Trong bối cảnh doanh nghiệp chuẩn bị chấm dứt hoạt động, xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể là một nhiệm vụ không thể bỏ qua. Đây là giai đoạn nhạy cảm, khi mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và cam kết với khách hàng cần được giải quyết nhanh chóng, minh bạch để tránh phát sinh tranh chấp. Các khiếu nại có thể xuất phát từ sản phẩm, dịch vụ chưa hoàn tất, hợp đồng còn hiệu lực hoặc các khoản thanh toán chưa được thực hiện. Việc xử lý thỏa đáng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giữ gìn uy tín và tạo nền tảng tốt cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai nếu chủ sở hữu muốn quay lại thị trường
Trong bối cảnh doanh nghiệp chuẩn bị chấm dứt hoạt động, xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể là một nhiệm vụ không thể bỏ qua. Đây là giai đoạn nhạy cảm, khi mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và cam kết với khách hàng cần được giải quyết nhanh chóng, minh bạch để tránh phát sinh tranh chấp. Các khiếu nại có thể xuất phát từ sản phẩm, dịch vụ chưa hoàn tất, hợp đồng còn hiệu lực hoặc các khoản thanh toán chưa được thực hiện. Việc xử lý thỏa đáng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giữ gìn uy tín và tạo nền tảng tốt cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai nếu chủ sở hữu muốn quay lại thị trường
I. Thực trạng hiện nay của xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
Hiện nay, việc xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể vẫn còn tồn tại nhiều bất cập và chưa được thực hiện đồng bộ ở nhiều doanh nghiệp.
- Một số doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại rõ ràng, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc bỏ sót các phản ánh từ khách hàng.
- Không ít trường hợp, doanh nghiệp ưu tiên hoàn tất thủ tục pháp lý và thanh lý tài sản mà chưa quan tâm đầy đủ đến quyền lợi khách hàng, khiến tranh chấp kéo dài và phát sinh kiện tụng.
- Bên cạnh đó, nhiều khách hàng thiếu thông tin về tình trạng giải thể, dẫn đến khó khăn trong việc liên hệ hoặc yêu cầu giải quyết.
Thực trạng này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý, làm quá trình giải thể trở nên phức tạp và tốn kém hơn.
II. Xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể là gì?
Xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể là quá trình doanh nghiệp tiếp nhận, xem xét và giải quyết các phản ánh, yêu cầu hoặc tranh chấp mà khách hàng đưa ra trong giai đoạn doanh nghiệp đang tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động. Các khiếu nại này có thể liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ chưa hoàn thành, hợp đồng còn hiệu lực, cam kết bảo hành hoặc các khoản thanh toán chưa được thực hiện.
Mục tiêu của việc xử lý là đảm bảo quyền lợi hợp pháp của khách hàng, tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và giữ gìn uy tín doanh nghiệp. Quá trình này thường bao gồm các bước như: tiếp nhận thông tin khiếu nại, xác minh sự việc, thương lượng hoặc đàm phán giải quyết, và lập hồ sơ hoàn tất để phục vụ cho thủ tục giải thể.
1. Có bắt buộc phải xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020 có thể hiểu rằng giải thể doanh nghiệp là việc chủ thể doanh nghiệp tiến hành các thủ tục pháp lý về giải thể, nhằm chấm dứt tư cách pháp nhân và các quyền, nghĩa vụ liên quan của doanh nghiệp. Việc giải thể cũng cần những điều kiện nhất định như trên.
Do đó, doanh nghiệp giải thể có thể là do quyết định của chủ doanh nghiệp. Nhưng muốn giải thể, công ty phải đảm bảo thanh toán hết khoản nợ và nghĩa vụ tài sản thì mới được giải thể vì việc giải thể đã chấm dứt tư cách của công ty, coi như công ty không còn tồn tại, không có tư cách pháp nhân.
Như vậy, việc công ty giải thể mà không thông báo với khách hàng hay đối tác là trái quy định của pháp luật, hơn nữa, công ty còn có nghĩa vụ đảm bảo rằng sẽ trả khoản nợ này thì mới được giải thể doanh nghiệp.
Vì thế, doanh nghiệp bắt buộc phải xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
2. Những điều cần lưu ý về xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
Để việc giải thể diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa tranh chấp và bảo đảm tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ những điều cần lưu ý về xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
- Khi giải thể, doanh nghiệp cần giải quyết dứt điểm các khiếu nại từ khách hàng vì đây được xem là nghĩa vụ tài chính phải hoàn thành trước khi chấm dứt hoạt động.
- Doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lý của khiếu nại, ưu tiên xử lý các quyền lợi chính đáng như hoàn trả tiền, giao hàng còn thiếu hoặc bồi thường.
- Nếu không giải quyết triệt để, hồ sơ giải thể có thể bị đình trệ và phát sinh tranh chấp. Mọi thỏa thuận nên được lập thành văn bản để làm căn cứ pháp lý, đồng thời trong trường hợp phức tạp, nên nhờ luật sư tư vấn để đảm bảo quá trình giải thể diễn ra nhanh chóng và đúng luật.
III. Quy định pháp luật liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
1. Quy định cần lưu ý liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
Trước khi tiến hành giải quyết khiếu nại, doanh nghiệp cần hiểu rõ cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động này. Dưới đây là quy định pháp luật liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể mà các bên cần lưu ý.
Các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp
Căn cứ Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 23 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025), doanh nghiệp sẽ bị giải thể khi thuộc các trường hợp sau:
- (i) Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn.
- (ii) Theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- (iii) Công ty không còn đủ số lượng thành viên, cổ đông tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- (iv) Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Luật Quản lý thuế 2019 có quy định khác.
Thứ tự ưu tiên thanh toán khi doanh nghiệp giải thể
Căn cứ khoản 5 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định các khoản nợ của doanh nghiệp được thanh toán theo thứ tự ưu tiên khi giải thể như sau:
- Các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết;
- Nợ thuế;
- Các khoản nợ khác;
2. Những vi phạm liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
Những vi phạm liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể thường gặp theo quy định tại Điều 211 Luật Doanh nghiệp 2020, kể từ thời điểm có quyết định giải thể, doanh nghiệp và người quản lý doanh nghiệp bị nghiêm cấm thực hiện một số hành vi nhằm bảo đảm tính minh bạch, công bằng và tránh gây thiệt hại cho các bên liên quan.
Cụ thể, các hành vi bị cấm bao gồm: cất giấu hoặc tẩu tán tài sản; từ bỏ hay giảm bớt quyền đòi nợ; chuyển đổi các khoản nợ không bảo đảm thành nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp; ký kết hợp đồng mới (trừ trường hợp phục vụ trực tiếp cho việc giải thể); cầm cố, thế chấp, tặng cho hoặc cho thuê tài sản; chấm dứt thực hiện hợp đồng đã có hiệu lực; và huy động vốn dưới mọi hình thức.
Tùy theo mức độ và tính chất vi phạm, cá nhân có liên quan có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự và buộc bồi thường thiệt hại nếu gây ra hậu quả.
IV. Giải đáp các thắc mắc về xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể
Dưới đây là phần giải đáp các thắc mắc về xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể, giúp doanh nghiệp và khách hàng hiểu rõ hơn về quyền, nghĩa vụ cũng như cách thức giải quyết phù hợp với quy định pháp luật.
1. Các khiếu nại nào cần được ưu tiên xử lý trước trong thời gian giải thể công ty?
Trong thời gian giải thể công ty, các khiếu nại cần được ưu tiên xử lý trước thường là những vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, cụ thể gồm:
- Khiếu nại liên quan đến hợp đồng đang thực hiện: đặc biệt là những hợp đồng có thời hạn ngắn, giá trị lớn hoặc có điều khoản phạt vi phạm cao.
- Khiếu nại về thanh toán và công nợ: bao gồm khoản tiền khách hàng đã thanh toán nhưng chưa nhận được hàng/dịch vụ, hoặc các khoản doanh nghiệp còn nợ khách hàng.
- Khiếu nại liên quan đến hàng hóa, dịch vụ bị lỗi hoặc bảo hành: nhằm tránh phát sinh tranh chấp pháp lý và giữ uy tín doanh nghiệp.
- Khiếu nại có nguy cơ dẫn tới khởi kiện hoặc tranh chấp pháp lý: cần xử lý sớm để giảm thiểu chi phí và rủi ro trong quá trình giải thể.
Việc ưu tiên này giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh các vấn đề quan trọng, tránh kéo dài thủ tục giải thể và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
2. Ai sẽ là người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể?
Trong thời gian giải thể, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp – thường là Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cá nhân được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng.
Nếu người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp thực hiện, họ có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác (ví dụ: Phó giám đốc, trưởng bộ phận pháp chế, hoặc luật sư) để tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật về kết quả xử lý.
Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt (như doanh nghiệp bị Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền chỉ định quản lý tài sản), việc giải quyết khiếu nại có thể thuộc về tổ thanh lý tài sản hoặc người được chỉ định theo quy định pháp luật.
3. Quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng có thể thay đổi như thế nào khi công ty đang trong quá trình giải thể?
Khi công ty bước vào giai đoạn giải thể, quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng thường được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu pháp lý.
- Thời gian xử lý sẽ được rút ngắn nhằm đảm bảo tiến độ hoàn tất thủ tục giải thể, đồng thời một số bước trung gian như nhiều vòng phê duyệt nội bộ có thể được lược bỏ để đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
- Do nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp sẽ tập trung ưu tiên giải quyết những khiếu nại liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ pháp lý, tài chính và hợp đồng nhằm tránh phát sinh tranh chấp phức tạp.
- Bên cạnh đó, tính minh bạch được đặt lên hàng đầu, mọi quyết định xử lý cần được lập thành văn bản và lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho hồ sơ giải thể cũng như chứng minh việc hoàn tất nghĩa vụ với khách hàng.
- Trong nhiều trường hợp, luật sư hoặc tổ thanh lý tài sản sẽ tham gia trực tiếp vào quá trình xem xét và giải quyết khiếu nại, giúp đảm bảo mọi bước thực hiện đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
4. Trường hợp nào công ty có thể từ chối xử lý khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể?
Trong thời gian giải thể, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm giải quyết phần lớn khiếu nại của khách hàng, nhưng có một số trường hợp có thể từ chối xử lý nếu có căn cứ pháp lý rõ ràng, cụ thể như:
- Khiếu nại không thuộc phạm vi nghĩa vụ của doanh nghiệp: ví dụ, khiếu nại phát sinh từ giao dịch mà doanh nghiệp không tham gia hoặc không có cam kết ràng buộc.
- Khiếu nại không có cơ sở pháp lý hoặc chứng cứ: khách hàng không cung cấp được tài liệu, hợp đồng, hóa đơn hoặc bằng chứng chứng minh quyền lợi bị xâm phạm.
- Khiếu nại đã được giải quyết trước đó: vấn đề đã có biên bản thỏa thuận, quyết định xử lý hoặc bản án/quyết định của cơ quan có thẩm quyền và các bên đã thực hiện xong nghĩa vụ.
- Khiếu nại phát sinh ngoài thời hiệu: theo quy định pháp luật hoặc điều khoản hợp đồng, thời hạn yêu cầu giải quyết khiếu nại đã hết.
- Khiếu nại trái quy định pháp luật hoặc mang tính lạm dụng quyền: khi khách hàng lợi dụng thủ tục khiếu nại để gây khó dễ, làm chậm quá trình giải thể hoặc yêu cầu trái luật.
Việc từ chối xử lý khiếu nại trong các trường hợp này cần được doanh nghiệp thông báo bằng văn bản cho khách hàng, nêu rõ lý do và căn cứ pháp luật để tránh phát sinh tranh chấp sau này.
5. Những ảnh hưởng nào có thể xảy ra từ việc không xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng khi giải thể công ty?
Việc không xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng khi giải thể công ty có thể dẫn đến nhiều ảnh hưởng tiêu cực cả về pháp lý, tài chính lẫn uy tín.
- Trước hết, doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp và khởi kiện từ khách hàng, khiến thủ tục giải thể bị kéo dài hoặc bị đình chỉ.
- Tiếp đó, nếu vi phạm nghĩa vụ thanh toán hay hợp đồng, doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại nghiêm trọng.
- Về tài chính, việc chậm trễ hoặc bỏ qua khiếu nại có thể làm phát sinh chi phí bồi thường, phạt vi phạm và lãi chậm trả, ảnh hưởng đến số tiền còn lại sau thanh lý tài sản.
- Ngoài ra, uy tín của chủ doanh nghiệp và ban quản lý cũng sẽ bị ảnh hưởng, gây bất lợi cho các hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư sau này.
Trong một số trường hợp, việc không xử lý khiếu nại còn có thể khiến cơ quan chức năng từ chối phê duyệt hoàn tất giải thể, buộc doanh nghiệp tiếp tục tồn tại trên giấy tờ và phát sinh nghĩa vụ thuế, báo cáo định kỳ.
V. Vấn đề liên quan đến xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng trong thời gian giải thể có nên liên hệ luật sư không? Liên hệ như thế nào?
Trong quá trình giải thể, việc xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng là một vấn đề pháp lý nhạy cảm và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do đó, việc liên hệ với luật sư là hết sức cần thiết để đảm bảo mọi bước thực hiện đều tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh phát sinh tranh chấp kéo dài hoặc bị xử lý vi phạm. Luật sư sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân tích tính hợp pháp của từng khiếu nại, đưa ra phương án giải quyết tối ưu, soạn thảo và rà soát văn bản phản hồi khách hàng, đồng thời đại diện thương lượng hoặc làm việc với cơ quan nhà nước khi cần thiết.
Để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể liên hệ CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ qua số điện thoại, email hoặc đến trực tiếp trụ sở để được tư vấn chi tiết.
