Quy định về việc chuyển hóa thành công ty cổ phần như thế nào?

Quyết định chuyển hóa thành công ty cổ phần không chỉ là một bước ngoặt trong hoạt động kinh doanh mà còn đặt ra nhiều vấn đề pháp lý phức tạp. Việc tuân thủ đúng các quy định của pháp luật là yếu tố then chốt để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Vậy, quy định về việc chuyển hóa thành công ty cổ phần như thế nào? NPLaw sẽ làm rõ các khía cạnh pháp lý quan trọng này.

I. Tìm hiểu về chuyển hóa thành công ty cổ phần

1. Chuyển hóa thành công ty cổ phần được hiểu như thế nào?

Chuyển hóa thành công ty cổ phần là quá trình doanh nghiệp thay đổi loại hình tổ chức từ công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hoặc doanh nghiệp tư nhân sang công ty cổ phần. Đây là một hình thức tổ chức lại doanh nghiệp nhằm phù hợp với quy mô, mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

2. Xu hướng chuyển hóa thành công ty cổ phần hiện nay

Nhiều doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) đang chủ động chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần nhằm:

• Huy động vốn linh hoạt: Việc phát hành cổ phiếu giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn từ nhiều nhà đầu tư.
• Tăng cường minh bạch và quản trị: Mô hình công ty cổ phần đòi hỏi cơ cấu quản trị rõ ràng, nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động.
• Chuẩn bị cho niêm yết trên sàn chứng khoán: Chuyển đổi là bước đệm để doanh nghiệp niêm yết, mở rộng thị trường và nâng cao thương hiệu.

Mặc dù kế hoạch giai đoạn 2023–2025 đặt mục tiêu cổ phần hóa 30 doanh nghiệp nhà nước, nhưng đến quý I/2025, chưa có doanh nghiệp nào thực hiện được. Nguyên nhân chủ yếu do:

• Tâm lý e ngại trách nhiệm: Một số lãnh đạo doanh nghiệp nhà nước lo ngại về trách nhiệm pháp lý trong quá trình cổ phần hóa.
• Vướng mắc pháp lý và thủ tục: Quy trình phê duyệt phức tạp và thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các cơ quan liên quan.
• Thiếu quyết tâm từ cơ quan chủ quản: Một số bộ, ngành chưa thực sự quyết liệt trong việc triển khai cổ phần hóa.

Bên cạnh đó, hoạt động mua bán và sáp nhập (M&A) đang phục hồi mạnh mẽ, với tổng giá trị đạt 3,2 tỷ USD trong 9 tháng đầu năm 2024, tăng 45,9% so với cùng kỳ năm trước. Xu hướng này thúc đẩy các doanh nghiệp tái cấu trúc, trong đó chuyển đổi sang công ty cổ phần là một bước quan trọng để:

• Tăng tính hấp dẫn với nhà đầu tư: Cấu trúc công ty cổ phần minh bạch và linh hoạt hơn trong việc huy động vốn.
• Dễ dàng tham gia vào các thương vụ M&A: Cổ phần hóa giúp định giá doanh nghiệp rõ ràng, thuận lợi cho việc sáp nhập hoặc bán cổ phần.

Tóm lại, xu hướng chuyển đổi sang công ty cổ phần tại Việt Nam đang được thúc đẩy mạnh mẽ trong khu vực tư nhân, trong khi khu vực doanh nghiệp nhà nước vẫn đối mặt với nhiều thách thức. Việc chuyển đổi không chỉ giúp doanh nghiệp huy động vốn hiệu quả mà còn nâng cao năng lực quản trị và chuẩn bị cho các bước phát triển tiếp theo như niêm yết trên sàn chứng khoán hoặc tham gia vào các thương vụ M&A.

II. Quy định pháp luật về chuyển hóa thành công ty cổ phần

1. Chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tư nhân (DNTN) có thể chuyển đổi trực tiếp thành công ty cổ phần (CTCP) nếu đáp ứng các quy định sau:

1.1 Điều kiện chuyển đổi

• Đáp ứng điều kiện đăng ký doanh nghiệp: DNTN phải đáp ứng các điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Cam kết trách nhiệm về nợ: Chủ DNTN phải cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả các khoản nợ chưa thanh toán và cam kết thanh toán đầy đủ khi đến hạn.
• Thỏa thuận về hợp đồng chưa thanh lý: Chủ DNTN cần có thỏa thuận bằng văn bản với các bên liên quan về việc CTCP sẽ tiếp nhận và tiếp tục thực hiện các hợp đồng chưa thanh lý.
• Cam kết về lao động: Chủ DNTN phải cam kết bằng văn bản hoặc có thỏa thuận với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của DNTN.

1.2 Hồ sơ chuyển đổi DNTN thành CTCP

Để chuyển đổi DNTN thành CTCP, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Điều lệ công ty cổ phần;
• Danh sách cổ đông sáng lập (theo mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có, theo mẫu Phụ lục I-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật;
• Cam kết của chủ DNTN về trách nhiệm đối với các khoản nợ chưa thanh toán;
• Thỏa thuận với các bên liên quan về việc tiếp nhận và thực hiện các hợp đồng chưa thanh lý;
• Cam kết hoặc thỏa thuận về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có.
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh.

1.3. Thủ tục nộp hồ sơ

Hồ sơ chuyển đổi có thể được nộp theo hai hình thức:

• Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

2. Chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần

Việc chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) thành công ty cổ phần (CTCP) tại Việt Nam được quy định tại Điều 202 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là các quy định pháp luật và thủ tục liên quan:

2.1 Các phương thức chuyển đổi

Công ty TNHH có thể chuyển đổi thành CTCP theo các phương thức sau:

• Giữ nguyên thành viên góp vốn: Chuyển đổi mà không thay đổi số lượng và danh sách thành viên góp vốn.
• Tiếp nhận thêm thành viên mới: Chuyển đổi bằng cách huy động thêm vốn góp từ tổ chức, cá nhân khác để đủ số lượng cổ đông tối thiểu theo quy định (ít nhất 3 cổ đông).
• Chuyển nhượng phần vốn góp: Chuyển đổi thông qua việc chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác.
• Kết hợp các phương thức trên: Kết hợp việc giữ nguyên, tiếp nhận thêm thành viên mới và chuyển nhượng phần vốn góp.

2.2 Hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ chuyển đổi từ công ty TNHH sang CTCP bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
• Điều lệ công ty cổ phần sau chuyển đổi.
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
• Quyết định và biên bản họp về việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp:
  • Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp hoặc tài liệu chứng minh việc góp vốn của cổ đông mới (nếu có).
• Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các cổ đông sáng lập.
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh.

2.3 Thủ tục đăng ký chuyển đổi

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời hạn đăng ký: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc chuyển đổi, công ty phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Cấp Giấy chứng nhận: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và cập nhật tình trạng pháp lý của công ty trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty cổ phần

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần (CTCP) tại Việt Nam được quy định tại Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là các quy định pháp luật và thủ tục cần thực hiện:

3.1 Điều kiện chuyển đổi

Hộ kinh doanh có thể chuyển đổi thành CTCP khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Hoạt động liên tục: Hộ kinh doanh đã hoạt động liên tục ít nhất 01 năm tính đến ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Số lượng cổ đông: CTCP phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập.
• Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề đăng ký phù hợp với quy định pháp luật và không thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế kinh doanh.
• Chấm dứt hoạt động: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Việc này nhằm làm thủ tục chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh.

3.2 Hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ đăng ký thành lập CTCP trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
• Điều lệ công ty cổ phần.
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và các cổ đông sáng lập.
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh.

3.3 Thủ tục đăng ký chuyển đổi

• Nộp hồ sơ: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
• Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

Vì vậy, việc chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần mang lại nhiều lợi ích về mặt huy động vốn, quản trị doanh nghiệp và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, mỗi hình thức chuyển đổi đều có những yêu cầu và thủ tục riêng biệt. Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng và có sự chuẩn bị chu đáo để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả và hợp pháp.

III. Giải đáp các thắc mắc liên quan đến chuyển hóa thành công ty cổ phần

1. Thời hạn chuyển hóa thành công ty cổ phần là bao lâu?

Thời gian chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty cổ phần thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong vòng 2 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

2. Doanh nghiệp có thể đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp có thể đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời với việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Điều này được quy định tại khoản 5 Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện tương ứng theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 của Điều 26 Nghị định này.

3. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Quy định này được nêu rõ tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

4. Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để có thể chuyển hóa thành công ty cổ phần?

Để chuyển đổi doanh nghiệp thành công ty cổ phần, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chung sau, phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (Xem chi tiết điều kiện từng loại hình tại mục II):

• Ngành, nghề kinh doanh hợp pháp: Doanh nghiệp không hoạt động trong các ngành, nghề bị cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Tên doanh nghiệp hợp lệ: Tên dự kiến của công ty cổ phần phải tuân thủ các quy định về đặt tên doanh nghiệp, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Hồ sơ đăng ký hợp lệ: Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nộp lệ phí đầy đủ: Thực hiện nghĩa vụ tài chính bằng cách nộp đầy đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc cơ quan chức năng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

5. Việc chuyển hóa thành công ty cổ phần có ảnh hưởng gì đến quyền lợi của cổ đông và người lao động không?

Việc chuyển đổi doanh nghiệp thành công ty cổ phần có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của cổ đông và người lao động. Dưới đây là những tác động cụ thể:

5.1. Đối với cổ đông

• Phân tán quyền sở hữu và kiểm soát: Khi chuyển sang mô hình công ty cổ phần, số lượng cổ đông tăng lên, dẫn đến quyền sở hữu và kiểm soát doanh nghiệp được phân tán. Điều này có thể khiến cổ đông hiện tại mất quyền kiểm soát tuyệt đối nếu không nắm giữ tỷ lệ cổ phần đủ lớn.
• Hạn chế chuyển nhượng cổ phần: Theo quy định, trong vòng 3 năm kể từ ngày công ty cổ phần được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. 

5.2. Đối với người lao động

• Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động: Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, hợp đồng lao động đã ký kết vẫn tiếp tục có hiệu lực. Người lao động không cần ký lại hợp đồng mới, trừ khi có thay đổi về nội dung công việc hoặc điều kiện làm việc.
• Bảo đảm quyền lợi về lương, thưởng và phúc lợi: Các chế độ lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác của người lao động được đảm bảo và không bị thay đổi khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức hoạt động. 
• Thay đổi cơ cấu tổ chức và điều kiện làm việc: Việc chuyển đổi có thể dẫn đến thay đổi về cơ cấu tổ chức, vị trí công việc hoặc điều kiện làm việc. Do đó, người lao động cần được thông báo và thỏa thuận về những thay đổi này để đảm bảo quyền lợi của mình.
• Chính sách bán cổ phần ưu đãi: Trong trường hợp doanh nghiệp nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập chuyển đổi thành công ty cổ phần, người lao động có thể được mua cổ phần với giá ưu đãi. Tuy nhiên, số cổ phần này thường bị hạn chế chuyển nhượng trong một khoảng thời gian nhất định.

Như vậy, để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về quá trình chuyển đổi, các thay đổi về cơ cấu tổ chức, điều kiện làm việc và cách thức quyền lợi của người lao động được đảm bảo.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về chuyển hóa thành công ty cổ phần

Trên đây là những vấn đề pháp lý về chuyển hóa thành công ty cổ phần mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ ngay với NPLaw.