Tư vấn pháp lý về soạn thảo điều lệ công ty

Điều lệ công ty là văn bản pháp lý nội bộ quan trọng hàng đầu, đóng vai trò nền tảng trong việc xác lập cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông, cũng như các nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ phân tích các khía cạnh pháp lý cơ bản cần lưu ý khi soạn thảo điều lệ công ty, giúp doanh nghiệp xây dựng điều lệ phù hợp với nhu cầu phát triển và tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.

I. Nhu cầu về soạn thảo điều lệ công ty

Điều lệ công ty không chỉ là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, mà còn là văn bản pháp lý cốt lõi thể hiện ý chí thỏa thuận giữa các thành viên, cổ đông trong việc tổ chức, quản lý và điều hành công ty. Do đó, nhu cầu soạn thảo điều lệ công ty ngày càng trở nên cấp thiết và đa dạng, nhất là trong bối cảnh môi trường đầu tư – kinh doanh đang phát triển nhanh chóng như hiện nay.

Một số nhu cầu điển hình có thể kể đến như sau:

• Nhu cầu từ các doanh nghiệp mới thành lập: Các cá nhân, tổ chức khi thành lập doanh nghiệp đều phải xây dựng điều lệ công ty như một phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, nhiều chủ thể chưa am hiểu sâu về pháp luật thường sử dụng mẫu điều lệ sẵn có, dẫn đến việc điều lệ thiếu tính tùy chỉnh, không phản ánh được đúng mô hình tổ chức hoặc định hướng hoạt động của công ty.
• Nhu cầu điều chỉnh, sửa đổi điều lệ khi công ty phát triển: Trong quá trình hoạt động, khi có sự thay đổi về thành viên, cổ đông, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần sửa đổi, bổ sung điều lệ để phù hợp với thực tế và đảm bảo tính hợp pháp. Đây là nhu cầu phổ biến, nhất là với các công ty có sự phát triển nhanh, thu hút đầu tư mới hoặc mở rộng quy mô.
• Nhu cầu kiểm soát và phòng ngừa tranh chấp nội bộ: Điều lệ là công cụ pháp lý quan trọng để xác định rõ quyền và nghĩa vụ giữa các thành viên hoặc cổ đông. Việc xây dựng một điều lệ rõ ràng, đầy đủ là biện pháp hữu hiệu nhằm phòng ngừa rủi ro xung đột lợi ích, đặc biệt trong các công ty có nhiều thành viên sáng lập, hoặc công ty gia đình, công ty cổ phần chưa niêm yết.
• Nhu cầu xây dựng điều lệ phù hợp với loại hình và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Tùy theo loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài...), mục tiêu kinh doanh hoặc định hướng phát triển (ví dụ: gọi vốn, hợp tác chiến lược, IPO…), doanh nghiệp cần xây dựng điều lệ mang tính "đo ni đóng giày", vừa tuân thủ pháp luật, vừa đáp ứng các điều kiện đặc thù.
• Nhu cầu bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư và đối tác: Trong quá trình gọi vốn hoặc liên doanh, nhà đầu tư và đối tác thường yêu cầu điều lệ phải ghi nhận rõ ràng các cơ chế bảo vệ quyền lợi, như quyền biểu quyết, quyền ưu tiên mua cổ phần, quyền rút vốn... Điều này đòi hỏi việc tư vấn và xây dựng điều lệ cần có sự tham gia của các chuyên gia pháp lý am hiểu cả luật trong nước và thông lệ quốc tế.

II. Quy định pháp luật về soạn thảo điều lệ công ty

1. Nguyên tắc cần tuân thủ khi soạn thảo điều lệ công ty?

Hiện tại, quy định của pháp luật không nêu rõ về khái niệm điều lệ công ty (ĐLCT), tuy nhiên ta có thể hiểu như sau: Điều lệ công ty là một cam kết được đồng ý bởi các chủ sở hữu công ty, giữa những người sáng lập với nhau cũng như những người sáng lập với những người góp vốn (thành viên hợp danh, thành viên góp vốn vào công ty hợp danh, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ đông) nhằm xác lập các nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, góp vốn, bộ máy tổ chức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại và những nội dung khác.

Khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN), Điều lệ công ty bao gồm: Điều lệ khi đăng ký thành lập công ty và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi soạn thảo điều lệ: 

• Thứ nhất, điều lệ công ty không được làm trái lại với những quy định của pháp luật hay xâm phạm quyền lợi của các bên thứ ba.

Đây là nguyên tắc đầu tiên và rất cơ bản khi soạn thảo điều lệ công ty. Pháp luật cho phép Điều lệ được tự do quy định tuy nhiên các quy định này phải được xây dựng trong khuôn khổ, hành lang pháp lý của LDN và pháp luật khác. Pháp luật luôn có những quy định mở để Điều lệ có quy định điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình. Nhưng điều lệ công ty nếu có quy định cũng không được phá vỡ những mức tối đa hay tối thiểu do luật định.

• Thứ hai, điều lệ công ty như là một hợp đồng nhiều bên dựa trên nguyên tắc tự nguyện, tự do thỏa thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty.

Như vậy điều lệ công ty trước khi được xác lập phải trải qua các bước họp và đàm phán, thỏa thuận những vấn đề cần được nêu ra trong Điều lệ. Bên cạnh các quy định mà pháp luật đã thừa nhận thì điều lệ công ty phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ khác của các bên cũng như cách thức thực hiện nó để chi tiết hóa khi áp dụng vào thực tiễn.

• Thứ ba, điều lệ công ty phải có đủ các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật.

Cụ thể là phải có đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 24 LDN 2020 về Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; Ngành, nghề kinh doanh; Vốn Điều lệ… Sở dĩ LDN bắt buộc Điều lệ phải có những quy định này vì đây là những vấn đề cơ bản rất quan trọng liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. 

• Thứ tư, điều lệ công ty khi đăng kí doanh nghiệp phải thể hiện được sự chấp thuận của tất cả các thành viên sáng lập.

Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây: Các thành viên hợp danh đối với Công ty hợp danh; Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với Công ty TNHH một thành viên; Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên; cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với Công ty cổ phần.

2. Trình tự thực hiện việc soạn thảo điều lệ công ty?

Bước 1: Xác định loại hình công ty

Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng, bởi lẽ mỗi loại hình công ty sẽ có những quy định pháp lý riêng biệt về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên và các nội dung bắt buộc phải có trong điều lệ. 

Các loại hình công ty phổ biến gồm:

• Công ty TNHH một thành viên
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh

Xác định đúng loại hình công ty sẽ giúp bạn định hướng được các nội dung cần đưa vào điều lệ một cách chính xác.

Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết

Để soạn thảo một bản điều lệ đầy đủ và chính xác, bạn cần thu thập đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin chung về công ty:

• Tên công ty (tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt).
• Địa chỉ trụ sở chính (cần chi tiết đến số nhà, ngõ/hẻm, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
• Ngành, nghề kinh doanh chính (cần lựa chọn và ghi rõ mã ngành cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam VSIC 2018).
• Vốn điều lệ (tổng số vốn dự kiến góp vào công ty).
• Hình thức góp vốn (tiền mặt, tài sản khác như nhà xưởng, máy móc, quyền sở hữu trí tuệ, v.v.).
• Thời hạn góp vốn của các thành viên/cổ đông.

Thông tin về chủ sở hữu/thành viên/cổ đông sáng lập: 

• Đối với cá nhân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, tỷ lệ vốn góp/số lượng cổ phần và loại cổ phần (đối với công ty cổ phần).
• Đối với tổ chức: Tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, thông tin về người đại diện theo pháp luật của tổ chức, tỷ lệ vốn góp/số lượng cổ phần và loại cổ phần (đối với công ty cổ phần).

Thông tin về cơ cấu tổ chức quản lý:

• Xác định mô hình quản lý của công ty (ví dụ: Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc, Hội đồng thành viên và Giám đốc, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát).
• Số lượng thành viên trong Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
• Chức danh của người đại diện theo pháp luật (có thể có một hoặc nhiều người).

Bước 3: Soạn thảo nội dung điều lệ: 

Dựa trên các thông tin đã thu thập, tiến hành soạn thảo thành một văn bản pháp lý hoàn chỉnh. 

Bước 4: Rà soát và hoàn thiện

Sau khi soạn thảo xong, cần tiến hành rà soát kỹ lưỡng từng điều khoản để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, rõ ràng, không có sự mâu thuẫn hoặc chồng chéo giữa các điều khoản. 

Nên đối chiếu với các quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan để đảm bảo tính hợp pháp của điều lệ. Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng hoặc có thể gây hiểu nhầm, cần chỉnh sửa và làm rõ ngay lập tức. 

Bước 5: Thống nhất và ký kết

Đối với các công ty có nhiều thành viên/cổ đông sáng lập, cần tổ chức cuộc họp để thống nhất toàn bộ nội dung của điều lệ. Mọi ý kiến đóng góp và sửa đổi cần được thảo luận và thống nhất trước khi tiến hành ký kết.

Sau khi đạt được sự đồng thuận, tất cả các chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh), các thành viên/người đại diện theo pháp luật của thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), các cổ đông sáng lập/người đại diện theo pháp luật của cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần) sẽ ký tên vào bản điều lệ. 

Đối với các tổ chức là chủ sở hữu/thành viên/cổ đông sáng lập, cần đóng dấu của tổ chức.

3. Ai chịu trách nhiệm soạn thảo điều lệ công ty?

• Các thành viên trong công ty có thể cùng nhau thảo luận và đưa ra ý kiến về việc soạn thảo Điều lệ công ty. Thông qua cách này sẽ giúp cho công ty có sự thống nhất của các thành viên trong công ty, giúp cho các thành viên trong công ty thoải mái, tự chủ và tạo mối quan hệ gắn kết.
• Điều lệ công ty sẽ do những người đứng đầu công ty soạn thảo, đây thuộc về thẩm quyền của người đại diện quản lý trong công ty. Hình thức này thể hiện sự lãnh đạo thống nhất cao của các thành viên trong công ty thể hiện sự thống nhất cao độ của tất cả các thành viên trong công ty, từ đó có thể khiến các thành viên trong công ty cần phải tuân thủ các Điều lệ mà công ty đặt ra.

III. Giải đáp một số câu hỏi thắc mắc về soạn thảo điều lệ công ty

1. Những nội dung nào bắt buộc phải có khi soạn thảo điều lệ công ty?

Theo khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

b) Ngành, nghề kinh doanh;

c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

e) Cơ cấu tổ chức quản lý;

g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;

h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

i) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;

k) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;

l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

m) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;

n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

2. Việc soạn thảo điều lệ công ty TNHH có khác gì với soạn thảo điều lệ công ty cổ phần không?

Việc soạn thảo điều lệ công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn) và công ty cổ phần có nhiều điểm tương đồng về mặt nguyên tắc, vì đều phải tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật Doanh nghiệp 2020), nhưng có sự khác biệt đáng kể về nội dung, cấu trúc và các quy định nội bộ, phản ánh bản chất pháp lý và cơ cấu tổ chức riêng của từng loại hình công ty.

Cơ cấu tổ chức và quản lý

• Công ty TNHH (đặc biệt là TNHH hai thành viên trở lên): Có thể tổ chức theo mô hình: Hội đồng thành viên + Giám đốc/Tổng giám đốc. Chủ tịch Hội đồng thành viên có vai trò trung tâm. Không bắt buộc phải có Ban kiểm soát (trừ khi là doanh nghiệp nhà nước hoặc quy mô lớn).
• Công ty cổ phần: Cơ cấu bắt buộc phức tạp hơn: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc, và Ban kiểm soát (nếu có từ 11 cổ đông trở lên hoặc tổ chức sở hữu từ 50% vốn). Điều lệ cần quy định rõ thẩm quyền, quy trình triệu tập và thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị… Do đó, điều lệ công ty cổ phần thường dài và chi tiết hơn về cơ cấu quản trị.

Chế độ sở hữu vốn và chuyển nhượng phần vốn

• Công ty TNHH: Góp vốn dưới hình thức phần vốn góp, không chia thành cổ phần. Việc chuyển nhượng phần vốn góp bị hạn chế: phải ưu tiên chào bán cho các thành viên còn lại trước khi chuyển nhượng ra ngoài (Điều 52 LDN 2020). Điều lệ cần quy định rõ quy trình, điều kiện chuyển nhượng phần vốn góp.
• Công ty cổ phần: Vốn được chia thành cổ phần, có thể dễ dàng chuyển nhượng, trừ trường hợp bị hạn chế theo điều lệ. Có các loại cổ phần: phổ thông, ưu đãi biểu quyết, ưu đãi cổ tức… Điều lệ cần quy định rõ loại cổ phần, quyền và nghĩa vụ của cổ đông, và trình tự chuyển nhượng cổ phần.

Quyền biểu quyết và ra quyết định

• Công ty TNHH: Quyết định được thông qua dựa trên tỷ lệ phần vốn góp. Điều lệ cần nêu rõ các tỷ lệ biểu quyết cho từng loại quyết định của Hội đồng thành viên (ví dụ: từ 65% trở lên cho quyết định quan trọng).
• Công ty cổ phần: Cổ đông biểu quyết theo số cổ phần có quyền biểu quyết. Điều lệ cần quy định rõ quy trình triệu tập, điều kiện hợp lệ của Đại hội đồng cổ đông và tỷ lệ thông qua nghị quyết.

3. Soạn thảo điều lệ công ty không đúng quy định có bị xử phạt không?

Soạn thảo điều lệ công ty không đúng quy định có bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP: 

• Vi phạm về kê khai vốn điều lệ: Điều 47;
• Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp nếu Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty: Điều 52;
• Không đăng ký thay đổi vốn điều lệ, số lượng thành viên, cổ đông tương ứng với phần vốn góp, cổ phần và số lượng thành viên, cổ đông giảm xuống (nếu có) đối với doanh nghiệp bị tách hoặc không đăng ký doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp được tách: Điều 57;

4. Có nên thuê luật sư để soạn thảo điều lệ công ty không?

Việc thuê luật sư để soạn thảo điều lệ công ty là một khoản đầu tư nhỏ nhưng đem lại giá trị lớn. Điều lệ không chỉ là thủ tục hành chính, mà là nền tảng pháp lý sống còn để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, ổn định và bền vững.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về soạn thảo điều lệ công ty

Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết mà NPLaw của chúng tôi cung cấp để hỗ trợ quý khách hàng về giải quyết các khiếu nại từ cơ quan quản lý nhà nước. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.