Kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thuế, hóa đơn và xử phạt hành chính.
Kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất là vấn đề quan trọng nhưng thường bị nhiều doanh nghiệp xem nhẹ. Việc thiếu biên bản xử lý, không xuất hóa đơn khi bán phế liệu hoặc tiêu hủy không đúng quy trình có thể dẫn đến rủi ro về thuế, hải quan và xử phạt hành chính. Hiểu đúng quy định pháp luật và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra minh bạch, đúng quy định.
I. Những sai sót phổ biến trong hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm hiện nay
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp phát sinh phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất nhưng chưa chú trọng đúng mức đến việc quản lý hồ sơ xử lý. Điều này dễ dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế, hải quan hoặc cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
Một số sai sót phổ biến hiện nay có thể kể đến như không lập biên bản xử lý hoặc tiêu hủy phế phẩm, bán phế liệu nhưng không xuất hóa đơn, thiếu hợp đồng và chứng từ thanh toán, hoặc số liệu giữa kho và kế toán không đồng nhất. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng chưa phân biệt rõ giữa phế liệu và phế phẩm, dẫn đến sai sót trong hạch toán và quản lý nội bộ.
Đối với doanh nghiệp chế xuất, việc tự ý tiêu hủy hoặc xử lý phế liệu không đúng quy trình còn có thể phát sinh vi phạm liên quan đến quản lý hải quan.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm rõ ràng, đầy đủ để hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
II. Khái niệm về kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất
Việc hiểu đúng khái niệm, bản chất pháp lý cũng như quy định liên quan đến phế liệu, phế phẩm sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý phù hợp, hạn chế các sai sót và rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động.
1. Kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất là gì?
Kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất được hiểu là hoạt động rà soát, đối chiếu và kiểm tra các tài liệu, chứng từ liên quan đến quá trình thu gom, phân loại, tiêu hủy, tái sử dụng hoặc bán phế liệu, phế phẩm phát sinh trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Việc kiểm tra này thường tập trung vào các hồ sơ như biên bản xử lý, phiếu xuất kho, hóa đơn, hợp đồng mua bán phế liệu, chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan khác nhằm bảo đảm việc xử lý phế liệu, phế phẩm được thực hiện đúng quy định pháp luật, minh bạch và có thể đối chiếu khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.
Thông qua hoạt động kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện sai sót trong quản lý nội bộ, hạn chế rủi ro liên quan đến thuế, hải quan và trách nhiệm pháp lý phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phế liệu, phế phẩm thu hồi có được coi là tài sản của doanh nghiệp không?
Có. Căn cứ Điều 105 Bộ luật Dân sự 2015, tài sản được xác định bao gồm “vật, tiền, giấy tờ có giá và quyền tài sản”. Đồng thời, tài sản có thể là động sản hoặc bất động sản.
Từ quy định này có thể thấy, phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất nếu còn giá trị sử dụng, tái chế hoặc mua bán để thu lợi thì vẫn được xem là tài sản của doanh nghiệp dưới dạng động sản. Trên thực tế, nhiều loại phế liệu như sắt vụn, nhựa, giấy, vải dư thừa hoặc sản phẩm lỗi vẫn có thể bán ra thị trường hoặc tái sử dụng trong hoạt động sản xuất.
Do được xem là tài sản nên doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, hạch toán, lưu trữ chứng từ và thực hiện việc xử lý phế liệu, phế phẩm đúng quy định pháp luật. Nếu phát sinh doanh thu từ việc bán phế liệu nhưng không kê khai hoặc không có hồ sơ phù hợp thì doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
3. Phế liệu và phế phẩm được phân biệt như thế nào trong hoạt động sản xuất?
Phế liệu và phế phẩm đã được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 55 Thông tư 38/2015/TT-BTC, khoản 35 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 28 Điều 1 Thông tư 21/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 của Bộ Tài chính, phế liệu và phế phẩm được phân biệt như sau:
- Phế liệu là phần vật liệu bị loại ra trong quá trình gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu nhưng vẫn được thu hồi để tiếp tục làm nguyên liệu cho quá trình sản xuất khác.
- Phế phẩm là thành phẩm hoặc bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về quy cách, kích thước, chất lượng hoặc phẩm chất nên bị loại bỏ trong quá trình sản xuất, không đủ điều kiện để xuất khẩu và không còn giá trị sử dụng ban đầu.
Có thể hiểu đơn giản, phế liệu vẫn còn khả năng tái sử dụng hoặc tái chế, trong khi phế phẩm là sản phẩm lỗi, không đạt chất lượng theo mục đích sử dụng ban đầu. Việc phân biệt rõ hai loại này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng việc hạch toán, lưu trữ hồ sơ và xử lý theo quy định pháp luật.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất
Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan đến hồ sơ, chứng từ, quy trình xử lý và trách nhiệm quản lý để bảo đảm hoạt động xử lý phế liệu, phế phẩm được thực hiện đúng quy định, hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
1. Pháp luật quy định như thế nào về việc xử lý phế liệu, phế phẩm trong sản xuất?
Việc xử lý phế liệu, phế phẩm của doanh nghiệp chế xuất hiện nay được quy định tại khoản 4 Điều 75 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 51 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC.
Theo quy định này, đối với phế liệu, phế phẩm được phép bán vào thị trường nội địa thì doanh nghiệp chế xuất phải thực hiện thủ tục xuất khẩu, đồng thời doanh nghiệp nội địa nhận mua phải mở tờ khai hải quan nhập khẩu theo loại hình tương ứng.
Trường hợp phế liệu, phế phẩm được phép xuất khẩu ra nước ngoài thì doanh nghiệp chế xuất phải thực hiện thủ tục xuất khẩu theo quy định của pháp luật hải quan.
Như vậy, việc xử lý phế liệu, phế phẩm trong sản xuất không được thực hiện tùy ý mà phải tuân thủ đúng quy định về thủ tục hải quan, hồ sơ và chứng từ liên quan. Đây cũng là cơ sở để cơ quan chức năng kiểm tra tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình xử lý phế liệu, phế phẩm của doanh nghiệp.
2. Trường hợp doanh nghiệp chế xuất tiêu hủy phế liệu, phế phẩm thì phải có sự giám sát của ai?
Căn cứ khoản 5 Điều 75 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 51 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC và điểm d khoản 3 Điều 64 Thông tư này, trường hợp doanh nghiệp chế xuất thực hiện tiêu hủy phế liệu, phế phẩm thì phải có sự giám sát của cơ quan hải quan.
Theo quy định, trước khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải gửi văn bản đến Chi cục Hải quan nơi nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để thông báo phương án tiêu hủy, trong đó nêu rõ hình thức và địa điểm tiêu hủy. Đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện việc tiêu hủy phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ môi trường.
Cơ quan hải quan sẽ thực hiện giám sát việc tiêu hủy theo nguyên tắc quản lý rủi ro dựa trên mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan có thể trực tiếp giám sát quá trình tiêu hủy và lập biên bản xác nhận sau khi hoàn tất.
Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp ưu tiên theo quy định của pháp luật hải quan thì cơ quan hải quan không thực hiện giám sát việc tiêu hủy.
3. Nội dung kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm gồm những gì?
Căn cứ Điều 59 và Điều 60 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 38, khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, cơ quan hải quan khi kiểm tra việc quản lý, sử dụng nguyên liệu, vật tư và hàng hóa xuất khẩu có thể kiểm tra các hồ sơ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất.
Theo đó, nội dung kiểm tra thường bao gồm:
- Hồ sơ hải quan liên quan đến nguyên liệu, vật tư nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu;
- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư;
- Chứng từ kế toán, sổ kế toán và chứng từ theo dõi nhập kho, xuất kho;
- Hồ sơ liên quan đến việc thu gom, phân loại, bán, tiêu hủy hoặc xử lý phế liệu, phế phẩm;
- Hóa đơn, hợp đồng mua bán phế liệu, chứng từ thanh toán và biên bản xử lý nội bộ;
- Việc đối chiếu số liệu giữa lượng nguyên liệu nhập khẩu, sản phẩm xuất khẩu và lượng phế liệu, phế phẩm phát sinh thực tế.
Ngoài việc kiểm tra hồ sơ giấy tờ, cơ quan chức năng còn có thể kiểm tra thực tế tình hình tồn kho, quy trình quản lý nội bộ và việc tuân thủ quy định về môi trường, thuế và hải quan của doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ và xây dựng quy trình quản lý phế liệu, phế phẩm rõ ràng để bảo đảm tính minh bạch khi có thanh tra, kiểm tra.
4. Xử phạt vi phạm liên quan đến xử lý phế liệu, phế phẩm được quy định như thế nào?
Các hành vi vi phạm liên quan đến xử lý phế liệu, phế phẩm của doanh nghiệp chế xuất hiện nay chủ yếu bị xử phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
Cụ thể, căn cứ điểm b khoản 1 Điều 13 Nghị định 169/2026/NĐ-CP, hành vi thực hiện tiêu hủy phế liệu, phế phẩm từ hoạt động gia công, sản xuất hàng xuất khẩu hoặc hoạt động của doanh nghiệp chế xuất mà không thông báo với cơ quan hải quan, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt đối với các hành vi như:
- Không lưu giữ hoặc không xuất trình được hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm khi cơ quan hải quan kiểm tra;
- Khai sai số liệu liên quan đến nguyên liệu, vật tư, phế liệu, phế phẩm trong báo cáo quyết toán;
- Tự ý thay đổi địa điểm lưu giữ, tiêu hủy hoặc xử lý hàng hóa chịu sự giám sát hải quan mà không thông báo theo quy định;
- Bán phế liệu, phế phẩm vào nội địa nhưng không thực hiện thủ tục hải quan hoặc không kê khai, nộp thuế theo quy định.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm và thực hiện đúng quy trình pháp lý để hạn chế rủi ro bị xử phạt trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất
Trong quá trình quản lý và xử lý phế liệu, phế phẩm phát sinh sau sản xuất, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xác định hồ sơ cần lưu giữ, thủ tục phải thực hiện và trách nhiệm pháp lý liên quan. Dưới đây là những vấn đề thường gặp liên quan đến kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Có được tiêu hủy phế liệu, phế phẩm mà không lập hồ sơ không?
Không. Theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 64 Thông tư 38/2015/TT-BTC và khoản 5 Điều 75 Thông tư này, khi tiêu hủy phế liệu, phế phẩm, doanh nghiệp phải lập hồ sơ và thông báo cho cơ quan hải quan theo đúng quy định.
Cụ thể, doanh nghiệp phải có văn bản gửi Chi cục Hải quan về phương án tiêu hủy, trong đó nêu rõ hình thức và địa điểm tiêu hủy. Trường hợp cơ quan hải quan trực tiếp giám sát thì sau khi tiêu hủy còn phải lập biên bản xác nhận việc tiêu hủy.
Nếu tự ý tiêu hủy mà không lập hồ sơ hoặc không thông báo theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan và gặp rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm tra hồ sơ sau này.
2. Phế liệu, phế phẩm bán ra không có hóa đơn có bị xử phạt không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp bán phế liệu, phế phẩm nhưng không lập hóa đơn thì vẫn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế.
Căn cứ khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị:
- Buộc lập hóa đơn bổ sung theo quy định nếu người mua có yêu cầu;
- Bị truy thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản doanh thu từ bán phế liệu chưa kê khai;
- Bị tính tiền chậm nộp và xử phạt về hành vi khai sai hoặc trốn thuế nếu có dấu hiệu che giấu doanh thu.
Do đó, dù phế liệu, phế phẩm có giá trị nhỏ hay bán cho đối tác quen biết thì doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định pháp luật.
3. Có bắt buộc phải lập biên bản xử lý hoặc tiêu hủy phế liệu, phế phẩm không?
Có. Theo điểm d khoản 3 Điều 64 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Khoản 42 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC), khi thực hiện tiêu hủy phế liệu, phế phẩm, doanh nghiệp phải có hồ sơ và phương án tiêu hủy gửi cơ quan hải quan. Trường hợp cơ quan hải quan trực tiếp giám sát việc tiêu hủy thì sau khi hoàn tất, các bên phải lập biên bản xác nhận việc tiêu hủy.
Ngoài ra, việc lập biên bản xử lý hoặc tiêu hủy còn là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của quá trình xử lý phế liệu, phế phẩm khi quyết toán thuế, kiểm tra hải quan hoặc kiểm tra nội bộ.
Nếu không có biên bản hoặc hồ sơ liên quan, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, bị nghi ngờ thất thoát hàng hóa hoặc không được chấp nhận chi phí, số liệu liên quan trong quá trình kiểm tra sau này.
4. Khi bán phế liệu cho đối tác quen biết có cần hợp đồng không?
Pháp luật hiện nay không bắt buộc mọi giao dịch mua bán phế liệu đều phải lập hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, căn cứ quy định về mua bán hàng hóa, giao dịch vẫn cần có chứng từ, hóa đơn và căn cứ thể hiện nội dung mua bán để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
Trên thực tế, dù bán cho đối tác quen biết, doanh nghiệp vẫn nên lập hợp đồng hoặc ít nhất có đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và hóa đơn đầy đủ. Đây là cơ sở để:
- Chứng minh nguồn gốc doanh thu;
- Hạch toán kế toán và kê khai thuế;
- Giải trình khi cơ quan thuế hoặc hải quan kiểm tra.
Nếu chỉ thỏa thuận miệng, không có hồ sơ đi kèm thì doanh nghiệp dễ gặp rủi ro bị đánh giá là giao dịch không minh bạch, doanh thu ngoài sổ sách hoặc khó chứng minh tính hợp pháp của việc xử lý phế liệu, phế phẩm.
5. Làm thế nào để xây dựng quy trình kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu hiệu quả trong doanh nghiệp?
Để xây dựng quy trình kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế quản lý rõ ràng ngay từ khâu phát sinh, thu gom đến xử lý và lưu trữ chứng từ. Đây cũng là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch khi cơ quan thuế hoặc hải quan kiểm tra.
Một quy trình kiểm tra hiệu quả nên tập trung vào các nội dung trọng điểm sau:
- Phân loại rõ phế liệu và phế phẩm ngay tại bộ phận sản xuất;
- Lập đầy đủ hồ sơ như phiếu nhập kho, biên bản xử lý, biên bản tiêu hủy, hóa đơn và chứng từ thanh toán;
- Đối chiếu định kỳ số liệu giữa kho, kế toán và bộ phận sản xuất để tránh chênh lệch;
- Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ;
- Lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tra cứu khi thanh tra, kiểm tra phát sinh.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên ban hành quy trình nội bộ bằng văn bản và thực hiện kiểm tra định kỳ để kịp thời phát hiện sai sót. Việc quản lý chặt chẽ hồ sơ xử lý phế liệu không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí và doanh thu phát sinh hiệu quả hơn.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về kiểm tra hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm thu hồi sau sản xuất
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp, thuế và hải quan, NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm, tư vấn quy trình quản lý phù hợp với quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ giải trình và làm việc với cơ quan chức năng khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra thực tế.
NPLaw không chỉ hỗ trợ xử lý vấn đề trước mắt mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế quản lý hồ sơ chặt chẽ, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định, minh bạch hơn trong dài hạn.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
