Tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công của hoạt động thương mại

Tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công thường bắt nguồn từ việc thay đổi yêu cầu sản xuất, điều chỉnh thiết kế, bổ sung sản phẩm hoặc kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng mà không có thỏa thuận bổ sung cụ thể giữa các bên.

I. Thực trạng tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công trong giai đoạn hiện nay

Trong những năm gần đây, tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công có xu hướng gia tăng cả về số lượng lẫn mức độ phức tạp, đặc biệt trong bối cảnh hoạt động sản xuất – kinh doanh chịu tác động mạnh từ biến động giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, logistics và yêu cầu kỹ thuật ngày càng khắt khe. 

• Trên thực tế, hợp đồng gia công thường được ký kết trên cơ sở dự liệu chi phí tại một thời điểm nhất định, trong khi quá trình thực hiện hợp đồng lại kéo dài và tiềm ẩn nhiều yếu tố phát sinh ngoài dự tính ban đầu.
• Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp là việc các bên không quy định rõ hoặc quy định chưa đầy đủ về các khoản chi phí có thể phát sinh trong hợp đồng gia công, như chi phí thay đổi mẫu mã, chi phí bổ sung nguyên vật liệu, chi phí lưu kho, chi phí kéo dài thời gian sản xuất hoặc chi phí phát sinh do yêu cầu điều chỉnh từ phía bên thuê gia công. Khi phát sinh các khoản chi phí này, bên nhận gia công thường yêu cầu được thanh toán bổ sung, trong khi bên thuê gia công lại cho rằng các chi phí đó đã nằm trong giá gia công đã thỏa thuận.
• Bên cạnh đó, tranh chấp còn phát sinh từ việc bên thuê gia công thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhưng không thỏa thuận lại kịp thời về giá gia công và phương thức thanh toán chi phí phát sinh. Trong nhiều trường hợp, các thay đổi được thực hiện trên cơ sở trao đổi miệng, email hoặc chỉ đạo không chính thức, dẫn đến khó khăn trong việc xác định căn cứ pháp lý để yêu cầu thanh toán chi phí bổ sung khi xảy ra tranh chấp.

• Ngoài ra, thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy không ít trường hợp bên nhận gia công tự ý phát sinh thêm chi phí mà không thông báo hoặc không được sự chấp thuận của bên thuê gia công, dẫn đến việc các khoản chi phí này không được công nhận khi tranh chấp xảy ra. Điều này phản ánh hạn chế trong nhận thức pháp lý và kỹ năng quản trị hợp đồng của các bên, đặc biệt là trong việc kiểm soát rủi ro chi phí trong hợp đồng gia công.

Như vậy, thực trạng tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công hiện nay xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, cả chủ quan và khách quan, nhưng chủ yếu xoay quanh vấn đề thiếu minh bạch, thiếu thỏa thuận rõ ràng và thiếu cơ chế xử lý chi phí phát sinh ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng. Đây cũng là cơ sở quan trọng để tiếp tục phân tích các quy định pháp luật điều chỉnh và đề xuất giải pháp hạn chế tranh chấp trong các phần tiếp theo của bài viết.

II. Tìm hiểu về tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công

Việc làm rõ bản chất, nguyên nhân và hệ quả pháp lý của tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công có ý nghĩa quan trọng trong việc phòng ngừa và giải quyết tranh chấp.

1. Tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công là gì?

Tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công được hiểu là mâu thuẫn, bất đồng giữa bên thuê gia công và bên nhận gia công liên quan đến việc xác định, phân bổ và thanh toán các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi chi phí đã được thỏa thuận trong hợp đồng gia công ban đầu. Các khoản chi phí này có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng do thay đổi yêu cầu kỹ thuật, bổ sung sản phẩm, kéo dài thời gian gia công hoặc do các yếu tố khách quan khác.

Về bản chất pháp lý, đây là dạng tranh chấp hợp đồng phát sinh từ việc các bên có cách hiểu khác nhau về phạm vi nghĩa vụ tài chính đã cam kết. Tranh chấp có thể xoay quanh việc bên nhận gia công yêu cầu thanh toán thêm chi phí, trong khi bên thuê gia công cho rằng các chi phí đó đã nằm trong giá gia công đã thỏa thuận hoặc không có căn cứ hợp pháp để yêu cầu thanh toán.

2. Những yếu tố nào có thể dẫn đến tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công?

Có nhiều yếu tố dẫn đến tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công. Trước hết, nguyên nhân phổ biến là hợp đồng gia công được soạn thảo chưa chặt chẽ, không quy định rõ các loại chi phí được tính vào giá gia công, chi phí nào được coi là chi phí phát sinh và cơ chế xử lý khi có chi phí ngoài dự kiến.

Bên cạnh đó, việc bên thuê gia công thay đổi hoặc bổ sung yêu cầu trong quá trình thực hiện hợp đồng, như thay đổi mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật, thời hạn giao hàng, cũng có thể làm phát sinh thêm chi phí cho bên nhận gia công.

Ngoài ra, các yếu tố khách quan như biến động giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí vận chuyển hoặc sự kiện bất khả kháng cũng là nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến tranh chấp nếu các bên không có thỏa thuận rõ ràng về việc phân bổ rủi ro.

3. Tại sao việc xác định chi phí phát sinh rõ ràng lại quan trọng trong tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công này?

Việc xác định rõ ràng chi phí phát sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Khi chi phí phát sinh được xác định cụ thể về căn cứ phát sinh, phương pháp tính toán và trách nhiệm thanh toán, các bên sẽ có cơ sở minh bạch để thực hiện nghĩa vụ tài chính, tránh cách hiểu chủ quan hoặc tùy tiện.

Từ góc độ pháp lý, chi phí phát sinh rõ ràng là căn cứ quan trọng để xác định bên nào có nghĩa vụ chịu chi phí và mức độ bồi thường khi xảy ra tranh chấp. Trong trường hợp tranh chấp được đưa ra giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền, việc không chứng minh được căn cứ phát sinh chi phí hoặc sự chấp thuận của bên còn lại thường khiến yêu cầu bồi thường chi phí phát sinh không được chấp nhận.

4. Thời hạn yêu cầu bồi thường chi phí phát sinh trong trường hợp tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công là bao lâu?

Thời hạn yêu cầu bồi thường chi phí phát sinh trong tranh chấp hợp đồng gia công được xác định theo thời hiệu khởi kiện về hợp đồng theo quy định của pháp luật. Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu khởi kiện áp dụng đối với các tranh chấp thương mại là hai năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.

Trong trường hợp các bên có thỏa thuận riêng về thời hạn yêu cầu thanh toán hoặc bồi thường chi phí phát sinh trong hợp đồng gia công thì thỏa thuận đó sẽ được ưu tiên áp dụng, miễn là không trái quy định của pháp luật. Việc không yêu cầu bồi thường trong thời hạn luật định có thể dẫn đến mất quyền khởi kiện, gây bất lợi cho bên có yêu cầu.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công

Mặc dù pháp luật không có quy định riêng biệt về “chi phí phát sinh trong gia công”, nhưng vấn đề này được điều chỉnh thông qua các quy định chung của pháp luật dân sự và pháp luật thương mại về hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp.

1. Trong trường hợp tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công, pháp luật quy định những gì?

Pháp luật hiện hành điều chỉnh tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công của hoạt động thương mại chủ yếu dựa trên Luật Thương mại năm 2005. Cụ thể:

• Điều 317 quy định các hình thức giải quyết tranh chấp: Thương lượng giữa các bên; Hòa giải giữa các bên do một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được các bên thỏa thuận chọn làm trung gian hoà giải; Giải quyết tại Trọng tài hoặc Toà án.Thủ tục giải quyết tranh chấp trong thương mại tại Trọng tài, Tòa án được tiến hành theo các thủ tục tố tụng của Trọng tài, Tòa án do pháp luật quy định.
• Điều 318 quy định thời hạn khiếu nại: Thời hạn khiếu nại do các bên thỏa thuận, nếu các bên không có thoả thuận thì thời hạn khiếu nại được quy định như sau: Ba tháng, kể từ ngày giao hàng đối với khiếu nại về số lượng hàng hoá; Sáu tháng, kể từ ngày giao hàng đối với khiếu nại về chất lượng hàng hóa; trong trường hợp hàng hoá có bảo hành thì thời hạn khiếu nại là ba tháng, kể từ ngày hết thời hạn bảo hành; Chín tháng, kể từ ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc trong trường hợp có bảo hành thì kể từ ngày hết thời hạn bảo hành đối với khiếu nại về các vi phạm khác.
• Điều 319 quy định thời hiệu khởi kiện: Thời hiệu khởi kiện áp dụng đối với các tranh chấp thương mại là hai năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm;

Như vậy, khi phát sinh tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công, các bên cần tuân thủ hình thức giải quyết tranh chấp, thời hạn khiếu nại và thời hiệu khởi kiện theo quy định của Luật Thương mại năm 2005 để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

2. Ai sẽ là người có quyền quyết định trong trường hợp các bên không thể tự giải quyết tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công?

Khi các bên không thể tự thương lượng, hòa giải để giải quyết tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công, thẩm quyền giải quyết tranh chấp sẽ thuộc về cơ quan tài phán hoặc cơ chế giải quyết tranh chấp mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Theo Điều 317 Luật Thương mại năm 2005 quy định người có quyền quyết định trong trường hợp các bên không thể tự giải quyết tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công: 

• Hoà giải giữa các bên do một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được các bên thỏa thuận chọn làm trung gian hoà giải;  
• Giải quyết tại Trọng tài nếu các bên có thỏa thuận trọng tài theo thủ tục tại Luật Trọng tài thương mại 2010. 
• Giải quyết tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự quy định tại Bộ luật Tố tụng  Dân sự năm 2015, sửa đổi năm 2025. 

Cơ quan giải quyết tranh chấp có quyền xem xét hợp đồng, chứng cứ, hành vi của các bên và các quy định pháp luật liên quan để quyết định nghĩa vụ thanh toán chi phí phát sinh cũng như trách nhiệm bồi thường (nếu có).

3. Những vi phạm nào thường gặp khi xảy ra tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công?

Trong thực tiễn, tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công thường gắn liền với một số vi phạm phổ biến. 

• Thứ nhất, bên nhận gia công tự ý thực hiện các công việc ngoài phạm vi hợp đồng và yêu cầu bên thuê thanh toán chi phí phát sinh mà không có sự chấp thuận trước, dẫn đến tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán.
• Thứ hai, bên thuê gia công thay đổi yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã hoặc tiến độ thực hiện nhưng không thỏa thuận lại về chi phí, làm phát sinh các khoản chi ngoài dự kiến cho bên nhận gia công. 
• Thứ ba, các bên không lập văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng khi có thay đổi đáng kể, khiến việc xác định căn cứ pháp lý cho yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh trở nên khó khăn khi xảy ra tranh chấp.

Những vi phạm nêu trên không chỉ làm phát sinh tranh chấp mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn cho các bên, đặc biệt trong việc chứng minh quyền và nghĩa vụ của mình trước cơ quan giải quyết tranh chấp.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công

Trong thực tiễn thực hiện hợp đồng gia công, tranh chấp về chi phí phát sinh thường nảy sinh do sự thiếu thống nhất trong cách hiểu và cách áp dụng các điều khoản về chi phí, nghĩa vụ thông báo và chứng minh chi phí. Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến và cách tiếp cận pháp lý đối với từng vấn đề.

1. Nếu bên gia công không thông báo kịp thời về chi phí phát sinh thì có bị trách nhiệm pháp lý không?

Có. Trường hợp bên gia công không thông báo kịp thời về chi phí phát sinh, thì bên gia công có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ hợp đồng theo khoản 1 Điều 351 Bộ luật dân sự 2015. 

Theo Điều 360 Bộ luật Dân sự 2015, trường hợp có thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ gây ra thì bên có nghĩa vụ phải bồi thường toàn bộ thiệt hại.  Ngoài ra, bên đặt gia công có có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại khi bên nhận gia công vi phạm nghiêm trọng hợp đồng (khoản 2 Điều 545 Bộ luật Dân sự 2015). 

2. Quy trình nào áp dụng nếu có tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công?

Khi phát sinh tranh chấp, các bên trước hết nên ưu tiên thương lượng, hòa giải trên cơ sở hợp đồng đã ký kết. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp có thể được giải quyết tại Trọng tài thương mại hoặc Tòa án theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật về tố tụng.

3. Nếu bên gia công không đưa ra bằng chứng về chi phí phát sinh, liệu họ có vi phạm hợp đồng không? Tại sao?

Trong đa số trường hợp, nếu bên gia công không đưa ra bằng chứng về chi phí phát sinh sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng. 

Việc yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh phải đi kèm chứng từ, tài liệu hợp lệ chứng minh chi phí đó là có thật, hợp lý và liên quan trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng. Nếu không chứng minh được, yêu cầu thanh toán có thể bị bác bỏ và bên gia công có nguy cơ bị coi là không thực hiện đúng nghĩa vụ chứng minh của mình.

4. Những vấn đề nào thường gây khó khăn trong việc xác định chi phí phát sinh trong tranh chấp?

Khó khăn thường xuất phát từ việc hợp đồng không quy định rõ thế nào là chi phí phát sinh, thiếu cơ chế phê duyệt chi phí trước, chứng từ không đầy đủ hoặc chi phí phát sinh do nhiều nguyên nhân đan xen (lỗi của bên thuê, yếu tố khách quan, thay đổi yêu cầu…). Điều này khiến việc xác định trách nhiệm chịu chi phí trở nên phức tạp.

5. Có những cách nào để giảm thiểu tranh chấp về chi phí phát sinh thường gặp trong hợp đồng gia công?

Để hạn chế tranh chấp, các bên cần quy định rõ trong hợp đồng về phạm vi chi phí, điều kiện phát sinh chi phí bổ sung, nghĩa vụ thông báo, cơ chế phê duyệt và phương thức thanh toán. Ngoài ra, việc lưu trữ đầy đủ chứng từ và thường xuyên trao đổi, xác nhận bằng văn bản trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng là biện pháp phòng ngừa hiệu quả.

V. Bạn đang tìm công ty luật uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh trong quá trình gia công?

Tranh chấp về chi phí phát sinh trong hợp đồng gia công thường gắn liền với các vấn đề phức tạp về chứng cứ, nghĩa vụ hợp đồng và trách nhiệm bồi thường. Việc tham vấn luật sư hoặc công ty luật uy tín ngay từ giai đoạn phát sinh tranh chấp sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng rủi ro pháp lý, lựa chọn phương án giải quyết phù hợp và bảo vệ tối đa quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLAW để được tư vấn ngay.