Sa thải người lao động qua tin nhắn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý do không tuân thủ đúng quy trình kỷ luật lao động, dễ dẫn đến tranh chấp và bồi thường cho người lao động.
Trong kỷ nguyên số, xu hướng sa thải người lao động qua tin nhắn ngày càng trở nên phổ biến do sự tiện lợi và nhanh chóng trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức này lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng vì không đảm bảo đúng trình tự, thủ tục kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành. Việc chỉ thông báo qua tin nhắn có thể dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện và nghĩa vụ bồi thường cho doanh nghiệp.
I. Tại sao xu hướng sa thải người lao động qua tin nhắn lại bùng nổ trong kỷ nguyên số nhưng lại tiềm ẩn rủi ro pháp lý cực lớn?
Xu hướng sa thải người lao động qua tin nhắn bùng nổ trong kỷ nguyên số do doanh nghiệp ưu tiên tốc độ xử lý, giảm thủ tục giấy tờ và tận dụng các nền tảng giao tiếp trực tuyến như SMS, Zalo, email để thông báo nhanh chóng. Tuy nhiên, hình thức này lại tiềm ẩn rủi ro pháp lý cực lớn vì không đảm bảo trình tự, thủ tục kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019 dễ bị xem là sa thải trái luật, dẫn đến tranh chấp, bồi thường và nghĩa vụ khôi phục quyền lợi cho người lao động.
II. Tìm hiểu về sa thải người lao động qua tin nhắn
Sa thải người lao động qua tin nhắn là cách doanh nghiệp sử dụng tin nhắn điện thoại hoặc ứng dụng mạng xã hội để thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, tuy nhiên hình thức này cần được xem xét dưới góc độ pháp lý để xác định tính hợp lệ và hậu quả liên quan.
1. Tin nhắn qua mạng xã hội có được coi là một hình thức văn bản hợp pháp trong kỷ luật lao động không?
Không. Căn cứ Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật lao động (bao gồm sa thải) bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc như: người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động, người lao động được tham gia và tự bào chữa, và việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.
Đồng thời, theo khoản 6 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sau khi tổ chức họp xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản.
Do đó, tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo, Facebook, SMS) không được coi là văn bản hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động, mà chỉ có giá trị như phương tiện thông tin liên lạc nội bộ. Nếu chỉ sa thải bằng tin nhắn mà không có quyết định và thủ tục theo luật định thì sẽ bị xem là xử lý kỷ luật lao động trái pháp luật.
2. Tại sao nhiều chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng chỉ cần nhắn tin là đủ để cho nhân viên nghỉ việc?
Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần nhắn tin là đủ để cho nhân viên nghỉ việc do thói quen quản trị linh hoạt trong môi trường số và việc sử dụng thường xuyên các nền tảng như Zalo, SMS, email trong giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ việc xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của các chủ thể liên quan, người lao động được quyền tự bào chữa và việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản, đồng thời phải ban hành quyết định đúng trình tự.
Bên cạnh đó, theo khoản 6 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện đúng thủ tục họp xử lý kỷ luật và ra quyết định bằng văn bản, không thể thay thế bằng tin nhắn.
Do chưa nắm rõ quy định hoặc nhầm lẫn giữa “thông báo nghỉ việc” và “quyết định sa thải”, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng tin nhắn như một cách xử lý nhanh gọn, dẫn đến rủi ro bị coi là sa thải trái pháp luật.
3. Một tin nhắn sa thải cần chứa đựng những nội dung tối thiểu nào để giảm thiểu rủi ro bị kiện?
Trước hết cần khẳng định: pháp luật lao động không công nhận “tin nhắn sa thải” là quyết định kỷ luật hợp pháp. Việc sa thải phải thực hiện theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, đúng nguyên tắc tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và thủ tục chi tiết tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (phải có họp, biên bản và quyết định bằng văn bản).
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn dùng tin nhắn như một thông báo hỗ trợ để hạn chế rủi ro tranh chấp, nội dung tối thiểu nên có:
- Họ tên, chức vụ người lao động bị chấm dứt
- Thời điểm chấm dứt công việc
- Lý do chấm dứt (vi phạm cụ thể, căn cứ nội quy lao động)
- Căn cứ nội quy lao động/quy định công ty đã ban hành hợp pháp
- Thông tin về việc sẽ ban hành quyết định xử lý kỷ luật theo đúng Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP
- Yêu cầu bàn giao công việc, tài sản
- Hướng dẫn liên hệ để giải quyết lương và quyền lợi liên quan
Như vậy, tin nhắn chỉ có giá trị thông tin hỗ trợ, còn giá trị pháp lý của việc sa thải chỉ phát sinh khi có quyết định kỷ luật hợp pháp bằng văn bản theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 và đúng trình tự Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
4. Sự khác biệt giữa việc thông báo nghỉ việc qua email công ty và nhắn tin qua số điện thoại cá nhân là gì?
Sự khác biệt giữa thông báo nghỉ việc qua email công ty và nhắn tin qua số điện thoại cá nhân chủ yếu nằm ở tính xác thực, giá trị chứng cứ và mức độ phù hợp trong quan hệ lao động, tuy nhiên cả hai đều không thay thế được quyết định kỷ luật lao động hợp pháp theo Điều 122 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, cũng như trình tự tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Email công ty: Thường là kênh chính thức của doanh nghiệp, có hệ thống quản lý, lưu vết, người gửi – người nhận rõ ràng. Vì vậy, nếu dùng trong nội bộ, email có giá trị chứng cứ tốt hơn trong việc chứng minh việc thông báo đã được gửi.
- Tin nhắn qua số cá nhân (SMS, Zalo, Facebook): Mang tính cá nhân, khó xác định tính chính thức, dễ tranh chấp về nội dung, thời điểm và người gửi, nên giá trị chứng cứ thấp hơn và rủi ro pháp lý cao hơn.
Tuy nhiên, cần nhấn mạnh, dù là email hay tin nhắn, nếu không đi kèm quyết định kỷ luật bằng văn bản và đúng thủ tục theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc sa thải vẫn có thể bị xem là trái pháp luật.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến sa thải người lao động qua tin nhắn
Sa thải người lao động qua tin nhắn cần được xem xét trong tổng thể các quy định của Bộ luật Lao động 2019 về kỷ luật lao động, nguyên tắc xử lý và trình tự thủ tục bắt buộc, nhằm xác định tính hợp pháp của việc chấm dứt quan hệ lao động.
1. Quy trình kỷ luật sa thải theo Bộ luật Lao động hiện hành bắt buộc phải có những văn bản giấy tờ nào?
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và trình tự, thủ tục quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình kỷ luật sa thải bắt buộc phải có đầy đủ các văn bản, hồ sơ sau:
- Tài liệu, chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động theo nguyên tắc tại điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019
- Biên bản vi phạm kỷ luật lao động hoặc tài liệu thu thập chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm (khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)
- Thông báo họp xử lý kỷ luật lao động gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc cho các thành phần tham dự (khoản 2 Điều 70)
- Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động có chữ ký hoặc ghi rõ lý do không ký (khoản 3 Điều 70)
- Quyết định xử lý kỷ luật sa thải bằng văn bản do người có thẩm quyền ban hành (khoản 4 Điều 70)
Tóm lại, sa thải hợp pháp bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, biên bản và quyết định bằng văn bản, không thể thực hiện chỉ bằng tin nhắn hay thông báo miệng.
2. Doanh nghiệp cần phải đăng ký phương thức liên lạc qua tin nhắn trong Nội quy lao động như thế nào cho đúng?
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được phép quy định phương thức liên lạc qua tin nhắn (SMS, Zalo, email) trong nội quy lao động, nhưng phải thực hiện đúng trình tự và không được trái luật. Cụ thể, để đăng ký và áp dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần:
- Quy định rõ trong nội quy lao động (bằng văn bản nếu từ 10 người lao động trở lên) theo khoản 1 Điều 118
- Nội dung phải không trái pháp luật lao động, chỉ coi tin nhắn là phương tiện thông tin, không thay thế quyết định nhân sự hoặc kỷ luật (khoản 2 Điều 118)
- Nội quy phải có nội dung về kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật theo điểm g khoản 2 Điều 118
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành (khoản 3 Điều 118)
- Thông báo và niêm yết nội quy tại nơi làm việc, đồng thời phổ biến đến người lao động (khoản 4 Điều 118)
- Sau đó, thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động theo quy định pháp luật liên quan (thực tiễn áp dụng theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP)
Doanh nghiệp chỉ được “hợp thức hóa” tin nhắn như kênh liên lạc nội bộ, tuyệt đối không thể dùng nội quy để biến tin nhắn thành hình thức sa thải hợp pháp.
3. Mức bồi thường mà doanh nghiệp phải trả khi thực hiện sa thải người lao động qua tin nhắn sai quy định là bao nhiêu?
Khi doanh nghiệp “sa thải người lao động qua tin nhắn” trái quy định, hành vi này thường bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc xử lý kỷ luật sa thải trái pháp luật. Khi đó, nghĩa vụ bồi thường được xác định theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Nhận người lao động trở lại làm việc
- Trả tiền lương, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho thời gian người lao động không được làm việc
- Trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động 2019)
Trường hợp người lao động không muốn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải trả:
- Khoản bồi thường nêu trên
- Trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019
Trường hợp doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý chấm dứt: Hai bên thỏa thuận thêm khoản bồi thường nhưng vẫn không thấp hơn mức tối thiểu theo luật.
Tóm lại, mức bồi thường cơ bản tối thiểu khi sa thải trái luật (bao gồm sa thải qua tin nhắn) là: ít nhất 02 tháng tiền lương và tiền lương, BHXH cho thời gian không được làm việc, chưa tính các khoản bổ sung khác tùy trường hợp cụ thể.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến sa thải người lao động qua tin nhắn
Trong thực tiễn quan hệ lao động, sa thải người lao động qua tin nhắn đang phát sinh nhiều tranh cãi do cách áp dụng không đúng quy định pháp luật, dẫn đến nhiều thắc mắc liên quan đến giá trị pháp lý, chứng cứ và quyền lợi của các bên khi xảy ra tranh chấp.
1. Ảnh chụp màn hình tin nhắn có đủ để tôi khởi kiện doanh nghiệp ra tòa không?
Có. Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025), ảnh chụp màn hình tin nhắn được xác định là “thông điệp dữ liệu điện tử”, nên có thể được sử dụng làm chứng cứ khi khởi kiện ra Tòa án.
Tuy nhiên, ảnh chụp màn hình không tự động đủ mạnh để thắng kiện, mà phải đáp ứng yêu cầu về tính hợp pháp và khả năng xác thực, cụ thể:
- Thể hiện rõ nội dung, thời gian gửi và tài khoản/số điện thoại người gửi
- Có khả năng chứng minh người gửi là doanh nghiệp hoặc người đại diện có thẩm quyền
- Không bị cắt ghép, chỉnh sửa làm sai lệch nội dung
- Có thể được đối chiếu, xác minh thêm bằng dữ liệu gốc hoặc thiết bị lưu trữ
Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 95, tài liệu điện tử chỉ được coi là chứng cứ khi có thể kiểm chứng tính xác thực theo quy định.
Ảnh chụp màn hình tin nhắn có thể đủ để nộp đơn khởi kiện, nhưng để Tòa án chấp nhận và làm căn cứ giải quyết vụ việc thì cần được xác thực và kết hợp với các chứng cứ khác.
2. Sếp nhắn tin đuổi việc tôi vào lúc 11 giờ đêm, thì có phải đi làm vào sáng mai không?
Việc “sếp nhắn tin đuổi việc lúc 11 giờ đêm” không có giá trị pháp lý để chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức nếu không thực hiện đúng quy định pháp luật.
Căn cứ Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ chấm dứt khi có căn cứ hợp pháp (ví dụ: hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt đúng luật hoặc sa thải đúng trình tự…). Việc “nhắn tin đuổi việc” không thuộc một căn cứ chấm dứt hợp đồng hợp pháp.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cho rằng đây là sa thải, thì phải tuân thủ đầy đủ quy trình tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (họp xử lý kỷ luật, biên bản, quyết định bằng văn bản). Tin nhắn không thay thế được các thủ tục này.
Vì vậy:
- Nếu chưa có quyết định chấm dứt hợp đồng hợp pháp, người lao động vẫn có nghĩa vụ đi làm bình thường vào ngày hôm sau.
- Trường hợp không cho vào làm hoặc tự ý chấm dứt trái luật, doanh nghiệp có thể bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019.
Chỉ tin nhắn đuổi việc lúc 11 giờ đêm không làm chấm dứt hợp đồng, nên về nguyên tắc bạn vẫn phải đi làm nếu chưa có quyết định hợp pháp.
3. Nếu không trả lời tin nhắn sa thải đó thì hợp đồng có mặc nhiên tiếp tục?
Việc không trả lời tin nhắn sa thải không làm thay đổi hay chấm dứt quan hệ lao động. Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ chấm dứt khi có căn cứ pháp luật rõ ràng như thỏa thuận chấm dứt, hết hạn hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp pháp hoặc sa thải đúng trình tự.
Trong khi đó, tin nhắn sa thải không phải là căn cứ chấm dứt hợp đồng hợp pháp. Nếu áp dụng hình thức sa thải thì phải tuân thủ đầy đủ thủ tục theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Vì vậy, dù người lao động không phản hồi, hợp đồng lao động vẫn không tự động chấm dứt và quan hệ lao động vẫn tiếp tục cho đến khi có quyết định hợp lệ theo quy định.
4. Làm sao để hợp pháp hóa các trao đổi qua tin nhắn thành chứng cứ có lợi trước cơ quan chức năng?
Để hợp pháp hóa các trao đổi qua tin nhắn (Zalo, SMS, email) thành chứng cứ có lợi trước cơ quan chức năng, cần căn cứ Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025) về chứng cứ là “thông điệp dữ liệu điện tử” và bảo đảm khả năng xác thực của tài liệu.
Trước hết, cần bảo toàn dữ liệu gốc như điện thoại, tài khoản, lịch sử trò chuyện và hạn chế tối đa việc xóa, chỉnh sửa nội dung để giữ nguyên hiện trạng ban đầu của tin nhắn. Đồng thời, khi thu thập chứng cứ nên chụp màn hình đầy đủ nội dung trao đổi, thể hiện rõ số điện thoại/tài khoản, thời gian gửi và toàn bộ ngữ cảnh để tránh bị đánh giá là cắt ghép, sai lệch thông tin.
Bên cạnh đó, có thể tăng giá trị chứng cứ bằng cách trích xuất dữ liệu từ thiết bị hoặc yêu cầu nhà mạng/cung cấp dịch vụ xác nhận thông tin, hoặc đề nghị bên liên quan xác nhận lại nội dung trong quá trình giải quyết tranh chấp. Ngoài ra, việc lưu giữ kèm các tài liệu liên quan như hợp đồng, email nội bộ, quyết định công việc… sẽ giúp củng cố tính liên quan và tính thuyết phục của chứng cứ.
Đặc biệt, người sử dụng có thể yêu cầu lập vi bằng thông qua Thừa phát lại, nhằm ghi nhận tình trạng tin nhắn, nội dung trao đổi tại một thời điểm nhất định. Vi bằng không thay thế chứng cứ nhưng là nguồn chứng cứ quan trọng, giúp ghi nhận sự kiện, hành vi một cách khách quan và hỗ trợ hiệu quả trong quá trình khởi kiện.
Tóm lại, tin nhắn chỉ trở thành chứng cứ có lợi khi đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng kiểm chứng, chứ không chỉ đơn thuần là ảnh chụp màn hình.
5. Có trường hợp khẩn cấp nào mà pháp luật cho phép sử dụng tin nhắn để đình chỉ công việc ngay lập tức không?
Có, nhưng cần hiểu đúng: pháp luật không cho phép “đình chỉ công việc hợp pháp chỉ bằng tin nhắn”, mà chỉ cho phép tin nhắn đóng vai trò thông báo khẩn cấp ban đầu.
Căn cứ Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được tạm đình chỉ công việc khi vụ việc vi phạm có tính chất phức tạp, cần xác minh, điều tra. Việc đình chỉ phải được thực hiện bằng quyết định tạm đình chỉ công việc bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do, thời hạn và quyền lợi của người lao động.
Trong tình huống khẩn cấp (ví dụ cần ngăn chặn nguy cơ gây thiệt hại hoặc mất an toàn), doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn để yêu cầu người lao động dừng công việc ngay lập tức, nhưng đây chỉ là biện pháp thông tin tạm thời. Sau đó, bắt buộc phải ban hành quyết định đình chỉ đúng quy định theo Điều 128 thì mới có giá trị pháp lý.
Tin nhắn chỉ có thể dùng để thông báo khẩn cấp, không phải căn cứ pháp lý để đình chỉ công việc hợp pháp.
V. Bạn đang tìm luật sư giỏi, uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến sa thải người lao động qua tin nhắn?
Nếu bạn đang gặp tình huống bị sa thải qua tin nhắn hoặc tranh chấp lao động, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ luật sư có chuyên môn là rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Luật sư sẽ giúp bạn đánh giá tính hợp pháp của việc sa thải, thu thập chứng cứ, cũng như đại diện làm việc với doanh nghiệp hoặc khởi kiện tại Tòa án theo đúng quy định pháp luật lao động hiện hành.
Trong các vụ việc liên quan đến sa thải người lao động qua tin nhắn, việc có luật sư đồng hành sẽ giúp người lao động hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi về tiền lương, bảo hiểm và các khoản bồi thường theo Bộ luật Lao động 2019.
Nếu bạn cần hỗ trợ nhanh chóng và chuyên sâu, có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn và hỗ trợ pháp lý kịp thời trong các tranh chấp lao động và sa thải trái luật.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
