Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên là nội dung cốt lõi giúp doanh nghiệp quản trị tiền lương đúng pháp luật và hiệu quả.
Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị nhân sự. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định khái niệm, phân biệt thang lương và bảng lương, cũng như nắm rõ các căn cứ pháp lý liên quan. Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các quy định pháp luật đến những vấn đề thường gặp, giúp doanh nghiệp hiểu đúng và thực hiện hiệu quả việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên.
I. Thực trạng liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Thực tế cho thấy, việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên tại nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa được thực hiện một cách bài bản và đúng quy định. Không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, xây dựng thang bảng lương mang tính hình thức, đối phó khi cơ quan quản lý kiểm tra, mà chưa dựa trên cơ sở phân tích công việc, năng lực hay thị trường lao động.
Nhiều doanh nghiệp còn nhầm lẫn giữa thang lương và bảng lương hoặc xây dựng nhưng không thường xuyên rà soát, cập nhật khi có sự thay đổi về chính sách pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn tiềm ẩn nguy cơ vi phạm quy định pháp luật lao động, đặc biệt trong các trường hợp thanh tra, kiểm tra.
Một số doanh nghiệp chưa gắn việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên với hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc, dẫn đến tình trạng trả lương chưa công bằng, khó tạo động lực và giữ chân người lao động. Trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực ngày càng cao, việc xây dựng một hệ thống thang bảng lương hợp lý, minh bạch và tuân thủ pháp luật là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp.
II. Khái niệm về xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm xây dựng thang bảng lương cho nhân viên, phân biệt giữa thang lương và bảng lương, đồng thời nhận diện các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng hệ thống tiền lương.
1. Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên là gì?
Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên là quá trình doanh nghiệp thiết lập hệ thống các mức lương được phân chia theo bậc, theo vị trí công việc hoặc theo nhóm chức danh, nhằm làm căn cứ để trả lương, tuyển dụng, nâng lương và quản lý nhân sự một cách minh bạch, hợp lý. Việc xây dựng thang bảng lương không chỉ đơn thuần là sắp xếp mức lương tăng dần, mà còn phải dựa trên nhiều yếu tố như tính chất công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, hiệu suất làm việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Có thể hiểu, xây dựng thang bảng lương cho nhân viên chính là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị tiền lương hiệu quả, tạo động lực làm việc cho người lao động và hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
2. Thang lương và bảng lương khác nhau như thế nào?
Thang lương và bảng lương là hai khái niệm liên quan chặt chẽ nhưng không giống nhau trong hệ thống tiền lương của doanh nghiệp.
- Thang lương là hệ thống các bậc lương được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, thể hiện mức độ phát triển về trình độ, kinh nghiệm hoặc thâm niên của người lao động trong cùng một nhóm công việc hoặc chức danh. Mỗi bậc trong thang lương tương ứng với một mức lương cụ thể và là cơ sở để xét nâng lương theo thời gian hoặc năng lực.
- Trong khi đó, bảng lương là việc cụ thể hóa thang lương theo từng vị trí, chức danh hoặc nhóm công việc trong doanh nghiệp. Bảng lương thể hiện rõ mức lương áp dụng cho từng chức danh, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và chi trả lương trên thực tế.
Nói cách khác, thang lương mang tính khung, định hướng về các bậc lương, còn bảng lương mang tính chi tiết, áp dụng trực tiếp cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp.
3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc xây dựng thang bảng lương?
Việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố chính sau:
- Tính chất và giá trị công việc: Công việc càng phức tạp, yêu cầu trách nhiệm và chuyên môn cao thì mức lương càng cao để phản ánh đúng giá trị vị trí
- Trình độ, kinh nghiệm của người lao động: Người có năng lực, kinh nghiệm tốt thường được xếp ở bậc lương cao hơn, tạo động lực phát triển.
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân đối quỹ lương phù hợp để đảm bảo duy trì hoạt động ổn định.
- Quy định pháp luật và thị trường lao động: Mức lương phải không thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP và nên tham khảo mặt bằng chung để tăng tính cạnh tranh.
Việc kết hợp hợp lý các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thang bảng lương công bằng, hợp pháp và hiệu quả.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Để xây dựng thang bảng lương cho nhân viên đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các căn cứ pháp lý và yêu cầu bắt buộc liên quan.
1. Căn cứ để xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên cần dựa trên các căn cứ pháp lý và thực tiễn sau:
- Quy định của pháp luật lao động: Theo khoản 1 và khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành.
- Mức lương tối thiểu: Căn cứ khoản 1 Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mức lương thấp nhất trong thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
- Tính chất công việc và điều kiện lao động: Doanh nghiệp cần phân loại công việc theo mức độ phức tạp, trách nhiệm, điều kiện làm việc để xác định các bậc lương phù hợp.
- Thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động: Thang bảng lương cần đảm bảo thống nhất với các quy định nội bộ đã được ban hành.
Việc xây dựng thang bảng lương cho nhân viên phải dựa trên quy định pháp luật kết hợp với đặc thù doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và khả thi trong thực tiễn áp dụng.
2. Khi sửa đổi, bổ sung thang bảng lương, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gì theo quy định?
Khi sửa đổi, bổ sung thang bảng lương, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành hoặc sửa đổi thang bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
- Công bố công khai tại nơi làm việc: Thang bảng lương sau khi sửa đổi phải được công khai để người lao động biết và giám sát thực hiện.
- Lưu giữ và áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp: Doanh nghiệp không còn bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước, nhưng phải lưu giữ để phục vụ kiểm tra khi cần thiết.
Việc điều chỉnh thang bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình tham vấn và công khai theo quy định, nhằm tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi người lao động.
3. Có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương riêng cho từng chức danh, vị trí công việc không?
Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương riêng cho từng chức danh, vị trí công việc. Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có quyền chủ động xây dựng thang bảng lương phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của mình.
Trên thực tế, doanh nghiệp có thể gộp các vị trí có tính chất công việc tương đồng vào cùng một thang lương hoặc bảng lương, miễn là đảm bảo phản ánh đúng mức độ phức tạp, trách nhiệm và điều kiện lao động của từng nhóm công việc.
Doanh nghiệp không bắt buộc phải tách riêng thang bảng lương cho từng chức danh, nhưng cần xây dựng hệ thống lương hợp lý, đảm bảo công bằng và phù hợp với thực tế hoạt động.
4. Thang bảng lương có phải phù hợp với nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể không?
Thang bảng lương phải phù hợp với nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống quản lý lao động của doanh nghiệp. Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, từ đó đảm bảo sự phù hợp với các thỏa thuận đã được ghi nhận trong thỏa ước lao động tập thể. Nội quy lao động là cơ sở điều chỉnh kỷ luật, quyền và nghĩa vụ của người lao động, do đó các chính sách tiền lương, bao gồm thang bảng lương, cần thống nhất với nội dung nội quy đã ban hành.
Thang bảng lương không được xây dựng tách rời mà phải phù hợp, đồng bộ với nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong doanh nghiệp.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Các doanh nghiệp thường gặp các vấn đề liên quan đến xây dựng thang bảng lương cho nhân viên sau đây:
1. Doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương có bị xử phạt không?
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang bảng lương theo quy định. Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương làm căn cứ trả lương. Việc không thực hiện nghĩa vụ này được xem là vi phạm pháp luật lao động. Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không xây dựng thang lương, bảng lương có thể bị xử phạt hành chính bằng hình thức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương nếu không thực hiện có thể bị xử phạt hành chính và phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
2. Có thể điều chỉnh thang bảng lương mà không cần thông báo cho nhân viên không?
Doanh nghiệp không nên điều chỉnh thang bảng lương nhưng không thông báo cho nhân viên. Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Nên việc thay đổi điều chỉnh thang bảng lương mà không thông báo sẽ không phù hợp với quy định trên và đảm bảo tính minh bạch, có thể ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động. Doanh nghiệp không thể tự ý điều chỉnh thang bảng lương một cách “âm thầm”, việc sửa đổi cần được thông báo và công khai để đảm bảo đúng quy định và tránh tranh chấp lao động.
3. Có thể thuê đơn vị tư vấn xây dựng thang bảng lương không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê đơn vị tư vấn để xây dựng thang bảng lương cho nhân viên. Pháp luật lao động hiện hành không cấm việc này và cho phép doanh nghiệp chủ động lựa chọn hình thức thực hiện phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp. Dù thuê tư vấn, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo thang bảng lương được xây dựng đúng quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, phù hợp với thực tế hoạt động và được công bố công khai tại nơi làm việc.
Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị tư vấn để đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhưng vẫn phải kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của thang bảng lương.
4. Thang bảng lương có liên quan gì đến đánh giá hiệu suất làm việc không?
Thang bảng lương có liên quan chặt chẽ đến việc đánh giá hiệu suất làm việc, dù pháp luật không bắt buộc phải gắn trực tiếp hai yếu tố này. Trong thực tế, kết quả đánh giá hiệu suất (KPI, năng lực, mức độ hoàn thành công việc) thường là căn cứ để xếp bậc lương, nâng lương hoặc điều chỉnh mức lương trong thang bảng lương. Điều này giúp đảm bảo nguyên tắc trả lương theo năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc theo tinh thần của Bộ luật Lao động 2019.
Việc kết hợp thang bảng lương với đánh giá hiệu suất sẽ giúp doanh nghiệp trả lương công bằng, tạo động lực làm việc và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
5. Có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương theo ngành nghề không?
Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương theo ngành nghề. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được quyền chủ động xây dựng thang bảng lương phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh và đặc thù hoạt động của mình. Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp nên tham khảo đặc thù ngành nghề và mặt bằng lương trên thị trường để xây dựng hệ thống lương có tính cạnh tranh, thu hút và giữ chân người lao động.
Không bắt buộc xây dựng theo ngành nghề, nhưng việc tham khảo yếu tố ngành là cần thiết để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của thang bảng lương.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về xây dựng thang bảng lương cho nhân viên
Tìm luật sư tư vấn tại NPLaw giúp doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương cho nhân viên đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hệ thống tiền lương. Với kinh nghiệm chuyên sâu, luật sư không chỉ hỗ trợ xây dựng, rà soát mà còn tư vấn giải quyết tranh chấp khi cần.
Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên là yêu cầu bắt buộc và cần được thực hiện đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lương minh bạch, phù hợp thực tế và thường xuyên rà soát để hạn chế rủi ro pháp lý.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
