Trong quá trình quản lý lao động, không ít doanh nghiệp gặp tình huống nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung.

I. Thực trạng liên quan đến nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng hiệu suất và tính chuyên nghiệp, tình trạng nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo không còn là vấn đề cá biệt. Đây là một thực tế phát sinh phổ biến ở cả doanh nghiệp sản xuất, thương mại lẫn dịch vụ, đặc biệt tại các đơn vị có áp lực tiến độ và tiêu chuẩn chuyên môn cao.

1. Biểu hiện thực tế trong doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, tình trạng không đạt yêu cầu thường biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau:

  • Không hoàn thành chỉ tiêu công việc (KPI) theo thỏa thuận;
  • Thường xuyên sai sót chuyên môn, phải sửa chữa nhiều lần;
  • Chậm tiến độ, ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác;
  • Không cải thiện hiệu suất dù đã được đào tạo, nhắc nhở, lập biên bản hoặc đánh giá định kỳ.

Đáng chú ý, nhiều trường hợp người lao động đã được doanh nghiệp nhắc nhở bằng email, họp đánh giá, thậm chí lập biên bản cảnh báo bằng văn bản. Tuy nhiên, chất lượng công việc vẫn không được cải thiện đáng kể. Khi đó, doanh nghiệp rơi vào thế khó: tiếp tục sử dụng thì ảnh hưởng hiệu quả chung, nhưng chấm dứt hợp đồng lại tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

2. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng không đạt yêu cầu

Có thể phân tích nguyên nhân từ cả hai phía:

Thứ nhất, từ phía người lao động:

  • Năng lực chuyên môn không đáp ứng yêu cầu thực tế;
  • Thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc thái độ làm việc chưa phù hợp;
  • Không thích nghi được với thay đổi về quy trình, công nghệ hoặc mô hình tổ chức.

Thứ hai, từ phía người sử dụng lao động:

  • Tiêu chí đánh giá công việc không rõ ràng, không được cụ thể hóa trong nội quy, quy chế;
  • Không có quy trình đánh giá định kỳ minh bạch;
  • Cảnh báo mang tính hình thức, không có bằng chứng cụ thể hoặc không tạo cơ hội cải thiện thực sự cho người lao động.

Trong nhiều tranh chấp lao động, Tòa án thường xem xét rất kỹ việc doanh nghiệp có xây dựng tiêu chí đánh giá cụ thể hay không, và việc cảnh báo có được thực hiện đúng trình tự, có tài liệu chứng minh hay không.

3. Rủi ro pháp lý khi xử lý không đúng quy định

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chưa ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc hoặc không tham vấn tổ chức đại diện người lao động khi xây dựng tiêu chí. Điều này dẫn đến nguy cơ:

  • Bị tuyên chấm dứt hợp đồng trái pháp luật;
  • Phải nhận người lao động trở lại làm việc;
  • Bồi thường tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội và các khoản khác trong thời gian người lao động không được làm việc.

Ngoài ra, việc xử lý thiếu nhất quán giữa các nhân viên có thể làm phát sinh khiếu nại nội bộ, ảnh hưởng môi trường làm việc và uy tín doanh nghiệp.

4. Thực tiễn tranh chấp và xu hướng xử lý

Thực tiễn xét xử cho thấy, Tòa án thường ưu tiên bảo vệ quyền lợi của người lao động nếu doanh nghiệp không chứng minh được:

  • Có tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng;
  • Có quy trình cảnh báo nhiều lần;
  • Có tạo điều kiện đào tạo, hỗ trợ cải thiện;
  • Có chứng cứ chứng minh mức độ không hoàn thành công việc mang tính “thường xuyên”.

Do đó, xu hướng hiện nay là doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất bài bản (KPIs, đánh giá định kỳ, biên bản làm việc, kế hoạch cải thiện hiệu suất – PIP) thay vì xử lý theo cảm tính hoặc quyết định đột ngột.

II. Khái niệm về nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo

Để xử lý đúng và hạn chế rủi ro tranh chấp, trước hết cần làm rõ về mặt pháp lý và quản trị khái niệm nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo. Việc xác định đúng bản chất, tiêu chí đánh giá và quy trình thông báo kết quả có ý nghĩa quyết định trong việc bảo đảm tính hợp pháp khi áp dụng các biện pháp kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

1. Nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo là gì?

Về bản chất, nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo là trường hợp người lao động không đáp ứng mức độ hoàn thành công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, quy chế nội bộ hoặc tiêu chí đánh giá do doanh nghiệp ban hành, dù đã được nhắc nhở, cảnh báo và tạo cơ hội khắc phục.

Theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động”. Tuy nhiên, để được coi là “thường xuyên không hoàn thành”, doanh nghiệp phải:

  • Xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cụ thể;
  • Ban hành quy chế đánh giá rõ ràng;
  • Có tài liệu chứng minh đã cảnh báo nhiều lần;
  • Chứng minh người lao động không cải thiện sau thời gian hợp lý.

Như vậy, “không đạt yêu cầu” không thể chỉ dựa trên cảm nhận chủ quan của người quản lý mà phải được xác định dựa trên hệ thống tiêu chí khách quan, minh bạch.

2. Chất lượng công việc được đánh giá dựa trên những tiêu chí nào?

Chất lượng công việc thường được đánh giá dựa trên các nhóm tiêu chí sau:

(i) Mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng lao động

  • Đạt/không đạt chỉ tiêu (KPI);
  • Hoàn thành đúng số lượng, khối lượng công việc;
  • Đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật.

(ii) Tiến độ thực hiện công việc

  • Thực hiện đúng thời hạn;
  • Không gây gián đoạn, ảnh hưởng đến bộ phận khác.

(iii) Mức độ chính xác và sai sót chuyên môn

  • Tỷ lệ lỗi vượt quá mức cho phép;
  • Phải sửa chữa nhiều lần, gây thiệt hại hoặc phát sinh chi phí.

(iv) Thái độ và tinh thần trách nhiệm

  • Hợp tác với đồng nghiệp;
  • Tuân thủ quy trình, nội quy lao động;
  • Chủ động khắc phục sai sót khi được góp ý.

Quan trọng nhất, các tiêu chí này phải được cụ thể hóa trong:

  • Hợp đồng lao động;
  • Nội quy lao động;
  • Quy chế đánh giá hiệu suất;
  • Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

Nếu doanh nghiệp không có hệ thống tiêu chí rõ ràng, việc kết luận “không đạt yêu cầu” sẽ rất khó được bảo vệ khi phát sinh tranh chấp.

3. Kết quả đánh giá chất lượng công việc có cần được thông báo công khai cho người lao động không?

Về nguyên tắc, kết quả đánh giá chất lượng công việc phải được thông báo trực tiếp và minh bạch cho người lao động, bởi:

  • Người lao động có quyền biết tình trạng thực hiện công việc của mình;
  • Đây là cơ sở để họ cải thiện hoặc giải trình;
  • Là chứng cứ quan trọng nếu sau này doanh nghiệp áp dụng hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng.

Tuy nhiên, “công khai” không có nghĩa là công bố rộng rãi cho toàn bộ nhân viên. Việc thông báo nên thực hiện theo hình thức phù hợp như: Biên bản họp đánh giá; Email chính thức; Văn bản cảnh báo; Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP).

Việc có xác nhận của người lao động (ký nhận, phản hồi email…) sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh đã đảm bảo tính minh bạch và tạo điều kiện cho người lao động khắc phục.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo

Tình trạng nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo không chỉ là vấn đề quản trị nội bộ mà còn chịu sự điều chỉnh trực tiếp của pháp luật lao động. Việc xử lý không đúng căn cứ hoặc sai trình tự có thể dẫn đến tranh chấp và bị tuyên chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Do đó, cần phân tích cụ thể các quy định hiện hành để xác định giới hạn quyền và nghĩa vụ của các bên.

1. Pháp luật lao động hiện hành quy định như thế nào về nghĩa vụ hoàn thành công việc của người lao động?

Theo khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người lao động như sau:

  • Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác;
  • Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động;
  • Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động.

Như vậy, người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng lao động đã giao kết, tuân thủ kỷ luật lao động, nội quy lao động và sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động.

2. Các hình thức cảnh báo nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc gồm những hình thức nào?

Pháp luật lao động không quy định cụ thể “cảnh báo” là một hình thức kỷ luật lao động độc lập. Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức kỷ luật lao động chỉ bao gồm:

  • Khiển trách;
  • Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng
  • Cách chức;
  • Sa thải.

Do đó, “cảnh báo” về chất lượng công việc thường được hiểu là biện pháp quản trị nội bộ, không phải hình thức kỷ luật chính thức. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể áp dụng:

  • Nhắc nhở bằng miệng (ghi nhận biên bản);
  • Email đánh giá hiệu suất;
  • Văn bản cảnh báo;
  • Biên bản họp đánh giá định kỳ;
  • Kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP).

Lưu ý: Nếu việc “cảnh báo” mang tính kỷ luật (ví dụ: khiển trách), doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 (thông báo họp, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động, lập biên bản…).

3. Doanh nghiệp có phải tạo điều kiện để nhân viên khắc phục, cải thiện chất lượng công việc sau khi cảnh báo không?

Pháp luật không quy định trực tiếp nghĩa vụ “phải đào tạo lại”, nhưng từ nguyên tắc thiện chí, hợp tác và bảo đảm quyền lợi người lao động, có thể hiểu rằng doanh nghiệp nên:

  • Thông báo rõ nội dung chưa đạt;
  • Xác định thời gian hợp lý để cải thiện;
  • Hướng dẫn hoặc đào tạo bổ sung (nếu cần);
  • Ghi nhận quá trình theo dõi, đánh giá lại.

Trong thực tiễn xét xử, Tòa án thường xem xét liệu người lao động có được tạo cơ hội khắc phục hay không. Nếu doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng ngay mà không có quá trình cảnh báo, đánh giá lại, khả năng cao sẽ bị xác định là chấm dứt trái pháp luật.

Vì vậy, việc xây dựng lộ trình cải thiện (ví dụ 30–60 ngày) không chỉ là giải pháp quản trị nhân sự mà còn là “lá chắn pháp lý” cho doanh nghiệp.

4. Doanh nghiệp có được đồng thời áp dụng kỷ luật lao động và chấm dứt hợp đồng vì lý do không đạt chất lượng công việc không?

Cần phân biệt hai căn cứ pháp lý khác nhau:

  • Kỷ luật lao động: áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động (Điều 124 Bộ luật Lao động 2019).
  • Đơn phương chấm dứt hợp đồng do không hoàn thành công việc: áp dụng theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.

Về nguyên tắc:

  • Nếu người lao động chỉ không đạt hiệu suất (không có hành vi vi phạm kỷ luật cụ thể), doanh nghiệp nên áp dụng căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc”, không phải xử lý kỷ luật.
  • Nếu có hành vi vi phạm nội quy (ví dụ: bỏ việc, không tuân thủ quy trình…), doanh nghiệp có thể xử lý kỷ luật theo đúng trình tự.

Doanh nghiệp không nên “gộp” hai căn cứ này một cách tùy tiện. Việc vừa xử lý kỷ luật vừa chấm dứt hợp đồng cho cùng một hành vi có thể bị xem là áp dụng nhiều chế tài cho một vi phạm, làm phát sinh rủi ro pháp lý.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo

Trong thực tiễn tư vấn và giải quyết tranh chấp, các vấn đề xoay quanh việc xử lý nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo thường phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến và phân tích pháp lý cụ thể.

1. Nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc có được chuyển sang vị trí khác thay vì chấm dứt hợp đồng không?

Có. Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng ngay khi người lao động không đạt yêu cầu công việc.

Theo Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có thể tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng trong một số trường hợp nhất định. Ngoài ra, nếu hai bên thỏa thuận sửa đổi hợp đồng lao động để bố trí sang vị trí phù hợp hơn với năng lực thì hoàn toàn hợp pháp.

Giải pháp chuyển vị trí thường phù hợp khi:

  • Người lao động có thái độ tốt nhưng năng lực chuyên môn chưa phù hợp vị trí cũ;
  • Doanh nghiệp có vị trí thay thế tương đương;
  • Hai bên đạt được sự đồng thuận.

Việc chuyển vị trí vừa thể hiện thiện chí của doanh nghiệp, vừa giảm thiểu rủi ro tranh chấp khi sau này phải chấm dứt hợp đồng.

2. Việc cảnh báo người lao động không đạt chất lượng công việc có bắt buộc phải lập thành văn bản không?

Pháp luật không quy định bắt buộc mọi trường hợp cảnh báo đều phải lập thành văn bản. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc” để đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 thì việc có hồ sơ, tài liệu chứng minh là rất quan trọng.

Do đó, trên thực tế nên: Lập biên bản họp đánh giá; Gửi email cảnh báo; Ban hành văn bản yêu cầu cải thiện; Lưu giữ kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP).

Nếu không có tài liệu chứng minh đã cảnh báo nhiều lần, doanh nghiệp rất khó bảo vệ quyết định chấm dứt hợp đồng khi phát sinh tranh chấp.

3. Người lao động có quyền khiếu nại khi không đồng ý với kết quả đánh giá chất lượng công việc không?

Có. Người lao động có quyền khiếu nại, phản ánh hoặc khởi kiện nếu cho rằng việc đánh giá không khách quan hoặc không đúng quy trình theo Điều 131 Bộ luật Lao động 2019. 

Người lao động có thể: Gửi khiếu nại nội bộ đến người sử dụng lao động; Đề nghị tổ chức đại diện người lao động bảo vệ quyền lợi; Yêu cầu hòa giải viên lao động; Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.

4. Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng do không đạt chất lượng công việc có cần phải thông báo trước không?

Có. Trường hợp áp dụng căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc”, doanh nghiệp đang thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, do đó phải tuân thủ thời hạn báo trước theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.

Thời hạn báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng:

  • Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn;
  • Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn;
  • Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng.

Nếu không báo trước đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

5. Doanh nghiệp có phải thanh toán đầy đủ quyền lợi cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng trong trường hợp không đạt yêu cầu về chất lượng công việc không?

Có. Dù chấm dứt vì lý do không đạt yêu cầu công việc, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

  • Thanh toán đủ tiền lương và các khoản liên quan trong 14 ngày (trường hợp đặc biệt tối đa 30 ngày);
  • Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội;
  • Thanh toán trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện);
  • Thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ (nếu có).

Việc không hoàn thành nghĩa vụ thanh toán có thể làm phát sinh tranh chấp riêng, độc lập với tranh chấp về căn cứ chấm dứt hợp đồng.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo

Vấn đề xử lý nhân viên không đạt yêu cầu về chất lượng công việc sau nhiều lần cảnh báo tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và căn cứ. Việc tư vấn từ luật sư có kinh nghiệm giúp:

  • Xây dựng tiêu chí đánh giá và quy chế nội bộ đúng pháp luật;
  • Soạn thảo văn bản cảnh báo, biên bản đánh giá chặt chẽ;
  • Tư vấn lựa chọn phương án tối ưu (chuyển vị trí, đào tạo lại hay chấm dứt hợp đồng);
  • Đại diện giải quyết tranh chấp lao động nếu phát sinh.

Với kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp trong lĩnh vực lao động – nhân sự, NPLaw hỗ trợ khách hàng xử lý vấn đề một cách bài bản, hạn chế tối đa nguy cơ bị tuyên chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, đồng thời bảo đảm cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.