Tìm hiểu vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc, căn cứ pháp lý, cách xử lý kỷ luật và giải đáp các tình huống thường gặp giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro.
Vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc là vấn đề phổ biến trong quản lý nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và kỷ luật lao động. Việc hiểu rõ khái niệm, quy định pháp luật, hình thức xử lý và các tình huống thực tế sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng biện pháp phù hợp, đúng quy trình. Bài viết dưới đây phân tích toàn diện các quy định liên quan và giải đáp những thắc mắc thường gặp, đồng thời làm rõ vai trò của luật sư trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xử lý vi phạm hiệu quả.
I. Thực trạng liên quan đến vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy tình trạng vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc diễn ra khá phổ biến như đi muộn, về sớm, nghỉ không xin phép hoặc chấm công không trung thực. Những hành vi này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất lao động cá nhân mà còn tác động đến tiến độ công việc chung, gây khó khăn trong quản lý nhân sự và vận hành doanh nghiệp. Nếu diễn ra thường xuyên nhưng không được kiểm soát, vi phạm giờ giấc làm việc có thể làm phát sinh tranh chấp lao động và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
II. Khái niệm về vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Để quản lý hiệu quả thời gian làm việc và duy trì kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần xác định rõ thế nào là vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc, các hành vi cụ thể được coi là vi phạm cũng như vai trò của việc ban hành quy định nội bộ trong thực tiễn quản trị nhân sự.
1. Vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc là gì?
Vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc được hiểu là việc người lao động không tuân thủ thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nội quy lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp.
Căn cứ điểm g khoản 1 Điều 21 Bộ luật lao động 2019 về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi là một trong những nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động. Do đó, khi người lao động đi muộn, về sớm, nghỉ không phép, không chấm công đúng quy định hoặc không tuân thủ ca làm việc đã được phân công thì có thể bị coi là vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc.
Nói cách khác, đây là hành vi vi phạm kỷ luật lao động liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ làm việc đúng thời gian đã cam kết và có thể bị xử lý theo nội quy lao động và quy định pháp luật hiện hành.
2. Những hành vi nào được xác định là vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc?
Những hành vi được xác định là vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc thường bao gồm các trường hợp người lao động không tuân thủ thời gian làm việc đã được quy định trong hợp đồng lao động, nội quy lao động hoặc quy chế doanh nghiệp, cụ thể:
- Đi làm muộn hoặc về sớm so với thời giờ làm việc đã quy định mà không có lý do chính đáng.
- Tự ý nghỉ làm, nghỉ giữa ca, rời vị trí làm việc khi chưa được chấp thuận.
- Nghỉ làm không phép hoặc nghỉ vượt số ngày được phép theo quy định.
- Không chấp hành lịch làm việc, lịch trực, ca làm việc hoặc thay đổi ca làm việc trái quy định.
- Không chấm công, chấm công sai, nhờ người khác chấm công hộ hoặc có hành vi gian lận thời gian làm việc.
- Sử dụng thời giờ làm việc cho mục đích cá nhân gây ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc theo phân công.
Các hành vi này được xem là vi phạm kỷ luật lao động vì liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tuân thủ thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đã được xác lập theo Bộ luật Lao động 2019 và nội quy của doanh nghiệp, từ đó có thể làm căn cứ để áp dụng hình thức xử lý kỷ luật phù hợp.
3. Vì sao doanh nghiệp cần ban hành quy định nội bộ về giờ giấc làm việc?
Doanh nghiệp cần ban hành quy định nội bộ về giờ giấc làm việc vì đây là công cụ quan trọng để thiết lập kỷ luật lao động và đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra ổn định.
Trước hết, quy định giờ giấc giúp xác định rõ nghĩa vụ về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi của người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng và theo nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019, từ đó hạn chế tình trạng đi muộn, về sớm hoặc nghỉ việc tùy tiện.
Bên cạnh đó, việc ban hành quy định nội bộ tạo cơ sở minh bạch để doanh nghiệp quản lý nhân sự, phân ca, đánh giá hiệu quả làm việc và xử lý vi phạm khi phát sinh. Đây cũng là căn cứ pháp lý quan trọng để áp dụng các hình thức kỷ luật lao động đúng trình tự, tránh tranh chấp.
Ngoài ra, quy định giờ giấc làm việc góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo sự công bằng giữa các nhân sự và nâng cao năng suất chung của tổ chức.
Tóm lại, quy định nội bộ về giờ giấc làm việc không chỉ phục vụ mục tiêu quản lý mà còn là nền tảng pháp lý giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro và duy trì kỷ luật lao động bền vững.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Để bảo đảm việc quản lý giờ giấc làm việc được thực hiện đúng quy định và có cơ sở xử lý khi phát sinh vi phạm, pháp luật lao động đã thiết lập nhiều quy định cụ thể về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và kỷ luật lao động làm nền tảng cho việc ban hành, áp dụng nội quy doanh nghiệp. Vì vậy, việc hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan là điều cần thiết để xác định đúng hành vi vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc.
1. Các quy định về thời giờ làm việc của người lao động
Theo Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc của người lao động được quy định cụ thể nhằm bảo đảm sức khỏe, quyền lợi và sự cân bằng giữa làm việc – nghỉ ngơi, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả.
Bước 1: Thời giờ làm việc bình thường
Căn cứ Điều 105, thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và 48 giờ trong 01 tuần. Người sử dụng lao động có thể tổ chức theo ngày hoặc theo tuần nhưng phải thông báo cho người lao động; nếu theo tuần thì tối đa 10 giờ/ngày và vẫn không quá 48 giờ/tuần. Nhà nước khuyến khích thực hiện tuần làm việc 40 giờ.
Bước 2: Giờ làm việc ban đêm
Theo Điều 106, thời giờ làm việc ban đêm được xác định từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Đây là căn cứ để tính chế độ tiền lương, phụ cấp và quyền lợi liên quan.
Bước 3: Quy định về làm thêm giờ
Theo Điều 107, làm thêm giờ là thời gian làm việc ngoài giờ bình thường và chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của người lao động. Tổng số giờ làm thêm phải bảo đảm: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng; tối đa 200 giờ/năm, trừ trường hợp đặc biệt được phép đến 300 giờ/năm đối với một số ngành, nghề hoặc tình huống cấp bách.
Bước 4: Làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt
Theo Điều 108, người sử dụng lao động có thể yêu cầu làm thêm không bị giới hạn số giờ trong các tình huống đặc biệt như phục vụ quốc phòng, an ninh hoặc để bảo vệ tính mạng, tài sản, khắc phục thiên tai, dịch bệnh, sự cố khẩn cấp.
Các quy định về thời giờ làm việc là nền tảng pháp lý quan trọng để doanh nghiệp xây dựng nội quy giờ giấc làm việc và xử lý vi phạm, đồng thời giúp bảo đảm quyền lợi, sức khỏe và sự ổn định quan hệ lao động.
2. Quy định về nghỉ trong giờ làm việc và nghỉ chuyển ca như thế nào?
Quy định về nghỉ trong giờ làm việc và nghỉ chuyển ca được pháp luật lao động quy định cụ thể nhằm bảo đảm sức khỏe người lao động và tổ chức thời gian làm việc hợp lý tại doanh nghiệp.
- Khoản 1 Điều 109 Bộ luật lao động 2019 quy định người lao động làm việc từ 06 giờ trở lên trong ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, trường hợp làm việc ban đêm thì nghỉ ít nhất 45 phút liên tục; nếu làm việc theo ca liên tục từ 06 giờ trở lên thì thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc.
- Khoản 2 Điều 109 Bộ luật lao động 2019 quy định ngoài thời gian nghỉ giữa giờ, người sử dụng lao động phải bố trí các đợt nghỉ giải lao và ghi nhận trong nội quy lao động.
- Khoản 3 Điều 63 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định thời gian nghỉ giữa giờ của người lao động làm việc theo ca được tính vào giờ làm việc khi đáp ứng đủ điều kiện:
(i) Làm việc trong ca từ 06 giờ trở lên;
(ii) Thời gian chuyển tiếp giữa hai ca liền kề không quá 45 phút.
Như vậy, pháp luật đã xác định rõ thời gian nghỉ trong giờ làm việc và điều kiện nghỉ chuyển ca, làm cơ sở để doanh nghiệp xây dựng nội quy và xử lý các trường hợp vi phạm giờ giấc làm việc đúng quy định.
3. Những hình thức xử lý kỷ luật nào được áp dụng với vi phạm giờ giấc làm việc?
Việc vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc là căn cứ để doanh nghiệp xem xét xử lý kỷ luật lao động theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, tùy vào tính chất, mức độ và tần suất vi phạm.
Cụ thể:
- Khiển trách: Áp dụng với các vi phạm nhẹ như đi muộn, về sớm, nghỉ trong giờ làm việc không đúng quy định nhưng xảy ra lần đầu hoặc chưa gây hậu quả đáng kể.
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi người lao động tái phạm hoặc vi phạm nhiều lần, ảnh hưởng đến kỷ luật làm việc và hiệu quả công việc.
- Cách chức: Áp dụng đối với người lao động giữ vị trí quản lý, nếu vi phạm giờ giấc làm việc làm ảnh hưởng đến hoạt động điều hành, quản lý hoặc kỷ luật chung của doanh nghiệp.
- Sa thải: Chỉ áp dụng trong các trường hợp nghiêm trọng theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, ví dụ người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày làm việc cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.
Theo đó, vi phạm giờ giấc làm việc có thể bị áp dụng nhiều hình thức kỷ luật khác nhau theo Điều 124, trong đó sa thải chỉ đặt ra khi hành vi đạt ngưỡng vi phạm nghiêm trọng theo quy định pháp luật.
4. Mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Bên cạnh các biện pháp xử lý nội bộ, pháp luật còn quy định chế tài xử phạt hành chính đối với người sử dụng lao động nếu vi phạm quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi của người lao động.
Cụ thể, theo khoản 4 Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không bảo đảm cho người lao động nghỉ trong giờ làm việc hoặc nghỉ chuyển ca theo quy định hoặc huy động làm thêm vượt quá giới hạn sẽ bị xử phạt tiền theo số lượng người lao động bị vi phạm:
- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: vi phạm từ 01 đến 10 người lao động;
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: vi phạm từ 11 đến 50 người lao động;
- Từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng: vi phạm từ 51 đến 100 người lao động;
- Từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng: vi phạm từ 101 đến 300 người lao động;
- Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng: vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Như vậy, nếu người sử dụng lao động không bảo đảm thời gian nghỉ giữa giờ hoặc nghỉ chuyển ca theo quy định, có thể bị xử phạt hành chính với mức tối đa 75.000.000 đồng, tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng.
Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân; trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Do đó, việc tuân thủ đúng quy định về giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi không chỉ bảo đảm quyền lợi người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt hành chính và tranh chấp lao động phát sinh.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Để giúp người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ hơn cách áp dụng quy định trong thực tế, dưới đây là phần giải đáp những thắc mắc thường gặp liên quan đến vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc.
1. Người lao động đi muộn nhưng đã làm bù đủ thời gian có bị coi là vi phạm giờ giấc làm việc không?
Việc người lao động đi muộn nhưng làm bù đủ thời gian không đương nhiên được coi là không vi phạm quy định giờ giấc làm việc, bởi thời giờ làm việc phải tuân thủ đúng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã giao kết theo quy định. Trong nhiều doanh nghiệp, hành vi đi muộn vẫn bị xác định là vi phạm kỷ luật dù có làm bù, trừ khi nội quy cho phép hoặc người quản lý chấp thuận. Vì vậy, việc có bị coi là vi phạm hay không phụ thuộc vào quy định nội bộ và cách doanh nghiệp áp dụng trong từng trường hợp cụ thể.
2. Vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc có cần lập biên bản vi phạm không?
Việc lập biên bản vi phạm là một bước quan trọng trong quy trình xử lý kỷ luật lao động, đặc biệt đối với các hành vi vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc. Pháp luật lao động hiện hành đã quy định rõ về yêu cầu này nhằm bảo đảm tính minh bạch và hợp pháp khi xử lý vi phạm.
Có. Khi người lao động vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc, doanh nghiệp cần lập biên bản vi phạm để làm căn cứ xử lý kỷ luật.
Cụ thể, theo khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải được thực hiện theo nguyên tắc có chứng minh lỗi của người lao động, có sự tham gia của các chủ thể liên quan và phải được ghi thành biên bản.
Ngoài ra, theo Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra vi phạm, người sử dụng lao động cần lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động để thực hiện đúng trình tự xử lý.
Như vậy, đối với vi phạm giờ giấc làm việc, việc lập biên bản không chỉ là thực tiễn cần thiết mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc để đảm bảo quyết định kỷ luật hợp pháp và tránh rủi ro tranh chấp.
3. Người lao động quên chấm công có bị coi là vi phạm quy định về giờ giấc làm việc không?
Không. Việc quên chấm công không mặc nhiên bị coi là vi phạm quy định về giờ giấc làm việc.
Trên thực tế, chấm công chỉ là công cụ quản lý thời gian làm việc do doanh nghiệp quy định trong nội quy lao động. Vì vậy, nếu người lao động vẫn đi làm đầy đủ nhưng quên chấm công thì hành vi này thường được xem là vi phạm quy trình nội bộ hoặc thủ tục hành chính, không phải vắng mặt hay vi phạm giờ làm việc về bản chất.
Theo nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động trước khi áp dụng kỷ luật. Do đó, chỉ khi doanh nghiệp chứng minh việc quên chấm công làm sai lệch thời gian làm việc, gây thiệt hại hoặc bị quy định rõ là hành vi vi phạm trong nội quy lao động thì mới có thể xem xét xử lý kỷ luật.
4. Người lao động vi phạm giờ giấc làm việc nhiều lần có thể bị sa thải không?
Có. Người lao động vi phạm giờ giấc làm việc nhiều lần có thể bị sa thải, nhưng chỉ khi đáp ứng các điều kiện pháp luật.
Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, sa thải được áp dụng nếu người lao động đã bị xử lý kỷ luật như kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật, hoặc thuộc trường hợp tự ý bỏ việc đủ số ngày theo quy định mà không có lý do chính đáng.
Vì vậy, việc đi muộn, về sớm hoặc vi phạm giờ giấc làm việc nhiều lần chỉ dẫn đến sa thải khi: hành vi đó được quy định là vi phạm trong nội quy lao động, người lao động đã bị xử lý kỷ luật trước đó và tiếp tục tái phạm hoặc mức độ vi phạm tương đương hành vi tự ý bỏ việc theo luật.
5. Người lao động có quyền khiếu nại, tố cáo khi bị xử lý vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc không?
Có. Người lao động có quyền khiếu nại, tố cáo khi bị xử lý vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc nếu cho rằng quyết định kỷ luật không đúng pháp luật hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, khiếu nại về lao động là việc người lao động yêu cầu người có thẩm quyền xem xét lại quyết định hoặc hành vi của người sử dụng lao động khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật lao động.
Đồng thời, khoản 1 Điều 10 Nghị định này quy định người lao động có các quyền như: tự mình hoặc ủy quyền khiếu nại; tham gia đối thoại; cung cấp và tiếp cận chứng cứ; yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp; yêu cầu khôi phục quyền lợi, bồi thường thiệt hại; khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án.
Như vậy, khi không đồng ý với quyết định xử lý vi phạm giờ giấc làm việc, người lao động có thể thực hiện khiếu nại nội bộ, khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền hoặc khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc
Khi phát sinh vấn đề về vi phạm quy định nội bộ về giờ giấc làm việc, việc tham vấn luật sư giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro tranh chấp và xử lý kỷ luật đúng trình tự. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, NPLaw hỗ trợ rà soát nội quy lao động, tư vấn phương án xử lý phù hợp, chuẩn bị hồ sơ kỷ luật và đại diện giải quyết tranh chấp khi cần thiết, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra ổn định, đúng quy định.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
