Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

I. Nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc có những thay đổi, điều chỉnh dựa trên sự đồng thuận của phần lớn các cổ đông, thành viên là điều không tránh khỏi. Chính vì thế nhu cầu thay đổi để thích nghi với tình hình phát triển kinh doanh hiện tại là điều diễn ra thường xuyên trong doanh nghiệp và thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần cũng là một trong những thủ tục thay đổi nội dung kinh doanh được pháp luật quy định. Vậy trình tự thủ tục đối với vấn đề này được pháp luật quy định như thế nào? Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây nhé!

II. Quy định pháp luật về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

1. Khi nào thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là nhu cầu tất yếu có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công ty cổ phần có quyền thay đổi người đại diện bất kỳ lúc nào có nhu cầu thay đổi, nhưng phải đảm bảo thủ tục đăng ký và thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định pháp luật doanh nghiệp.

2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

Theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Ngoài ra còn có: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc); Giấy ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp; Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.

3. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

III. Giải đáp một số câu hỏi về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

1. Điều kiện khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

- Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần.

- Theo điểm c khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có 02 trường hợp quy định về thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:

• Đại hội đồng cổ đông sẽ có thẩm quyền đối với trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
• Hội đồng quản trị đối với trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty (ngoài họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trường hợp thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 (sđ bởi khoản 5 Điều 7 Luật sửa đổi Luật Đầu tư công, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật Đầu tư, Luật Nhà ở, Luật Đấu thầu, Luật Điện lực, Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Thi hành án dân sự 2022).

Nghị quyết về nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi theo quy định pháp luật.

2. Những điều cấm khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

Căn cứ khoản 1 Điều 65 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
• Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự 2015;
• Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.

3. Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có thể thuê ngoài được không?

Theo khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đồng thời theo khoản 1 Điều 162 Luật này quy định Hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. 

Như vậy, Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể vẫn giữ chức vụ làm Giám đốc, bởi vì Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng là một thành viên của Hội đồng quản trị và có thể thuê ngoài.

4. Quy trình và thủ tục pháp lý nào cần tuân thủ khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần, và những tài liệu nào cần được chuẩn bị?

- Theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần là một trong các cá nhân sau đây:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu;
• Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền.
• Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp.

- Công ty cần tuân thủ quy trình nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:

Bước 1: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo như trình bày ở phần trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

Theo khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, có 03 phương thức để nộp hồ sơ, cụ thể:

- Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.

Bước 3. Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD trả kết quả cho công ty:

- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD ra thông báo chấp thuận. Trong trường hợp nộp trực tuyến, Phòng ĐKKD yêu cầu phải nộp hồ sơ bản giấy để đối chiếu.

- Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, Phòng ĐKKD yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung và nộp lại để xử lý.

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong số những nội dung hiển thị trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do vậy, việc thay đổi người đại diện của công ty cũng chính là thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận.

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 31 và khoản 1 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần. Và các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí.

Như vậy, khi làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của của doanh nghiệp, công ty cổ phần phải nộp lệ phí thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Biểu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.

5. Những rủi ro và trách nhiệm pháp lý nào mà công ty và người đại diện theo pháp luật mới phải đối mặt sau khi thay đổi, đặc biệt là trong các giao dịch và hợp đồng đã ký kết trước đó?

Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
• Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và pháp luật khác có liên quan.

Theo quy định trên, trường hợp công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì người đại diện theo pháp luật mới sẽ phát sinh quyền đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đồng thời người đại diện theo pháp luật cũ sẽ mất đi quyền này. Theo đó, các hợp đồng do người đại diện theo pháp luật cũ đã đứng ra ký kết trước đó sẽ do người đại diện theo pháp luật mới thực hiện. Ngoài ra, công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật và việc này được thể hiện trong Điều lệ công ty. Do vậy, trường hợp các giao dịch, hợp đồng đã được ký, ngoài kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cũng cần kiểm tra Điều lệ công ty xem người đại diện theo pháp luật hiện tại nào có thẩm quyền ký kết.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLaw theo thông tin liên hệ sau: