Tìm hiểu về điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty

Điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là một trong những vấn đề thường gặp trong quá trình xây dựng điều lệ công ty. Bài viết này, sẽ tìm hiểu quy định pháp luật về điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty và giải đáp một số thắc mắc liên quan.

I. Thực trạng điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty trong giai đoạn hiện nay

Thực trạng việc thỏa thuận các điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty thường xảy ra khá phổ biến, xuất phát từ nhiều nguyên nhân, do sự thiếu hiểu biết về luật, hoặc chủ động đưa vào để trục lợi, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh, hạn chế quyền của các bên liên quan. Khi phát hiện, các điều khoản này sẽ vô hiệu và công ty cần điều chỉnh lại cho phù hợp với quy định pháp luật, nếu không sẽ bị xử phạt. Hơn hết, để đảm bảo điều lệ của các công ty tuân thủ quy định pháp luật, cần có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý.  

1. Định nghĩa về điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty

Pháp luật hiện hành không có quy định giải thích cụ thể về “Điều lệ công ty là gì?”, tuy nhiên, quý khách hàng có thể hiểu Điều lệ công ty là văn bản quy định các quy tắc, nguyên tắc hoạt động và cơ cấu tổ chức của một công ty.

Theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 thì điều lệ công ty bao gồm: điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là các điều khoản thỏa thuận trong điều lệ của Công ty không được pháp luật quy định hoặc công nhận, dẫn đến điều khoản đó không có giá trị pháp lý và không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của các bên liên quan.

2. Phân loại điều khoản trong điều lệ công ty

Theo Khoản 3, 4 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty về cơ bản chia thành hai loại: điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp (bản đầu tiên khi thành lập) và điều lệ sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động của công ty.

Pháp luật không phân loại các điều khoản trong điều lệ công ty mà chỉ quy định nội dung chủ yếu trong điều lệ theo khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.

II. Quy định pháp lý liên quan điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty

Tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Tuy nhiên, trong bối cảnh quy định pháp luật Việt Nam có nhiều thay đổi thì việc hiểu và áp dụng đúng các quy định không phải là điều dễ dàng. 

Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định pháp luật cũng như biện pháp xử lý khi có vi phạm theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Quy định khi thực hiện điều khoản trong điều lệ công ty

Khi thực hiện các điều khoản trong điều lệ công ty cần đảm bảo các quy định sau:

Theo khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ các nội dung cơ bản phải có trong điều lệ công ty. Vì vậy, khi soạn thảo điều lệ, bắt buộc phải bao gồm các nội dung này. Lý do Luật Doanh nghiệp yêu cầu điều lệ công ty phải chứa đựng các quy định này là vì chúng liên quan mật thiết đến việc tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có chữ ký của những người đại diện theo pháp luật của công ty và của các thành viên hoặc cổ đông sáng lập. Cụ thể:

a) Thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

b) Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

d) Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.

Điều lệ công ty phải được xây dựng trong khuôn khổ pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế, Luật Kế toán, và Bộ luật Lao động. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động của công ty đều hợp pháp và không vi phạm các quy định của nhà nước. Không được xâm phạm đến quyền và lợi ích của bất kỳ bên thứ ba nào, nhằm tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có và bảo vệ uy tín của công ty.

Điều lệ công ty phải được xây dựng trên cơ sở tự nguyện và thỏa thuận giữa các thành viên. Mọi quyết định đều phải được thảo luận và đồng thuận để đảm bảo sự thống nhất và công bằng. Các thỏa thuận và nội dung trong điều lệ phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, đảm bảo không vi phạm và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên.

2. Hậu quả pháp lý của điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty

Điều lệ là một trong những tài liệu bắt buộc mà khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông bắt buộc phải lập điều lệ theo quy định pháp luật doanh nghiệp trước khi thành lập công ty để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét chấp thuận theo Điều 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó, điều lệ phải tuân thủ các quy định pháp luật trong Luật doanh nghiệp 2020 hoặc các văn bản pháp luật liên quan về nội dung và hình thức.

Hậu quả pháp lý của điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là điều khoản đó bị vô hiệu do trái quy định pháp luật hoặc có thể dẫn đến vô hiệu cả điều lệ công ty nếu kéo theo các điều khoản liên quan. Điều khoản vi phạm pháp luật hoặc không hợp lệ sẽ không được áp dụng, công ty có thể bị xử phạt hành chính tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm.

Theo Điều 3 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, các hình thức xử phạt chính gồm:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền.

Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân vi phạm còn bị áp dụng một hoặc nhiều biện pháp khắc phục hậu quả như được quy định cụ thể tại các điều từ Chương II đến Chương V Nghị định này.

3. Ai có quyền xử lý điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty?

Tại khoản 4 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

a) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;

b) Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

Như vậy, người có quyền xử lý điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là những người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà thẩm quyền xử lý sửa đổi điều lệ công ty khác nhau, cụ thể:

• Tại điểm k khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty là người có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
• Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại Hội đồng cổ đông của công ty cổ phần có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
• Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 182 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên của công ty hợp danh có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.

III. Các vấn đề thắc mắc liên quan điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty

Để quý bạn đọc hiểu hơn về điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty, NPLaw tổng hợp các thắc mắc thường gặp và đưa ra giải đáp ở phần dưới đây: 

1. Khi phát hiện điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty, Hội đồng thành viên phải xử lý ra sao?

Theo điểm k khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Khi phát hiện điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty, Hội đồng thành viên (HĐTV) phải triệu tập cuộc họp để xem xét và quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ để loại bỏ điều khoản vi phạm pháp luật.

2. Quy trình sửa đổi điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty được thực hiện như thế nào?

Tùy theo loại hình công ty mà quy trình sửa đổi điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty được thực hiện khác nhau.

Chẳng hạn như đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, quy trình sửa đổi điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty được thực hiện như sau:

Bước 1: Họp Hội đồng thành viên

Căn cứ theo quy định tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về Hội đồng thành viên như sau:

• Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.
• Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty. Theo đó, Hội đồng thành viên của công ty họp để thảo luận về vấn đề sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty thông qua nghị quyết về sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty TNHH bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp.

Bước 2: Hội đồng thành viên tiến hành họp và thông qua việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty:

• Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020, đối với các trường hợp điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp khi được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên và được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc giá trị hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty; sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
• Căn cứ theo quy định tại Điều 62 Luật Doanh nghiệp năm 2020, hiệu lực của nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên sẽ có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi tại nghị quyết đó, ngoại trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác.

3. Nếu không sửa điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty, công ty sẽ bị xử phạt thế nào?

Nếu không sửa điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty, công ty sẽ bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng, và có đủ các yếu tố cấu thành tội phạm theo quy định pháp luật hình sự.

Theo Điều 3 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, các hình thức xử phạt chính gồm:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền.

Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân vi phạm còn bị áp dụng một hoặc nhiều biện pháp khắc phục hậu quả như được quy định cụ thể tại các điều từ Chương II đến Chương V Nghị định này.

Chẳng hạn, căn cứ Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về góp vốn thành lập công ty, theo đó, sau thời hạn quy định mà vẫn chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn cam kết thì phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ phần vốn góp. Trường hợp không thực hiện điều chỉnh thì sẽ căn cứ theo khoản 3 và khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm về thành lập doanh nghiệp, bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 và buộc thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn.

4. Ai chịu trách nhiệm pháp lý khi để tồn tại điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty?

Tùy theo loại hình công ty, người chịu trách nhiệm pháp lý khi để tồn tại điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty như sau:

• Theo quy định tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là người chịu trách nhiệm pháp lý, theo đó, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức.
• Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty là người chịu trách nhiệm pháp lý khi để tồn tại điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty.
• Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần chịu trách nhiệm pháp lý về điều lệ công ty.
• Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 182 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên của công ty hợp danh chịu trách nhiệm pháp lý về điều lệ công ty.

5. Những sai sót thường dẫn đến việc hình thành điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty là gì?

Điều lệ công ty là một trong những văn bản quan trọng nhất trong việc quản lý doanh nghiệp, gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các thành viên hoặc cổ đông. Tuy nhiên, thực tế có những sai sót thường dẫn đến việc hình thành điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty:

• Nội dung của điều lệ không tuân thủ quy định của pháp luật;

Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định các nội dung chủ yếu của điều lệ, trong đó bao gồm các nội dung liên quan đến (i) thông tin cơ bản về công ty; (ii) quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông; (iii) cơ cấu tổ chức của công ty; (iv) thể thức thông qua các quyết định và giải quyết tranh chấp nội bộ; (v) phá sản và thanh lý tài sản công ty. Vì vậy, một bản điều lệ hợp pháp cần trước tiên đảm bảo tuân thủ các nội dung mà pháp luật đã quy định.

• Điều lệ cần được ban hành hoặc sửa đổi theo đúng thẩm quyền và trình tự theo quy định của pháp luật;

Ví dụ, theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, việc sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty cổ phần thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông mà không phải của Hội đồng quản trị và do đó, trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung điều lệ, doanh nghiệp cần triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua điều lệ một cách hợp pháp.

• Điều lệ không được định kỳ rà soát nên có thể đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn và nhu cầu của doanh nghiệp: Với thay đổi nhanh chóng của đời sống kinh tế - xã hội như hiện nay, pháp luật của nước ta cũng luôn được cập nhật, thay đổi để đáp ứng các yêu cầu của thực tiễn

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn liên quan đến điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về điều khoản không hợp lệ trong điều lệ công ty mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.