Một cái tên phù hợp không chỉ giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ mà còn thể hiện lĩnh vực hoạt động, giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của tổ chức. Vậy, quy định về việc đặt tên cho tổ chức kinh tế hiện nay như thế nào? NPLaw sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy định pháp luật liên quan, giúp các tổ chức kinh tế nắm rõ những nguyên tắc, yêu cầu và lưu ý quan trọng khi lựa chọn tên cho mình, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Một cái tên phù hợp không chỉ giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ mà còn thể hiện lĩnh vực hoạt động, giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của tổ chức. Vậy, quy định về việc đặt tên cho tổ chức kinh tế hiện nay như thế nào? NPLaw sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy định pháp luật liên quan, giúp các tổ chức kinh tế nắm rõ những nguyên tắc, yêu cầu và lưu ý quan trọng khi lựa chọn tên cho mình, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
I. Tổng quan về đặt tên cho tổ chức kinh tế
Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi doanh nghiệp phải có tên tiếng Việt đầy đủ gồm hai phần là loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên doanh nghiệp cần được gắn rõ tại trụ sở, chi nhánh và xuất hiện trên giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm. Doanh nghiệp cũng có thể đăng ký thêm tên viết tắt hoặc tên nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt sang ngôn ngữ Latin), nhưng tên này phải in nhỏ hơn tên tiếng Việt. Quy định còn nghiêm cấm việc sử dụng các tên trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, hoặc mượn tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, và các từ ngữ xúc phạm đạo đức, văn hóa. Với các quy tắc này, việc đặt tên cho tổ chức kinh tế không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và rõ ràng trong mắt khách hàng, đối tác.
II. Quy định pháp luật về đặt tên cho tổ chức kinh tế
1. Thế nào là đặt tên cho tổ chức kinh tế?
Đặt tên cho tổ chức kinh tế là việc chọn một danh xưng chính thức, đúng theo quy định luật pháp, bao gồm loại hình và tên riêng, dùng trong hoạt động kinh doanh và pháp lý. Tên này phải rõ ràng, hợp lệ, không vi phạm quy định về trùng tên, sử dụng sai phép một số chủ thể hoặc ngôn từ, giúp đảm bảo tính pháp lý, riêng biệt và minh bạch cho doanh nghiệp.
2. Những lưu ý khi đặt tên cho tổ chức kinh tế
Để đảm bảo tên gọi của doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác, tổ chức kinh tế khi thành lập cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây theo Luật Doanh nghiệp 2020:
2.1 Tên doanh nghiệp phải gồm hai phần theo thứ tự ( Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020)
- Loại hình doanh nghiệp là thành tố bắt buộc đầu tiên, thể hiện hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Tùy từng loại hình, phần này có thể được viết như sau:
- “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “Công ty TNHH” – nếu là công ty TNHH.
- “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP” – nếu là công ty cổ phần.
- “Công ty hợp danh” hoặc “Công ty HD” – nếu là công ty hợp danh.
- “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “Doanh nghiệp TN” – nếu là doanh nghiệp tư nhân.
- Tên riêng là phần do doanh nghiệp lựa chọn, được phép sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, cùng chữ số và ký hiệu.
2.2 Vị trí bắt buộc phải gắn và sử dụng tên doanh nghiệp (Điều 23, Điều 28 và Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020)
- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại các địa điểm sau: trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Ngoài ra, tên này còn phải được ghi rõ trong:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp,
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,
- Các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
2.3 Được phép đặt tên bằng tiếng nước ngoài dùng hệ chữ La-tinh
Theo quy định tại Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
- Doanh nghiệp có thể dịch tên tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (phải là hệ chữ La-tinh như tiếng Anh, tiếng Pháp...).
- Phần tên riêng có thể giữ nguyên hoặc được dịch nghĩa.
- Khi sử dụng tên tiếng nước ngoài, phần này phải được viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt trên bảng hiệu, hồ sơ, giấy tờ…
Lưu ý: Không được sử dụng các hệ chữ tượng hình hay phi La-tinh (như chữ Hán, Kana, Ả Rập…) để đặt tên doanh nghiệp.
2.4 Tên viết tắt phải bắt nguồn từ tên tiếng Việt hoặc tên nước ngoài
Căn cứ quy định tại Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể có tên viết tắt, nhưng tên này phải được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên nước ngoài đã đăng ký.
2.5 Những điều cấm khi đặt tên doanh nghiệp
Căn cứ Điều 38 và Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
- Không được đặt tên trùng với tên tiếng Việt của doanh nghiệp khác đã đăng ký.
- Không được gây nhầm lẫn, cụ thể trong các trường hợp:
- Tên tiếng Việt đọc giống doanh nghiệp đã có.
- Tên viết tắt hoặc tên nước ngoài trùng với doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng chỉ khác một ký tự, số, chữ cái (F, J, Z, W) hoặc ký hiệu (&, “.”, “+”, “-”...)
- Tên riêng thêm từ “tân”, “mới”, hoặc kèm cụm từ như “miền Bắc”, “miền Trung”...
- Tên riêng trùng hoàn toàn với doanh nghiệp khác cùng loại.
- Không được dùng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, lực lượng vũ trang… làm tên riêng, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản.
- Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm văn hóa, lịch sử, đạo đức hoặc thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2.6 Quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020)
- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể dùng thêm F, J, Z, W, số và ký hiệu.
- Mỗi tên phải gồm:
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp
- Kèm cụm từ phù hợp như: “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”.
Do đó, khi lựa chọn tên, tổ chức kinh tế cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, từ cấu trúc tên, cách thể hiện, ngôn ngữ sử dụng đến các điều cấm trong đặt tên. Một cái tên hợp lệ và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi trong các thủ tục pháp lý, tạo dấu ấn riêng trên thị trường và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
3. Việc đặt tên cho tổ chức kinh tế có cần đăng ký không?
Tên doanh nghiệp là một mục bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, được thể hiện rõ ngay trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là tên chính thức mà doanh nghiệp sử dụng trong mọi giao dịch hành chính và thương mại.
Vì vậy, việc đăng ký tên doanh nghiệp không chỉ mang tính thủ tục mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp được công nhận và hoạt động hợp pháp trên thị trường. Việc đặt tên và đăng ký đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, tránh các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu tên gọi và đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình hoạt động.
III. Một số thắc mắc thường gặp về đặt tên cho tổ chức kinh tế
1. Việc đặt tên cho tổ chức kinh tế có thể trùng với tên tổ chức khác không?
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi đăng ký tên doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc chính doanh nghiệp đó không được sử dụng tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy định này áp dụng trên phạm vi toàn quốc, nhằm đảm bảo sự minh bạch và tránh rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, có ngoại lệ là doanh nghiệp được phép đăng ký trùng tên với những doanh nghiệp đã giải thể hoặc bị Tòa án tuyên bố phá sản bằng một quyết định có hiệu lực pháp luật.
Do đó, pháp luật cũng khuyến khích các doanh nghiệp nếu có tên trùng hoặc gây nhầm lẫn nên tự thương lượng với nhau để thống nhất việc thay đổi tên, tạo thuận lợi cho hoạt động chung.
2. Đặt tên cho tổ chức kinh tế có thể sử dụng tên cá nhân hay không?
Theo Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tổ chức kinh tế như công ty hoặc hợp tác xã có thể sử dụng tên cá nhân để đặt tên doanh nghiệp, ví dụ như “Công ty TNHH Nguyễn Văn A”. Tuy nhiên, việc sử dụng tên cá nhân phải đảm bảo không vi phạm quyền sở hữu công nghiệp của người khác.
Tuy nhiên, nếu tên cá nhân trùng với tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ của người khác thì không được sử dụng, trừ khi có văn bản đồng ý của chủ sở hữu các quyền đó.
Vì vậy, trước khi đăng ký, cần kiểm tra kỹ để tránh vi phạm và bị từ chối tên doanh nghiệp.
3. Làm thế nào để đảm bảo việc đặt tên cho tổ chức kinh tế không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ?
Để đảm bảo tên tổ chức kinh tế không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, cần thực hiện các bước sau:
- Tra cứu tên doanh nghiệp: Kiểm tra kỹ tên dự kiến sử dụng trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nhằm tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc.
- Kiểm tra quyền sở hữu trí tuệ: Tra cứu trên hệ thống của Cục Sở hữu trí tuệ (ví dụ: cơ sở dữ liệu nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý – IP LIB) để xác định xem tên dự kiến có trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu, tên thương mại đã được bảo hộ hay không.
- Xin phép khi sử dụng tên riêng hoặc tên đã được bảo hộ: Trường hợp tên sử dụng là tên cá nhân, tên riêng hoặc tên đã được bảo hộ, cần có văn bản chấp thuận của chủ sở hữu hợp pháp. Nếu không có, cơ quan đăng ký có thể từ chối hoặc yêu cầu đổi tên sau khi đăng ký.
- Đăng ký nhãn hiệu: Nên tiến hành đăng ký nhãn hiệu cho tên tổ chức để tăng cường bảo vệ thương hiệu trong phạm vi ngành nghề và khu vực hoạt động.
- Cập nhật thông tin thường xuyên: Chủ động theo dõi, cập nhật thông tin liên quan đến tên doanh nghiệp. Nếu tên bị xác định vi phạm quyền sở hữu công nghiệp, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu đổi tên trong thời hạn 2 tháng. Nếu không thực hiện, tổ chức sẽ bị xử lý theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Như vậy, việc tuân thủ đầy đủ các bước trên sẽ giúp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo tên tổ chức được bảo hộ một cách hợp pháp và bền vững.
4. Việc đặt tên cho tổ chức kinh tế có cần phải thay đổi tên khi có sự thay đổi trong ngành nghề hoạt động?
Khi thay đổi ngành nghề kinh doanh, tổ chức kinh tế không bắt buộc phải đổi tên, trừ khi tên hiện tại gây hiểu nhầm về lĩnh vực hoạt động mới hoặc vi phạm quy định pháp luật. Nếu tên doanh nghiệp vẫn phù hợp và tuân thủ về bản quyền, không cần thay đổi tên. Tuy nhiên, nếu tên bị hiểu nhầm là hoạt động trong lĩnh vực khác hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, cơ quan có thể yêu cầu đổi tên, lúc đó mới tiến hành thủ tục thay đổi tên theo quy định .
5. Khi đặt tên cho tổ chức kinh tế bị tranh chấp, tổ chức có thể giải quyết như thế nào?
Khi xảy ra tranh chấp về tên tổ chức kinh tế (tên doanh nghiệp), có thể xử lý theo các bước sau:
- Thương lượng, hòa giải trước tiên:
- Các bên nên chủ động thỏa thuận với nhau để tự giải quyết tranh chấp.
- Ví dụ: thêm tên địa phương (địa danh) vào tên doanh nghiệp để phân biệt.
- Nếu thỏa thuận thành công, doanh nghiệp chỉ cần đổi tên theo đúng nội dung đã thống nhất.
- Nếu không thể thương lượng hoặc tên bị trùng, gây nhầm lẫn:
- Chủ thể có quyền sở hữu trí tuệ có thể gửi văn bản yêu cầu đến Phòng Đăng ký kinh doanh đề nghị doanh nghiệp đổi tên.
- Trong vòng 10 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ ban hành Thông báo yêu cầu doanh nghiệp đổi tên.
- Doanh nghiệp có 2 tháng kể từ ngày nhận thông báo để thực hiện việc đổi tên.
- Nếu doanh nghiệp không chấp hành: Sẽ bị xử phạt hành chính, buộc đổi tên hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
- Chủ thể bị xâm phạm có thể khởi kiện:
- Có thể chọn khởi kiện dân sự, hành chính hoặc hình sự (theo Điều 226 Bộ luật Hình sự).
- Mục đích: buộc chấm dứt hành vi vi phạm, yêu cầu xin lỗi, cải chính hoặc bồi thường thiệt hại.
Trường hợp liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, có thể yêu cầu xử lý hành vi xâm phạm tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc các cơ quan quản lý thị trường.
Tóm lại, giải quyết tranh chấp tên doanh nghiệp gồm: thương lượng - hành chính - khởi kiện tùy theo mức độ và phản ứng từ phía bị yêu cầu.
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến đặt tên cho tổ chức kinh tế
Trên đây là những vấn đề pháp lý về đặt tên cho tổ chức kinh tế mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ ngay với NPLaw.
