Trình tự tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải đúng quy định pháp luật

Quá trình xử lý kỷ luật lao động, đặc biệt là hình thức sa thải, luôn đòi hỏi sự thận trọng tuyệt đối và tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự luật định nhằm tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Hãng luật NPLaw nhận thấy rằng, trong thực tiễn quản trị nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu về khía cạnh pháp lý của biện pháp này để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng luật.

I. Việc tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải không đúng quy trình có thể khiến doanh nghiệp phải bồi thường hàng trăm triệu đồng?

Trong môi trường kinh doanh phức tạp, khi người lao động bị tình nghi có các hành vi vi phạm nghiêm trọng như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh, doanh nghiệp thường có xu hướng áp dụng ngay biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải. Mục đích của việc làm này là nhằm ngăn chặn người lao động tiếp tục gây ra thiệt hại, tiêu hủy chứng cứ hoặc gây cản trở cho quá trình thu thập thông tin xác minh vụ việc. 

Tuy nhiên, nếu chủ sử dụng lao động tự ý tước quyền làm việc của nhân sự một cách cảm tính mà bỏ qua các bước tham vấn tổ chức công đoàn hoặc vượt quá thời hạn luật định, hành vi này sẽ bị coi là vi phạm nghiêm trọng Bộ luật Lao động. Việc áp dụng sai quy trình không chỉ khiến doanh nghiệp bị cơ quan quản lý nhà nước xử phạt vi phạm hành chính mà còn đối mặt với rủi ro bị khởi kiện ra Tòa án. Khi đó, quyết định xử lý kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu, buộc doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả lại toàn bộ tiền lương trong những ngày bị đình chỉ trái phép và gánh chịu thêm các khoản bồi thường thiệt hại tổn thất tinh thần với con số có thể lên đến hàng trăm triệu đồng.

Tóm lại, sự vội vàng và thiếu am hiểu pháp luật trong quy trình xử lý nhân sự luôn đi kèm với cái giá rất đắt về mặt tài chính và uy tín thương hiệu.

II. Tìm hiểu về tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải

Để áp dụng đúng chế định này, người sử dụng lao động cần nắm vững nền tảng khái niệm, thẩm quyền cũng như các điều kiện tiên quyết mà pháp luật lao động yêu cầu.

1. Như thế nào là tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải?

Căn cứ theo Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, tạm đình chỉ công việc là một biện pháp mang tính chất phòng ngừa, được người sử dụng lao động áp dụng khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, và nếu để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh, điều tra. Trong thực tiễn nhân sự, thuật ngữ tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải được hiểu là việc doanh nghiệp sử dụng quyền quy định tại Điều 128 này để cách ly người lao động có dấu hiệu vi phạm các lỗi đặc biệt nghiêm trọng (thuộc các trường hợp áp dụng hình thức kỷ luật sa thải theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019) nhằm phục vụ cho công tác thu thập chứng cứ trước khi tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật chính thức.

Kết luận lại, đây không phải là một hình thức kỷ luật mà chỉ là biện pháp hỗ trợ quy trình điều tra kỷ luật.

2. Đối tượng nào trong doanh nghiệp có thẩm quyền ra quyết định tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, thẩm quyền ra quyết định tạm đình chỉ công việc thuộc về người sử dụng lao động (thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của Điều lệ công ty). Tuy nhiên, luật pháp quy định đây không phải là quyền quyết định độc đoán. Người sử dụng lao động chỉ có quyền ra quyết định này sau khi đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ là thành viên.

Vì thế, mọi quyết định được ban hành bởi người không có thẩm quyền hoặc bỏ qua bước tham vấn Công đoàn đều là văn bản trái luật.

3. Sự khác biệt giữa đình chỉ công việc thông thường và tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải là gì?

Dưới đây là bảng phân biệt chi tiết giữa hành vi đình chỉ công việc thông thường (ngừng việc/tạm hoãn hợp đồng) và biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ xử lý kỷ luật (chờ sa thải) theo quy định của Bộ luật Lao động 2019:

4. Điều kiện bắt buộc về "nội quy lao động" phải như thế nào để được thực hiện việc tạm đình chỉ này?

Căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản (nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên) và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Để việc tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải được thực hiện một cách chặt chẽ, Nội quy lao động phải quy định rõ ràng, cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động nào sẽ phải chịu hình thức sa thải. Nếu hành vi của người lao động không được quy định trong Nội quy lao động, doanh nghiệp không có căn cứ pháp lý vững chắc để kết tội, dẫn đến việc tạm đình chỉ để điều tra cũng mất đi tính chính danh hợp pháp.

Vì vậy, một bản Nội quy lao động minh bạch, chi tiết chính là xương sống pháp lý để doanh nghiệp tự tin xử lý các trường hợp vi phạm.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải

Việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa kỷ luật phải tuân thủ nghiêm ngặt các ranh giới về thời gian và quyền lợi tài chính của người lao động.

1. Thời hạn tối đa mà doanh nghiệp được phép tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải là bao lâu theo Bộ luật Lao động?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày. Tuy nhiên, trong những trường hợp vụ việc vi phạm có nhiều tình tiết phức tạp cần có thời gian để tiến hành xác minh, thu thập chứng cứ (ví dụ: liên quan đến đối chiếu chứng từ kế toán, trích xuất camera nhiều ngày, làm việc với đối tác thứ ba), thì thời hạn tạm đình chỉ công việc được phép kéo dài hơn nhưng tối đa cũng không được quá 90 ngày. Tóm lại, việc kéo dài thời gian cách ly nhân sự quá 90 ngày dưới bất kỳ lý do gì đều bị coi là vi phạm pháp luật.

2. Trình tự ban hành quyết định bằng văn bản về việc tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải phải đảm bảo những nội dung gì?

Căn cứ theo Điều 128 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc áp dụng biện pháp ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân sự phải được lập thành văn bản. Trình tự bao gồm: 

• Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị tham khảo ý kiến tới Ban chấp hành Công đoàn cơ sở; 
• Sau khi nhận được ý kiến phản hồi (hoặc hết thời hạn phản hồi), người có thẩm quyền sẽ ký ban hành Quyết định. 

Quyết định tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải phải ghi rõ: Căn cứ pháp lý, thông tin người lao động, lý do tạm đình chỉ (nêu rõ dấu hiệu vi phạm và tính chất phức tạp của vụ việc), thời hạn tạm đình chỉ (từ ngày nào đến ngày nào), và mức tạm ứng tiền lương trong thời gian này.

Vì thế, sự thiếu sót về mặt hình thức văn bản có thể biến quyết định của doanh nghiệp thành vô hiệu.

3. Quy định về việc thông báo cho người lao động về lý do và thời gian tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải được thực hiện ra sao?

Theo khoản 2 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, khi tạm đình chỉ công việc của người lao động để phục vụ việc xác minh vụ việc vi phạm kỷ luật lao động, doanh nghiệp phải thông báo rõ lý do và thời hạn tạm đình chỉ cho người lao động biết. Thời hạn tạm đình chỉ tối đa là 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Trong thời gian này, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc. Việc thông báo nên được lập thành văn bản và có xác nhận đã nhận để bảo đảm căn cứ pháp lý và hạn chế tranh chấp phát sinh. Tuy nhiên, nếu người lao động cố tình trốn tránh, doanh nghiệp cần lập vi bằng tống đạt quyết định để bảo lưu chứng cứ pháp lý.

4. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại của doanh nghiệp khi áp dụng sai biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải?

Căn cứ theo điểm e, g khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi tạm đình chỉ công việc của người lao động không đúng quy định (như quá thời hạn, không tham vấn Công đoàn) sẽ bị phạt tiền:

Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm (tương đương 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức, doanh nghiệp). 

Thêm vào đó, căn cứ Khoản 4 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, nếu hết thời gian điều tra mà doanh nghiệp không chứng minh được người lao động có lỗi và không tiến hành kỷ luật, doanh nghiệp buộc phải trả đủ tiền lương cho người lao động trong những ngày họ bị tạm đình chỉ (sau khi trừ đi 50% đã tạm ứng).

Kết luận lại, chế tài tài chính là hình phạt nghiêm khắc để đảm bảo doanh nghiệp không lạm dụng quyền lực đối với người lao động.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải

Trong quá trình tư vấn pháp lý cho các tập đoàn và nhà máy, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ tháo gỡ các tình huống thực tiễn khó khăn xoay quanh chế định này.

1. Người lao động có được phép đi làm ở nơi khác trong thời gian đang bị tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải không?

Liên quan đến quyền làm việc tự do trong thời gian chờ điều tra, hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề nghiêm cấm người lao động đi làm thêm hoặc tìm kiếm công việc ngắn hạn ở nơi khác trong lúc bị đình chỉ công việc tại công ty cũ. Tuy nhiên, căn cứ bản chất của quan hệ lao động, hợp đồng lao động giữa hai bên vẫn chưa chấm dứt. Người lao động vẫn có nghĩa vụ phải phối hợp, có mặt kịp thời tại trụ sở công ty theo giấy triệu tập để phục vụ quá trình xác minh, làm rõ vụ việc vi phạm. Nếu việc làm ở nơi khác gây cản trở, vắng mặt không lý do chính đáng tại các buổi họp kiểm điểm, người lao động sẽ tự tước đi quyền lợi tự bào chữa và đối mặt với các bất lợi trong kết luận kỷ luật.

Vì vậy, dù không cấm cản, người lao động vẫn phải ưu tiên trách nhiệm giải trình với doanh nghiệp hiện tại.

2. Nếu người lao động đang trong thời gian mang thai hoặc nuôi con nhỏ, doanh nghiệp có được áp dụng tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải?

Căn cứ theo Điểm d Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động tuyệt đối không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động nữ mang thai, người lao động nghỉ thai sản, hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Do pháp luật chỉ nghiêm cấm ban hành quyết định "xử lý kỷ luật", nên về mặt lý thuyết, việc ra quyết định "tạm đình chỉ công việc" để điều tra không bị cấm tuyệt đối. Mặc dù vậy, doanh nghiệp không thể tiến hành phiên họp sa thải họ trong giai đoạn này. Việc cố tình áp dụng biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải với lao động nữ mang thai là cực kỳ rủi ro, dễ gây dư luận xấu và vi phạm nguyên tắc bảo vệ thai sản. Doanh nghiệp chỉ nên lập biên bản ghi nhận sự việc và chờ đến khi hết thời gian nuôi con nhỏ mới tiến hành xử lý kỷ luật theo quy định kéo dài thời hiệu.

Tóm lại, sự nhân đạo và tinh thần thượng tôn pháp luật bảo vệ quyền lợi phụ nữ, trẻ em phải được đặt lên hàng đầu.

3. Người lao động cần làm gì nếu cảm thấy quyết định tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải của công ty không hợp lý?

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Nghị định 24/2018/NĐ-CP về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, người lao động có quyền làm đơn khiếu nại lần đầu gửi trực tiếp đến Người sử dụng lao động để yêu cầu hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ trái pháp luật. Nếu doanh nghiệp không giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng, người lao động có quyền khiếu nại lần hai lên Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, hoặc gửi đơn yêu cầu Hòa giải viên lao động hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Nếu hòa giải không thành, người lao động có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền.

Vì thế, luật pháp luôn cung cấp đầy đủ các công cụ pháp lý để người yếu thế tự bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

4. Doanh nghiệp phải xử lý thế nào nếu hết thời hạn tạm đình chỉ nhưng vẫn chưa thu thập đủ chứng cứ để sa thải?

Căn cứ Khoản 2 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, khi hết thời hạn tạm đình chỉ công việc (tối đa 15 ngày hoặc 90 ngày đối với vụ việc phức tạp), cho dù doanh nghiệp vẫn chưa thu thập đủ chứng cứ, người sử dụng lao động bắt buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc ngay lập tức. Doanh nghiệp không được quyền tiếp tục cấm người lao động đến công ty. Đồng thời, doanh nghiệp phải tiếp tục quá trình điều tra trong lúc người lao động làm việc bình thường (nếu thời hiệu xử lý kỷ luật vẫn còn). Nếu cuối cùng vẫn không chứng minh được lỗi, doanh nghiệp phải trả đủ phần lương bị khấu trừ trong thời gian đình chỉ. Kết luận lại, giới hạn thời gian là rào cản pháp lý nhằm ngăn chặn sự giam lỏng sự nghiệp của người lao động.

5. Hậu quả gì xảy ra khi doanh nghiệp ra quyết định tạm đình chỉ chỉ dựa trên lời nói mà không có văn bản chứng minh?

Việc chỉ thông báo miệng hoặc qua điện thoại mà không có văn bản sẽ khiến doanh nghiệp:

• Không chứng minh được căn cứ pháp lý;
• Không xác định được thời điểm hiệu lực;
• Không chứng minh đã thông báo hợp lệ.

Trong tranh chấp lao động, nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động theo khoản 1 Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Do đó, nếu không có hồ sơ tài liệu đầy đủ, khả năng cao doanh nghiệp sẽ bị xác định áp dụng trái luật biện pháp tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải.

V. Doanh nghiệp đang cần soạn thảo quyết định tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải sao cho đúng luật, liên hệ NPLaw ngay?

Quản lý nhân sự trong giai đoạn khủng hoảng, đặc biệt là khi phải đối mặt với các vi phạm kỷ luật nghiêm trọng từ nội bộ, luôn đòi hỏi một cái đầu lạnh và một sự am hiểu pháp luật cực kỳ vững chắc. Chỉ một sơ suất nhỏ trong việc soạn thảo văn bản hoặc vi phạm thủ tục tạm đình chỉ công việc để chờ sa thải cũng có thể đảo ngược tình thế, biến doanh nghiệp từ người bị hại trở thành bên vi phạm pháp luật và phải gánh chịu những khoản bồi thường khổng lồ. NPLaw cam kết bảo vệ tối đa quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp, giúp quá trình thanh lọc nhân sự diễn ra nhanh chóng, triệt để và an toàn tuyệt đối trước mọi rủi ro khiếu kiện pháp lý.

Kết luận lại, sự can thiệp và hỗ trợ kịp thời từ chuyên gia pháp luật là chìa khóa để giải quyết triệt để mọi xung đột lao động.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.