Xây dựng điều lệ công ty theo pháp luật

Xây dựng Điều lệ công ty là vấn đề phổ biến được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong quá trình thành lập và điều hành công ty. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về xây dựng Điều lệ công ty và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến xây dựng Điều lệ công ty

Điều lệ công ty xây dựng cơ chế hoạt động của doanh nghiệp, được xem như là một văn bản pháp lý quan trọng nhất của doanh nghiệp. Điều lệ công ty quy định về những vấn đề cốt lõi, quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Điều lệ phải tuân thủ theo quy định pháp luật, được các thành viên, cổ đông đồng thuận và là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp nội bộ.

II. Tìm hiểu về xây dựng Điều lệ công ty

Để hiểu rõ hơn về xây dựng Điều lệ công ty. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Khi nào cần tiến hành xây dựng Điều lệ công ty và mục đích chính của việc xây dựng Điều lệ công ty là gì?

Theo khoản 1 Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) có quy định Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Theo đó, việc xây dựng Điều lệ công ty là một quy trình pháp lý bắt buộc và cần thực hiện vào hai thời điểm chính sau đây:

• Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền;
• Khi sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Điều lệ là một trong những tài liệu bắt buộc mà khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông bắt buộc phải lập điều lệ theo quy định pháp luật doanh nghiệp trước khi thành lập công ty để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét chấp thuận.

Mục đích chính của việc xây dựng Điều lệ công ty là thiết lập khung pháp lý nội bộ, quy định rõ ràng cơ cấu tổ chức, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025). Đây là văn bản bắt buộc, đóng vai trò "Hiến pháp" doanh nghiệp để phân định quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông và là căn cứ giải quyết tranh chấp.

2. Nội dung cơ bản nào bắt buộc phải có khi xây dựng Điều lệ công ty để công ty hoạt động ổn định?

Theo khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) quy định Điều lệ công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

Như vậy, khi xây dựng Điều lệ công ty để công ty hoạt động ổn định cần phải đảm bảo các nội dung theo quy định trên.

3. Sự khác nhau giữa xây dựng Điều lệ công ty và xây dựng hợp đồng thành lập công ty là gì?

- Theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 có thể hiểu Điều lệ công ty là văn bản quy định các quy tắc, nguyên tắc hoạt động và cơ cấu tổ chức của một công ty.

- Theo Điều 385 Bộ luật dân sự 2015 và khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, hợp đồng thành lập công ty là một trong số những cách hiểu về hợp đồng trước đăng ký thành lập doanh nghiệp, là hợp đồng được ký kết trước khi công ty được thành lập dựa trên sự thỏa thuận và thống nhất ý chí nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý liên quan đến quá trình đầu tư góp vốn thành lập một tổ chức kinh tế mới giữa các nhà đầu tư.

- Sự khác nhau cơ bản giữa xây dựng Điều lệ công ty và xây dựng hợp đồng thành lập công ty là:

Bản chất pháp lý và mục đích:

• Điều lệ công ty: Là văn bản bắt buộc, quy định việc tổ chức quản lý, quyền, nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông và hoạt động xuyên suốt quá trình tồn tại của công ty. Mục đích là để điều hành và quản trị nội bộ.
• Hợp đồng thành lập công ty: Thường được ký kết trước khi công ty được cấp giấy phép thành lập, là thỏa thuận góp vốn giữa những nhà đầu tư với mục đích phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp.

Tính bắt buộc:

• Điều lệ công ty: Là văn bản bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực trong suốt quá trình hoạt động.
• Hợp đồng thành lập công ty: Không bắt buộc, dựa trên sự thỏa thuận, thống nhất ý chí giữa các nhà đầu tư phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Phạm vi áp dụng:

• Điều lệ công ty: Có phạm vi áp dụng bắt buộc đối với tất cả các thành viên/cổ đông, Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Ban điều hành (Giám đốc/Tổng giám đốc) và toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.
• Hợp đồng thành lập công ty: Chỉ ràng buộc pháp lý đối với các chủ thể tham gia ký kết hợp đồng.

Theo phân tích trên, có thể thấy, sự khác nhau chủ yếu giữa xây dựng Điều lệ công ty và hợp đồng thành lập công ty.

4. Ai có thẩm quyền quyết định nội dung khi xây dựng Điều lệ công ty trong công ty cổ phần, công ty TNHH hay công ty hợp danh?

Tại khoản 3, 4 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định như sau:

- Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

• Thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.

- Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

• Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;
• Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Tại điểm k khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 có quy định Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty và có thẩm quyền quyết định nội dung khi xây dựng Điều lệ công ty.

- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Tại điểm a khoản 1, 2 Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định chủ sở hữu là tổ chức hoặc cá nhân có quyền quyết định nội dung Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

- Đối với công ty cổ phần: Tại khoản 1 và điểm đ khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025, Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

- Đối với công ty hợp danh: Tại điểm b khoản 3 Điều 182 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định Hội đồng thành viên có quyền quyết định tất cả công việc kinh doanh của công ty. Nếu Điều lệ công ty không quy định thì việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty phải được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh tán thành. Theo đó, thẩm quyền quyết định nội dung khi xây dựng Điều lệ công ty sẽ do các thành viên hợp danh trong công ty.

Tóm lại, thẩm quyền quyết định nội dung khi xây dựng Điều lệ công ty trong công ty cổ phần, công ty TNHH hay công ty hợp danh được quy định như trên.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến xây dựng Điều lệ công ty

Tìm hiểu các quy định pháp luật về xây dựng Điều lệ công ty là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về xây dựng Điều lệ công ty theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Luật nào quy định về việc xây dựng Điều lệ công ty và những điểm quan trọng cần biết khi xây dựng Điều lệ công ty theo luật hiện hành?

- Việc xây dựng Điều lệ công ty hiện nay được quy định chủ yếu tại Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp, bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân; quy định về nhóm công ty.

- Những điểm quan trọng khi xây dựng Điều lệ công ty được quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025. Cụ thể:

Nội dung chủ yếu trong Điều lệ gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

Ngoài các nội dung bắt buộc, thành viên/cổ đông có thể thỏa thuận thêm các quy định riêng phù hợp với hoạt động kinh doanh cà không trái quy định pháp luật.

- Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải thể hiện được sự chấp thuận của những người sau theo khoản 3 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025:

Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây: Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.

Đây là một nguyên tắc vô cùng quan trọng, nó thể hiện bản Điều lệ được xây dựng là hoàn toàn dựa trên ý chí chấp thuận của tất cả những người sáng lập ra công ty.

Có thể thấy, khi xây dựng Điều lệ công ty cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật nêu trên.

2. Quy trình nội bộ để phê duyệt và ban hành khi xây dựng Điều lệ công ty thường gồm những bước nào?

Dựa theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 và thỏa thuận của các thành viên, cổ đông, chủ sở hữu. Quy trình nội bộ để phê duyệt và ban hành Điều lệ công ty thường được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý chi tiết như sau:

• Soạn thảo dự thảo điều lệ: Thường do bộ phận pháp chế hoặc tổ tư vấn chuẩn bị nội dung dựa trên mẫu tiêu chuẩn và đặc thù doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Lấy ý kiến đóng góp nội bộ: Dự thảo được gửi đến các cổ đông sáng lập hoặc thành viên góp vốn và những người có quyền liên quan để lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến có thể thông qua họp trực tiếp hoặc gửi văn bản lấy ý kiến nhằm đảm bảo các điều khoản về phân chia lợi nhuận và quyền biểu quyết đạt được sự đồng thuận. 
• Rà soát và hoàn thiện: Kiểm tra tính hợp pháp của Điều lệ, tính phù hợp với thực tiễn và sự rõ ràng của điều khoản.
• Phê duyệt/Thông qua: Tổ chức họp để thông qua nghị quyết, quyết định bằng hình thức biểu quyết hoặc lấy ý kiến bằng văn bản về dự thảo Điều lệ theo quy định tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp tại Điều 59 và Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025.
• Ký tên và ban hành: Điều lệ sau khi được thông qua phải được ký bởi những người có thẩm quyền theo khoản 3 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025.

Theo đó, quy trình nội bộ để phê duyệt và ban hành khi xây dựng Điều lệ công ty thường gồm những bước nêu trên.

3. Những sai sót thường gặp khi xây dựng Điều lệ công ty dẫn tới mâu thuẫn nội bộ là gì?

Những sai sót thường gặp khi xây dựng Điều lệ công ty dẫn tới mâu thuẫn nội bộ chủ yếu xuất phát từ việc sao chép mẫu có sẵn mà không điều chỉnh cho phù hợp với loại hình hoạt động và tình hình thực tế của công ty hoặc quy định không rõ ràng về quyền lực, phân chia lợi nhuận và cơ chế giải quyết tranh chấp. Cụ thể:

• Sử dụng điều lệ mẫu: Sử dụng các mẫu điều lệ có sẵn mà không điều chỉnh cho phù hợp với quy mô, ngành nghề và đặc điểm góp vốn của từng loại hình công ty, dẫn đến quy định chung chung, không giải quyết được các vấn đề đặc thù.
• Điều khoản quyền và nghĩa vụ thành viên/cổ đông không rõ ràng: Không quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đồng trong các vấn đề về phân chia lợi nhuận, quyền quyết định có thể dẫn đến tranh chấp.
• Không nêu rõ cơ chế chuyển nhượng vốn: Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp khi một thành viên muốn rút vốn hoặc chuyển nhượng phần vốn cho người ngoài.
• Thiếu quy định về người đại diện theo pháp luật: Công ty có nhiều người đại diện nhưng điều lệ không xác định phạm vi quyền hạn cụ thể, dễ gây rối loạn trong quản lý và ký kết hợp đồng.

Do đó, khi xây dựng Điều lệ công ty cần lưu ý để tránh những sai sót trên dẫn tới mâu thuẫn nội bộ.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến xây dựng Điều lệ công ty

Để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến xây dựng Điều lệ công ty, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Khi xây dựng Điều lệ công ty cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài, có điều kiện pháp lý riêng nào cần lưu ý không?

Theo khoản 18, 22 Điều 3 Luật Đầu tư 2025 quy định về tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài như sau:

• Nhà đầu tư là tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh, gồm nhà đầu tư trong nước, nhà đầu tư nước ngoài và tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
• Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài là tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông.

Khi xây dựng Điều lệ cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, cần tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025, Luật Đầu tư 2025. Về cơ bản trong Điều lệ phải đáp ứng các nội dung tối thiểu theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025.

- Sự tương thích với Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Điều lệ công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam không được trái với các nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các thông tin về mục tiêu dự án, quy mô vốn và thời hạn hoạt động trong Điều lệ phải hoàn toàn thống nhất với nội dung trong giấy chứng nhận đã được cấp theo quy định pháp luật.

- Ngôn ngữ: Điều lệ được soạn thảo bằng tiếng Việt, đối với các công ty có yếu tố nước ngoài, điều lệ có thể soạn thảo song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) theo Điều 5 Nghị định 31/2021/NĐ-CP. Theo đó:

• Hồ sơ thực hiện thủ tục đầu tư, các văn bản, báo cáo gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền được làm bằng tiếng Việt.
• Trường hợp hồ sơ thực hiện thủ tục đầu tư có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì nhà đầu tư phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
• Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ thực hiện thủ tục đầu tư được làm bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì bản tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đầu tư.

Như vậy, khi xây dựng Điều lệ công ty cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần lưu ý các quy định trên.

2. Có quy định pháp luật nào giới hạn nội dung xây dựng Điều lệ công ty liên quan tới ngành nghề kinh doanh không?

Theo điểm b khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 có quy định ngành, nghề kinh doanh là một trong các nội dung chủ yếu phải được ghi nhận trong Điều lệ công ty. Việc xây dựng nội dung Điều lệ công ty liên quan đến ngành, nghề kinh doanh phải tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và khả thi:

- Không kinh doanh các ngành nghề bị cấm: Điều lệ không được ghi nhận các ngành, nghề thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo quy định tại Điều 6 Luật Đầu tư 2025, bao gồm: kinh doanh ma túy, hóa chất độc hại, mẫu vật động thực vật hoang dã nguy cấp, mại dâm, mua bán người/mô tạng, và các hoạt động liên quan đến sinh sản vô tính trên người.

- Tuân thủ điều kiện đối với ngành nghề có điều kiện: Nếu Điều lệ quy định các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ các yêu cầu về chứng chỉ hành nghề, văn bản xác nhận, chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy phép con theo quy định chuyên ngành theo khoản 5 Điều 7 Luật Đầu tư 2025.

- Sự nhất quán: Ngành nghề ghi trong Điều lệ phải phù hợp với nội dung trên Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025.

Theo đó, nội dung xây dựng Điều lệ công ty liên quan tới ngành nghề kinh doanh có giới hạn và phải tuân thủ theo quy định trên.

3. Trường hợp xây dựng Điều lệ công ty có điều khoản trái luật hoặc vô hiệu từng xảy ra, hậu quả pháp lý cho công ty ra sao?

Theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 thì điều lệ công ty bao gồm điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Điều lệ là một trong những tài liệu bắt buộc mà khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông bắt buộc phải lập điều lệ trước khi thành lập công ty để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét chấp thuận theo Điều 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025. Do đó, điều lệ phải tuân thủ các quy định pháp luật trong Luật doanh nghiệp 2020 hoặc các văn bản pháp luật liên quan về nội dung và hình thức.

Khi Điều lệ công ty có điều khoản trái luật hoặc vô hiệu sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý là công ty có thể bị xử phạt hành chính tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm. Theo Điều 3 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, các hình thức xử phạt chính gồm:

• Phạt cảnh cáo;
• Phạt tiền.

Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân vi phạm còn bị áp dụng một hoặc nhiều biện pháp khắc phục hậu quả như được quy định cụ thể tại các điều từ Chương II đến Chương V Nghị định này.

Chẳng hạn, căn cứ khoản 2, 3 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định về góp vốn thành lập công ty, theo đó, sau thời hạn quy định mà vẫn chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn cam kết thì phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ phần vốn góp. Trường hợp không thực hiện điều chỉnh thì sẽ căn cứ theo điểm a khoản 3 và điểm b khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm về thành lập doanh nghiệp, bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 và buộc thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn.

Theo quy định này, trường hợp xây dựng Điều lệ công ty có điều khoản trái luật hoặc vô hiệu từng xảy ra có thể kéo theo Điều lệ hoặc các điều khoản khác bị vô hiệu và công ty có thể bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật.

4. Việc xây dựng Điều lệ công ty mà bỏ sót nội dung về quyền biểu quyết của cổ đông có thể dẫn tới tranh chấp như thế nào?

Theo điểm đ và h khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025 quy định về nội dung phải có trong Điều lệ công ty như sau:

• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.

Việc bỏ sót quy định về quyền biểu quyết trong Điều lệ công ty sẽ dẫn đến tranh chấp nghiêm trọng, bao gồm:

• Vô hiệu hóa Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông: Nếu Điều lệ thiếu quy định cụ thể về tỷ lệ biểu quyết hoặc hình thức thông qua, các cổ đông có thể khởi kiện yêu cầu hủy bỏ nghị quyết với lý do trình tự, thủ tục hoặc tỷ lệ phiếu thuận không đạt mức quy định của pháp luật.
• Tranh chấp về quyền biểu quyết: Không quy định quyền biểu quyết chi tiết khiến các cổ đông không xác định được quyền lợi, dẫn đến xung đột lợi ích, nhất là trong các tình huống tăng vốn hoặc tái cơ cấu.
• Tranh chấp về quyền lực quản trị: Thiếu sự minh bạch về quyền biểu quyết theo từng loại cổ phần (cổ phần phổ thông so với cổ phần ưu đãi) thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đông trong việc đề cử hoặc bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

Nhìn chung, việc xây dựng Điều lệ công ty mà bỏ sót nội dung về quyền biểu quyết của cổ đông có thể dẫn tới tranh chấp pháp lý phức tạp.

5. Thủ tục sửa đổi khi đã xây dựng Điều lệ công ty là gì và những điều kiện nào để sửa đổi có hiệu lực?

- Theo khoản 4 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025, Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

• Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;
• Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

- Thủ tục sửa đổi khi đã xây dựng Điều lệ công ty được thực hiện tùy theo loại hình công ty. chẳng hạn như đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì thủ tục cơ bản như sau:

• Họp Hội đồng thành viên: 

Theo quy định tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các thành viên của công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức. Công ty cần quy định kỳ họp của Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất phải họp một lần mỗi năm.

- Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi và bổ sung Điều lệ của công ty. Do đó, Hội đồng thành viên họp để thảo luận và thông qua các nghị quyết về sửa đổi và bổ sung Điều lệ của công ty TNHH thông qua biểu quyết tại cuộc họp.

• Thực hiện họp Hội đồng thành viên và thông qua sửa đổi và bổ sung Điều lệ công ty

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020 sửa đổi 2025, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên.

- Ngoài ra, nếu nội dung sửa đổi làm thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (vốn, ngành nghề, người đại diện), công ty phải làm thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày theo khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi 2025.

Kết luận lại, thủ tục sửa đổi khi đã xây dựng Điều lệ công ty và những điều kiện nào để sửa đổi có hiệu lực được thực hiện theo các quy định trên.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến xây dựng Điều lệ công ty?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về xây dựng Điều lệ công ty mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.