Sử dụng tài sản công ty để cho thuê: Góc nhìn pháp lý và rủi ro

Trong thực tiễn hoạt động, sử dụng tài sản công ty để cho thuê là cách giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả tài sản nhàn rỗi và tăng nguồn thu. Tuy nhiên, hoạt động này chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật về doanh nghiệp, hợp đồng và thuế, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng thẩm quyền và trình tự để tránh rủi ro pháp lý.

I. Thực trạng liên quan đến sử dụng tài sản công ty để cho thuê

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu khai thác tài sản nhàn rỗi nhằm tối ưu hiệu quả sử dụng vốn. Sử dụng tài sản công ty để cho thuê vì vậy ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến trong thực tiễn kinh doanh.

• Không ít doanh nghiệp sở hữu trụ sở, nhà xưởng, máy móc, phương tiện hoặc các tài sản khác chưa được sử dụng hết công suất.
• Việc sử dụng tài sản công ty để cho thuê giúp doanh nghiệp tạo thêm nguồn thu, giảm chi phí duy trì tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý.
• Tuy nhiên, nhiều trường hợp cho thuê được thực hiện thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng, không có quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, hợp đồng sơ sài hoặc chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.
• Những hạn chế này dễ dẫn đến tranh chấp, rủi ro pháp lý và nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Thực trạng trên cho thấy, mặc dù sử dụng tài sản công ty để cho thuê mang lại lợi ích kinh tế, nhưng nếu không tuân thủ đúng quy định pháp luật và quy trình quản trị nội bộ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều rủi ro. Do đó, việc nhận diện đúng thực trạng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xây dựng phương án cho thuê tài sản phù hợp và an toàn pháp lý.

II. Khái niệm về sử dụng tài sản công ty để cho thuê

Sử dụng tài sản công ty để cho thuê là việc doanh nghiệp khai thác tài sản thuộc sở hữu của mình nhằm tạo nguồn thu, việc này phải tuân thủ quy định của pháp luật doanh nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.

1. Sử dụng tài sản công ty để cho thuê là gì?

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp thường sở hữu nhiều loại tài sản phục vụ cho mục tiêu vận hành và phát triển. Khi những tài sản này chưa được khai thác hết công suất, nhu cầu sử dụng chúng để tạo thêm nguồn thu là điều tất yếu.

Sử dụng tài sản công ty để cho thuê là việc doanh nghiệp dùng các tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền sử dụng hợp pháp của mình để giao cho tổ chức, cá nhân khác khai thác, sử dụng trong một thời hạn nhất định, trên cơ sở hợp đồng cho thuê và có thu tiền thuê. Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích sinh lợi, tối ưu hóa giá trị tài sản và không làm thay đổi quyền sở hữu của công ty đối với tài sản cho thuê.

 Như vậy, sử dụng tài sản công ty để cho thuê là một hình thức khai thác tài sản hợp pháp và phổ biến trong thực tiễn, nhưng cần được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng mục đích và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Những loại tài sản nào của công ty có thể được sử dụng để cho thuê?

Về nguyên tắc, công ty có thể sử dụng tài sản công ty để cho thuê nếu đáp ứng điều kiện thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp và không bị pháp luật cấm giao dịch. Các loại tài sản thường được sử dụng để cho thuê gồm:

• Bất động sản: trụ sở, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, mặt bằng kinh doanh;
• Động sản: máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất, phương tiện vận tải;
• Tài sản khác có giá trị kinh tế và có thể khai thác độc lập theo hợp đồng.

Trường hợp tài sản đang thế chấp, cầm cố hoặc bị hạn chế quyền định đoạt thì việc cho thuê chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật hoặc được bên có quyền liên quan chấp thuận.

Như vậy, đa số tài sản của công ty đều có thể được sử dụng để cho thuê, miễn là doanh nghiệp có quyền hợp pháp đối với tài sản và việc cho thuê không vi phạm các hạn chế pháp lý.

3. Việc sử dụng tài sản công ty để cho thuê có được coi là hoạt động kinh doanh không?

Theo khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc toàn bộ công đoạn từ đầu tư, sản xuất đến cung ứng dịch vụ nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận.

Căn cứ khoản 2 Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm, trong đó không có quy định cấm cho thuê tài sản.

Trường hợp doanh nghiệp cho thuê tài sản thường xuyên, liên tục, doanh nghiệp có thể phải đăng ký bổ sung ngành, nghề kinh doanh theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025). Dù có đăng ký ngành, nghề hay không, thu nhập từ cho thuê tài sản vẫn là thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Từ các quy định pháp luật nêu trên, có thể khẳng định rằng sử dụng tài sản công ty để cho thuê về nguyên tắc được coi là hoạt động kinh doanh, làm phát sinh doanh thu và nghĩa vụ pháp lý, nghĩa vụ thuế tương ứng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất và tần suất cho thuê để thực hiện đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025) và pháp luật có liên quan.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến sử dụng tài sản công ty để cho thuê

Việc công ty sử dụng tài sản thuộc sở hữu của mình để cho thuê phải đáp ứng điều kiện pháp lý về thẩm quyền quyết định, mục đích sử dụng và hình thức giao dịch, đồng thời tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) và Bộ luật Dân sự 2015 có liên quan nhằm bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế rủi ro phát sinh.

1. Điều kiện pháp lý để công ty được cho thuê tài sản là gì?

Căn cứ khoản 1, 2 Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), doanh nghiệp có quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt tài sản của mình. Tuy nhiên, để được cho thuê tài sản, công ty cần đáp ứng các điều kiện pháp lý sau:

• Có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản cho thuê, theo quy định tại Điều 105 và Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015;
• Tài sản không thuộc trường hợp bị pháp luật cấm giao dịch, không bị kê biên để thi hành án, không bị hạn chế quyền định đoạt theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
• Việc cho thuê được thực hiện đúng thẩm quyền nội bộ của công ty, phù hợp với Điều lệ công ty và quy định về quản trị doanh nghiệp (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty quyết định đối với tài sản có giá trị lớn);
• Hợp đồng cho thuê tài sản được xác lập theo quy định của Bộ luật Dân sự, trong đó xác định rõ đối tượng thuê, thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên theo mục 5 Chương XVI Bộ luật Dân sự 2015;
• Tuân thủ các quy định pháp luật chuyên ngành (nếu có), ví dụ pháp luật về đất đai, nhà ở, xây dựng hoặc pháp luật về kinh doanh bất động sản trong trường hợp cho thuê bất động sản.

Tóm lại, công ty được phép cho thuê tài sản khi có quyền hợp pháp đối với tài sản, việc cho thuê được quyết định đúng thẩm quyền, được thể hiện bằng hợp đồng hợp pháp và không thuộc trường hợp pháp luật cấm. Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp trong quá trình cho thuê tài sản.

2. Pháp luật quy định thế nào về quyền và nghĩa vụ của công ty trong thời gian cho thuê tài sản?

Theo Mục 5 Chương XVI Bộ luật Dân sự 2015 (từ Điều 472 đến Điều 482), trong thời gian cho thuê tài sản, công ty với tư cách là bên cho thuê có các quyền và nghĩa vụ pháp lý sau:

Quyền của công ty cho thuê tài sản:

• Yêu cầu bên thuê trả đủ tiền thuê đúng thời hạn theo hợp đồng (Điều 481);
• Yêu cầu bên thuê sử dụng tài sản đúng công dụng, mục đích đã thỏa thuận (Điều 480);
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại khi bên thuê vi phạm nghĩa vụ (Điều 480, Điều 482).

Nghĩa vụ của công ty cho thuê tài sản:

• Giao tài sản đúng thỏa thuận về số lượng, chất lượng, tình trạng, thời điểm và địa điểm (Điều 476);
• Bảo đảm giá trị sử dụng và quyền sử dụng ổn định của tài sản thuê trong suốt thời gian cho thuê (Điều 477, Điều 478);
• Sửa chữa tài sản thuê khi tài sản bị hư hỏng không do lỗi của bên thuê, trừ hư hỏng nhỏ theo tập quán (Điều 477).

Như vậy, trong thời gian cho thuê tài sản, công ty vừa có quyền thu tiền thuê và bảo vệ tài sản của mình, vừa có nghĩa vụ giao tài sản đúng thỏa thuận và bảo đảm quyền sử dụng hợp pháp, ổn định cho bên thuê theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Việc tuân thủ đúng các quy định này là cơ sở quan trọng để hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Hợp đồng cho thuê tài sản của công ty có bắt buộc phải lập thành văn bản không?

Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, pháp luật không bắt buộc mọi hợp đồng thuê tài sản phải lập thành văn bản. Hợp đồng thuê tài sản có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bắt buộc phải lập thành văn bản, cụ thể:

• Thuê bất động sản (nhà ở, công trình xây dựng…) theo quy định của Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản và pháp luật liên quan;
• Trường hợp các bên có thỏa thuận về hình thức văn bản;
• Trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu hợp đồng phải lập thành văn bản, công chứng hoặc chứng thực.

Đối với doanh nghiệp, dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc lập hợp đồng thuê tài sản bằng văn bản là cần thiết để xác định rõ đối tượng thuê, giá thuê, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên, qua đó giảm thiểu rủi ro tranh chấp và làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế.

Hợp đồng cho thuê tài sản của công ty không phải lúc nào cũng bắt buộc lập thành văn bản, nhưng nên được lập bằng văn bản; riêng các trường hợp pháp luật quy định bắt buộc thì doanh nghiệp phải tuân thủ đúng về hình thức để bảo đảm hiệu lực pháp lý của hợp đồng.

4. Thời hạn cho thuê tài sản của công ty có bị pháp luật giới hạn không?

Theo Điều 474 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn thuê tài sản do các bên thỏa thuận; trường hợp không có thỏa thuận thì thời hạn thuê được xác định theo mục đích thuê. Pháp luật dân sự không đặt ra giới hạn chung về thời hạn cho thuê tài sản của công ty.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định giới hạn về thời hạn thuê, mà doanh nghiệp phải tuân thủ, chẳng hạn:

• Cho thuê quyền sử dụng đất, nhà ở, công trình xây dựng phải phù hợp với thời hạn sử dụng đất, thời hạn sở hữu hoặc thời hạn được phép kinh doanh theo pháp luật đất đai, nhà ở và kinh doanh bất động sản;
• Trường hợp các bên không thỏa thuận được thời hạn thuê và không xác định được theo mục đích thuê, thì mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý (khoản 2 Điều 474 Bộ luật Dân sự 2015).

Như vậy, thời hạn cho thuê tài sản của công ty về nguyên tắc không bị pháp luật giới hạn, mà phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên; riêng các loại tài sản chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành thì thời hạn thuê phải tuân thủ các giới hạn tương ứng theo quy định pháp luật.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến sử dụng tài sản công ty để cho thuê

Trong thực tiễn hoạt động, việc sử dụng tài sản công ty để cho thuê thường làm phát sinh nhiều thắc mắc liên quan đến thẩm quyền quyết định, giá cho thuê, phạm vi ngành nghề kinh doanh và nghĩa vụ thuế. Phần dưới đây tổng hợp và giải đáp những câu hỏi thường gặp nhằm giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro pháp lý khi thực hiện.

1. Công ty có được cho cá nhân, tổ chức khác thuê toàn bộ trụ sở làm việc không?

Về nguyên tắc, công ty có quyền cho cá nhân, tổ chức khác thuê toàn bộ trụ sở làm việc nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

• Theo khoản 8 Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), doanh nghiệp có quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt tài sản của mình. Do đó, nếu trụ sở làm việc thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của công ty, công ty được phép cho thuê.
• Công ty phải bảo đảm vẫn có địa chỉ trụ sở chính hợp pháp để đăng ký và giao dịch theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025). Trường hợp cho thuê toàn bộ trụ sở dẫn đến việc công ty không còn địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trụ sở theo quy định.

Công ty được phép cho thuê toàn bộ trụ sở làm việc nếu có quyền hợp pháp đối với trụ sở và việc cho thuê không làm mất địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc đã thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở theo đúng quy định pháp luật.

2. Công ty có được cho thuê tài sản công ty với giá thấp hơn giá thị trường không?

Pháp luật không cấm công ty cho thuê tài sản với giá thấp hơn giá thị trường nếu việc cho thuê được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, thỏa thuận giữa các bên và không nhằm mục đích trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 473 Bộ luật Dân sự 2015, giá thuê do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chỉ khi không có thỏa thuận hoặc thỏa thuận không rõ ràng thì giá thuê mới được xác định theo giá thị trường tại thời điểm, địa điểm giao kết hợp đồng (khoản 2 Điều 473).

Tuy nhiên, công ty cần lưu ý một số rủi ro pháp lý có thể phát sinh:

• Trường hợp cho thuê với giá thấp bất thường nhằm chuyển lợi ích cho người có liên quan, hành vi này có thể bị xem xét về trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025).
• Về thuế: Trường hợp giá thuê không phản ánh giá giao dịch thông thường và làm giảm nghĩa vụ thuế phải nộp, cơ quan thuế có quyền ấn định thuế theo Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019, điều chỉnh lại doanh thu tính thuế theo giá thị trường.

Công ty được phép cho thuê tài sản với giá thấp hơn giá thị trường, nhưng cần bảo đảm việc cho thuê có căn cứ hợp lý, không nhằm trốn thuế hoặc chuyển lợi ích trái pháp luật, đồng thời phải tuân thủ đầy đủ quy định về quản trị nội bộ và nghĩa vụ thuế.

3. Việc cho thuê tài sản có bắt buộc phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty không?

Pháp luật không bắt buộc mọi trường hợp cho thuê tài sản của công ty phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký, nhưng nghĩa vụ đăng ký ngành, nghề sẽ phát sinh khi hoạt động cho thuê mang tính kinh doanh thường xuyên.

Cụ thể, theo khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), kinh doanh là hoạt động được thực hiện liên tục nhằm mục đích sinh lợi. Theo đó:

• Nếu việc cho thuê tài sản chỉ mang tính không thường xuyên, nhằm khai thác tạm thời tài sản nhàn rỗi, công ty không bắt buộc phải đăng ký bổ sung ngành, nghề kinh doanh tương ứng.
• Nếu việc cho thuê tài sản được thực hiện thường xuyên, ổn định, tạo nguồn thu chính hoặc đáng kể, thì hoạt động này được xem là hoạt động kinh doanh và công ty phải đăng ký bổ sung ngành, nghề kinh doanh theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025).

Ngoài ra, theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), trường hợp cho thuê tài sản gắn với địa điểm kinh doanh, công ty có thể phải thông báo địa điểm kinh doanh nếu phát sinh hoạt động kinh doanh cụ thể tại địa điểm đó.

Việc cho thuê tài sản không bắt buộc luôn phải phù hợp với ngành, nghề đã đăng ký, nhưng khi hoạt động cho thuê mang tính kinh doanh thường xuyên thì công ty bắt buộc phải đăng ký hoặc thông báo bổ sung ngành, nghề kinh doanh để bảo đảm tuân thủ pháp luật.

4. Công ty có cần thông qua quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị khi cho thuê tài sản không?

Có. Việc cho thuê tài sản của công ty phải được cơ quan quản lý nội bộ có thẩm quyền thông qua, tùy theo loại hình doanh nghiệp và giá trị tài sản cho thuê.

• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, thẩm quyền thuộc Hội đồng thành viên nếu tài sản cho thuê có giá trị lớn hoặc thuộc trường hợp theo Điều lệ công ty (Điều 55, Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025).
• Đối với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị quyết định việc cho thuê tài sản, trừ trường hợp tài sản có giá trị lớn vượt thẩm quyền thì phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua (Điều 138 và Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025).

Việc không thông qua đúng thẩm quyền có thể làm phát sinh rủi ro vô hiệu giao dịch hoặc trách nhiệm của người quản lý.

5. Việc cho thuê tài sản công ty có làm phát sinh nghĩa vụ thuế nào không?

Có. Hoạt động cho thuê tài sản được coi là hoạt động kinh doanh và làm phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật thuế hiện hành, bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh thu cho thuê tài sản (trừ trường hợp thuộc diện không chịu thuế);
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với phần thu nhập từ hoạt động cho thuê;
• Trường hợp cho thuê bất động sản còn có thể phát sinh lệ phí, thuế liên quan khác theo từng loại tài sản và hình thức cho thuê.

Doanh nghiệp cần kê khai, xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ để tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt.

Việc cho thuê tài sản của công ty chắc chắn làm phát sinh nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ việc xuất hóa đơn, kê khai và nộp các loại thuế liên quan như thuế GTGT, thuế TNDN và các khoản thuế, phí khác (nếu có) theo từng loại tài sản cho thuê. Tuân thủ đúng quy định thuế không chỉ bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động cho thuê mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt và phát sinh tranh chấp về sau.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLAW khi có vấn đề về sử dụng tài sản công ty để cho thuê

Việc sử dụng tài sản công ty để cho thuê liên quan đồng thời đến Luật Doanh nghiệp, pháp luật dân sự và pháp luật thuế, tiềm ẩn nhiều rủi ro về thẩm quyền quyết định, hợp đồng cho thuê và nghĩa vụ thuế. Luật sư chuyên môn hỗ trợ sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp.

• Am hiểu pháp luật doanh nghiệp và thuế: Luật sư NPLaw nắm vững Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025), Bộ luật Dân sự và các quy định thuế liên quan đến hoạt động cho thuê tài sản của doanh nghiệp.
• Tư vấn đúng trọng tâm, căn cứ pháp lý rõ ràng: Phân tích cụ thể điều kiện cho thuê tài sản, thẩm quyền của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, yêu cầu về hợp đồng, hóa đơn và kê khai thuế.
• Phòng ngừa rủi ro và hỗ trợ giải quyết tranh chấp: Hỗ trợ đánh giá rủi ro, thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và đồng hành cùng doanh nghiệp khi làm việc với đối tác, cơ quan thuế hoặc phát sinh tranh chấp.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo. Trường hợp Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết cho tình huống đứng tên hộ cổ phần cụ thể, vui lòng liên hệ Hãng luật NPLaw để được luật sư hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.