chỉ mới ngay lập tức để đảm bảo tính hợp lệ về thuế.
• Tiết kiệm chi phí vận hành và lưu trữ: Doanh nghiệp sáp nhập thường có quy mô lớn hơn, việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và kho bãi lưu trữ. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của các công ty thành viên trước khi sáp nhập được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử, tránh rủi ro thất lạc, cháy hỏng hoặc hư hại trong quá trình di dời văn phòng hoặc bàn giao hồ sơ.
• Không cần báo cáo tình hình sử dụng: Doanh nghiệp sau sáp nhập không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi dữ liệu đã được lưu trữ và kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc đối soát dữ liệu thuế giữa doanh nghiệp mới và các đơn vị cũ trở nên đơn giản nhờ khả năng tra cứu trực tuyến, giúp đẩy nhanh quá trình quyết toán thuế sau sáp nhập.

Tóm lại, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp so với hóa đơn truyền thống mang lại các lợi ích nêu trên.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp

Tìm hiểu các quy định về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Luật hoặc văn bản nào quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp?

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khi sáp nhập doanh nghiệp được quy định chủ yếu tại các văn bản pháp luật sau:

- Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực vào ngày 1/7/2026): Quy định về áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.

Theo điểm a khoản 5 Điều 26 Luật này quy định tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ.

- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung cần có trong hóa đơn điện tử.

- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử  và các quy định mới về nội dung hóa đơn.

Nhìn chung, về cơ bản các Luật và văn bản trên quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp.

2. Trong quá trình sáp nhập, cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp như thế nào?

- Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử.

- Căn cứ quy định khoản 1, khoản 2 Điều 201 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) về sáp nhập công ty thì sau khi công ty nhận sáp nhập đăng ký doanh nghiệp, công ty bị sáp nhập chấm dứt tồn tại; công ty nhận sáp nhập được hưởng các quyền và lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ, các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị sáp nhập. Công ty nhận sáp nhập đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của các công ty bị sáp nhập theo hợp đồng sáp nhập.

Theo quy định nêu trên, trường hợp phát sinh điều chỉnh/thay thế hóa đơn liên quan đến hợp đồng và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị sáp nhập, công ty nhận sáp nhập thực hiện điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định.

- Căn cứ tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 86/2024/TT-BTC và điểm b khoản 2 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực vào ngày 1/7/2026) và các quy định trên, thủ tục thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Đối với doanh nghiệp bị sáp nhập: 

• Tổ chức bị sáp nhập phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ có liên quan đến hồ sơ thuế trước khi sáp nhập theo điểm b khoản 2 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực vào ngày 1/7/2026) như thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và dừng sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Căn cứ hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của tổ chức bị sáp nhập, cơ quan thuế thực hiện thủ tục và trình tự để chấm dứt hiệu lực mã số thuế của tổ chức bị sáp nhập.

Đối với tổ chức nhận sáp nhập: 

• Doanh nghiệp kế thừa quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bị sáp nhập nên cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
• Trường hợp sáp nhập làm phát sinh thay đổi thông tin đăng ký thuế, trong thời hạn 10 (mười) làm việc ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập và hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn trước khi phát hành hóa đơn mới hoặc có quyền lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn có sai sót của bên bị sáp nhập đã lập trước đó.

Tóm lại, trong quá trình sáp nhập, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

3. Những hành vi nào bị coi là vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp?

Khi thực hiện sáp nhập doanh nghiệp, các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử thường tập trung vào việc chuyển giao nghĩa vụ, cập nhật thông tin và xử lý hóa đơn tồn đọng. Dưới đây là các nhóm hành vi vi phạm phổ biến:

• Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bị sáp nhập: Sau khi nhận sáp nhập, công ty bị sáp nhập chấm dứt tồn tại. Việc tiếp tục xuất hóa đơn với mã số thuế/tên công ty cũ là hành vi vi phạm nghiêm trọng về sử dụng hóa đơn.
• Không cập nhật thông tin địa chỉ mới: Sau khi sáp nhập, nếu doanh nghiệp không cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên phần mềm hóa đơn điện tử, các hóa đơn xuất ra mang thông tin cũ có thể bị cơ quan thuế coi là sai sót nội dung.
• Không hủy hóa đơn điện tử hết hiệu lực: Doanh nghiệp không thực hiện thủ tục ngừng sử dụng và hủy các hóa đơn đã đăng ký của công ty bị sáp nhập sau khi sáp nhập.
• Lập hóa đơn sai thông tin pháp nhân: Sau sáp nhập, công ty nhận sáp nhập chịu trách nhiệm kế thừa các nghĩa vụ tài chính. Việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho công ty bị sáp nhập nhưng không tuân thủ biểu mẫu hoặc ghi sai thông tin công ty nhận sáp nhập là hành vi vi phạm quy định lập hóa đơn.

Có thể thấy, những hành vi trên bị coi là vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn các quy định về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp được lưu trữ ở dạng nào và trong bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Mà theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Dẫn chiếu đến khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể hiểu hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Vậy, thời hạn lưu trữ của hoá đơn điện tử là 10 năm.

Tóm lại, thời hạn và dạng lưu trữ của hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp được thực hiện như trên.

2. Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp, thủ tục điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế ra sao?

- Theo Công văn 4448/CT-CS năm 2025 quy định trường hợp phát sinh điều chỉnh/thay thế hóa đơn liên quan đến hợp đồng và nghĩa vụ tài sản khác của Công ty bị sáp nhập, Công ty nhận sáp nhập thực hiện điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ) và thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định.

- Theo điểm a, b khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Theo đó, nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử khi sáp nhập doanh nghiệp, thủ tục điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế sẽ phụ thuộc vào loại sai sót mà thực hiện điều chỉnh cho phù hợp theo quy định.

3. Không lưu trữ hoặc mất dữ liệu hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp có thể dẫn đến hậu quả pháp lý gì?

Doanh nghiệp không lưu trữ hoặc mất dữ liệu hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp có thể dẫn đến hậu quả pháp lý là bị xử phạt vi phạm hành chính do không tuân thủ việc quản lý, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Theo khoản 4 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều này.

Ngoài ra, doanh nghiệp nhận sáp nhập phải kế thừa toàn bộ nghĩa vụ của công ty bị sáp nhập, bao gồm cả trách nhiệm giải trình về hóa đơn, chứng từ cũ. Nếu không có dữ liệu để kiểm tra, đối chiếu doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh, thay thế hóa đơn phức tạp, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Nhìn chung, việc không lưu trữ hoặc mất dữ liệu hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

4. Trong quá trình sáp nhập, nếu bên bị sáp nhập để lại hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp chưa chuyển giao đầy đủ, trách nhiệm pháp lý thuộc về ai?

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 201 Luật doanh nghiệp 2020 được hướng dẫn bởi Điều 67 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì sau khi công ty nhận sáp nhập đăng ký doanh nghiệp, công ty bị sáp nhập chấm dứt tồn tại; công ty nhận sáp nhập được hưởng các quyền và lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ, các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị sáp nhập. Công ty nhận sáp nhập đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của các công ty bị sáp nhập theo hợp đồng sáp nhập.

Theo nguyên tắc kế thừa trong sáp nhập doanh nghiệp, bên nhận sáp nhập (công ty mới hoặc công ty tồn tại sau sáp nhập) chịu trách nhiệm pháp lý hoàn toàn về mọi nghĩa vụ, bao gồm cả việc quản lý, sử dụng và chuyển giao hóa đơn điện tử.

5. Trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bảo mật dữ liệu liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp thuộc về ai sau khi sáp nhập?

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Theo điểm c khoản 2 Điều 201 Luật doanh nghiệp 2020 được hướng dẫn bởi Điều 67 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định các công ty nhận sáp nhập đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của các công ty bị sáp nhập theo hợp đồng sáp nhập.

Kết luận lại, trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bảo mật dữ liệu liên quan đến hóa đơn điện tử sau khi sáp nhập thuộc về doanh nghiệp nhận sáp nhập.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về hóa đơn điện tử sáp nhập doanh nghiệp mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.