Xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ như thế nào để đúng pháp luật và hạn chế rủi ro?

Xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình quản lý lao động. Tuy nhiên, nếu áp dụng không đúng căn cứ, trình tự hoặc hình thức xử lý theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể đối mặt với khiếu nại, tranh chấp hoặc trách nhiệm bồi thường. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp lý, quy trình xử lý và những lưu ý quan trọng để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và người lao động.

I. Thực trạng xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ trong giai đoạn hiện nay

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật, việc xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ trở thành yêu cầu tất yếu để duy trì kỷ luật lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn áp dụng sai căn cứ, trình tự hoặc hình thức xử lý, dẫn đến nguy cơ phát sinh khiếu nại, tranh chấp lao động và các rủi ro pháp lý. Vì vậy, việc nắm vững quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình xử lý là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động.

II. Tìm hiểu về xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ

Để áp dụng đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro tranh chấp, trước hết doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề cơ bản về xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ.

1. Xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ nghĩa là gì trong doanh nghiệp?

Xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ là việc doanh nghiệp áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với người lao động khi có hành vi vi phạm nội quy lao động, quy chế hoặc các quy định nội bộ đã được ban hành hợp pháp. Mục đích của việc xử lý là duy trì kỷ luật lao động, bảo đảm trật tự trong doanh nghiệp và nâng cao ý thức tuân thủ của người lao động.

2. Khi nào doanh nghiệp phải tiến hành xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Doanh nghiệp cần xem xét xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ khi người lao động có hành vi vi phạm nghĩa vụ lao động hoặc không tuân thủ kỷ luật, nội quy do doanh nghiệp ban hành theo quy định của pháp luật.

Cụ thể:

• Theo Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ:
  • Thực hiện đúng hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các thỏa thuận hợp pháp khác.
  • Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.
  • Tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, việc làm, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động.
• Theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là các quy định về việc tuân theo thời gian làm việc, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và theo quy định của pháp luật.

Do đó, khi người lao động vi phạm các quy định này thì doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng biện pháp xử lý kỷ luật phù hợp. Việc xử lý chỉ được thực hiện khi có căn cứ chứng minh hành vi vi phạm và phải bảo đảm đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật lao động.

3. Các hình thức xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ phổ biến bao gồm những gì?

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm:

• Khiển trách.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.
• Cách chức.
• Sa thải.

Việc áp dụng các hình thức xử lý trên phải căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật lao động.

4. Tiêu chí nào để phân biệt mức độ vi phạm khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Để xác định hình thức xử lý phù hợp, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ vi phạm của người lao động dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, thay vì chỉ căn cứ vào hành vi vi phạm.

Một số tiêu chí thường được xem xét gồm:

• Tính chất của hành vi vi phạm: Vi phạm lần đầu hay tái phạm; cố ý hay vô ý.
• Mức độ ảnh hưởng: Hành vi có gây thiệt hại về tài sản, uy tín, hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc môi trường làm việc của doanh nghiệp hay không.
• Hậu quả thực tế: Thiệt hại đã xảy ra hoặc nguy cơ gây thiệt hại từ hành vi vi phạm.
• Các tình tiết liên quan: Thái độ hợp tác, việc khắc phục hậu quả, tiền sử chấp hành kỷ luật và các tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ (nếu có).
• Quy định trong nội quy lao động: Hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng phải được quy định rõ trong nội quy lao động đã được ban hành hợp pháp.

Việc đánh giá đầy đủ các tiêu chí trên giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, bảo đảm khách quan, đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp lao động.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ

Để bảo đảm việc xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ đúng thẩm quyền, đúng trình tự và hạn chế rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan dưới đây.

1. Pháp luật lao động quy định ra sao về quyền và nghĩa vụ khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ, doanh nghiệp và người lao động đều phải tuân thủ các nguyên tắc và quyền, nghĩa vụ được quy định tại Điều 122 và Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể:

• Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, khi xử lý kỷ luật lao động:
  • Người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động.
  • Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu người lao động là thành viên).
  • Người lao động có quyền có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa.
  • Toàn bộ quá trình xử lý phải được lập thành biên bản.
  • Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm; nếu có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nghiêm trọng nhất.
  • Không được xử lý kỷ luật trong các trường hợp pháp luật quy định, như người lao động đang nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang chờ kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với một số hành vi nhất định.
• Theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không được thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm như:
  • Xâm phạm sức khỏe, tính mạng, danh dự, nhân phẩm hoặc uy tín của người lao động.
  • Phạt tiền hoặc cắt lương thay cho hình thức xử lý kỷ luật.
  • Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động.

Việc tuân thủ đầy đủ các quyền, nghĩa vụ và nguyên tắc trên là điều kiện quan trọng để quyết định xử lý kỷ luật có giá trị pháp lý và hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp lao động.

2. Khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ, doanh nghiệp có phải tổ chức họp hội đồng kỷ luật không? Trình tự thực hiện gồm những bước nào?

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải thành lập hoặc tổ chức "hội đồng kỷ luật" khi xử lý kỷ luật lao động. Thay vào đó, doanh nghiệp phải tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định.

Trình tự thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1. Xác minh và chứng minh hành vi vi phạm

• Nếu phát hiện hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra, doanh nghiệp lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động (nếu có) cùng người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.
• Nếu phát hiện sau thời điểm xảy ra vi phạm, doanh nghiệp phải thu thập chứng cứ để chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2. Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động

• Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, doanh nghiệp phải gửi thông báo về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự theo quy định.
• Các thành phần xác nhận tham dự; nếu có lý do chính đáng không thể tham dự thì các bên có thể thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm họp.
• Doanh nghiệp tiến hành cuộc họp theo lịch đã thông báo; nếu một số thành phần không xác nhận hoặc vắng mặt thì cuộc họp vẫn được tiến hành theo quy định.

Bước 3. Lập biên bản cuộc họp

• Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của những người tham dự. Trường hợp có người không ký thì phải ghi rõ họ tên và lý do (nếu có).

Bước 4. Ban hành quyết định xử lý kỷ luật

• Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật và gửi đến các thành phần theo quy định của pháp luật.

Việc tuân thủ đầy đủ trình tự nêu trên là điều kiện quan trọng để quyết định xử lý kỷ luật có giá trị pháp lý và hạn chế nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp.

3. Những hệ quả pháp lý nghiêm trọng nào xảy ra nếu doanh nghiệp áp dụng sai hình thức xử lý khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Việc áp dụng sai hình thức hoặc không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ có thể khiến doanh nghiệp phải chịu cả chế tài hành chính và trách nhiệm khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật.

Cụ thể:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính: Theo điểm đ khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục hoặc thời hiệu sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu người vi phạm là tổ chức thì mức phạt bằng 02 lần mức phạt áp dụng đối với cá nhân.
• Buộc khắc phục hậu quả: Theo điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sa thải trái quy định, doanh nghiệp có thể bị buộc:
  • Nhận người lao động trở lại làm việc.
  • Trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động tương ứng với thời gian người lao động phải nghỉ việc do quyết định xử lý trái pháp luật.
• Phát sinh tranh chấp lao động: Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để yêu cầu hủy quyết định xử lý kỷ luật, khôi phục quyền và lợi ích hợp pháp nếu cho rằng việc xử lý không đúng quy định.

Do đó, trước khi áp dụng bất kỳ hình thức xử lý kỷ luật nào, doanh nghiệp cần rà soát kỹ căn cứ pháp lý, nội quy lao động và thực hiện đúng trình tự, thủ tục để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ

Sau đây là những thắc mắc thường gặp liên quan đến xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ mà nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm trong quá trình áp dụng pháp luật lao động.

1. Doanh nghiệp xử lý thế nào nếu người lao động không thừa nhận biên bản vi phạm khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Việc người lao động không thừa nhận hoặc không ký vào biên bản vi phạm không đồng nghĩa doanh nghiệp mất quyền xử lý kỷ luật, nếu việc xử lý vẫn bảo đảm đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trường hợp người tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật không ký vào biên bản thì người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký (nếu có). Biên bản vẫn có giá trị làm căn cứ để tiếp tục xem xét xử lý kỷ luật nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng trình tự, thủ tục và có đủ chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm.

Theo đó, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ biên bản, tài liệu, chứng cứ và thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật để bảo đảm tính hợp pháp của quyết định xử lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

2. Khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ, người lao động có quyền khiếu nại, khởi kiện không? Quy trình khiếu nại gồm những bước nào?

Có. Theo Điều 131 Bộ luật Lao động 2019 (Điều này được hướng dẫn bởi Điều 73 Nghị định 145/2020/NĐ-CP), người lao động bị xử lý kỷ luật, bị tạm đình chỉ công việc hoặc phải bồi thường thiệt hại nếu thấy quyết định xử lý không thỏa đáng thì có quyền khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.

Quy trình khiếu nại cơ bản gồm các bước sau:

• Bước 1: Khiếu nại đến người sử dụng lao động để yêu cầu xem xét lại quyết định xử lý kỷ luật hoặc trách nhiệm vật chất.
• Bước 2: Khiếu nại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu không đồng ý với kết quả giải quyết hoặc hết thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết.
• Bước 3: Yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động hoặc khởi kiện tại Tòa án theo trình tự, thủ tục do pháp luật lao động quy định để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Việc thực hiện đúng trình tự khiếu nại hoặc khởi kiện sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét tính hợp pháp của quyết định xử lý kỷ luật lao động.

3. Khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ mà dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần tuân thủ thủ tục gì?

Trường hợp việc xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thông báo, thời hạn báo trước (nếu thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng) và trách nhiệm sau khi chấm dứt hợp đồng theo quy định của Bộ luật Lao động.

Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

• Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bằng văn bản cho người lao động, trừ các trường hợp pháp luật quy định không phải thông báo theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019.
• Bảo đảm thời hạn báo trước nếu thuộc trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, gồm:
  • Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
  • Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
  • Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng và một số trường hợp luật định.
  • Đối với ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước thực hiện theo Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Thực hiện đầy đủ trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:
  • Thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày.
  • Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ đã giữ của người lao động.
  • Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu.

Việc tuân thủ đầy đủ các thủ tục trên sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp của việc chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời hạn chế nguy cơ phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp lao động.

4. Quy trình hòa giải tại cơ sở nên được lồng ghép như thế nào để giảm thiểu rủi ro kiện tụng khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Để hạn chế phát sinh tranh chấp và kiện tụng, doanh nghiệp nên ưu tiên thương lượng, đối thoại và hòa giải với người lao động trước hoặc trong quá trình giải quyết tranh chấp, đặc biệt đối với các trường hợp pháp luật quy định phải thông qua thủ tục hòa giải trước khi khởi kiện. Theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, đa số tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết, trừ một số trường hợp như tranh chấp về sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp có thể lồng ghép quy trình hòa giải theo các bước sau:

• Bước 1. Tổ chức đối thoại, thương lượng nội bộ để làm rõ hành vi vi phạm và tạo cơ hội cho các bên thống nhất phương án giải quyết.
• Bước 2. Trường hợp phát sinh tranh chấp thuộc diện phải hòa giải, gửi yêu cầu đến hòa giải viên lao động theo quy định tại Điều 188 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 95 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Bước 3. Tham gia phiên hòa giải, cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng cứ và thiện chí thương lượng để đạt được thỏa thuận.
• Bước 4. Thực hiện biên bản hòa giải thành; nếu hòa giải không thành hoặc thuộc trường hợp không bắt buộc hòa giải thì các bên có thể tiếp tục yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án giải quyết theo quy định.

Việc chủ động lồng ghép hoạt động hòa giải không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí giải quyết tranh chấp mà còn góp phần duy trì quan hệ lao động ổn định và giảm thiểu rủi ro kiện tụng cho doanh nghiệp.

5. Quy định về thời hiệu tối đa để doanh nghiệp được quyền xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ là bao lâu kể từ ngày xảy ra hành vi?

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được xác định tùy theo tính chất của hành vi vi phạm. Sau khi hết thời hiệu, doanh nghiệp không còn quyền xử lý kỷ luật, trừ trường hợp pháp luật cho phép gia hạn.

Cụ thể:

• 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm đối với các trường hợp thông thường.
• 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động.
• Trường hợp người lao động đang thuộc thời gian không được xử lý kỷ luật theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 mà khi hết thời gian này đã hết thời hiệu hoặc thời hiệu còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp được kéo dài thời hiệu nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian không được xử lý kỷ luật.
• Doanh nghiệp phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu nêu trên.

Vậy nên, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ thời hiệu xử lý kỷ luật để bảo đảm quyết định xử lý được ban hành đúng thời hạn và có giá trị pháp lý, tránh nguy cơ bị người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện.

V. Doanh nghiệp của bạn đang gặp bế tắc và lo ngại rủi ro pháp lý khi xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ?

Việc xử lý nhân sự vi phạm quy định nội bộ nếu thực hiện không đúng căn cứ, sai trình tự hoặc áp dụng không đúng hình thức kỷ luật có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt, phát sinh tranh chấp lao động hoặc phải bồi thường thiệt hại. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và doanh nghiệp, NPLaw sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, đánh giá tính pháp lý của vụ việc, tư vấn phương án xử lý phù hợp và đại diện giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

Sự đồng hành của NPLaw giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý trong quá trình quản trị nhân sự.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.