Thủ tục đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp

I. Nhu cầu đăng ký nội quy lao động hiện nay

Hiện nay, nhu cầu đăng ký nội quy lao động ngày càng tăng do doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật trong quản lý nhân sự. Nội quy lao động không chỉ là căn cứ để thực hiện kỷ luật đúng quy định mà còn giúp xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng siết chặt và người lao động ngày càng hiểu rõ quyền lợi, việc đăng ký nội quy lao động là bước đ i cần thiết để doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ.

II. Quy định pháp luật về đăng ký nội quy lao động

1. Nội quy lao động là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động:

Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

...

Căn cứ Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định hiệu lực của nội quy lao động

Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Dựa trên quy định pháp luật hiện hành, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định rõ các chuẩn mực hành vi, nghĩa vụ và trách nhiệm mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc. Đây cũng là căn cứ để xác định hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất nếu có phát sinh.

Nội quy lao động phải được xây dựng đúng trình tự pháp luật, phổ biến công khai đến toàn bộ người lao động và thực hiện nghiêm túc trong doanh nghiệp. Văn bản này chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký.

Pháp luật hiện không quy định thời hạn cụ thể cho hiệu lực của nội quy lao động, vì vậy văn bản này có hiệu lực vô thời hạn. Riêng trường hợp người sử dụng lao động có dưới 10 lao động, nội quy có thể không cần đăng ký và hiệu lực sẽ do doanh nghiệp tự quy định trong nội dung văn bản.

2. Doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động khi nào?

Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động bằng văn bản khi có từ 10 người lao động trở lên. Cụ thể:

• Khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.
• Trường hợp dưới 10 lao động, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động, nhưng nếu ban hành bằng văn bản thì vẫn phải tuân thủ pháp luật và phổ biến cho người lao động biết.

Ngoài ra, khi thay đổi, bổ sung nội quy, doanh nghiệp cũng cần thực hiện lại thủ tục đăng ký như ban đầu để đảm bảo tính pháp lý. Việc đăng ký nội quy lao động đúng thời điểm là căn cứ quan trọng để xử lý kỷ luật hợp pháp và tránh rủi ro tranh chấp lao động.

3. Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?

Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật lao động.

Cụ thể, theo điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động bằng văn bản với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi sử dụng từ 10 lao động trở lên sẽ bị phạt tiền từ: 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định.

Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể gặp rủi ro pháp lý nếu xử lý kỷ luật người lao động mà không có nội quy lao động đã đăng ký, dẫn đến quyết định kỷ luật bị coi là trái luật. Việc không đăng ký nội quy lao động không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính hợp pháp trong quản trị lao động của doanh nghiệp.

4. Mức phạt đối với doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, như sau:

Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;

e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;

...

Lưu ý: Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, khi doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì có thể bị xử phạt hành chính với số tiền phạt đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.

5. Quy định về việc thay đổi hoặc bổ sung nội quy lao động

Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn, vệ sinh lao động;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Bên cạnh đó, tại khoản 3 và khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Nội quy lao động

Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

...

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.

4. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Việc thay đổi hoặc bổ sung nội quy lao động không chỉ là hoạt động quản trị nội bộ của doanh nghiệp, mà còn liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của người lao động. Do đó, theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở – nếu có – trước khi ban hành nội quy sửa đổi.

Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (bao gồm công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp) là chủ thể có chức năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động. Vì vậy, việc tham khảo ý kiến của tổ chức này chính là cách gián tiếp lấy ý kiến tập thể người lao động, nhằm đảm bảo tính minh bạch, dân chủ và đúng luật trong quá trình điều chỉnh nội quy.

Tóm lại, mọi thay đổi hoặc bổ sung nội quy lao động tại nơi có tổ chức đại diện người lao động phải có sự tham khảo ý kiến của tổ chức này, vừa để tuân thủ pháp luật, vừa góp phần ổn định quan hệ lao động trong doanh nghiệp.

III. Giải đáp một số câu hỏi về đăng ký nội quy lao động

1. Đăng ký nội quy lao động ở đâu?

Tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 có quy định về đăng ký nội quy lao động. Theo đó, người sử dụng lao động thực hiện đăng ký nội quy lao động tại:

- Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Sở Nội vụ;

- Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (khi được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Nội vụ.

2. Trình tự đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và mục 8 Phần II Quyết định 338/2021/QĐ-LĐTBXH có quy định chi tiết về thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động (Điều 120 Bộ luật Lao động 2019) bao gồm:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

- Nội quy lao động;

- Đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

- Cách thức thực hiện:

Thực hiện theo một trong các hình thức sau:

+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến

+ Nộp hồ sơ trực tiếp

+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

- Cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

3. Không đăng ký nội quy lao động thì doanh nghiệp có được kỷ luật người lao động không?

Căn cứ khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm của người lao động chỉ được thực hiện khi hành vi đó được quy định rõ trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật lao động. Nếu hành vi vi phạm không được quy định rõ trong các văn bản này, thì việc xử lý kỷ luật sẽ bị coi là không hợp pháp và doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Tuy nhiên, nếu hợp đồng lao động đã thỏa thuận về quy trình kỷ luật lao động, doanh nghiệp có thể căn cứ vào đó để xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm của người lao động.

Đặc biệt, đối với hình thức kỷ luật sa thải, chỉ áp dụng trong các trường hợp nghiêm trọng được quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

• Tội phạm như trộm cắp, tham ô, sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, quấy rối tình dục, hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Tái phạm sau khi đã bị kỷ luật.
• Bỏ việc không lý do trong thời gian quy định.

Tóm lại, doanh nghiệp chỉ có thể xử lý kỷ luật đúng quy định nếu hành vi vi phạm được nêu trong nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động, và chỉ được phép sa thải trong các trường hợp vi phạm nghiêm trọng.

4. Nội quy lao động có thể áp dụng đối với những loại hình lao động nào?

Nội quy lao động có thể áp dụng đối với tất cả các loại hình lao động tại doanh nghiệp, bao gồm:

- Người lao động có hợp đồng lao động: Bao gồm cả lao động chính thức và hợp đồng thời vụ, hợp đồng theo từng dự án. Các quy định trong nội quy lao động sẽ áp dụng đối với những người lao động này.

- Người lao động làm việc theo hình thức hợp đồng lao động tập thể: Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn và người lao động làm việc theo hợp đồng tập thể, nội quy lao động vẫn được áp dụng, miễn là nó không vi phạm các điều khoản trong hợp đồng tập thể đó.

- Người lao động làm việc theo hình thức hợp đồng học việc, thực tập: Mặc dù không phải tất cả các điều khoản trong nội quy lao động có thể áp dụng cho nhóm này, nhưng các quy định chung về an toàn lao động, đạo đức công việc vẫn có thể được áp dụng.

- Người lao động là nhân viên tạm thời hoặc lao động hợp đồng ngắn hạn: Những nhân viên này, dù làm việc trong thời gian ngắn, cũng phải tuân thủ nội quy lao động của doanh nghiệp, trừ khi có điều khoản đặc biệt trong hợp đồng lao động của họ.

Tóm lại, nội quy lao động áp dụng đối với mọi loại hình lao động tại doanh nghiệp, miễn là những người lao động này có quan hệ hợp đồng lao động rõ ràng với doanh nghiệp, hoặc thuộc phạm vi điều chỉnh của nội quy lao động.

5. Người lao động có quyền yêu cầu thay đổi nội quy lao động hay không?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người lao động không có quyền trực tiếp yêu cầu thay đổi nội quy lao động. Tuy nhiên, họ có quyền đề xuất hoặc góp ý về việc thay đổi nội quy lao động thông qua tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, chẳng hạn như công đoàn cơ sở.

Khi có sự thay đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành các sửa đổi, bổ sung. Điều này đảm bảo quyền lợi của người lao động được bảo vệ và sự thay đổi nội quy lao động diễn ra một cách minh bạch và công bằng.

Tóm lại, mặc dù người lao động không thể yêu cầu thay đổi trực tiếp nội quy lao động, họ có thể thông qua tổ chức đại diện để đưa ra ý kiến và đề xuất thay đổi, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về đăng ký nội quy lao động

Dịch vụ tư vấn pháp lý về đăng ký nội quy lao động của NP Law hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, rà soát và hoàn thiện nội quy lao động phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Chúng tôi tư vấn trình tự, thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đảm bảo nội quy có hiệu lực pháp lý, hạn chế rủi ro trong quản lý nhân sự và xử lý kỷ luật lao động, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.