Thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có hợp pháp không? Rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần biết

Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, việc thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty diễn ra khá phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng đúng luật. Nếu thực hiện sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về thuế, kế toán và trách nhiệm pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ bản chất, các quy định pháp luật liên quan và những vấn đề thường gặp để doanh nghiệp chủ động phòng tránh.

I. Thực trạng liên quan đến thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty

Trong thực tế quản lý và vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng tiền công ty để thanh toán các hóa đơn cá nhân của người quản lý, người lao động hoặc người đại diện theo pháp luật xảy ra khá phổ biến. Nhiều khoản chi được thực hiện với lý do “thuận tiện”, “tạm ứng” hoặc “phục vụ công việc” nhưng lại thiếu căn cứ chứng minh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Điều này dẫn đến tình trạng lẫn lộn giữa tài sản doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân, tiềm ẩn rủi ro lớn về thuế, kế toán và trách nhiệm pháp lý khi cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra.

II. Khái niệm về thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty

Để xác định đúng bản chất và ranh giới pháp lý của việc sử dụng tiền doanh nghiệp, cần làm rõ khái niệm thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty, từ đó phân biệt đâu là khoản chi hợp pháp phục vụ hoạt động kinh doanh và đâu là hành vi sử dụng tài sản doanh nghiệp sai mục đích.

1. Thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty là gì?

Thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty là việc doanh nghiệp sử dụng nguồn tiền, tài sản của mình để chi trả cho các khoản chi tiêu mang tính cá nhân của người lao động, người quản lý hoặc người có liên quan, không trực tiếp phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi này thường không gắn với nhiệm vụ được giao, không có mục đích kinh doanh rõ ràng và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, kế toán, thuế nếu không được quy định, phê duyệt và hạch toán đúng quy định.

2. Thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có thể được thực hiện dưới những hình thức nào?

Thực tế, việc thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, như: doanh nghiệp trực tiếp chi tiền mặt để thanh toán các khoản chi tiêu cá nhân; sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty để chuyển khoản cho bên cung cấp dịch vụ mang tính cá nhân; dùng thẻ công ty để thanh toán hóa đơn sinh hoạt, ăn uống, đi lại; hoặc tạm ứng, hoàn ứng nhưng không chứng minh được khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Những hình thức này nếu không được kiểm soát chặt chẽ và có căn cứ hợp pháp rất dễ bị coi là sử dụng tiền công ty sai mục đích.

3. Những loại hóa đơn cá nhân nào thường bị sử dụng tiền công ty để thanh toán?

Trong thực tế, các hóa đơn cá nhân thường bị sử dụng tiền công ty để thanh toán chủ yếu là hóa đơn sinh hoạt và tiêu dùng cá nhân như: tiền điện, nước, internet tại nhà riêng; chi phí ăn uống, tiếp khách không phục vụ hoạt động kinh doanh; chi phí đi lại, du lịch cá nhân; mua sắm đồ dùng, tài sản phục vụ nhu cầu riêng; học phí, khám chữa bệnh hoặc các khoản chi tiêu cá nhân khác. Những hóa đơn này nếu không gắn trực tiếp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và thuế.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty

Pháp luật hiện hành đặt ra các nguyên tắc cụ thể nhằm bảo đảm việc chi tiêu đúng mục đích, có căn cứ, minh bạch và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, đồng thời xác định rõ trách nhiệm pháp lý phát sinh khi doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm các quy định này.

1. Khi nào việc thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty được coi là hợp pháp?

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, việc thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty chỉ được coi là hợp pháp khi khoản chi đó thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Trường hợp khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện này, dù doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán, thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và có thể phát sinh rủi ro về thuế cho doanh nghiệp.

Do đó, thanh toán hóa đơn mang tên cá nhân bằng tiền công ty chỉ hợp pháp khi khoản chi đó là chi phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và thực hiện thanh toán đúng hình thức theo quy định nêu trên.

2. Ai là người có thẩm quyền quyết định việc sử dụng tiền công ty để thanh toán các hóa đơn cá nhân?

Về nguyên tắc pháp luật không cho phép sử dụng tiền công ty để thanh toán các hóa đơn mang tính cá nhân, trừ khi khoản chi đó thực sự phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và được quyết định theo đúng thẩm quyền nội bộ doanh nghiệp.

Người quyết định việc sử dụng tài sản, tiền của doanh nghiệp (trong đó có chi cho các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh) phải là người có thẩm quyền theo Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), thường là:

• Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
• Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
• Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

Quy định này xuất phát từ nguyên tắc quản lý tài sản doanh nghiệp: người có thẩm quyền quyết định chi tiêu của doanh nghiệp phải được xác định rõ trong Điều lệ và tuân thủ pháp luật để đảm bảo mọi khoản chi đều phục vụ hoạt động kinh doanh và có cơ sở pháp lý rõ ràng.

3. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc sử dụng tiền công ty cho các khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh?

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tiền công ty để thanh toán các khoản chi mang tính cá nhân, không phục vụ hoạt động kinh doanh, thì các khoản chi này không chỉ bị loại khỏi chi phí hợp lý mà còn có thể làm phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh thuế và rủi ro xử phạt theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

Sử dụng tiền công ty cho các khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh là không phù hợp quy định thuế, dẫn đến khoản chi đó bị loại bỏ khi tính thuế TNDN, khiến doanh nghiệp phải tăng thu nhập chịu thuế và nộp thêm thuế phát sinh

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp xoay quanh việc thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty và cách hiểu đúng theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Trường hợp thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì xử lý thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để kê khai thuế, ngoài việc bị loại khoản chi khỏi chi phí được trừ, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm a Khoản 5 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP). 

Cụ thể, nếu hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn, mức phạt là 20% số tiền thuế thiếu hoặc số thuế được hưởng sai. Trường hợp bị xác định là trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 01 đến 03 lần số tiền thuế trốn, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

2. Thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có được hạch toán vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp không?

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, việc thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty chỉ được hạch toán vào chi phí hợp lý khi khoản chi đó thực tế phát sinh, có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Ngược lại, nếu hóa đơn mang tính chi tiêu cá nhân, không phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thì khoản thanh toán này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3. Việc thanh toán hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có làm phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân không?

Căn cứ Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, chỉ những khoản thu nhập mang lại lợi ích cho cá nhân (như tiền lương, tiền công, thù lao hoặc các khoản lợi ích bằng tiền, không bằng tiền) mới thuộc thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Theo đó, nếu công ty thanh toán hóa đơn cá nhân nhưng thực chất là khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, không mang lại lợi ích riêng cho cá nhân, thì không làm phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN.

Ngược lại, trường hợp công ty chi trả các khoản chi mang tính tiêu dùng cá nhân, lợi ích riêng, không gắn với công việc, thì khoản tiền này bị coi là khoản lợi ích bằng tiền cho cá nhân và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định.

4. Kế toán có quyền từ chối thực hiện thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty không?

Có. Theo Điều 51 Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi bởi Khoản 7 Điều 2 Luật sửa đổi Luật Chứng khoán, Luật Kế toán, Luật Kiểm toán độc lập, Luật Ngân sách Nhà nước, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, Luật Quản lý thuế, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Dự trữ quốc gia, Luật Xử lý vi phạm hành chính 2024), người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán và quyền bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản nếu phát hiện giao dịch hoặc chứng từ không hợp pháp, không đúng quy định pháp luật về kế toán, tài chính.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện chứng từ không minh bạch, sai nội dung hoặc vi phạm các quy định của pháp luật, kế toán có quyền từ chối giao dịch đó (không giải ngân, không thanh toán, không ghi sổ kế toán) và phải báo cáo bằng văn bản cho kế toán trưởng hoặc người đại diện theo pháp luật để xử lý kịp thời theo quy định.

5. Thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty có bị coi là sử dụng tài sản doanh nghiệp trái mục đích không?

Việc thanh toán các hóa đơn chi tiêu cá nhân bằng tiền công ty có thể bị coi là sử dụng tài sản doanh nghiệp trái mục đích. Căn cứ Điều 6 Luật Kế toán 2015, hoạt động kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan bản chất kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, ghi nhận đúng nội dung, đúng đối tượng và đúng mục đích sử dụng tài sản. Trong khi đó, các khoản chi mang tính cá nhân không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nên không phản ánh đúng bản chất và mục đích của việc sử dụng tiền doanh nghiệp.

Do đó, việc dùng tiền công ty để thanh toán hóa đơn cá nhân là không phù hợp với nguyên tắc kế toán, có thể bị xem là sử dụng tài sản doanh nghiệp sai mục đích theo quy định của pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLAW khi có vấn đề về thanh toán các hóa đơn cá nhân bằng tiền công ty

NPLaw với đội ngũ luật sư am hiểu sâu pháp luật thuế, kế toán và doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp rà soát tính hợp pháp của các khoản chi, đánh giá rủi ro truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và nguy cơ phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, luật sư NPLaw hỗ trợ xây dựng quy trình nội bộ, quy chế tài chính – kế toán, hướng dẫn cách xử lý các khoản chi đã phát sinh đúng quy định, hạn chế tối đa tranh chấp và trách nhiệm pháp lý cho người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng và bộ phận kế toán.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.