Tư vấn pháp lý liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kê khai và quyết toán thuế luôn là vấn đề quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xác định đâu là chi phí hợp lệ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, đâu là chi phí không hợp lệ. Việc kê khai sai hoặc đưa các khoản chi phí không hợp lệ vào hồ sơ thuế có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, bị cơ quan thuế loại trừ, truy thu, xử phạt và làm ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc nắm rõ quy định pháp luật và có sự tư vấn kịp thời từ chuyên gia là yếu tố then chốt để doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả hoạt động.

I. Thực trạng liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc tối ưu chi phí để nâng cao lợi nhuận. Tuy nhiên, quá trình kê khai thuế vẫn tồn tại nhiều vướng mắc, đặc biệt liên quan đến các khoản chi phí không hợp lệ.

Khó khăn trong nhận diện chi phí hợp lệ và không hợp lệ:

• Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa có bộ phận kế toán – pháp lý chuyên trách nên dễ nhầm lẫn trong việc xác định chi phí được trừ theo quy định pháp luật thuế.
• Các khoản chi cho tiếp khách, quảng cáo, khuyến mãi, hay các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ thường bị lẫn lộn trong báo cáo tài chính.

Thực trạng vi phạm phổ biến: 

• Doanh nghiệp kê khai các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Đưa vào chi phí tính thuế những khoản chi không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Lạm dụng chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí lãi vay vượt quá mức khống chế theo quy định.
• Một số trường hợp cố tình hợp thức hóa chứng từ để làm tăng chi phí nhằm giảm nghĩa vụ thuế.

Hệ quả thường gặp: 

• Cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra sẽ loại bỏ các khoản chi phí không hợp lệ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và doanh nghiệp bị truy thu số thuế chênh lệch.
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, tính lãi chậm nộp, thậm chí bị coi là gian lận thuế nếu có dấu hiệu cố ý.
• Gây ảnh hưởng đến uy tín và tính minh bạch của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, nhất là khi tham gia các dự án hoặc giao dịch với đối tác lớn.

II. Quy định của pháp luật liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế

Để hạn chế tình trạng doanh nghiệp lợi dụng chi phí nhằm trốn thuế hoặc giảm nghĩa vụ thuế, pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng về nguyên tắc xác định chi phí được trừ và chi phí không hợp lệ. Đây là cơ sở quan trọng giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ, đồng thời giúp doanh nghiệp minh bạch hơn trong hoạt động tài chính.

1. Chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế là gì?

Chi phí không hợp lệ (hay còn gọi là chi phí không được trừ) trong việc kê khai thuế là những khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nói cách khác, đây là các khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hoặc vượt mức khống chế theo quy định của pháp luật.

2. Những khoản nào thường bị xem là chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế?

Theo Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện  được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế; 
• Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;
• Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;
• Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động;
• Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng;
• Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;
• Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật;
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh; tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;
• Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu; lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị đầu tư; lãi vay để triển khai thực hiện các hợp đồng tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí; phần chi trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng vượt mức theo quy định của Bộ luật Dân sự;
• Phần chi phí được phép thu hồi vượt quá tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí được duyệt; trường hợp hợp đồng dầu khí không quy định về tỷ lệ thu hồi chi phí thì phần chi phí vượt trên mức do Chính phủ quy định không được tính vào chi phí được trừ;
• Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ; thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ; thuế giá trị gia tăng đầu vào của phần giá trị xe ô tô chở người từ 09 chỗ ngồi trở xuống vượt mức do Chính phủ quy định; thuế thu nhập doanh nghiệp; các khoản thuế, phí, lệ phí, thu khác không được tính vào chi phí theo quy định của pháp luật và tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

• Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi quy định tại điểm b khoản 1 Điều này; khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
• Khoản tài trợ, trừ khoản tài trợ quy định tại tiểu điểm b5 điểm b khoản 1 Điều này;
• Chi về đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định; chi liên quan trực tiếp đến việc tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp;
• Các khoản chi của hoạt động kinh doanh: ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán, hợp đồng BT, BOT, BTO không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;
• Các khoản chi khác.

3. Quy định về hóa đơn, chứng từ có vai trò thế nào trong việc xác định chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế?

Theo điểm c Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ thì doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Đối với tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh; tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo điểm h Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. 

III. Giải đáp các thắc mắc về chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, nhiều doanh nghiệp thường gặp vướng mắc xoay quanh việc xác định và xử lý chi phí không hợp lệ. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp cùng giải đáp pháp lý liên quan:

1. Quy định pháp luật có cơ chế phòng ngừa nào giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro kê khai chi phí không hợp lệ không?

Pháp luật hiện hành quy định rõ điều kiện để một khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp tại Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ chứng từ kế toán, hóa đơn hợp pháp.

2. Có cách nào để hạn chế rủi ro liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế không?

Để hạn chế rủi ro liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế, doanh nghiệp cần: 

• Xây dựng hệ thống kế toán – thuế minh bạch, kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, chứng từ đầu vào.
• Ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch có giá trị lớn theo quy định.
• Thường xuyên cập nhật thay đổi của pháp luật thuế, đồng thời tham khảo ý kiến tư vấn từ chuyên gia pháp lý, kế toán.

3. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế ở kỳ sau không?

Trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót, có thể lập hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh trong kỳ tính thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

Tuy nhiên, khoản chi đã bị cơ quan thuế xác định là không hợp lệ sẽ không được đưa vào kỳ sau, trừ khi doanh nghiệp có bổ sung, hoàn thiện được chứng từ hợp pháp chứng minh.

4. Khi bị loại trừ chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế, doanh nghiệp có quyền khởi kiện quyết định thuế không?

Theo Điều 148 Luật Quản lý thuế năm 2019, việc khởi kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật về tố tụng hành chính.

Nếu cho rằng quyết định của cơ quan thuế chưa phù hợp, doanh nghiệp có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện ra Tòa án hành chính theo quy định của Luật Tố tụng hành chính năm 2015, sửa đổi năm 2025. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng cứ, tài liệu chứng minh để bảo vệ quyền lợi của mình.

5. Có quy định đặc thù nào về chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế đối với doanh nghiệp FDI không?

Về cơ bản, doanh nghiệp FDI cũng phải tuân thủ quy định chung như doanh nghiệp trong nước.

Tuy nhiên, với các khoản chi liên quan đến giao dịch liên kết, chi phí trả lãi vay, chuyển giá… thì cơ quan thuế áp dụng thêm các quy định đặc thù tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết để kiểm soát chặt chẽ hơn.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế

Trong bối cảnh hệ thống pháp luật về thuế thường xuyên thay đổi, việc xác định đúng – đủ chi phí hợp lệ là một thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, dịch vụ tư vấn pháp lý đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp:

• Rà soát và đánh giá hệ thống kế toán, hóa đơn, chứng từ để hạn chế rủi ro.
• Hướng dẫn cách phân loại và hạch toán chi phí hợp lệ theo quy định thuế.
• Tư vấn, hỗ trợ xử lý tranh chấp với cơ quan thuế khi có vướng mắc về chi phí bị loại trừ.
• Cập nhật kịp thời các thay đổi pháp luật, giúp doanh nghiệp chủ động trong quản trị thuế và tối ưu nghĩa vụ tài chính.

Quý Khách hàng còn nhu cầu tư vấn liên quan đến chi phí không hợp lệ trong việc kê khai thuế thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.