Rủi ro tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ và giải pháp

Một công trình dù đã hoàn thiện về mặt xây dựng nhưng nếu tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ, chủ đầu tư và nhà thầu vẫn sẽ vướng vào "mớ bòng bong" tranh chấp. Việc thiếu hụt hồ sơ nghiệm thu là nguyên nhân hàng đầu gây ách tắc dòng tiền thanh toán và phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Để tránh những rủi ro đáng tiếc, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về thành phần hồ sơ bắt buộc và các hướng xử lý pháp lý qua bài viết sau.

I. Thực trạng liên quan đến tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ

Trong thực tiễn xây dựng, việc tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ là một thực trạng đáng báo động, gây ra nhiều hệ lụy cho các dự án.

Trong bối cảnh phát triển xây dựng sôi động hiện nay, các dự án từ nhỏ đến lớn mọc lên khắp nơi. Tuy nhiên, đằng sau sự hối hả hoàn thành tiến độ, một vấn đề tồn tại dai dẳng và ít được quan tâm đúng mức là sự thiếu hụt hoặc không hoàn chỉnh của hồ sơ, tài liệu nghiệm thu công trình. Nhiều chủ đầu tư, nhà thầu hoặc đơn vị giám sát vẫn còn chủ quan, coi nhẹ vai trò của bộ tài liệu này, dẫn đến những sơ suất trong quá trình thu thập, kiểm tra và lưu trữ.

Thực trạng này không chỉ xuất hiện ở các dự án nhỏ lẻ mà ngay cả một số dự án lớn, phức tạp cũng không tránh khỏi. Đôi khi, do áp lực tiến độ, sự thiếu kinh nghiệm của nhân sự, hay thậm chí là sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng pháp lý của tài liệu nghiệm thu, mà việc lập hồ sơ trở nên qua loa, chiếu lệ. 

Hậu quả là khi có sự cố, tranh chấp phát sinh hoặc khi cần quyết toán, bàn giao, các bên mới tá hỏa nhận ra bộ hồ sơ không đủ cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình. Điều này không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và trách nhiệm pháp lý của các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng.

II. Khái niệm về tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ

NPLaw sẽ làm rõ khái niệm, tầm quan trọng và nguyên nhân dẫn đến việc tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ.

1. Tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ là gì?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định 06/2021/NĐ-CP về khái niệm hồ sơ hoàn thành công trình, theo đó tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ được hiểu là tập hợp các hồ sơ, giấy tờ, biên bản liên quan đến quá trình kiểm tra, đánh giá chất lượng các công việc xây dựng, giai đoạn xây dựng, bộ phận công trình hoặc toàn bộ công trình đã hoàn thành, nhưng bị thiếu một hoặc nhiều thành phần theo quy định của pháp luật và hợp đồng xây dựng. 

Việc thiếu sót này có thể bao gồm các biên bản nghiệm thu bị bỏ qua, các chứng chỉ vật liệu không được cung cấp, các kết quả thí nghiệm không có, hoặc các giấy tờ pháp lý khác bị khuyết.

Sự thiếu sót này không chỉ là vấn đề hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cơ sở pháp lý để đánh giá chất lượng và trách nhiệm của các bên.

2. Tài liệu nghiệm thu công trình có vai trò gì trong quá trình hoàn thành một dự án xây dựng?

Trong thực tiễn, nhiều người lầm tưởng tài liệu nghiệm thu chỉ là giấy tờ thủ tục. Tuy nhiên, nó có vai trò sống còn đối với một dự án xây dựng, bởi vì:

• Đây là bằng chứng xác nhận khối lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành, là căn cứ để chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu.
• Điều kiện để đưa công trình vào sử dụng và theo Điều 123 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020, công trình chỉ được phép đưa vào khai thác, sử dụng sau khi đã được nghiệm thu đảm bảo yêu cầu của thiết kế, tiêu chuẩn áp dụng và quy định của pháp luật.
• Toàn bộ hồ sơ là minh chứng cho việc công trình đã được thi công đúng thiết kế, sử dụng vật liệu đúng chuẩn và được kiểm soát chất lượng qua từng giai đoạn.
• Khi có sự cố, tài liệu nghiệm thu là căn cứ để xác định nguyên nhân và trách nhiệm của các bên liên quan.

Như vậy, tài liệu nghiệm thu công trình không chỉ là thủ tục mà là "giấy khai sinh" pháp lý và kỹ thuật của công trình, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các bên.

3. Những yếu tố nào thường dẫn đến việc tài liệu nghiệm thu bị thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh?

Từ thực tiễn tư vấn, NPLaw nhận thấy có nhiều nguyên nhân, cả chủ quan lẫn khách quan, dẫn đến tình trạng này, cụ thể:

• Sự thiếu chuyên nghiệp của nhà thầu: Một số nhà thầu năng lực yếu, không có quy trình quản lý hồ sơ bài bản, dẫn đến việc làm mất, làm thiếu tài liệu trong quá trình thi công.
• Áp lực về tiến độ: Các bên thường tập trung vào việc hoàn thành thi công mà bỏ qua công tác lập hồ sơ, dẫn đến tình trạng làm sau, bổ sung sau và cuối cùng là thiếu sót.
• Chủ đầu tư thiếu kinh nghiệm: Chủ đầu tư không có bộ phận giám sát đủ năng lực để kiểm tra, yêu cầu nhà thầu cung cấp đầy đủ tài liệu theo từng giai đoạn.
• Thay đổi thiết kế không được cập nhật: Việc thay đổi thiết kế trong quá trình thi công nhưng không được ghi nhận bằng bản vẽ hoàn công và các biên bản liên quan là một nguyên nhân phổ biến.
• Cố ý làm sai lệch hồ sơ: Trong một số trường hợp tiêu cực, các bên có thể cố tình làm thiếu hoặc sai lệch hồ sơ để che giấu các sai phạm về chất lượng.

Có thể thấy, các nguyên nhân dẫn đến thiếu sót tài liệu nghiệm thu thường xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý, áp lực tiến độ và đôi khi là sự thiếu minh bạch của các bên tham gia.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ

NPLaw sẽ đi sâu vào các quy định pháp luật hiện hành, giúp bạn hiểu rõ về yêu cầu đối với tài liệu nghiệm thu công trình.

1. Các thành phần cơ bản của bộ tài liệu nghiệm thu công trình đầy đủ gồm những gì?

Pháp luật quy định rất chi tiết về các thành phần của hồ sơ hoàn thành công trình (hồ sơ nghiệm thu). Theo Phụ lục VI.B ban hành kèm theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, một bộ hồ sơ cơ bản phải bao gồm:

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình xây dựng đưa vào sử dụng.
• Bản vẽ hoàn công.
• Các tài liệu chứng nhận chất lượng: Chứng chỉ xuất xứ (CO), chứng chỉ chất lượng (CQ) của vật liệu, thiết bị lắp đặt vào công trình.
• Kết quả thí nghiệm, kiểm định, hiệu chuẩn.
• Nhật ký thi công và các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu giai đoạn.
• Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) như giấy phép xây dựng, văn bản thẩm duyệt phòng cháy chữa cháy...

Như vậy, danh mục hồ sơ nghiệm thu đã được pháp luật quy định rõ ràng, các bên chỉ cần tuân thủ đúng và đủ để đảm bảo tính pháp lý.

2. Pháp luật có quy định gì về việc lưu trữ và bảo quản tài liệu nghiệm thu

Việc lưu trữ và bảo quản tài liệu nghiệm thu công trình là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, được quy định chặt chẽ tại Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của hồ sơ trong suốt vòng đời của công trình, cụ thể:

• Về trách nhiệm lập và lưu trữ hồ sơ:
  • Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
  • Các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng (nhà thầu thi công, đơn vị tư vấn giám sát, nhà thầu thiết kế...) có trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện.
• Về thời điểm và cách thức lập hồ sơ:
  • Hồ sơ hoàn thành công trình có thể được lập một lần chung cho toàn bộ dự án nếu các công trình/hạng mục được đưa vào sử dụng cùng thời điểm.
  • Trường hợp đưa vào sử dụng ở các thời điểm khác nhau, có thể lập hồ sơ riêng cho từng công trình/hạng mục.
• Về hình thức tài liệu lưu trữ:
  • Hồ sơ được lưu trữ có thể là bản gốc.
  • Trong trường hợp không có bản gốc, được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
• Về thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu:
  • 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A.
  • 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B.
  • 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C.
  • Thời gian này được tính kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
• Lưu ý đặc biệt:
  • Đối với công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
  • Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Như vậy, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ hoàn thành công trình là bắt buộc, không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để bảo vệ lợi ích và trách nhiệm của các bên trong suốt vòng đời của dự án.

3. Thời hạn bổ sung tài liệu nghiệm thu theo quy định pháp luật là bao lâu?

Pháp luật không quy định một thời hạn bổ sung cố định chung cho mọi trường hợp. Thay vào đó, thời hạn này được hình thành một cách gián tiếp và phụ thuộc vào quy trình kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo đó, xem xét trình tự được quy định tại Khoản 6 Điều 24 Nghị định 06/2021/NĐ-CP thì:

• Chủ đầu tư nộp hồ sơ: Chủ đầu tư phải gửi hồ sơ đề nghị kiểm tra công tác nghiệm thu tới cơ quan chuyên môn về xây dựng trước ngày dự kiến nghiệm thu từ 10 đến 15 ngày (tùy cấp công trình).
• Cơ quan chuyên môn kiểm tra: Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan này có thời hạn từ 20 đến 30 ngày (tùy cấp công trình) để kiểm tra và ra văn bản.
• Xử lý khi hồ sơ không đầy đủ:
  • Nếu trong quá trình kiểm tra, cơ quan chuyên môn phát hiện hồ sơ thiếu sót hoặc có tồn tại, họ sẽ ra văn bản không chấp thuận kết quả nghiệm thu, trong đó “nêu rõ các nội dung còn tồn tại cần được khắc phục”.
  • Như vậy, thời hạn bổ sung chính là khoảng thời gian thực tế mà chủ đầu tư và các nhà thầu cần để khắc phục các tồn tại được liệt kê trong văn bản này. Sau khi đã khắc phục, chủ đầu tư sẽ phải thực hiện lại quy trình nộp hồ sơ để được kiểm tra lại.

Ngoài ra, trong trường hợp vi phạm hành chính, cơ quan nhà nước khi ra quyết định xử phạt có thể ấn định một thời hạn cụ thể trong quyết định đó để bên vi phạm phải khắc phục hậu quả, bao gồm cả việc bổ sung hồ sơ.

Như vậy, không có một con số cụ thể về thời hạn bổ sung tài liệu. Thời hạn này phụ thuộc vào yêu cầu khắc phục của cơ quan nhà nước trong văn bản không chấp thuận nghiệm thu. Việc khắc phục càng nhanh chóng thì quy trình nghiệm thu công trình càng sớm được hoàn tất.

4. Lập tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ bị xử phạt như thế nào?

Việc lập tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ là một hành vi vi phạm pháp luật xây dựng và có thể phải chịu các hình thức xử phạt như:

• Xử phạt vi phạm hành chính: Các hành vi vi phạm quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, bao gồm việc lập và lưu trữ hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ, có thể bị xử phạt hành chính. Cụ thể, theo Khoản 4 Điều 33 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, hành vi sử dụng hồ sơ quản lý chất lượng không đầy đủ theo quy định có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng, đối với hành vi nghiệm thu không đúng đúng trình tự, thủ tục quy định, Khoản 1 Điều 18 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng,...Như vậy, mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm, quy mô công trình và hậu quả gây ra.
• Đình chỉ thi công, không cho phép đưa vào sử dụng: Trong trường hợp nghiệm thu không đầy đủ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và an toàn công trình, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể ra quyết định đình chỉ thi công, không cho phép công trình được bàn giao hoặc đưa vào sử dụng cho đến khi các vi phạm được khắc phục. Đây là một trong các biện pháp khắc phục hậu quả được quy định tại khoản 4 Điều 4 Nghị định 16/2022/NĐ-CP về các biện pháp khắc phục hậu quả.
• Trách nhiệm dân sự: Nếu việc tài liệu nghiệm thu không đầy đủ dẫn đến tranh chấp, thiệt hại cho một bên, bên vi phạm có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể, nguyên tắc bồi thường thiệt hại được quy định tại Điều 585.
• Trách nhiệm hình sự: Trong những trường hợp nghiêm trọng, nếu việc thiếu sót hồ sơ nghiệm thu dẫn đến hậu quả đặc biệt nghiêm trọng về người hoặc tài sản, người chịu trách nhiệm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2017 như tội vi phạm quy định về xây dựng gây hậu quả nghiêm trọng tại Điều 298.

Các chế tài xử phạt rất rõ ràng và nghiêm khắc, nhằm buộc các chủ thể phải tuân thủ nghiêm túc các quy định về quản lý chất lượng công trình, từ đó đảm bảo an toàn và bền vững cho các dự án xây dựng.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ

NPLaw nhận thấy các bên liên quan thường có nhiều băn khoăn khi đối mặt với tình huống thực tế. Dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi thường gặp nhất về tài liệu nghiệm thu.

1. Tài liệu nghiệm thu không đầy đủ có thể làm phát sinh những rủi ro gì cho chủ đầu tư và nhà thầu?

Việc tài liệu nghiệm thu không đầy đủ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro nghiêm trọng cho cả chủ đầu tư và nhà thầu, ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế, uy tín và trách nhiệm pháp lý như:

• Đối với chủ đầu tư:
  • Rủi ro về chất lượng công trình: Không có căn cứ vững chắc để kiểm soát và đánh giá chất lượng thực tế.
  • Khó khăn trong quyết toán, thanh toán: Hồ sơ không đầy đủ có thể bị cơ quan kiểm toán, thanh tra từ chối hoặc yêu cầu giải trình, dẫn đến chậm trễ hoặc không thể quyết toán.
  • Không thể đưa công trình vào sử dụng: Nếu hồ sơ nghiệm thu không đạt yêu cầu, công trình có thể không được cấp phép đưa vào khai thác, gây thiệt hại lớn.
  • Rủi ro pháp lý: Có thể bị xử phạt hành chính hoặc đối mặt với các tranh chấp, khiếu kiện về chất lượng.
• Đối với nhà thầu:
  • Chậm thanh toán, quyết toán: Chủ đầu tư có thể trì hoãn hoặc từ chối thanh toán do hồ sơ nghiệm thu không hợp lệ.
  • Rủi ro về trách nhiệm bảo hành: Không có căn cứ chứng minh chất lượng đã được nghiệm thu, dễ bị quy trách nhiệm khi có sự cố sau này.
  • Mất uy tín: Ảnh hưởng đến khả năng trúng thầu các dự án tiếp theo.
  • Bị xử phạt hành chính: Chịu các chế tài theo quy định của pháp luật.

Có thể thấy, sự thiếu sót trong hồ sơ nghiệm thu gây ra rủi ro cho cả chủ đầu tư và nhà thầu, phá vỡ sự cân bằng về quyền và lợi ích giữa các bên.

2. Ai là người chịu trách nhiệm chính khi tài liệu nghiệm thu công trình bị thiếu hoặc sai sót?

Trách nhiệm khi tài liệu nghiệm thu công trình bị thiếu hoặc sai sót thuộc về nhiều chủ thể, tùy thuộc vào vai trò và phạm vi trách nhiệm của từng bên trong quá trình thi công và nghiệm thu, cụ thể:

• Nhà thầu thi công xây dựng: Là người trực tiếp thực hiện công việc và lập phần lớn các biên bản nghiệm thu công việc, biên bản thí nghiệm vật liệu. Nhà thầu chịu trách nhiệm chính trong việc lập và hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu các công việc do mình thực hiện. Theo khoản 17 Điều 13 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm lập và lưu trữ hồ sơ quản lý thi công xây dựng công trình đối với phần việc do mình thực hiện. 
• Nhà thầu giám sát thi công xây dựng công trình: Chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ nghiệm thu do nhà thầu thi công lập. Nếu giám sát không phát hiện hoặc bỏ qua thiếu sót, họ cũng phải chịu trách nhiệm. Theo khoản 1 Điều 19 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020 về nội dung giám sát thi công xây dựng, có quy định kiểm tra kết quả thí nghiệm, kiểm định vật liệu, sản phẩm xây dựng, cấu kiện, thiết bị công trình, thiết bị công nghệ trước khi đưa vào lắp đặt và nghiệm thu. Đồng thời, khoản 1 Điều 22 Nghị định 06/2021/NĐ-CP gián tiếp quy định trách nhiệm của tư vấn giám sát trong việc kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ nghiệm thu khi tham gia các bước nghiệm thu.
• Chủ đầu tư: Là người phê duyệt kết quả nghiệm thu, có trách nhiệm kiểm tra tổng thể hồ sơ nghiệm thu công trình. Nếu chủ đầu tư chấp thuận hồ sơ không đầy đủ, họ cũng sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới. Theo Điều 14 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về trách nhiệm chủ đầu tư, trong đó trách nhiệm tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng. Việc tổ chức kiểm tra, nghiệm thu bao gồm cả việc đảm bảo hồ sơ nghiệm thu đầy đủ và đúng quy định.

Như vậy, trách nhiệm là đa tầng, được phân định rõ ràng trong Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020 và đặc biệt là Nghị định 06/2021/NĐ-CP, phụ thuộc vào từng khâu và vai trò cụ thể của mỗi chủ thể. Tuy nhiên, tất cả các bên đều có nghĩa vụ chung là đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ để bảo vệ chất lượng và an toàn công trình.

3. Khi phát hiện hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ sau khi công trình đã bàn giao, cần xử lý như thế nào?

Trên thực tiễn, khi phát hiện hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ sau khi công trình đã bàn giao, việc xử lý sẽ phức tạp hơn nhưng vẫn có các bước cần thực hiện để giảm thiểu rủi ro, cụ thể như:

• Rà soát, xác định mức độ thiếu sót: Bước đầu tiên là phải rà soát toàn bộ hồ sơ để xác định chính xác những tài liệu nào bị thiếu, mức độ nghiêm trọng của sự thiếu sót đó.
• Thông báo cho các bên liên quan: Chủ đầu tư hoặc bên phát hiện ra thiếu sót cần ngay lập tức thông báo bằng văn bản cho nhà thầu thi công, đơn vị giám sát và các bên liên quan khác.
• Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ: Yêu cầu các bên có trách nhiệm phải bổ sung, hoàn thiện các tài liệu còn thiếu trong một thời hạn nhất định.
• Thực hiện kiểm tra, đánh giá lại (nếu cần): Trong trường hợp các tài liệu liên quan đến chất lượng cốt lõi bị thiếu, có thể cần phải thực hiện kiểm tra, đánh giá lại chất lượng một số hạng mục công trình bằng các phương pháp kỹ thuật (ví dụ: khoan lấy mẫu bê tông, kiểm tra kết cấu...).
• Xử lý vi phạm: Nếu các bên không hợp tác hoặc không thể bổ sung hồ sơ, có thể áp dụng các biện pháp xử lý theo hợp đồng hoặc khởi kiện ra Tòa án, trọng tài.

Việc xử lý cần tuân thủ trình tự từ thương lượng đến các biện pháp pháp lý cứng rắn hơn để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

4. Trong trường hợp mất tài liệu nghiệm thu, có thể lập lại hoặc xác nhận thay thế không?

Trong trường hợp mất tài liệu nghiệm thu, pháp luật không quy định một quy trình phục hồi cụ thể, nhưng các bên có thể áp dụng các giải pháp tình thế. Đối với những tài liệu do bên thứ ba cấp như chứng chỉ chất lượng vật liệu hay kết quả thí nghiệm, các bên có thể liên hệ nhà cung cấp hoặc phòng thí nghiệm để xin cấp lại bản sao.

Tuy nhiên, với các tài liệu ghi nhận quá trình tại hiện trường như nhật ký thi công hay biên bản nghiệm thu công việc, việc lập lại là không thể. Giải pháp lúc này là các bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát) có thể lựa chọn giải pháp xác nhận thay thế. Họ sẽ cùng nhau lập một biên bản ghi nhận việc mất tài liệu và thống nhất các biện pháp thay thế nhằm tạo ra bằng chứng mới có giá trị pháp lý. Những biện pháp này có thể bao gồm:

• Sử dụng các tài liệu liên quan khác làm bằng chứng bổ trợ: Các bên có thể trình bày ảnh chụp, video quá trình thi công, nhật ký công trình, hồ sơ quản lý chất lượng nội bộ, hồ sơ thanh toán hay các báo cáo giám sát độc lập. Những tài liệu này đảm bảo theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, có thể được Tòa án chấp nhận làm chứng cứ để làm rõ nội dung nghiệm thu đã mất.
• Thực hiện kiểm tra, thí nghiệm bổ sung: Đối với các hạng mục quan trọng mà hồ sơ nghiệm thu bị thiếu, việc yêu cầu một đơn vị độc lập thực hiện kiểm tra hoặc thí nghiệm lại (như kiểm tra cường độ bê tông, kiểm tra kết cấu) để đánh giá chất lượng và lập biên bản mới là một giải pháp. Biên bản này sẽ đóng vai trò như bằng chứng thay thế. Điều này cũng phù hợp với yêu cầu trong việc giám sát thi công xây dựng công trình theo Điều 120 Luật Xây dựng 2014, sửa oổi bổ sung 2020.
• Lập văn bản cam kết chịu trách nhiệm: Các bên có thể cùng nhau xác nhận bằng văn bản rằng các công việc đã được thực hiện đúng quy định, chất lượng đảm bảo và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về những thông tin này, ngay cả khi tài liệu gốc đã mất. Văn bản này cần có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của tất cả các bên, dựa trên nguyên tắc thiện chí, trung thực và tự nguyện thỏa thuận trong Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015.
• Trưng cầu giám định: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về chất lượng mà không có tài liệu nghiệm thu gốc, các bên có thể yêu cầu Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền trưng cầu giám định. Đây là một biện pháp hiệu quả theo Điều 102 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 để làm rõ các tình tiết khi bằng chứng trực tiếp không còn.

Dù việc lập lại hay xác nhận thay thế tài liệu nghiệm thu là giải pháp tình thế, chúng không thể hoàn toàn thay thế giá trị pháp lý và độ tin cậy của hồ sơ gốc. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, thiện chí của các bên và cần có cơ sở pháp lý vững chắc từ các bằng chứng thay thế. Do đó, công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ luôn phải được ưu tiên hàng đầu trong mọi dự án xây dựng.

5. Nếu chủ đầu tư không cung cấp đủ hồ sơ nghiệm thu, nhà thầu có quyền từ chối bàn giao công trình không?

Trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về nhà thầu. Tuy nhiên, nếu chủ đầu tư không thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong quá trình nghiệm thu (ví dụ: không tổ chức nghiệm thu, không ký biên bản dù công trình đã đủ điều kiện), nhà thầu hoàn toàn có quyền chưa bàn giao công trình.

Theo Điều 124  Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020, việc bàn giao chỉ diễn ra sau khi đã có kết quả nghiệm thu. Nếu quá trình nghiệm thu bị đình trệ do lỗi của chủ đầu tư, nhà thầu có thể tạm dừng việc bàn giao để bảo vệ quyền lợi của mình, đặc biệt là các khoản thanh toán cuối cùng.

Tóm lại, quyền và nghĩa vụ luôn song hành, nếu một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình trong quá trình nghiệm thu, bên kia có quyền sử dụng các biện pháp pháp lý cho phép, bao gồm cả việc tạm dừng bàn giao.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NP Law khi có vấn đề tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ

Việc tài liệu nghiệm thu công trình không đầy đủ không chỉ gây ra những rủi ro pháp lý phức tạp mà còn tiềm ẩn thiệt hại lớn về kinh tế và uy tín cho các bên liên quan. Với những quy định chồng chéo và thường xuyên thay đổi, việc tự mình xử lý vấn đề này có thể dẫn đến những sai sót không đáng có.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong việc rà soát, bổ sung, xử lý tranh chấp liên quan đến tài liệu nghiệm thu công trình, hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về trách nhiệm pháp lý của các bên, hãy liên hệ với NPLaw ngay hôm nay. Đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ cung cấp giải pháp toàn diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bạn.