Thời điểm đóng thầu là gì? Những quy định quan trọng nhà thầu cần biết để tránh bị loại hồ sơ

Trong hoạt động đấu thầu, thời điểm đóng thầu là mốc thời gian có ý nghĩa quyết định đối với tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Chỉ cần nộp hồ sơ muộn hoặc sai quy định liên quan đến thời điểm này, nhà thầu có thể bị loại ngay từ bước đầu. Vậy thời điểm đóng thầu được hiểu như thế nào, có ý nghĩa ra sao và pháp luật quy định những vấn đề gì xoay quanh mốc thời gian quan trọng này? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp lý và những tình huống thường gặp liên quan đến thời điểm đóng thầu trong thực tiễn đấu thầu.

I. Sự ảnh hưởng của thời điểm đóng thầu

Trong hoạt động đấu thầu, thời điểm đóng thầu là mốc thời gian pháp lý quan trọng, đánh dấu thời điểm cuối cùng để nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu hợp lệ. Mọi hồ sơ được gửi sau thời điểm này đều bị coi là nộp muộn và không được chấp nhận, dù chỉ chậm vài phút. Vì vậy, thời điểm đóng thầu có ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, quyền tham gia cạnh tranh của nhà thầu cũng như tính minh bạch của quá trình lựa chọn nhà thầu.

Ngoài ra, thời điểm đóng thầu còn liên quan chặt chẽ đến nhiều yếu tố quan trọng khác như thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hiệu lực của bảo lãnh dự thầu, thời điểm mở thầu và các thủ tục đánh giá hồ sơ. Nếu nhà thầu không tuân thủ đúng mốc thời gian này hoặc chuẩn bị hồ sơ không phù hợp với thời điểm đóng thầu, hồ sơ có thể bị đánh giá là không hợp lệ ngay từ bước đầu, dẫn đến mất cơ hội tham gia gói thầu. 

Do đó, việc hiểu rõ ý nghĩa và các quy định liên quan đến thời điểm đóng thầu là yếu tố cần thiết để nhà thầu hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi trong quá trình đấu thầu.

II. Tìm hiểu về thời điểm đóng thầu

Để tránh rủi ro hồ sơ bị loại ngay từ bước đầu, nhà thầu cần hiểu rõ thời điểm đóng thầu là gì, ý nghĩa pháp lý của mốc thời gian này và các quy định liên quan trong quá trình nộp hồ sơ dự thầu. Dưới đây là những vấn đề quan trọng thường được quan tâm khi xác định và áp dụng thời điểm đóng thầu trong thực tiễn đấu thầu.

1. Thời điểm đóng thầu có ý nghĩa gì đối với việc bảo đảm dự thầu?

Trong hoạt động đấu thầu, thời điểm đóng thầu là mốc thời gian quan trọng để xác định tính hợp lệ của bảo đảm dự thầu. Theo quy định pháp luật về đấu thầu, bảo đảm dự thầu phải có hiệu lực từ trước thời điểm đóng thầu và duy trì trong suốt thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Nếu bảo lãnh dự thầu có ngày bắt đầu hiệu lực sau thời điểm đóng thầu hoặc ngày hết hạn không đáp ứng yêu cầu về thời hạn hiệu lực theo hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu của nhà thầu có thể bị đánh giá là không hợp lệ.

Do đó, việc xác định đúng thời điểm đóng thầu giúp nhà thầu chuẩn bị bảo đảm dự thầu phù hợp về thời gian hiệu lực, giá trị và hình thức bảo lãnh, đồng thời giúp bên mời thầu có cơ sở kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

2. Thời điểm đóng thầu và thời điểm mở thầu thường cách nhau bao lâu?

Trong hoạt động đấu thầu, thời điểm đóng thầu là mốc thời gian kết thúc việc tiếp nhận hồ sơ của nhà thầu. Theo khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), thời điểm đóng thầu là thời điểm hết hạn nhận hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất. Sau thời điểm này, bên mời thầu sẽ tiến hành mở thầu theo kế hoạch đã được công bố.

Cụ thể, theo khoản 4 Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong thời hạn 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu. Chủ đầu tư chỉ mở các hồ sơ dự thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu và việc mở thầu được thực hiện trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào việc nhà thầu có mặt hay vắng mặt.

Trong quá trình mở thầu, bên mời thầu sẽ lần lượt mở hồ sơ theo thứ tự tên nhà thầu và công bố các thông tin cơ bản như: tên nhà thầu, hình thức tham dự (độc lập hoặc liên danh), số lượng hồ sơ, giá dự thầu, giá trị giảm giá (nếu có), thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, thời gian thực hiện gói thầu, giá trị và hiệu lực của bảo đảm dự thầu cùng các thông tin liên quan khác. Các nội dung này phải được ghi nhận đầy đủ trong biên bản mở thầu và đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm mở thầu.

3. Nhà thầu có được phép thay đổi thành viên liên danh sau khi đã qua thời điểm đóng thầu?

Về nguyên tắc, nhà thầu không được phép thay đổi thành viên liên danh sau khi đã qua thời điểm đóng thầu, vì hồ sơ dự thầu phải được giữ nguyên trạng để bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Tại thời điểm mở thầu, bên mời thầu sẽ công khai các thông tin quan trọng trong hồ sơ, bao gồm việc nhà thầu tham dự độc lập hay theo hình thức liên danh, căn cứ theo nội dung đã nộp trước thời điểm đóng thầu.

Cụ thể, theo khoản 4 Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, khi mở thầu bên mời thầu sẽ tiến hành mở từng hồ sơ dự thầu và công bố các thông tin như tên nhà thầu, hình thức tham dự độc lập hay liên danh, giá dự thầu, thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, bảo đảm dự thầu và các thông tin liên quan. Các nội dung này được ghi nhận trong biên bản mở thầu và đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Do đó, sau thời điểm đóng thầu, nhà thầu không được tự ý bổ sung hoặc thay đổi thành viên liên danh đã kê khai trong hồ sơ dự thầu, vì việc thay đổi này có thể làm thay đổi năng lực, kinh nghiệm và nội dung đề xuất của nhà thầu. Nếu có sự thay đổi, hồ sơ dự thầu có thể bị đánh giá là không hợp lệ hoặc không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

4. Tại sao bảo lãnh dự thầu có ngày hết hạn trùng với thời điểm đóng thầu lại bị coi là không hợp lệ?

Bảo lãnh dự thầu có ngày hết hạn trùng với thời điểm đóng thầu thường bị coi là không hợp lệ vì không đáp ứng yêu cầu về thời hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu theo quy định của pháp luật và hồ sơ mời thầu. Theo khoản 2 Điều 32 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, hồ sơ dự thầu chỉ được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định tại khoản 3 Điều 26 của Nghị định này, trong đó bao gồm các yêu cầu liên quan đến bảo đảm dự thầu theo hồ sơ mời thầu. Chỉ những nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ mới được tiếp tục xem xét và đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật.

Do đó, nếu bảo lãnh dự thầu có hiệu lực không đáp ứng yêu cầu về thời hạn, chẳng hạn hết hạn ngay tại thời điểm đóng thầu, thì bảo đảm dự thầu không còn hiệu lực để ràng buộc trách nhiệm của nhà thầu trong quá trình đánh giá hồ sơ. Trong trường hợp này, hồ sơ dự thầu có thể bị đánh giá là không hợp lệ và bị loại ngay từ bước đánh giá ban đầu.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến thời điểm đóng thầu

Thời điểm đóng thầu là một mốc thời gian quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà thầu, vì đây là căn cứ để xác định việc tiếp nhận hồ sơ dự thầu, tính hợp lệ của hồ sơ cũng như thời hạn hiệu lực của các tài liệu liên quan. Dưới đây là một số quy định pháp luật cần lưu ý liên quan đến thời điểm đóng thầu.

1. Quy định về khoảng thời gian tối thiểu từ khi phát hành hồ sơ đến thời điểm đóng thầu là bao nhiêu ngày?

Căn cứ Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi bởi Khoản 27 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025), thời gian từ khi phát hành hồ sơ đến thời điểm đóng thầu được xác định là thời gian chuẩn bị hồ sơ của nhà thầu. Khoảng thời gian này được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển hoặc hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.

Trong thời gian này, việc sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển hoặc hồ sơ mời thầu phải được thực hiện trước ngày có thời điểm đóng thầu, đồng thời các loại hồ sơ này phải được phát hành cùng với thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển hoặc thông báo mời thầu để bảo đảm nhà thầu có đầy đủ thông tin chuẩn bị hồ sơ.

Đối với các công việc khác trong quá trình lựa chọn nhà thầu ngoài các nội dung nêu trên, chủ đầu tư có trách nhiệm quyết định thời gian thực hiện trên cơ sở bảo đảm tiến độ của dự án hoặc gói thầu.

2. Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu có được phép yêu cầu nhà thầu thay đổi nội dung hồ sơ không?

Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu không được yêu cầu nhà thầu thay đổi nội dung hồ sơ dự thầu đã nộp, nhằm bảo đảm nguyên tắc công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Theo khoản 2 Điều 65 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu phải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 28 của Nghị định này. Đối với một số gói thầu tư vấn đơn giản hoặc cấp bách, pháp luật quy định thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu phải được thực hiện trước ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

3. Văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu phải được gửi đến nhà thầu trước thời điểm đóng thầu bao lâu để đảm bảo tính pháp lý?

Theo khoản 2 Điều 65 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (dẫn chiếu quy định về sửa đổi hồ sơ mời thầu), việc sửa đổi hồ sơ mời thầu phải được thực hiện trước ngày có thời điểm đóng thầu và bảo đảm nhà thầu có đủ thời gian để điều chỉnh hồ sơ dự thầu.

Đối với một số trường hợp như gói thầu tư vấn đơn giản hoặc gói thầu tư vấn cấp bách, pháp luật quy định văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu phải được ban hành ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trong thực tiễn, nếu việc sửa đổi hồ sơ mời thầu được ban hành quá sát thời điểm đóng thầu khiến nhà thầu không đủ thời gian chuẩn bị hoặc điều chỉnh hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải gia hạn thời điểm đóng thầu để bảo đảm tính hợp pháp và nguyên tắc cạnh tranh, minh bạch trong đấu thầu.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến thời điểm đóng thầu

Trong quá trình tham gia đấu thầu, nhiều nhà thầu và tổ chức thường gặp những vướng mắc liên quan đến thời điểm đóng thầu, như thời gian chuẩn bị hồ sơ, việc sửa đổi hồ sơ mời thầu hay các quy định về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp theo quy định của pháp luật hiện hành.

1. Nếu hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bị lỗi ngay trước thời điểm đóng thầu, luật xử lý tình huống này ra sao?

Theo Điều 6 Thông tư 79/2025/TT-BTC, trường hợp Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia gặp sự cố kỹ thuật ngoài khả năng kiểm soát, việc xử lý thời điểm đóng thầu được thực hiện như sau:

Thứ nhất, hệ thống sẽ tự động gia hạn thời điểm đóng thầu.

Nếu sự cố khiến hệ thống không thể vận hành, các gói thầu có thời điểm đóng thầu, kết thúc chào giá trực tuyến hoặc thời hạn làm rõ hồ sơ rơi vào khoảng thời gian từ khi hệ thống gặp sự cố đến 02 giờ sau khi khắc phục xong sự cố sẽ được tự động gia hạn. Thời điểm đóng thầu mới sẽ được thiết lập sau 06 giờ kể từ thời điểm hoàn thành khắc phục sự cố.

Thứ hai, nếu thời điểm đóng thầu mới rơi vào buổi tối hoặc sáng sớm hôm sau.

Trường hợp thời điểm đóng thầu mới sau 17 giờ 00 phút và trước 11 giờ 00 phút ngày tiếp theo, hệ thống sẽ tự động gia hạn đến 11 giờ 00 phút của ngày tiếp theo. Nếu thời điểm này không phải ngày làm việc thì sẽ được gia hạn đến 11 giờ 00 phút của ngày làm việc gần nhất.

Thứ ba, việc đánh giá hồ sơ dự thầu vẫn được thực hiện hợp lệ. Khi hệ thống tự động gia hạn thời điểm đóng thầu theo quy định, việc đánh giá hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ vào thời điểm đóng thầu ban đầu trong thông báo mời thầu hoặc thời điểm đã được hệ thống tự động gia hạn, bảo đảm tính minh bạch và hợp pháp của quá trình đấu thầu.

Như vậy, trong trường hợp Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia gặp sự cố kỹ thuật ngay trước thời điểm đóng thầu, pháp luật đã dự liệu cơ chế tự động gia hạn thời điểm đóng thầu để bảo đảm quyền tham gia dự thầu của các nhà thầu và duy trì tính công bằng, minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

2. Doanh nghiệp nộp hồ sơ lúc 08:59 nhưng hệ thống xử lý đến 09:01 (sau thời điểm đóng thầu) mới xong thì có bị loại không?

Trong đấu thầu qua mạng, thời điểm hệ thống ghi nhận hoàn tất việc nộp hồ sơ dự thầu là căn cứ xác định hồ sơ có được chấp nhận hay không. Vì vậy, nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ lúc 08:59 nhưng hệ thống xử lý và ghi nhận hoàn tất lúc 09:01 (sau thời điểm đóng thầu), hồ sơ có thể bị coi là nộp sau thời điểm đóng thầu và không được chấp nhận.

Trường hợp ngoại lệ chỉ xảy ra khi Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia gặp sự cố kỹ thuật, khi đó thời điểm đóng thầu có thể được hệ thống tự động gia hạn theo Điều 6 Thông tư 79/2025/TT-BTC được làm rõ tại mục IV.1 trên đây.

3. Có thể nộp "hồ sơ nháp" trước rồi bổ sung tài liệu chính thức sau thời điểm đóng thầu được không?

Không. Nhà thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Sau thời điểm này, nhà thầu không được phép bổ sung hoặc thay đổi nội dung hồ sơ dự thầu đã nộp.

Bên mời thầu chỉ có thể yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá, nhưng việc làm rõ không được làm thay đổi nội dung cơ bản hoặc giá dự thầu. Vì vậy, việc nộp “hồ sơ nháp” trước rồi bổ sung tài liệu chính thức sau thời điểm đóng thầu là không phù hợp với quy định đấu thầu và hồ sơ có thể bị đánh giá là không hợp lệ.

4. Nếu bên mời thầu đột ngột dời thời điểm đóng thầu lên sớm hơn, nhà thầu cần làm gì để bảo vệ quyền lợi?

Theo khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), thời điểm đóng thầu là thời điểm hết hạn nhận hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất. Vì vậy, việc thay đổi thời điểm đóng thầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền nộp hồ sơ của nhà thầu.

Nếu bên mời thầu đột ngột dời thời điểm đóng thầu lên sớm hơn khiến nhà thầu không đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ, nhà thầu có thể gửi văn bản yêu cầu làm rõ hoặc kiến nghị đến bên mời thầu, chủ đầu tư để đề nghị điều chỉnh lại thời điểm đóng thầu phù hợp với quy định. Trong trường hợp cần thiết, nhà thầu cũng có thể thực hiện quyền kiến nghị trong đấu thầu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

5. Sau thời điểm đóng thầu, nếu phát hiện đối thủ cạnh tranh có hành vi gian lận, quy trình tố cáo diễn ra thế nào?

Theo Điều 89, Điều 90 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), khi phát hiện dấu hiệu gian lận hoặc vi phạm trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà thầu hoặc tổ chức liên quan có quyền gửi kiến nghị để yêu cầu xem xét lại. Quy trình cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Gửi kiến nghị đến chủ đầu tư hoặc bên mời thầu

Nhà thầu gửi văn bản kiến nghị khi phát hiện dấu hiệu vi phạm trong quá trình đấu thầu hoặc liên quan đến kết quả lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu xem xét, giải quyết

Cơ quan này có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét và trả lời kiến nghị theo thẩm quyền. Trường hợp kiến nghị liên quan đến kết quả lựa chọn nhà thầu, việc giải quyết có thể có sự tham gia của Hội đồng giải quyết kiến nghị.

Bước 3: Kiến nghị tiếp lên người có thẩm quyền

Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết hoặc quá thời hạn mà không được trả lời, nhà thầu có thể gửi kiến nghị lên người có thẩm quyền để xem xét lại.

Bước 4: Khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật

Trường hợp vẫn không đồng ý với kết quả giải quyết, nhà thầu có thể khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện ra Tòa án theo quy định của pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Lưu ý: Đơn kiến nghị cần được thực hiện trước khi tiến hành khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện. Trong quá trình giải quyết, người gửi kiến nghị cũng có quyền rút đơn kiến nghị nếu không tiếp tục yêu cầu xem xét.

V. Bạn đang tìm luật sư giỏi, uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến thời điểm đóng thầu?

Nếu bạn đang gặp vướng mắc pháp lý liên quan đến thời điểm đóng thầu, tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, bảo đảm dự thầu hoặc các tranh chấp phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu, việc tham vấn luật sư có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời đánh giá rủi ro và đưa ra phương án xử lý phù hợp. Với đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật đấu thầu và có kinh nghiệm thực tiễn, NPLaw có thể hỗ trợ tư vấn quy định pháp luật, rà soát hồ sơ dự thầu, soạn thảo văn bản kiến nghị, cũng như đại diện khách hàng làm việc với chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền khi phát sinh tranh chấp, góp phần bảo vệ hiệu quả quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.