Tầm quan trọng của chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ trong doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, nhưng tình trạng rò rỉ thông tin từ hệ thống lưu trữ nội bộ đang diễn ra ngày càng phức tạp do thiếu các quy tắc quản lý chặt chẽ. Việc thiếu hụt một chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ đồng bộ không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị tấn công mạng mà còn dễ dàng vi phạm các chế tài pháp lý nghiêm khắc. Sau đây, NPLAW sẽ phân tích chi tiết về vấn đề pháp lý này.

I. Thực trạng liên quan đến chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang tập trung quá nhiều vào bảo mật đường truyền mà bỏ quên an toàn cho dữ liệu đang lưu trữ. Thực trạng cho thấy các vụ lộ lọt dữ liệu lớn thường bắt nguồn từ các máy chủ lưu trữ, dịch vụ đám mây hoặc thiết bị sao lưu không được mã hóa.

Bên cạnh đó, việc quản lý dữ liệu giấy và dữ liệu điện tử còn rời rạc, chưa có sự thống nhất trong quy trình phân quyền tiếp cận. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu nhạy cảm mà không để lại dấu vết. Thực trạng này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc chuẩn hóa chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ để vừa bảo vệ tài sản, vừa tuân thủ các quy định mới về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

II. Khái niệm về chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ

Để xây dựng một hệ thống phòng thủ vững chắc, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất và vai trò của các quy tắc quản trị dữ liệu lưu trữ.

1. Chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ là gì?

Chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ là tập hợp các quy định, quy trình và biện pháp kỹ thuật do tổ chức thiết lập nhằm bảo vệ dữ liệu khi chúng được lưu giữ cố định trên các phương tiện như ổ cứng, máy chủ, lưu trữ đám mây hoặc hồ sơ giấy. Chính sách này xác định cách thức dữ liệu được phân loại, mã hóa, lưu trữ và tiêu hủy nhằm đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng.

Như vậy, chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ là công cụ nền tảng giúp tổ chức thiết lập khuôn khổ quản lý và bảo vệ dữ liệu một cách có hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin trong suốt vòng đời lưu trữ.

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ?

Việc xây dựng chính sách này trước hết giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm chỉnh các nghĩa vụ pháp lý, đặc biệt là tránh các mức phạt hành chính lên đến 5% doanh thu theo dự thảo quy định mới về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Thứ hai, việc này đóng vai trò là lá chắn phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu tối đa thiệt hại từ các cuộc tấn công mã hóa dữ liệu hoặc các hành vi trộm cắp vật lý thiết bị chứa dữ liệu. Cuối cùng, một chính sách minh bạch giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác trong các giao dịch kinh doanh quốc tế.

Có thể thấy, việc xây dựng chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp thiết yếu để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ tài sản thông tin và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

3. Sự khác biệt giữa dữ liệu nhạy cảm và dữ liệu thông thường trong chính sách bảo mật là gì?

Nghị định 13/2023/NĐ-CP chia dữ liệu thành hai loại tại khoản 3 và khoản 4 Điều 2:

• Dữ liệu thông thường (cơ bản): Bao gồm tên, giới tính, địa chỉ, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, số định danh cá nhân, thông tin về số tài khoản, mối quan hệ gia đình,... thường chỉ yêu cầu mức bảo mật cơ bản.
• Dữ liệu nhạy cảm: Bao gồm quan điểm chính trị, tôn giáo, tình trạng sức khỏe, dữ liệu di truyền, đặc điểm sinh trắc học hoặc dữ liệu về đời tư, thông tin khách hàng. Nhóm dữ liệu này bắt buộc phải áp dụng các biện pháp bảo mật đặc biệt như mã hóa bắt buộc và kiểm soát truy cập đa lớp.

Tóm lại, việc phân biệt rõ giữa dữ liệu nhạy cảm và dữ liệu thông thường trong chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ là cơ sở quan trọng để áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp, bảo đảm tuân thủ pháp luật và sử dụng hiệu quả nguồn lực bảo mật của doanh nghiệp.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ

Hệ thống pháp luật Việt Nam đã có những bước tiến lớn trong việc bắt buộc doanh nghiệp phải công khai và thực thi các biện pháp bảo vệ dữ liệu tại chỗ.

1. Pháp luật hiện hành quy định gì về việc xây dựng chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ?

Dữ liệu lưu trữ trong ngữ cảnh bảo vệ thông tin cá nhân khách hàng được hiểu là các thông tin phản ánh về một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể, được ghi lại và giữ lại trên các phương tiện lưu trữ (khoản 1 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025). Theo đó, bảo vệ dữ liệu cá nhân là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng lực lượng, phương tiện, biện pháp để phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân.

Hiện nay, khung pháp lý về bảo vệ dữ liệu tại Việt Nam quy định rất rõ về trách nhiệm của các tổ chức trong việc xây dựng và thực thi chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ. Cụ thể tại mục 2 đối với một số hoạt động cụ thể và Điều 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu doanh nghiệp (bên kiểm soát dữ liệu, bên xử lý dữ liệu) phải thực hiện biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật. Việc này có thể bao gồm các đơn vị phải ban hành quy định nội bộ cụ thể về bảo vệ dữ liệu, trong đó xác định rõ phạm vi, mục đích lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật, tổ chức tương ứng để đảm bảo an toàn thông tin.

2. Chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ bao gồm những nội dung chính nào?

Một bản chính sách chuẩn chỉnh cần được xây dựng dựa trên cấu trúc quản trị rủi ro chặt chẽ, bao gồm các chương mục về phân loại và dán nhãn dữ liệu theo mức độ quan trọng. Nội dung cốt lõi phải quy định chi tiết về quy trình kiểm soát truy cập, tiêu chuẩn kỹ thuật mã hóa cho từng loại thiết bị lưu trữ và kế hoạch sao lưu dự phòng định kỳ. Ngoài ra, chính sách cũng cần quy định rõ thời hạn lưu trữ tối đa cho mỗi loại dữ liệu và quy trình tiêu hủy an toàn nhằm đảm bảo thông tin không thể phục hồi sau khi đã hết giá trị sử dụng.

Có thể thấy, một chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ đầy đủ phải bao quát cả yếu tố quản trị, kỹ thuật và quy trình, nhằm kiểm soát hiệu quả rủi ro và bảo đảm an toàn thông tin ở mức cao nhất.

3. Các nguyên tắc cơ bản mà chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ cần tuân thủ

Để đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ pháp luật, chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ của tổ chức phải được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cốt lõi căn cứ theo nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định tại Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026) như sau:

• Tuân thủ quy định của Hiến pháp, quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 202 và quy định khác của pháp luật có liên quan;
• Chỉ được thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân đúng phạm vi, mục đích cụ thể, rõ ràng, bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật;
• Bảo đảm tính chính xác của dữ liệu cá nhân và được chỉnh sửa, cập nhật, bổ sung khi cần thiết; được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
• Thực hiện đồng bộ có hiệu quả các biện pháp, giải pháp về thể chế, kỹ thuật, con người phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Chủ động phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh, xử lý kịp thời, nghiêm minh mọi hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân gắn với bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và đối ngoại; bảo đảm hài hòa giữa bảo vệ dữ liệu cá nhân với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là nền tảng cốt lõi để tổ chức xây dựng niềm tin với khách hàng, bảo vệ tối ưu quyền riêng tư và đảm bảo sự vận hành an toàn, bền vững trong môi trường số.

4. Ai chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ trong doanh nghiệp?

Trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người phải đảm bảo nguồn lực cho việc thực thi bảo mật. Tại các đơn vị xử lý dữ liệu quy mô lớn hoặc dữ liệu nhạy cảm, bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân được chỉ định theo khoản 2 theo Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP sẽ đóng vai trò trực tiếp thiết lập, giám sát và báo cáo định kỳ về tình trạng tuân thủ.

Do đó, trách nhiệm thiết lập và duy trì chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ thuộc về doanh nghiệp, đứng đầu là người đại diện theo pháp luật, với sự tham gia trực tiếp của bộ phận bảo vệ dữ liệu nhằm bảo đảm tuân thủ và hiệu quả thực thi.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ

Quá trình triển khai thực tế tại các doanh nghiệp thường phát sinh nhiều vướng mắc về phạm vi áp dụng và cách thức vận hành chính sách, cụ thể như sau.

1. Chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ có áp dụng cho dữ liệu điện tử và dữ liệu giấy không?

Chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ có áp dụng cho dữ liệu điện tử và dữ liệu giấy. Một chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ hoàn thiện phải bao hàm tất cả các hình thái tồn tại của dữ liệu trong tổ chức. Đối với dữ liệu giấy, chính sách cần quy định về tủ lưu trữ chống cháy, khóa an toàn, hệ thống camera giám sát và biên bản bàn giao chặt chẽ khi di chuyển hồ sơ. Đối với dữ liệu điện tử, sự tập trung sẽ nằm ở các công cụ mã hóa phần mềm, quản lý định danh người dùng và kiểm soát các cổng kết nối ngoại vi trên máy tính làm việc.

Như vậy, pháp luật hiện hành yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và thực thi chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ như một nghĩa vụ pháp lý xuyên suốt vòng đời xử lý dữ liệu cá nhân.

2. Nhân viên mới cần được đào tạo như thế nào về chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ?

Doanh nghiệp nên xây dựng một chương trình đào tạo nhập môn bắt buộc, hướng dẫn nhân viên cách nhận diện các loại dữ liệu nhạy cảm của công ty và quy tắc xử lý chúng. Nhân viên cần được huấn luyện về kỹ năng quản lý mật khẩu an toàn, cách sử dụng các thiết bị lưu trữ rời và nhận biết các dấu hiệu bị tấn công mạng. Cuối cùng, việc ký cam kết bảo mật đính kèm nội dung chi tiết của chính sách bảo mật là bước pháp lý quan trọng để ràng buộc trách nhiệm cá nhân đối với tài sản dữ liệu của tổ chức.

Có thể thấy, việc đào tạo nhân viên mới về chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ là yêu cầu bắt buộc để nâng cao nhận thức, phòng ngừa rủi ro từ yếu tố con người và ràng buộc trách nhiệm pháp lý của cá nhân trong tổ chức.

3. Doanh nghiệp phải thực hiện các bước gì khi phát hiện vi phạm chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ?

Khi xảy ra sự cố, bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm là kích hoạt kế hoạch ứng phó khẩn cấp để cách ly vùng dữ liệu bị ảnh hưởng, ngăn chặn sự cố lan rộng. Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện vi phạm, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) về tính chất và hậu quả của sự cố. Nội dung thông báo vi phạm bao gồm:

• Mô tả tính chất của việc vi phạm: thời gian, địa điểm, hành vi, tổ chức, cá nhân, các loại dữ liệu cá nhân và số lượng dữ liệu liên quan;
• Chi tiết liên lạc của nhân viên được giao nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Mô tả các hậu quả, thiệt hại có thể xảy ra của việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Mô tả các biện pháp được đưa ra để giải quyết, giảm thiểu tác hại của hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Sau khi ổn định tình hình, tổ chức cần tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ, đánh giá lại lỗ hổng và thực hiện bồi thường nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại cho khách hàng.

4. Chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ có yêu cầu kiểm tra và đánh giá định kỳ không?

Chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ có yêu cầu kiểm tra và đánh giá định kỳ. việc kiểm tra đánh giá định kỳ là một yêu cầu pháp lý bắt buộc để duy trì tính hiệu quả của các biện pháp bảo vệ. Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát ít nhất một lần mỗi năm hoặc ngay khi có sự thay đổi lớn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Quá trình này giúp phát hiện kịp thời các điểm yếu mới phát sinh, đảm bảo các cấu hình bảo mật vẫn đang hoạt động đúng chức năng và chính sách luôn đáp ứng được các tiêu chuẩn pháp lý mới nhất tại Việt Nam. Do đó, việc kiểm tra và đánh giá định kỳ là yêu cầu không thể thiếu của chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ, nhằm bảo đảm tính hiệu lực, phù hợp pháp luật và khả năng thích ứng với các rủi ro mới phát sinh.

5. Khách hàng có thể yêu cầu doanh nghiệp công khai chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ không?

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định chủ thể dữ liệu (khách hàng) có quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình trừ trường hợp luật có quy định khác. Theo đó, khách hàng hoàn toàn có quyền yêu cầu doanh nghiệp công khai chính sách bảo mật dữ liệu lưu trữ và doanh nghiệp phải minh bạch hóa các hoạt động xử lý dữ liệu, cho phép khách hàng biết dữ liệu được thu thập, sử dụng và bảo vệ như thế nào, từ đó đảm bảo quyền riêng tư và kiểm soát thông tin cá nhân của họ. Như vậy, khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp công khai chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ, qua đó bảo đảm nguyên tắc minh bạch và quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLAW khi có vấn đề về chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ

Dịch vụ tư vấn pháp lý tại NPLAW sẽ hỗ trợ quý khách hàng toàn diện về:

• Xác định cơ sở pháp lý và rà soát hệ thống: Tiến hành đối chiếu toàn bộ quy trình lưu trữ hiện tại của doanh nghiệp nhằm phát hiện sớm các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.
• Hỗ trợ soạn thảo và chuẩn hóa chính sách: Xây dựng bộ quy tắc bảo mật dữ liệu lưu trữ được cá nhân hóa, phù hợp với mô hình kinh doanh đặc thù, đảm bảo tính khả thi và chặt chẽ về mặt pháp lý.
• Đại diện làm việc với cơ quan chức năng: Hỗ trợ thực hiện các thủ tục báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Giải quyết tranh chấp và sự cố dữ liệu: Đại diện doanh nghiệp đàm phán bồi thường, xử lý các khiếu nại từ khách hàng và tham gia bảo vệ quyền lợi hợp pháp tại Tòa án hoặc Trọng tài một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến vấn đề chính sách bảo mật cho dữ liệu lưu trữ, vui lòng liên hệ NPLAW để được đội ngũ luật sư của chúng tôi trực tiếp tư vấn và hỗ trợ toàn diện.