Nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần và quy định pháp luật về thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần. Quý khách hàng có thể liên hệ đến NPLaw để được tư vấn pháp lý cụ thể hơn về vấn đề này.
I. Nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
Công ty cổ phần trong quá trình hoạt động kinh doanh sẽ không tránh khỏi những thay đổi phát sinh liên quan đến địa điểm trụ sở kinh doanh. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở là một trong những thay đổi nội dung trong giấy phép kinh doanh, do đó cần thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định pháp luật doanh nghiệp. Vậy pháp luật quy định như thế nào về vấn đề này? Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây nhé!
II. Quy định pháp luật về thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
1. Địa chỉ trụ sở chính là gì?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần?
Theo Điều 11, Điều 12, Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần như sau:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
3. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần?
Theo khoản 3 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp phép thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần trước đây là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở. Tuy nhiên, căn cứ theo Công văn số 24/CV-BCĐTKNQ18 về việc định hướng, gợi ý một số nội dung về sắp xếp tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và Công văn số 05/CV-BCĐTKNQ18 về việc bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được hợp nhất với Sở Tài chính, giữ nguyên tên gọi Sở Tài chính sau hợp nhất.
Như vậy, sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
III. Giải đáp một số câu hỏi về thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
1. Có được chuyển địa chỉ trụ sở chính qua tỉnh thành khác không?
Theo khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Công ty cổ phần được chuyển địa chỉ trụ sở chính qua tỉnh thành khác, theo đó, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính không thông báo có bị phạt không?
Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp không thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 5, điểm b khoản 6 Điều 49 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, theo đó, doanh nghiệp không thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Đồng thời doanh nghiệp vi phạm còn bị buộc gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm.
Như vậy, công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính mà không thông báo sẽ bị phạt theo quy định trên.
3. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính có cần làm hồ sơ quyết toán thuế không?
Theo khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:
- Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
- Trường hợp người nộp thuế thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, người nộp thuế phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của Luật này trước khi đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh.
Như vậy, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính có phải quyết toán thuế hay không sẽ phụ thuộc vào trụ sở khi thay đổi:
- Nếu việc thay đổi không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế;
- Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp phải quyết toán thuế trước khi chuyển và đồng thời phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thay đổi địa chỉ sang tỉnh khác.
4. Quy trình và thủ tục pháp lý nào cần tuân thủ khi công ty cổ phần thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác?
Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở chính của công ty được tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế
Trước tiên, quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế cũ nếu địa chỉ trụ sở mới khác quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với địa chỉ trụ sở cũ. Hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế cũ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
- Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần.
- Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế cũ nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính.
Bước 2: Chuẩn bị thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện, tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, công ty cổ phần sẽ tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty.
Hồ sơ trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính ở khác quận, huyện; tỉnh, thành phố
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Bản sao Điều lệ đã cập nhật địa chỉ mới của công ty cổ phần.
- Bản gốc Công văn cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận;
- Giấy ủy quyền cho công ty Luật Việt An thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
- Cơ quan tiếp nhận: Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính.
- Nộp bằng phương thức trực tuyến thông qua cổng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Xử lý hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
- Nếu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong đó thể hiện địa chỉ mới.
- Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.
- Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp.
5. Những thay đổi nào về giấy tờ pháp lý của công ty cổ phần cần thực hiện sau khi hoàn tất việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính?
Sau khi hoàn tất việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp cần thực hiện bổ sung một số công việc quan trọng dưới đây:
- Thay đổi con dấu công ty: Đảm bảo con dấu phản ánh chính xác thông tin về địa chỉ mới.
- Thay đổi hóa đơn công ty: Cập nhật thông tin mới cho hóa đơn điện tử và gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế.
Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện, công ty cổ phần có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên cơ quan thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế.
- Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.
- Thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan: Gửi thông báo về thay đổi địa chỉ cho các cơ quan như bảo hiểm y tế, xã hội và ngân hàng.
- Treo biển hiệu tại địa chỉ công ty mới: Đặt biển hiệu công khai địa chỉ mới cho công chúng và tăng độ tin cậy trong giao dịch kinh doanh.
- Thực hiện các thủ tục khác: Gửi thông báo về thay đổi địa chỉ cho đối tác kinh doanh và cập nhật thông tin trên trang web công ty và tất cả các tài liệu mà công ty phát hành.
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLaw theo thông tin liên hệ sau:
