Sự ảnh hưởng của chính sách thu thập dữ liệu đối với doanh nghiệp thế nào?

Chính sách thu thập dữ liệu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng an toàn, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Bài viết phân tích chi tiết nội dung, loại dữ liệu áp dụng, cách thay đổi chính sách và các quy định pháp lý liên quan, đồng thời giải đáp thắc mắc thường gặp.

I. Sự ảnh hưởng của chính sách thu thập dữ liệu đối với doanh nghiệp

Chính sách thu thập dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro về bảo mật. Việc thiết lập chính sách rõ ràng giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng, kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu, đồng thời phòng tránh các hậu quả pháp lý nếu dữ liệu bị lạm dụng hoặc rò rỉ.

II. Tìm hiểu về chính sách thu thập dữ liệu

Chính sách thu thập dữ liệu là tập hợp các quy định và hướng dẫn mà doanh nghiệp áp dụng để thu thập, lưu trữ, xử lý và bảo vệ thông tin của khách hàng hoặc người dùng. Nó đảm bảo việc xử lý dữ liệu minh bạch, đúng mục đích, tuân thủ pháp luật và giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về vi phạm quyền riêng tư.

1. Chính sách thu thập dữ liệu là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Chính sách thu thập dữ liệu là tập hợp các quy định nội bộ mà doanh nghiệp ban hành để hướng dẫn việc thu thập, lưu trữ, xử lý và sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc người dùng. Nó xác định rõ loại dữ liệu được thu thập, mục đích sử dụng, phạm vi chia sẻ và các biện pháp bảo mật đi kèm.

Chính sách này quan trọng vì:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025 và các văn bản liên quan.
• Xây dựng niềm tin với khách hàng: Khách hàng yên tâm khi dữ liệu của họ được xử lý minh bạch, an toàn.
• Giảm rủi ro pháp lý và tài chính: Tránh các tranh chấp, phạt hành chính hoặc yêu cầu bồi thường nếu dữ liệu bị xử lý sai.
• Quản lý dữ liệu hiệu quả: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức, lưu trữ và sử dụng dữ liệu một cách khoa học, phục vụ mục tiêu kinh doanh.

Như vậy, chính sách thu thập dữ liệu không chỉ là công cụ tuân thủ pháp luật mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín, nâng cao niềm tin khách hàng và hạn chế rủi ro pháp lý.

2. Nội dung chính của một chính sách thu thập dữ liệu thường bao gồm những gì?

Nội dung của một chính sách thu thập dữ liệu thường được xây dựng chi tiết để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và người cung cấp dữ liệu.

Nội dung chính gồm:

• Mục đích thu thập dữ liệu: Giải thích lý do doanh nghiệp thu thập dữ liệu và các mục tiêu sử dụng.
• Loại dữ liệu được thu thập: Liệt kê các loại dữ liệu, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản, dữ liệu nhạy cảm, thông tin giao dịch, hành vi trực tuyến, v.v.
• Phương thức thu thập dữ liệu: Nêu cách thức và công cụ thu thập, ví dụ qua website, ứng dụng, khảo sát, hoặc hệ thống quản lý khách hàng.
• Cách sử dụng dữ liệu: Trình bày mục đích sử dụng dữ liệu, như phân tích thị trường, cải thiện dịch vụ, hoặc truyền thông.
• Quyền của người cung cấp dữ liệu: Quyền được biết, chỉnh sửa, rút lại đồng ý, hoặc yêu cầu xóa dữ liệu.
• Biện pháp bảo vệ dữ liệu: Các phương pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo mật dữ liệu, ngăn chặn truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin.
• Thời gian lưu trữ và cập nhật chính sách: Thời hạn lưu trữ dữ liệu, cách thức cập nhật hoặc thay đổi chính sách, cùng thông báo tới người dùng khi cần.

Việc xây dựng các nội dung này rõ ràng giúp doanh nghiệp minh bạch, tuân thủ pháp luật và nâng cao niềm tin từ khách hàng.

3. Chính sách thu thập dữ liệu có thể áp dụng cho những loại thông tin nào?

Khi xây dựng chính sách thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần xác định rõ loại thông tin được thu thập để đảm bảo tuân thủ Luật Dữ liệu 2024.

Theo khoản 1 tới khoản 7, Điều 3 Luật Dữ liệu 2024 quy định các loại dữ liệu và khái niệm liên quan, bao gồm dữ liệu số, dữ liệu dùng chung, dữ liệu dùng riêng, dữ liệu mở, dữ liệu gốc, dữ liệu quan trọng và dữ liệu cốt lõi. Cụ thể:

• Dữ liệu số: Dữ liệu về sự vật, hiện tượng, sự kiện, bao gồm âm thanh, hình ảnh, chữ số, chữ viết, ký hiệu dưới dạng kỹ thuật số.
• Dữ liệu dùng chung: Dữ liệu được tiếp cận, chia sẻ trong phạm vi cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị – xã hội.
• Dữ liệu dùng riêng: Dữ liệu chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, tổ chức nói trên.
• Dữ liệu mở: Dữ liệu mà mọi tổ chức, cá nhân có nhu cầu đều có thể tiếp cận và sử dụng.
• Dữ liệu gốc: Dữ liệu tạo lập trong hoạt động thực tế hoặc số hóa từ bản chính giấy tờ, tài liệu.
• Dữ liệu quan trọng: Dữ liệu ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế vĩ mô, sức khỏe, ổn định xã hội, thuộc danh mục do Thủ tướng ban hành.
• Dữ liệu cốt lõi: Dữ liệu quan trọng trực tiếp tác động đến các lĩnh vực nhạy cảm nêu trên, theo danh mục do Thủ tướng ban hành.

Việc xác định rõ loại dữ liệu áp dụng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch trong thu thập và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

4. Chính sách thu thập dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian không, và nếu có thì phải thông báo như thế nào?

Chính sách thu thập dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, đặc biệt với dữ liệu cá nhân, và doanh nghiệp cần thông báo minh bạch để tuân thủ pháp luật. Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân như sau:

Thông báo phải thực hiện một lần trước khi xử lý dữ liệu và nêu rõ mục đích, loại dữ liệu, cách thức xử lý, các bên liên quan, hậu quả tiềm ẩn và thời gian thực hiện. Hình thức thông báo có thể in, sao chép hoặc điện tử. Trường hợp chủ thể dữ liệu đã biết và đồng ý hoặc dữ liệu được xử lý bởi cơ quan nhà nước theo quy định pháp luật thì không cần thông báo lại.

Thông báo kịp thời và rõ ràng khi thay đổi chính sách giúp bảo vệ quyền chủ thể dữ liệu và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến chính sách thu thập dữ liệu

Các chính sách thu thập dữ liệu không chỉ là công cụ quản lý nội bộ mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo hợp pháp và bảo vệ quyền của chủ thể dữ liệu.

1. Pháp luật Việt Nam quy định như thế nào về chính sách thu thập dữ liệu?

Chính sách thu thập dữ liệu phải được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam để bảo vệ quyền lợi của cá nhân và đảm bảo an toàn thông tin.

• Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025 (Điều 3): Tổ chức, doanh nghiệp thu thập dữ liệu cá nhân phải minh bạch, đúng mục đích, giới hạn phạm vi, đảm bảo an toàn và bảo mật trong quá trình xử lý.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Điều 13): Chủ thể dữ liệu phải được thông báo về mục đích, loại dữ liệu, cách thức xử lý, thời gian thu thập và các hậu quả có thể xảy ra; thông báo có thể ở định dạng văn bản in, sao chép hoặc điện tử.
• Luật Dữ liệu 2024 (Điều 11): Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn như tạo lập trực tiếp, số hóa giấy tờ, tài liệu; dữ liệu gốc số hóa có giá trị như bản chính. Việc thu thập phải tuân thủ pháp luật về lưu trữ, chỉ sử dụng bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; tổ chức, cá nhân có quyền và trách nhiệm bảo vệ dữ liệu và chịu trách nhiệm với dữ liệu do mình thu thập, tạo lập.
• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 122, Điều 117): Hợp đồng liên quan dữ liệu phải đảm bảo tự nguyện, không vi phạm điều cấm luật định và phù hợp đạo đức xã hội.

Như vậy, chính sách thu thập dữ liệu cần được xây dựng và thực hiện đúng các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo minh bạch, an toàn và tránh rủi ro pháp lý cho tổ chức.

2. Nếu không thực hiện đúng chính sách thu thập dữ liệu có thể bị xử lý như thế nào?

Căn cứ Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, hành vi không thực hiện đúng chính sách thu thập dữ liệu cá nhân có thể bị xử lý theo hai hướng chính: xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả vi phạm.

Xử phạt hành chính: Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể bị xử phạt với các mức sau:

• Mua, bán dữ liệu cá nhân: phạt tiền tối đa 10 lần khoản thu từ hành vi vi phạm.
• Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới trái quy định: phạt tiền tối đa 5% doanh thu của năm liền kề trước đó.
• Các hành vi vi phạm khác trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu: phạt tiền tối đa 3 tỷ đồng.

Trường hợp cá nhân và tổ chức cùng thực hiện hành vi vi phạm, mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức.

Truy cứu trách nhiệm hình sự: Truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 288 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017): Trường hợp việc thu thập, xử lý, làm lộ hoặc sử dụng trái phép dữ liệu cá nhân thông qua mạng máy tính, mạng viễn thông đủ yếu tố cấu thành tội phạm, người vi phạm có thể bị truy cứu về Tội đưa hoặc sử dụng trái phép thông tin mạng máy tính, mạng viễn thông. 

Cơ chế bồi thường thiệt hại: Nếu vi phạm gây thiệt hại, tổ chức, cá nhân phải bồi thường theo quy định pháp luật theo cơ sở Điều 548 Bộ luật Dân sự 2015.

Do đó, việc tuân thủ chính sách thu thập dữ liệu không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi chủ thể dữ liệu mà còn tránh rủi ro pháp lý và trách nhiệm tài chính nghiêm trọng cho tổ chức.

3. Nếu không có chính sách thu thập dữ liệu, tổ chức có thể gặp phải những rủi ro gì?

Theo quy định tại Điều 25 Luật Dữ liệu 2024, tổ chức nếu không có chính sách thu thập dữ liệu sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu, bao gồm rủi ro quyền riêng tư, rủi ro an ninh mạng, rủi ro nhận dạng và quản lý truy cập, cũng như các rủi ro khác liên quan đến việc xử lý dữ liệu.

Chủ quản dữ liệu phải tự đánh giá, xác định rủi ro, thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu, kịp thời khắc phục rủi ro phát sinh và thông báo cho các chủ thể dữ liệu cũng như cơ quan, tổ chức liên quan. Như vậy, việc thiếu chính sách thu thập dữ liệu không chỉ tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật mà còn có thể gây thiệt hại về tài chính, uy tín và quyền lợi của các bên liên quan.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến chính sách thu thập dữ liệu

Trong quá trình thực hiện chính sách thu thập dữ liệu, nhiều tổ chức và cá nhân thường gặp những câu hỏi liên quan đến quyền, trách nhiệm và cách thức triển khai. Phần này sẽ làm rõ các vấn đề phổ biến để giúp doanh nghiệp và người dùng hiểu rõ hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

1. Có cần phải có sự đồng ý của khách hàng trước khi thực hiện chính sách thu thập dữ liệu không?

Có, việc thu thập dữ liệu cá nhân phải có sự đồng ý của khách hàng trước khi triển khai. Theo khoản 1 Điều 4 Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025, chủ thể dữ liệu có quyền được biết, đồng ý hoặc từ chối, cũng như rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Điều này có nghĩa là tổ chức chỉ được phép thu thập và xử lý dữ liệu sau khi đã nhận được sự đồng ý rõ ràng từ khách hàng. Việc tuân thủ quyền này giúp bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và đảm bảo tổ chức thực hiện chính sách thu thập dữ liệu một cách hợp pháp.

2. Nếu khách hàng không đồng ý với chính sách thu thập dữ liệu, công ty có thể tiếp tục thu thập dữ liệu không?

Nếu khách hàng không đồng ý với chính sách thu thập dữ liệu, công ty không được tiếp tục thu thập dữ liệu cá nhân của họ. Theo Điều 11 Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân chỉ được thu thập khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ các trường hợp luật quy định khác (ví dụ cơ quan nhà nước thực hiện nhiệm vụ quản lý, phát triển kinh tế – xã hội). Điều này đảm bảo quyền kiểm soát dữ liệu của cá nhân và buộc tổ chức tôn trọng sự lựa chọn của khách hàng, tránh vi phạm pháp luật.

3. Chính sách thu thập dữ liệu có thể bao gồm các hình thức xử lý dữ liệu nào?

Chính sách thu thập dữ liệu có thể bao gồm nhiều hình thức xử lý dữ liệu khác nhau, nhằm phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo khoản 8 Điều 3 Luật Dữ liệu 2024, xử lý dữ liệu là quá trình tiếp nhận, chuyển đổi, tổ chức dữ liệu và các hoạt động khác liên quan đến dữ liệu. Cụ thể, các hình thức xử lý phổ biến theo Luật Dữ liệu 2024 có thể bao gồm:

• Phân tích, tổng hợp dữ liệu: Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dữ liệu đã thu thập để phân tích, tổng hợp nhằm phục vụ quản lý, ra quyết định hoặc phát triển kinh tế – xã hội (Điều 19).
• Xác nhận, xác thực dữ liệu: Xác nhận tính xác thực, nguồn gốc và thời gian dữ liệu; dữ liệu xác thực có giá trị chứng minh tương đương dữ liệu gốc (Điều 20).
• Công khai dữ liệu: Cung cấp dữ liệu mở hoặc có điều kiện để các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng, đảm bảo phản ánh đúng dữ liệu gốc (Điều 21).
• Mã hóa, giải mã dữ liệu: Bảo vệ dữ liệu bí mật hoặc quan trọng bằng các phương pháp mã hóa, đồng thời cho phép giải mã trong các trường hợp khẩn cấp hoặc theo quy định pháp luật (Điều 22).
• Chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới: Chuyển dữ liệu giữa Việt Nam và nước ngoài hoặc xử lý dữ liệu cốt lõi, dữ liệu quan trọng ở nước ngoài, đảm bảo an ninh quốc gia và quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu (Điều 23).

Như vậy, chính sách thu thập dữ liệu không chỉ quy định việc thu thập mà còn định hướng các phương thức xử lý dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được sử dụng hợp pháp, an toàn và hiệu quả.

4. Công ty có chịu trách nhiệm gì nếu dữ liệu thu thập không được bảo vệ theo chính sách thu thập dữ liệu không?

Công ty chịu trách nhiệm pháp lý nếu dữ liệu thu thập không được bảo vệ đúng theo chính sách thu thập dữ liệu. Theo Điều 8 Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân 2024, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể bị xử phạt hành chính, bị truy cứu trách nhiệm hình sự và phải bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất. Trách nhiệm này bao gồm:

• Đảm bảo an toàn dữ liệu: Công ty phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu cá nhân trước việc truy cập, sử dụng, tiết lộ trái phép.
• Bồi thường thiệt hại: Nếu dữ liệu bị xâm phạm, công ty phải bồi thường cho chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.
• Chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự: Tùy theo mức độ vi phạm, công ty có thể bị phạt tiền, xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Như vậy, công ty không chỉ có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu mà còn phải chịu trách nhiệm toàn diện nếu vi phạm, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

5. Những biện pháp nào nên được áp dụng để bảo vệ dữ liệu thu thập theo chính sách thu thập dữ liệu?

Để bảo vệ dữ liệu thu thập theo chính sách, tổ chức cần áp dụng các biện pháp toàn diện trong suốt quá trình xử lý dữ liệu, dựa trên Điều 27 Luật Dữ liệu 2024:

• Xây dựng và thực hiện chính sách bảo vệ dữ liệu: Thiết lập các quy định nội bộ, quy trình, trách nhiệm rõ ràng về bảo vệ dữ liệu.
• Quản lý hoạt động xử lý dữ liệu: Giám sát, kiểm soát việc thu thập, lưu trữ, sử dụng, chuyển giao dữ liệu để hạn chế rủi ro.
• Triển khai giải pháp kỹ thuật: Áp dụng các biện pháp an ninh mạng, mã hóa, sao lưu, xác thực dữ liệu và kiểm soát truy cập.
• Đào tạo và quản lý nhân sự: Nâng cao nhận thức, kỹ năng của nhân viên về bảo vệ dữ liệu, tránh rủi ro do con người.
• Các biện pháp khác theo pháp luật: Thực hiện các yêu cầu, tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu do pháp luật quy định hoặc hướng dẫn bởi cơ quan quản lý.

Như vậy, bảo vệ dữ liệu không chỉ là áp dụng công nghệ mà còn bao gồm chính sách, quản lý và nhân lực, đảm bảo dữ liệu được xử lý an toàn và tuân thủ pháp luật.

V. Bạn đang tìm luật sư giỏi, uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến chính sách thu thập dữ liệu?

Nếu bạn đang tìm luật sư uy tín để tư vấn về chính sách thu thập dữ liệu, NPLaw là lựa chọn đáng tin cậy, hỗ trợ soạn thảo, rà soát và đảm bảo tuân thủ Luật Dữ liệu 2024, Nghị định 13/2023/NĐ‑CP, đồng thời tư vấn rủi ro pháp lý và xử lý tranh chấp liên quan.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.