Sử dụng chứng từ giả để hạch toán có bị xử lý hình sự không? Quy định pháp luật mới nhất

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng siết chặt, tình trạng mua bán hóa đơn và sử dụng chứng từ giả để hạch toán vẫn còn diễn biến phức tạp trong một bộ phận doanh nghiệp. Hành vi này thường nhằm hợp thức hóa chi phí, giảm số thuế phải nộp, tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng về thuế và kế toán.

I. Thực trạng mua bán hóa đơn để hợp thức hóa chi phí hiện nay

Trong thực tiễn hoạt động doanh nghiệp hiện nay, tình trạng mua bán hóa đơn và sử dụng chứng từ giả để hạch toán vẫn diễn ra ở nhiều mức độ khác nhau, đặc biệt trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ.

Mục đích phổ biến của hành vi này là nhằm hợp thức hóa chi phí đầu vào, làm giảm lợi nhuận chịu thuế, từ đó giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hoặc “làm đẹp” báo cáo tài chính. Một số trường hợp còn sử dụng chứng từ không có giao dịch thực tế hoặc hóa đơn từ các đơn vị “ma” để hợp lý hóa dòng tiền.

Mặc dù cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã tăng cường ứng dụng công nghệ, đối chiếu dữ liệu và thanh tra, kiểm tra chặt chẽ hơn, nhưng hành vi này vẫn có dấu hiệu tinh vi hơn, như chia nhỏ giao dịch, sử dụng nhiều lớp trung gian hoặc hợp thức hóa qua nhiều doanh nghiệp.

Thực trạng này không chỉ gây thất thu ngân sách nhà nước mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn cho doanh nghiệp, bao gồm nguy cơ bị truy thu thuế, xử phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận có tổ chức.

II. Khái niệm về sử dụng chứng từ giả để hạch toán

Trong hoạt động kế toán – thuế, sử dụng chứng từ giả để hạch toán là hành vi dùng các chứng từ không có giá trị pháp lý hoặc không phản ánh đúng giao dịch thực tế để ghi nhận vào sổ sách kế toán, nhằm phục vụ việc kê khai chi phí và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

1. Sử dụng chứng từ giả để hạch toán là gì?

Sử dụng chứng từ giả để hạch toán là hành vi doanh nghiệp hoặc cá nhân kế toán dùng các chứng từ không hợp pháp, bị làm giả hoặc không phản ánh giao dịch kinh tế thực tế để ghi nhận vào sổ sách kế toán.

Theo nguyên tắc kế toán, chứng từ chỉ được sử dụng để hạch toán khi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế, có đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Tuy nhiên, trong trường hợp sử dụng chứng từ giả, các điều kiện này không được đảm bảo, dẫn đến việc ghi nhận sai lệch doanh thu, chi phí hoặc nghĩa vụ thuế.

Hành vi này thường nhằm mục đích hợp thức hóa chi phí, giảm thu nhập chịu thuế hoặc điều chỉnh kết quả kinh doanh không đúng thực tế, và có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

2. Những loại chứng từ nào thường bị làm giả để hạch toán?

Trong thực tiễn kế toán – thuế, các loại chứng từ giả để hạch toán thường tập trung vào những giấy tờ liên quan trực tiếp đến việc ghi nhận chi phí và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Một số loại phổ biến gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT): thường bị làm giả hoặc mua bán trái phép để hợp thức hóa chi phí đầu vào.
• Hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ: dùng để ghi nhận các khoản chi không có giao dịch thực tế.
• Phiếu thu, phiếu chi nội bộ: bị lập khống nhằm tạo dòng tiền giả trong sổ sách kế toán.
• Hợp đồng kinh tế: lập giả hoặc “hợp đồng khống” để làm căn cứ ghi nhận chi phí.
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng: bị làm giả để hợp thức hóa việc hoàn tất dịch vụ hoặc mua bán hàng hóa.
• Chứng từ thanh toán: như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng bị chỉnh sửa hoặc sử dụng không đúng thực tế giao dịch.

Việc sử dụng các loại chứng từ này không phản ánh đúng hoạt động kinh doanh thực tế và có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng về thuế, kế toán và thậm chí trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận.

3. Những dấu hiệu nào giúp nhận biết chứng từ kế toán giả?

Trong thực tế, việc nhận biết chứng từ kế toán giả thường dựa trên sự đối chiếu giữa chứng từ, dòng tiền và hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Một số dấu hiệu phổ biến gồm:

• Nội dung chứng từ không phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc ngành nghề đăng ký;
• Thông tin trên hóa đơn, hợp đồng thiếu nhất quán (sai mã số thuế, địa chỉ, chữ ký, dấu, thời điểm phát hành…);
• Không có chứng từ thanh toán thực tế hoặc dòng tiền không đi qua ngân hàng đối với giao dịch có giá trị lớn;
• Hàng hóa, dịch vụ không có chứng cứ giao nhận, nghiệm thu hoặc không tồn tại trên thực tế;
• Giá trị giao dịch bất thường, chênh lệch lớn so với mặt bằng thị trường;
• Doanh nghiệp cung cấp chứng từ không có hoạt động thực tế, không có nhân sự, địa điểm kinh doanh rõ ràng hoặc thuộc diện rủi ro cao về hóa đơn.

Việc nhận diện sớm các dấu hiệu này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro liên quan đến sử dụng chứng từ giả để hạch toán, đồng thời tránh bị xử phạt về thuế và kế toán theo quy định pháp luật.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến sử dụng chứng từ giả để hạch toán

Pháp luật Việt Nam hiện hành quy định rất chặt chẽ về việc lập, sử dụng và quản lý chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực, minh bạch trong hoạt động tài chính – kế toán. Hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán được xem là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm.

1. Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực kế toán?

Theo Điều 13 Luật Kế toán 2015, pháp luật nghiêm cấm các hành vi sau trong lĩnh vực kế toán nhằm bảo đảm tính trung thực, minh bạch của thông tin tài chính:

• Giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán;
• Cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật;
• Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị kế toán;
• Hủy, làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ;
• Lập hai hệ thống sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính không thống nhất;
• Mua chuộc, đe dọa, ép buộc người làm kế toán thực hiện sai quy định;
• Thuê, mượn, cho thuê chứng chỉ kế toán viên hoặc hành nghề dịch vụ kế toán;
• Bố trí người làm kế toán không đủ điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định;
• Kinh doanh dịch vụ kế toán khi không đủ điều kiện hoặc sử dụng tên gọi sai quy định;
• Thông đồng, móc nối để cung cấp số liệu kế toán sai lệch;
• Và các hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định pháp luật về phòng, chống tham nhũng trong hoạt động kế toán.

Những hành vi trên là cơ sở pháp lý quan trọng để xử lý các trường hợp sử dụng chứng từ giả để hạch toán trong doanh nghiệp.

2. Sử dụng chứng từ giả để hạch toán bị xử phạt hành chính như thế nào?

Theo điểm a khoản 3 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán để hạch toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Ngoài ra, theo điểm b khoản 4 Điều 8 Nghị định này, người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo.

Trường hợp sử dụng chứng từ giả làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm thì còn có thể bị xử phạt theo điểm đ khoản 1 Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt 20% số tiền thuế khai thiếu, đồng thời buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp theo khoản 2 Điều 16 Nghị định này.

Như vậy, hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán không chỉ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán mà tùy tính chất, hậu quả còn có thể bị xử phạt về thuế, hóa đơn hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

3. Trường hợp nào sử dụng chứng từ giả để hạch toán bị truy cứu trách nhiệm hình sự?

Căn cứ Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (được bổ sung bởi điểm k khoản 1, điểm đ khoản 3 Điều 2 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017) về Tội vi phạm quy định của Nhà nước về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng, hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi có yếu tố vi phạm nghiêm trọng và gây thiệt hại theo quy định pháp luật.

Cụ thể, các trường hợp điển hình gồm:

• Giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán;
• Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận số liệu kế toán sai sự thật;
• Để ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn hoặc kinh phí của đơn vị kế toán;
• Hủy hoặc làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ;
• Lập từ hai hệ thống sổ kế toán trở lên nhằm che giấu tài sản, nguồn vốn.

Về mức độ xử lý:

• Gây thiệt hại từ 100 triệu đến dưới 300 triệu đồng, hoặc dưới 100 triệu nhưng đã bị xử lý kỷ luật mà còn vi phạm: phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 đến 05 năm.
• Gây thiệt hại từ 300 triệu đến dưới 1 tỷ đồng hoặc có tình tiết tăng nặng như có tổ chức, vì vụ lợi, thủ đoạn tinh vi: phạt tù 03 đến 12 năm.
• Gây thiệt hại từ 1 tỷ đồng trở lên: phạt tù 10 đến 20 năm.

Ngoài ra, người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, hành nghề kế toán từ 01 đến 05 năm hoặc tịch thu tài sản.

4. Cơ quan nào có thẩm quyền điều tra hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán?

Căn cứ Điều 163 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025), thẩm quyền điều tra hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán (khi có dấu hiệu tội phạm) được xác định như sau:

• Cơ quan điều tra Công an nhân dân có thẩm quyền điều tra hầu hết các tội phạm, bao gồm cả các tội phạm về kế toán, thuế và kinh tế như hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán.
• Cơ quan điều tra quân đội chỉ điều tra nếu vụ việc thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng.
• Cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao chỉ điều tra các tội xâm phạm hoạt động tư pháp và một số tội tham nhũng, chức vụ trong hoạt động tư pháp.

Đồng thời, theo khoản 5 Điều 163, thẩm quyền điều tra còn được phân cấp theo cấp huyện, cấp tỉnh hoặc Bộ Công an tùy tính chất vụ án (mức độ nghiêm trọng, phạm vi, tính chất phức tạp, có yếu tố tổ chức hoặc liên tỉnh, quốc tế).

Đối với hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán trong doanh nghiệp, Cơ quan Cảnh sát điều tra thuộc Công an nhân dân là cơ quan có thẩm quyền điều tra chính, theo Điều 163 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025).

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến sử dụng chứng từ giả để hạch toán

Trong thực tiễn hoạt động doanh nghiệp, sử dụng chứng từ giả để hạch toán là vấn đề dễ phát sinh nhiều vướng mắc về pháp lý, kế toán và thuế. Phần này tổng hợp và giải đáp các câu hỏi thường gặp nhằm giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro và có hướng xử lý phù hợp theo quy định pháp luật. 

1. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mua ngoài có bị xem là sử dụng chứng từ giả không?

Việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mua ngoài không mặc nhiên bị xem là sử dụng chứng từ giả để hạch toán. Hóa đơn mua ngoài chỉ bị coi là chứng từ giả khi không phản ánh giao dịch kinh tế thực tế hoặc được lập không đúng quy định pháp luật.

Cụ thể, hóa đơn mua ngoài sẽ bị xem là chứng từ giả nếu:

• Giao dịch mua bán không có thật trên thực tế;
• Hóa đơn được xuất từ doanh nghiệp “ma”, không hoạt động thực tế;
• Hàng hóa, dịch vụ không được cung cấp nhưng vẫn lập hóa đơn để hạch toán chi phí;
• Thông tin trên hóa đơn bị làm sai lệch nhằm mục đích hợp thức hóa chi phí.

Ngược lại, nếu hóa đơn mua ngoài phản ánh giao dịch thực tế, có đầy đủ chứng từ, thanh toán và nghiệm thu hợp lệ, thì vẫn được coi là hợp pháp để hạch toán theo quy định kế toán và thuế.

2. Kế toán sử dụng chứng từ giả theo chỉ đạo của cấp trên có bị xử lý không?

Có. Kế toán vẫn có thể bị xử lý trách nhiệm pháp lý nếu thực hiện hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán, dù làm theo chỉ đạo của cấp trên.

Theo nguyên tắc của pháp luật kế toán và hình sự, việc “làm theo chỉ đạo” không phải là căn cứ miễn trách nhiệm. Cụ thể:

• Về xử phạt hành chính, điểm a khoản 3 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Đồng thời, điểm b khoản 3 Điều này cũng quy định người thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán cũng bị xử phạt tương tự. 
• Nếu hành vi gây hậu quả nghiêm trọng, kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (được bổ sung bởi điểm k khoản 1, điểm đ khoản 3 Điều 2 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017) về tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.

Tuy nhiên, khi xem xét trách nhiệm, cơ quan có thẩm quyền sẽ đánh giá thêm các yếu tố như:

• Vai trò, mức độ tham gia của kế toán;
• Có bị ép buộc hay không;
• Có biết rõ tính chất giả mạo của chứng từ hay không.

Tóm lại, kế toán thực hiện theo chỉ đạo nhưng vẫn sử dụng chứng từ giả để hạch toán thì vẫn có nguy cơ bị xử lý hành chính hoặc hình sự, tùy mức độ vi phạm và hậu quả gây ra.

3. Sử dụng chứng từ giả để hạch toán có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?

Có. Sử dụng chứng từ giả để hạch toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp và nghiêm trọng đến tính chính xác, trung thực của báo cáo tài chính. Cụ thể:

• Làm sai lệch doanh thu, chi phí và lợi nhuận, khiến kết quả kinh doanh không phản ánh đúng thực tế;
• Ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán, do ghi nhận sai tài sản, công nợ hoặc vốn;
• Làm giảm tính minh bạch và độ tin cậy của báo cáo tài chính, gây rủi ro khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế;
• Có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị điều chỉnh số liệu, truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính nếu bị phát hiện.

Ngoài ra, nếu việc sử dụng chứng từ giả có tính hệ thống hoặc gây hậu quả nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với rủi ro pháp lý theo quy định về kế toán và thuế, thậm chí là trách nhiệm hình sự.

4. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ kế toán?

Để hạn chế rủi ro sử dụng chứng từ giả để hạch toán, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ kế toán dựa trên các tiêu chí pháp lý và đối chiếu thực tế như sau:

• Kiểm tra thông tin pháp lý của bên bán: mã số thuế, tên doanh nghiệp, tình trạng hoạt động trên hệ thống cơ quan thuế.
• Đối chiếu nội dung hóa đơn với giao dịch thực tế: hàng hóa/dịch vụ có thực sự phát sinh, có hợp đồng, biên bản nghiệm thu hay không.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử: tra cứu trên cổng thông tin hóa đơn của cơ quan thuế để xác minh hóa đơn đã phát hành hợp pháp.
• Kiểm tra chứng từ thanh toán: ưu tiên giao dịch qua ngân hàng đối với các khoản chi có giá trị lớn để đảm bảo minh bạch dòng tiền.
• Đối chiếu tính nhất quán của bộ chứng từ: hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập – xuất, biên bản giao nhận phải thống nhất về nội dung, thời gian và giá trị.
• Đánh giá dấu hiệu rủi ro của đối tác: doanh nghiệp mới thành lập bất thường, không có hoạt động thực tế hoặc có lịch sử vi phạm về hóa đơn.

Việc kiểm tra chặt chẽ các yếu tố trên giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, hạn chế rủi ro liên quan đến sử dụng chứng từ giả để hạch toán và các hậu quả pháp lý kèm theo.

5. Nếu đối tác cung cấp chứng từ giả thì doanh nghiệp cần xử lý thế nào?

Khi phát hiện đối tác cung cấp chứng từ giả để hạch toán, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời để hạn chế rủi ro pháp lý và thuế:

• Dừng ngay việc sử dụng chứng từ đó để ghi sổ kế toán hoặc kê khai thuế;
• Kiểm tra, đối chiếu toàn bộ giao dịch liên quan (hợp đồng, thanh toán, biên bản giao nhận) để xác định mức độ rủi ro;
• Yêu cầu đối tác giải trình hoặc xuất trình chứng từ hợp pháp thay thế nếu giao dịch có thật;
• Điều chỉnh sổ sách kế toán và hồ sơ thuế nếu đã lỡ hạch toán sai;
• Lưu giữ đầy đủ tài liệu, bằng chứng để phục vụ giải trình với cơ quan thuế khi cần;
• Trường hợp có dấu hiệu gian lận nghiêm trọng, nên báo cáo cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn xử lý.

Việc chủ động xử lý giúp doanh nghiệp tránh bị xem là đồng phạm hoặc liên đới trong hành vi sử dụng chứng từ giả để hạch toán, đồng thời giảm thiểu nguy cơ bị truy thu thuế và xử phạt.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về sử dụng chứng từ giả để hạch toán

Trong các vụ việc liên quan đến sử dụng chứng từ giả để hạch toán, rủi ro pháp lý thường không chỉ dừng ở xử phạt hành chính mà còn có thể kéo theo truy thu thuế, truy cứu trách nhiệm hình sự và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp.

Vì vậy, việc tìm đến luật sư tại NPLaw giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá chính xác mức độ rủi ro pháp lý của từng hành vi, phân biệt giữa sai sót kế toán và hành vi vi phạm có dấu hiệu hình sự;
• Rà soát toàn bộ hồ sơ, chứng từ và sổ sách kế toán, phát hiện sớm sai phạm để kịp thời điều chỉnh;
• Tư vấn phương án xử lý và khắc phục hậu quả phù hợp nhằm giảm thiểu thiệt hại về thuế và xử phạt;
• Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế, cơ quan thanh tra, điều tra trong trường hợp bị kiểm tra hoặc điều tra;
• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình kế toán an toàn hơn, hạn chế rủi ro tái diễn.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế và kế toán, NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống một cách đúng pháp luật, kịp thời và hạn chế tối đa rủi ro tài chính cũng như pháp lý.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.