Bài viết làm rõ rủi ro pháp lý khi Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân và các căn cứ xử lý theo luật hiện hành. Nội dung tập trung vào trách nhiệm bồi thường, kỷ luật lao động và nguy cơ truy cứu trách nhiệm hình sự.
Bài viết làm rõ rủi ro pháp lý khi Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân và các căn cứ xử lý theo luật hiện hành. Nội dung tập trung vào trách nhiệm bồi thường, kỷ luật lao động và nguy cơ truy cứu trách nhiệm hình sự.
I. Rủi ro pháp lý phổ biến liên quan đến sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân
Việc sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, dù dưới hình thức trực tiếp hay gián tiếp, đều tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Trước hết, hành vi này có thể vi phạm nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản và nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng của người quản lý hoặc người lao động đối với tài sản doanh nghiệp. Nếu gây thiệt hại, cá nhân liên quan có thể bị xử lý kỷ luật, buộc bồi thường hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định nội bộ và pháp luật lao động.
Ở mức độ nghiêm trọng hơn, việc sử dụng tài sản công ty vì lợi ích cá nhân có thể bị xem là hành vi lạm dụng chức vụ, chiếm đoạt tài sản hoặc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý doanh nghiệp, đặc biệt khi có yếu tố cố ý và gây thiệt hại đáng kể. Trong một số trường hợp, hành vi này còn làm sai lệch sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.
Bên cạnh các hậu quả pháp lý, việc sử dụng tài sản công ty sai mục đích còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp, niềm tin của cổ đông và đối tác, từ đó làm gia tăng rủi ro quản trị và tranh chấp nội bộ.
II. Tìm hiểu về sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân
Để đánh giá đúng mức độ rủi ro và xác định trách nhiệm pháp lý khi phát sinh hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, trước hết cần làm rõ bản chất của hành vi này dưới góc độ pháp lý và quản trị doanh nghiệp. Việc phân tích khái niệm, dấu hiệu nhận biết, trách nhiệm của người quản lý cũng như các loại tài sản thường bị lợi dụng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế kiểm soát phù hợp và hạn chế tranh chấp phát sinh. Các nội dung dưới đây sẽ lần lượt làm rõ từng khía cạnh quan trọng liên quan đến vấn đề này.
1. Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân được hiểu là gì?
Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân là hành vi không sử dụng tài sản, nguồn lực, quỹ, trang thiết bị của công ty vào đúng mục đích kinh doanh và nhiệm vụ được giao, mà lại đem chúng vào phục vụ lợi ích cá nhân hoặc người khác mà không được công ty cho phép. Theo nguyên tắc quản lý tài sản trong các quy định nội bộ và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp quốc tế, tài sản của doanh nghiệp chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh chính thức hoặc mục đích khác đã được công ty chấp thuận rõ ràng, và việc sử dụng chúng cho lợi ích riêng, như dụng cụ, phương tiện, tiền hoặc tài sản trí tuệ phục vụ việc cá nhân, được xem là lạm quyền và sai quy định.
Hành vi này bao gồm cả việc sử dụng xe, thiết bị, phần mềm, quỹ tiền mặt, chi phí du lịch, vận hành, hoặc bất kỳ tài sản nào của công ty cho công việc cá nhân hoặc để phục vụ người thân, bạn bè mà không có sự cho phép hợp lệ từ công ty, dẫn tới xung đột lợi ích và có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
2. Làm thế nào để nhận biết hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân có tính chất vô ý hay cố ý?
Việc nhận biết hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân là vô ý hay cố ý cần căn cứ vào yếu tố lỗi của chủ thể tại thời điểm thực hiện hành vi, bao gồm nhận thức và ý chí của người thực hiện, đồng thời xem xét các chứng cứ khách quan liên quan.
Theo Điều 364 Bộ luật Dân sự 2015, lỗi trong trách nhiệm dân sự gồm lỗi cố ý và lỗi vô ý. Lỗi cố ý là trường hợp người thực hiện nhận thức rõ hành vi của mình sẽ gây thiệt hại cho người khác nhưng vẫn thực hiện hoặc để mặc cho thiệt hại xảy ra; còn lỗi vô ý là trường hợp không thấy trước khả năng gây thiệt hại dù phải biết hoặc có thể biết trước, hoặc thấy trước nhưng cho rằng thiệt hại sẽ không xảy ra hoặc có thể ngăn chặn được.
Tương tự, Điều 10 và Điều 11 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) cũng xác định: cố ý phạm tội là khi người thực hiện nhận thức rõ hành vi nguy hiểm cho xã hội và mong muốn hoặc để mặc cho hậu quả xảy ra; còn vô ý phạm tội là khi không thấy trước hậu quả dù phải thấy trước, hoặc thấy trước nhưng cho rằng hậu quả sẽ không xảy ra hoặc có thể ngăn ngừa.
Trên thực tế, việc xác định hành vi sử dụng tài sản công ty mang tính cố ý hay vô ý thường được xem xét thông qua các dấu hiệu khách quan như: việc người thực hiện có biết rõ quy định quản lý, sử dụng tài sản của doanh nghiệp hay không; có hành vi che giấu, hợp thức hóa chứng từ hoặc tìm cách né tránh kiểm soát hay không; có mục đích hưởng lợi cá nhân; hoặc đã từng được nhắc nhở, phổ biến quy trình nhưng vẫn tiếp tục vi phạm. Những yếu tố này giúp cơ quan có thẩm quyền hoặc doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ lỗi của chủ thể và xác định trách nhiệm pháp lý tương ứng.
3. Quyền và trách nhiệm của người quản lý khi phát hiện sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân là gì?
Theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025), người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm: chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Về nghĩa vụ, theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025), người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; đồng thời trung thành với lợi ích của công ty, không lạm dụng chức vụ, quyền hạn hoặc sử dụng tài sản, thông tin và cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Bên cạnh đó, người quản lý còn có nghĩa vụ thông báo kịp thời, đầy đủ các lợi ích có liên quan và các quan hệ sở hữu có khả năng phát sinh xung đột lợi ích với doanh nghiệp. Những nghĩa vụ này được quy định tại khoản 1 Điều 165 và các điều khoản tương ứng về trách nhiệm của người quản lý trong Luật Doanh nghiệp 2020, như Điều 71, Điều 83, Điều 97, Điều 107 và Điều 173, áp dụng cho các chức danh quản lý trong từng loại hình doanh nghiệp.
Do đó, khi phát hiện hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, người quản lý có trách nhiệm pháp lý phải yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm, áp dụng biện pháp xử lý theo thẩm quyền (kỷ luật, yêu cầu bồi thường, báo cáo Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy trường hợp) nhằm bảo vệ lợi ích công ty. Nếu người quản lý không thực hiện hoặc bao che hành vi vi phạm, dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp, thì theo khoản 2 Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020, họ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại, hoàn trả lợi ích đã nhận và bồi thường toàn bộ thiệt hại cho công ty và bên thứ ba.
Như vậy, quyền của người quản lý là tổ chức kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong phạm vi thẩm quyền; đồng thời trách nhiệm của họ là bảo vệ tài sản doanh nghiệp, ngăn chặn hành vi lạm dụng và chịu trách nhiệm nếu không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trung thành, cẩn trọng theo Luật Doanh nghiệp 2020.
4. Các loại tài sản nào thường xuyên bị lợi dụng trong sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân?
Trong thực tế, nhiều hình thức sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân thường gắn với việc chiếm đoạt hoặc sử dụng sai mục đích các loại tài sản vật chất và phi vật chất của doanh nghiệp. Một trong những loại tài sản bị lợi dụng phổ biến nhất là tiền mặt, quỹ nhỏ, thẻ thanh toán doanh nghiệp hoặc chuyển khoản nội bộ, khi người lao động tự ý sử dụng cho chi phí cá nhân hoặc chuyển quỹ công ty cho mục đích riêng. Những tài sản hữu hình như phương tiện công ty, thiết bị điện tử và công cụ sản xuất cũng dễ bị sử dụng cho việc cá nhân nếu không có kiểm soát chặt chẽ.
Ngoài ra, việc sử dụng trái phép tài sản vô hình như phần mềm bản quyền, tài khoản đăng nhập hệ thống, dữ liệu, bí mật kinh doanh cho mục đích riêng cũng là dạng lạm dụng tài sản công ty phổ biến trong gian lận nội bộ. Những hành vi này thuộc nhóm chiếm đoạt hoặc sử dụng tài sản doanh nghiệp một cách không đúng đắn cho mục đích cá nhân hoặc ngoài phạm vi cho phép.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân
Hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân không chỉ là vấn đề đạo đức nghề nghiệp mà còn chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác nhau. Tùy vào tính chất, mức độ và hậu quả gây ra, người vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại hoặc thậm chí chịu trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng hơn. Dưới đây là các quy định pháp luật có liên quan và cách thức xử lý hành vi này trong thực tiễn doanh nghiệp.
1. Luật Lao động hoặc các văn bản pháp luật hiện hành quy định như thế nào về sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân?
Pháp luật hiện hành không dùng một điều khoản riêng với tên gọi “sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân”, nhưng hành vi này được điều chỉnh thông qua các quy định về trách nhiệm vật chất, kỷ luật lao động và trách nhiệm hình sự.
Trước hết, theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm hư hỏng, làm mất tài sản hoặc gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động. Trường hợp làm mất tài sản, tiêu hao vật tư vượt định mức hoặc sử dụng tài sản sai mục đích gây thiệt hại, người lao động có thể phải bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo giá thị trường hoặc theo hợp đồng trách nhiệm đã ký.
Nếu hành vi có yếu tố chiếm đoạt, tùy tính chất và vai trò quản lý tài sản, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 353 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về Tội tham ô tài sản (khi lợi dụng chức vụ, quyền hạn chiếm đoạt tài sản mình có trách nhiệm quản lý); Điều 175 về Tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản; Điều 173 về Tội trộm cắp tài sản hoặc Điều 174 về Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản, tùy từng trường hợp cụ thể.
Đối với tài sản công (trong khu vực nhà nước), Điều 11 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 quy định tổ chức, cá nhân sử dụng tài sản công sai mục đích thì tùy mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự và phải bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất cho Nhà nước. Cụ thể, Điều 8 Nghị định 63/2019/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định mức phạt tiền từ 1 triệu đến 20 triệu đồng đối với hành vi sử dụng tài sản công không đúng mục đích, tùy theo loại tài sản và giá trị tài sản.
Như vậy, hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân có thể dẫn đến xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và giá trị tài sản bị xâm phạm.
2. Quy trình để giải quyết sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân theo pháp luật như thế nào?
Quy trình giải quyết hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân trong doanh nghiệp thường được thực hiện thông qua trình tự xử lý kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Khi phát hiện người lao động có hành vi sử dụng tài sản của công ty trái mục đích, người sử dụng lao động cần xác định hành vi vi phạm và thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động. Nếu phát hiện ngay tại thời điểm xảy ra vi phạm thì doanh nghiệp phải lập biên bản vi phạm, ghi nhận rõ hành vi và các tình tiết liên quan; trường hợp phát hiện sau thì tiến hành thu thập tài liệu, chứng cứ để làm căn cứ xử lý theo quy định tại khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Sau khi xác định có dấu hiệu vi phạm, doanh nghiệp phải thông báo về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động. Theo khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, người sử dụng lao động phải gửi thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, trong đó có người lao động bị xem xét kỷ luật và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
Tiếp đó, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động để xem xét hành vi vi phạm. Tại cuộc họp, người lao động có quyền trình bày ý kiến, giải trình về hành vi của mình, và toàn bộ nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và có chữ ký của những người tham dự theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Cuối cùng, nếu xác định người lao động có vi phạm, người có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 và gửi quyết định này đến các bên liên quan theo khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, người lao động có thể bị áp dụng các hình thức kỷ luật như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019.
3. Những vi phạm nào thường được xem là vi phạm nội quy lao động khi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân?
Khi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, nhiều hành vi nếu được nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc quy chế quản lý tài sản nội bộ ghi nhận sẽ được xem là vi phạm nội quy lao động và có thể dẫn đến xử lý kỷ luật. Điển hình như:
- Lấy hoặc sử dụng tài sản công ty trái phép như lấy tiền, trang thiết bị, thiết bị điện tử, phương tiện của công ty để sử dụng vào việc riêng, hành vi này tương đương với hành vi khiến tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, vi phạm nghĩa vụ bảo quản tài sản của người lao động theo nội quy của doanh nghiệp và dẫn đến xử lý kỷ luật thậm chí sa thải nếu có bằng chứng rõ ràng và gây thiệt hại lớn.
- Sử dụng tài sản, trang thiết bị, phương tiện công ty gây thiệt hại hoặc lãng phí tài sản, vật tư của doanh nghiệp, vi phạm quy định bảo quản, sử dụng tài sản trong nội quy lao động và quy chế quản lý tài sản công ty; những hành vi này thường được coi là lợi dụng tài sản của công ty trái phép và có thể bị áp dụng các hình thức kỷ luật nặng hơn.
- Các hành vi gian dối liên quan đến tài sản như cố ý khai sai, khai khống chi phí, tự ý thay đổi hồ sơ chứng từ để che dấu việc sử dụng sai tài sản công ty cũng có thể được định nghĩa là vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động khi chúng làm thiệt hại tài sản hoặc gây tổn hại nghiêm trọng đến lợi ích của người sử dụng lao động.
Những hành vi trên nếu được quy định rõ trong nội quy lao động của doanh nghiệp sẽ là căn cứ để áp dụng các mức xử lý kỷ luật theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, như khiển trách, sa thải hoặc các biện pháp khác phù hợp mức độ vi phạm và hậu quả gây ra.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân
Trong thực tiễn, hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân thường kéo theo nhiều vấn đề pháp lý phức tạp, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp hoặc thiệt hại thực tế. Doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc xử lý vi phạm mà còn phải cân nhắc đến thẩm quyền pháp luật áp dụng, thời hiệu xử lý và căn cứ chứng minh hành vi sai phạm. Dưới đây là những thắc mắc thường gặp và hướng phân tích tương ứng theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Nếu sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân gây tranh chấp với đối tác, công ty có quyền yêu cầu bồi thường từ cá nhân vi phạm không?
Câu trả lời là có. Khi cá nhân sử dụng tài sản công ty cho mục đích riêng dẫn đến thiệt hại thực tế, chẳng hạn làm mất hợp đồng, phát sinh nghĩa vụ bồi thường cho đối tác hoặc gây tổn thất tài chính thì công ty có quyền yêu cầu người vi phạm bồi thường.
Về căn cứ pháp lý, theo Điều 584 và Điều 585 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại do hành vi trái pháp luật phải bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế. Nếu người vi phạm là người lao động, Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định trách nhiệm bồi thường khi làm mất, hư hỏng hoặc gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động. Trong trường hợp hành vi có dấu hiệu chiếm đoạt, doanh nghiệp còn có thể tố giác để xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 175 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về Tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản.
Như vậy, tùy mức độ vi phạm, công ty có thể lựa chọn yêu cầu bồi thường dân sự, xử lý kỷ luật lao động hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý hình sự để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
2. Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân tại chi nhánh hoặc văn phòng nước ngoài áp dụng luật Việt Nam như thế nào?
Đối với cơ quan, đơn vị của Việt Nam hoạt động ở nước ngoài (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện), nguyên tắc áp dụng pháp luật được xác định rõ tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 166/2017/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 171/2024/NĐ-CP) về quản lý, sử dụng tài sản công của cơ quan Việt Nam ở nước ngoài. Theo đó, việc quản lý, sử dụng tài sản được áp dụng theo thứ tự:
- Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước sở tại là thành viên;
- Pháp luật của nước sở tại;
- Pháp luật Việt Nam.
Theo đó, nếu xảy ra hành vi sử dụng tài sản sai mục đích tại chi nhánh hoặc văn phòng ở nước ngoài, trước hết phải xem xét điều ước quốc tế (nếu có), sau đó là pháp luật của nước sở tại. Trong trường hợp không có quy định khác hoặc để xác định trách nhiệm nội bộ của cán bộ, công chức, người lao động thuộc cơ quan Việt Nam, thì pháp luật Việt Nam vẫn được áp dụng, đặc biệt là các quy định về tiêu chuẩn, định mức và trách nhiệm quản lý tài sản theo Nghị định 166/2017/NĐ-CP và pháp luật có liên quan.
Ngoài ra, khoản 2 Điều 5 Nghị định này cũng yêu cầu việc quản lý, sử dụng tài sản công ở nước ngoài phải phù hợp với tiêu chuẩn, định mức, chế độ do cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam ban hành. Do đó, dù hoạt động tại nước ngoài, việc sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân vẫn có thể bị xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật Việt Nam nếu vi phạm tiêu chuẩn, định mức và nghĩa vụ quản lý tài sản.
Tóm lại, việc áp dụng pháp luật được thực hiện theo thứ tự ưu tiên điều ước quốc tế → pháp luật nước sở tại → pháp luật Việt Nam, nhưng trách nhiệm của cá nhân thuộc cơ quan Việt Nam vẫn chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật Việt Nam về quản lý và sử dụng tài sản.
3. Có thời hiệu xử lý kỷ luật khi phát hiện việc sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân theo quy định của Luật Lao động không?
Có. Theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Tuy nhiên, nếu hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản của người sử dụng lao động, như trường hợp sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân thì thời hiệu được kéo dài lên 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, trong một số trường hợp đặc biệt (liên quan đến thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122), nếu hết hoặc gần hết thời hiệu mà không đủ 60 ngày để xử lý thì doanh nghiệp được gia hạn nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian đó.
Lưu ý, theo khoản 3 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động bắt buộc phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong đúng thời hiệu luật định. Nếu quá thời hạn này, việc xử lý kỷ luật có thể bị coi là trái pháp luật và không có giá trị pháp lý.
4. Khi phát hiện sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, doanh nghiệp cần thu thập những chứng cứ gì để xử lý hợp pháp?
Khi phát hiện sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, để xử lý hợp pháp và vững chắc về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần thu thập và bảo quản hệ thống chứng cứ, tài liệu chứng minh hành vi vi phạm một cách đầy đủ và rõ ràng. Những chứng cứ này giúp người sử dụng lao động xác lập lỗi của người lao động theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và làm cơ sở xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại dân sự hoặc tố giác hành vi vi phạm hình sự.
Các loại chứng cứ cần thu thập gồm:
- Biên bản xác nhận hành vi sử dụng tài sản do người có thẩm quyền lập ngay khi phát hiện, có chữ ký liên quan.
- Hồ sơ tài sản và chứng từ kế toán liên quan (như phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu, hợp đồng mua sắm, biên lai - hóa đơn thanh toán) để đối chiếu với hiện trạng sử dụng, cho thấy tài sản đã bị dùng sai mục đích hoặc thiếu so với sổ sách.
- Báo cáo kiểm kê nội bộ hoặc kiểm toán độc lập chứng minh mức độ thiệt hại, bất thường về sử dụng tài sản so với tiêu chuẩn, định mức hoặc quy định nội quy lao động.
- Lời khai, bản tường trình của nhân chứng, nhân viên liên quan để bổ sung bằng chứng cho hành vi và hoàn cảnh xảy ra vi phạm (gồm cả phản hồi từ người bị cáo buộc).
- Quy định nội quy lao động, thỏa thuận hợp đồng lao động, quy chế sử dụng tài sản của doanh nghiệp đã được công bố và nhân viên ký nhận là căn cứ pháp lý để đối chiếu hành vi vi phạm với các nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động.
Việc thu thập chứng cứ này phải được tiến hành nghiêm ngặt, trung thực và tuân thủ thủ tục nội bộ, vì bất kỳ thiếu sót trong tài liệu hoặc quy trình có thể làm suy yếu cơ sở pháp lý khi xử lý kỷ luật lao động, yêu cầu bồi thường hoặc khởi kiện trước Tòa án nhân dân.
5. Hợp đồng lao động cần có điều khoản nào để phòng ngừa sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân?
Để giảm rủi ro nhân viên sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân, hợp đồng lao động nên trực tiếp ghi nhận các nghĩa vụ và hạn chế liên quan đến việc bảo quản, sử dụng tài sản. Cụ thể, hợp đồng nên có các điều khoản sau:
- Điều khoản về trách nhiệm sử dụng tài sản hợp pháp: quy định rõ nhân viên chỉ được sử dụng tài sản công ty phục vụ cho công việc được giao, không được dùng tài sản vào mục đích cá nhân, trừ khi có sự cho phép bằng văn bản. Mô tả này giúp tạo căn cứ nội bộ để xác định sai phạm khi tài sản bị dùng không đúng mục đích.
- Điều khoản yêu cầu tuân thủ nội quy, quy chế quản lý tài sản và các chính sách công ty: ghi rõ nhân viên phải tuân thủ mọi quy định, nội quy công ty về quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị, phương tiện…; nếu vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật và nội quy công ty. Việc liên kết hợp đồng với nội quy/ chính sách khiến xử lý sai phạm rõ ràng và dễ chứng minh hơn.
- Điều khoản về trả lại tài sản khi chấm dứt hợp đồng: quy định nhân viên bắt buộc hoàn trả mọi tài sản, thiết bị, hồ sơ và tài liệu thuộc quyền sở hữu công ty ngay khi kết thúc hợp đồng, và nếu không hoàn trả hoặc làm mất/hư hại sẽ phải bồi thường thiệt hại theo pháp luật và nội quy.
- Điều khoản cam kết tuân thủ pháp luật và chính sách nội bộ: bao gồm cam kết không sử dụng tài sản công ty vào hoạt động ngoài phạm vi công việc, không thu lợi cá nhân từ tài sản của công ty và chấp nhận các biện pháp xử lý nếu vi phạm.
Những điều khoản này giúp hợp đồng lao động không chỉ tuân thủ pháp luật lao động hiện hành mà còn phòng ngừa và tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xử lý hành vi sử dụng tài sản sai mục đích khi cần thiết.
V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân?
Hành vi sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân tuy diễn ra trong nội bộ nhưng có thể kéo theo nhiều rủi ro pháp lý như tranh chấp lao động, bồi thường thiệt hại hoặc thậm chí trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu chiếm đoạt, lạm dụng. Nếu xử lý sai trình tự hoặc thiếu căn cứ, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị tuyên vô hiệu quyết định kỷ luật và phát sinh tranh chấp kéo dài.
Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định pháp luật, xây dựng nội quy rõ ràng và thực hiện quy trình xử lý chặt chẽ. Trong trường hợp phức tạp, việc tham vấn luật sư sẽ giúp đánh giá đúng bản chất vụ việc và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
